黃兆梅

摘 要：在信息化的社會發(fā)展當(dāng)中，檔案利用的效益已經(jīng)成為衡量檔案工作水平的重要標(biāo)志，對檔案資源建設(shè)的發(fā)展具有重要的影響。檔案信息化是檔案工作邁入現(xiàn)代化的必由之路，必須要加強(qiáng)信息化的建設(shè)，因此本文主要對其進(jìn)行一定的分析，希望能夠促進(jìn)檔案資源利用率的提高。

關(guān)鍵詞：檔案資源;信息化建設(shè);利用率

隨著科學(xué)技術(shù)和信息化技術(shù)的發(fā)展，檔案作為一種知識和信息的集合體，擁有著巨大的需求量和利用率，已經(jīng)得到了廣大的社會關(guān)注度。在新的歷史時(shí)期，檔案信息資源信息化的開發(fā)和利用已經(jīng)成為一種系統(tǒng)性的工程，正在不斷的向前發(fā)展。

1 提高檔案信息資源利用效率的必要性

就檔案的性質(zhì)來說的，它具有憑證、依據(jù)參考以及借鑒的作用，它的作用主要是通過利用檔案產(chǎn)生的效益而體現(xiàn)出來的，其中會包含著經(jīng)濟(jì)和社會效益兩個(gè)方面的內(nèi)容。對于工程項(xiàng)目來說，檔案信息資源開發(fā)與利用是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，能夠促進(jìn)工程項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的發(fā)展，對整個(gè)工程項(xiàng)目的建設(shè)具有重要的影響。尤其是在現(xiàn)有的市場經(jīng)濟(jì)條件下，檔案信息化開發(fā)和利用是適應(yīng)新時(shí)期發(fā)展的重要內(nèi)容，能夠促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和事業(yè)的全面發(fā)展。

2 影響檔案信息資源利用效率的因素

2.1 社會環(huán)境的影響

1）政治因素的影響。我國主要是從20世紀(jì)五六十年代建立起較為健全的檔案工作機(jī)構(gòu)，進(jìn)而形成了一定的檔案工作管理體制的，但是在建國后的很長一段時(shí)間之內(nèi)，我國的檔案管理工作還處在一個(gè)封閉、半封閉的狀況，一直到80年代對《檔案法》進(jìn)行在貫徹之后，才讓檔案管理的工作走向了開放的狀態(tài)。2）經(jīng)濟(jì)因素的影響。對于檔案信息資源的管理來說，社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展程度也是對其產(chǎn)生影響的重要因素。因?yàn)橹R和信息是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的首要資源，高新技術(shù)和創(chuàng)新技術(shù)對于經(jīng)濟(jì)的增長具有非常大的共享，因此在信息化的時(shí)代中，對于檔案信息資源管理要求也就會越高。3）科技因素的影響。在時(shí)代的變遷和發(fā)展之后，經(jīng)濟(jì)已經(jīng)開始進(jìn)入到經(jīng)濟(jì)全球化發(fā)展的階段當(dāng)中，信息化的趨勢是非常明顯，而檔案工作作為一種為社會提供服務(wù)的工作，在信息化時(shí)代的發(fā)展之下，想要進(jìn)一步的提高檔案信息資源管理的效果，就需要對網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效的利用，使用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行信息化的檔案處理。

2.2 檔案部門服務(wù)的影響

1）檔案實(shí)體管理的制約。檔案管理與其他部門的性質(zhì)有所不同，一直以來都有著自身的獨(dú)特性，因此在客觀上來說，檔案管理與其他的部門和人員有一定的隔離感，這就在一定程度上影響到檔案管理的開放性，這在一定程度會對檔案工作的信息開發(fā)和利用造成一定的限制。2）檔案檢索工具的影響。對于檔案管理的機(jī)構(gòu)和部門來說，一般都是坐等上門的這種情況，對整體的服務(wù)對象和內(nèi)容涉及都是比較具有單一性的，服務(wù)的手段也存在一定的滯后性，相關(guān)的設(shè)備也較為落后，技術(shù)水平低下，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，這在一定程度上限制了現(xiàn)代檔案信息管理的開發(fā)。3）檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理工作人員的素質(zhì)也會對整體的工作產(chǎn)生一定的影響，檔案部門只有樹立起更好的服務(wù)意識，才能最大限度的發(fā)揮出自身的作用的。檔案管理人員應(yīng)該不斷的加強(qiáng)學(xué)習(xí)，對自身的專業(yè)知識進(jìn)行提升，充分的發(fā)揮出自身的主觀能動性，為大家提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3 以提高效率為目標(biāo)的檔案信息資源建設(shè)途徑

3.1 使用現(xiàn)代化的手段，做好檔案信息化建設(shè)

