劉偉

摘 要：隨著科技的不斷進(jìn)步與發(fā)展，信息化時(shí)代越來越貼近人們的生活，所以信息管理工作也愈發(fā)的需要得到正確的管理，特別是對(duì)電子文件和電子檔案的相關(guān)管理。計(jì)算機(jī)的普及使得電子文件和電子檔案徹底成為當(dāng)前時(shí)代信息化管理的根本內(nèi)容，如何改善電子文件或電子檔案的管理，是信息化時(shí)代建設(shè)的重要思考內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：電子文件;電子檔案;管理;改善措施

電子文件與電子檔案的概述。

1 電子文件和電子檔案的概念和管理核心

1.1 電子文件與電子檔案的定義

電子文件是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體或事業(yè)單位和其他組織在日常處理公務(wù)的過程中，通過計(jì)算機(jī)、手機(jī)等電子設(shè)備作為載體，從而將內(nèi)容管理、傳輸或保存，將存儲(chǔ)的文字、圖像或者音、視頻等不同形式的文件進(jìn)行相關(guān)的信息記錄。電子檔案即就是歸檔后的電子文件。電子文件的性質(zhì)是內(nèi)容原始，載體單一，同時(shí)文件保存較為完整，電子檔案主要是對(duì)電子文件的保存以及管理。

1.2 電子文件與電子檔案的管理核心

電子文件和電子檔案的內(nèi)容在進(jìn)行傳輸時(shí)，要通過壓縮、轉(zhuǎn)碼或格式轉(zhuǎn)換等處理方式，要確保在進(jìn)行各項(xiàng)工作后其依然不變，即與原文件保持一致，電子文件和電子檔案的管理必須確保其真實(shí)、完整、可用和安全四大性質(zhì)。電子文件的內(nèi)容可以分為兩種，其一是是全文信息，其二就是元數(shù)據(jù)。要確保電子文件和電子檔案在進(jìn)行傳輸或其他工作是無缺失等情況發(fā)生，電子文件和電子檔案在進(jìn)行傳輸時(shí)，還必須依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全完整，確保電子文件和電子檔案在進(jìn)行讀取和使用過程中，計(jì)算機(jī)軟件和硬件的正確及安全，確保電子文件和電子檔案的全文信息和元數(shù)據(jù)可以正常的讀取使用，包括其內(nèi)容、環(huán)境以及兼容性等。最后要在電子文件和電子檔案生成、傳輸或存儲(chǔ)備份的情況下，確保文件檔案不會(huì)損壞、丟失以及被破壞，保證電子文件及電子檔案的合法授權(quán)獲取。

2 電子文件和電子檔案的產(chǎn)生系統(tǒng)

電子文件產(chǎn)生的系統(tǒng)決定電子文件的特征性和元數(shù)據(jù)，影響著電子文件管理軟件的開發(fā)及其文檔一體化管理流程的設(shè)計(jì)。其具體常見的系統(tǒng)大致有以下幾種：OA （辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）、ERP （企業(yè)資源計(jì)劃系統(tǒng)）、CAD （計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)）、CAM （計(jì)算機(jī)輔助制造系統(tǒng)）、CAPP （計(jì)算機(jī)輔助工藝設(shè)計(jì)系統(tǒng)）、CAI （計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)系統(tǒng)）、EG （電子政務(wù)系統(tǒng)）、數(shù)碼照相與攝像及多媒體系統(tǒng)等。

3 電子文件和電子檔案的構(gòu)成要素

電子文件和電子檔案由內(nèi)容、背景與結(jié)構(gòu)所組成。

3.1 內(nèi)容

內(nèi)容是表達(dá)行為主體的思想、意圖及措棕對(duì)象（客體）的過程、結(jié)果的信息，通俗的說就是文件內(nèi)容信息。內(nèi)容是電子文件和電子檔案的主體部分。

3.2 背景

背景是證明文件和檔案形成與辦理過程和文件檔案之間相互關(guān)系的信息。一般包含文件和檔案的形成機(jī)構(gòu)及其他相關(guān)責(zé)任人、與文件和檔案有關(guān)的其他機(jī)構(gòu)、文件和檔案履行機(jī)構(gòu)的職責(zé)與目的、文件和檔案的形成時(shí)間、對(duì)該文件和檔案有影響的法律、協(xié)議、實(shí)踐、程序、計(jì)劃、條件與默契等。背景信息直接與電子文件和檔案的真實(shí)相關(guān)，比如收發(fā)文批辦單上的內(nèi)容就是背景信息。

4 電子文件與電子檔案的管理原則

電子文件和電子檔案的管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件的形成和利用規(guī)律，堅(jiān)持三項(xiàng)基本原則，即：

4.1 堅(jiān)持統(tǒng)一管理原則

統(tǒng)一管理原則指的是對(duì)電子文件和電子檔案管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理，將原有的管理制度完善、統(tǒng)一化，在對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件和電子檔案實(shí)行統(tǒng)一管理原則，實(shí)現(xiàn)集中管理的管理方式。

4.2 堅(jiān)持全程管理原則

全程管理原則指的是對(duì)電子文件和電子檔案進(jìn)行文件的形成到文件的相關(guān)辦理傳輸，再到文件的保存和利用直至最后進(jìn)行文件銷毀等全過程進(jìn)行管理管理，始終確保電子文件和檔案處于實(shí)時(shí)管控的狀態(tài)。相關(guān)的文件檔案負(fù)責(zé)部門切實(shí)根據(jù)相關(guān)制度進(jìn)行控制管理，將部分屬于信息公開范圍的電子文件和檔案按照國家相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行管理執(zhí)行，而將部分不屬于信息公開范圍的電子文件檔案，按照有關(guān)文件檔案的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面的具體要求，在規(guī)定的范圍、規(guī)定的時(shí)間以及規(guī)定的人員內(nèi)提供相互利用，實(shí)現(xiàn)全程管理的理想方式。

4.3 堅(jiān)持規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)原則

規(guī)范管理原則指的是制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)電子文件和電子檔案實(shí)行規(guī)范化管理。電子文件和電子檔案在進(jìn)行傳輸利用時(shí)，應(yīng)至少采取三份保護(hù)制度，即首先第一份只限于提供利用工作。第二份進(jìn)行脫機(jī)本地備份，當(dāng)?shù)匾环莩霈F(xiàn)預(yù)期之外的情況時(shí)，以第二份來保障工作的正常開展。再這些條件下，在進(jìn)行一份的脫機(jī)異地備份，徹底保障電子文件和檔案的規(guī)范管理原則。當(dāng)然也可根據(jù)實(shí)際情況或?qū)τ谟行枨蟮膯挝?，繼續(xù)增加一份在線備份等。

5 結(jié)語

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展壯大，電子文件和電子檔案在管理上遇到的問題也時(shí)刻面領(lǐng)著新的挑戰(zhàn)，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了電子文件與檔案管理的新模式，我們要在電子技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的結(jié)合下，將現(xiàn)代設(shè)備技術(shù)完全的融入電子文件和電子檔案的管理工作當(dāng)中，建立起全新的電子信息時(shí)代，促進(jìn)信息化時(shí)代的進(jìn)一步發(fā)展。

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