1）計(jì)算機(jī)技術(shù)的使用。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，全社會的信息化進(jìn)程也實(shí)現(xiàn)加快，而檔案部門作為重要的信息存儲和傳輸?shù)闹匾?，通過對計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效的借助，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化，能夠以極快的速度進(jìn)行信息的輸入、存儲和輸出，對提高工程檔案資源管理和信息開發(fā)的效率具有重要的作用。2）現(xiàn)代化通信技術(shù)的運(yùn)用。使用現(xiàn)代化的通信技術(shù)，能夠讓計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)越性得到更加充分的發(fā)揮。將電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)作為中心，借助局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)和因特網(wǎng)形成的一個(gè)數(shù)字化的信息鏈條，這樣可以讓整個(gè)檔案部門變成社會服務(wù)的部門，進(jìn)而為大眾提供一定信息的集散地。實(shí)行信息化的網(wǎng)絡(luò)管理，可以讓檔案信息的傳輸能力變得更強(qiáng)，進(jìn)而為大家提供更為便捷的社會服務(wù)。3）檔案信息資源的深加工。要堅(jiān)持檔案資源與未來發(fā)展相銜接的原則，對信息的采集工作進(jìn)行有效的強(qiáng)化，然后對檔案信息資源進(jìn)行不斷的豐富，同時(shí)在保證檔案資料完整的情況下，對檔案的內(nèi)容進(jìn)行有效的豐富，進(jìn)而對檔案結(jié)構(gòu)進(jìn)行合理的優(yōu)化，讓檔案資源的利用率可以得到有效的提升。

3.2 重視人才的力量，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案工作隊(duì)伍

1）培養(yǎng)工作人員政治素質(zhì)。對于檔案工作人員來說，需要有較高的思想政治素養(yǎng)，有將責(zé)任心和事業(yè)心作為是工作的基礎(chǔ)。檔案工作人員可以通過參與政治理論學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的方式，對職業(yè)道德意識進(jìn)行增強(qiáng)的，與時(shí)代發(fā)展的步伐進(jìn)行緊密的結(jié)合，更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需求，讓檔案工作可以更好的提供有效的服務(wù)。2）提高工作人員業(yè)務(wù)能力。對于現(xiàn)代檔案工作人員來說，既要有檔案專業(yè)基礎(chǔ)的理論知識和相關(guān)學(xué)科知識，還要有經(jīng)營管理方面的業(yè)務(wù)知識、計(jì)算機(jī)相關(guān)的技能與知識的熟練掌握，具體可以通過參加培訓(xùn)和自學(xué)的方式，對自身的業(yè)務(wù)能力進(jìn)行提升，培養(yǎng)自身嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，進(jìn)而適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.3 加強(qiáng)檔案的法制建設(shè)，保障檔案信息資源的開發(fā)和利用

1）強(qiáng)化檔案管理體制。檔案行政管理部門要與專業(yè)的主管部門進(jìn)行配合和合作，通過制定一些具有群眾性的獎(jiǎng)懲制度，在檔案利用的過程中制定出相應(yīng)的監(jiān)督措施，讓檔案管理可以應(yīng)用的更加充分。要做到有法必依、違法必究，進(jìn)一步的對《檔案法》的嚴(yán)肅性進(jìn)行維護(hù)，有效防止檔案信息資源出現(xiàn)流失和破壞，對檔案信息的完整性和安全性進(jìn)行保證。2）優(yōu)化軟硬件建設(shè)。加強(qiáng)檔案法制宣傳工作，對各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)進(jìn)行合理的組織，同時(shí)要將檔案法制意識作為一種重要的任務(wù)來執(zhí)行，進(jìn)而將檔案管理的工作納入到正軌當(dāng)中，對檔案工作的條件進(jìn)行合理的優(yōu)化，提高檔案管理與服務(wù)的功能。

3.4 強(qiáng)化服務(wù)宗旨，開拓檔案信息工作新領(lǐng)域

1）更新觀念，積極主動。樹立起積極主要的服務(wù)意識，對過去的被動服務(wù)思想進(jìn)行改變，將經(jīng)營為中心積極的參與各項(xiàng)的活動，將檔案管理的目標(biāo)與建設(shè)目標(biāo)進(jìn)行統(tǒng)一，端正服務(wù)態(tài)度，對服務(wù)的對象進(jìn)行熟悉，然后對服務(wù)市場進(jìn)行有效的掌握，及時(shí)利用更有價(jià)值的檔案信息。2）發(fā)揮自身優(yōu)勢，超前服務(wù)。要不斷的對新的服務(wù)方式和工作手段進(jìn)行探索，進(jìn)而展開多種形式檔案信息化的開發(fā)和利用的工作，在對服務(wù)內(nèi)容進(jìn)行擴(kuò)充的基礎(chǔ)上，實(shí)施以檔案為主體的情報(bào)、資料和圖書文獻(xiàn)等相關(guān)信息的一體化管理，讓靜態(tài)的信息和動態(tài)的信息、內(nèi)部信息和外部信息進(jìn)行結(jié)合，改善服務(wù)的功能，進(jìn)一步的增強(qiáng)服務(wù)的預(yù)見性和主動性。

4 結(jié)語

綜上所述，檔案資源的開發(fā)與利用具有非常重要的意義，相關(guān)的檔案部門要深入的貫徹習(xí)近平總書記的“四個(gè)全面”的重要思想，加大檔案信息資源的開發(fā)力度，進(jìn)一步的為經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)行服務(wù)，促進(jìn)我國工程建設(shè)進(jìn)一步發(fā)展。

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