孟健健

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)管理工作的重要組成部分，是一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作。在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生諸多檔案信息，檔案管理人員應(yīng)對(duì)各類檔案信息實(shí)施有效管理，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、建設(shè)等提供有效參考依據(jù)?，F(xiàn)階段，隨著檔案事業(yè)的不斷發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作水平得以提升，但是仍然還面臨著一些問(wèn)題?；诖耍瑧?yīng)對(duì)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作面臨的形勢(shì)和任務(wù)進(jìn)行綜合分析，同時(shí)制定有效措施，以推進(jìn)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;存在問(wèn)題;創(chuàng)新思路

1 引言

在檔案管理過(guò)程中，由于受到多方面因素的影響，或多或少還存在一些問(wèn)題，包括檔案專業(yè)人才缺乏，檔案人員整體素質(zhì)有待提高;檔案管理制度不健全;收集、整理、歸檔等基礎(chǔ)業(yè)務(wù)性工作不規(guī)范等。這些問(wèn)題不僅會(huì)影響到檔案管理效果，還會(huì)影響企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)水平。這就需要檔案工作者對(duì)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作實(shí)施有效分析，并從檔案的收集、整理、組卷等基礎(chǔ)性工作出發(fā)，積極優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案管理水平，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、基本建設(shè)等提供可靠依據(jù)。

2 企業(yè)檔案工作面臨的問(wèn)題

2.1 專業(yè)人才缺乏，人員素質(zhì)有待提高

俗話說(shuō)“鐵打的營(yíng)盤(pán)流水的兵”，這句話如今經(jīng)常被用在了檔案工作上，來(lái)形容人員的流動(dòng)性。檔案部門(mén)被稱為“清水衙門(mén)”，檔案人員的職級(jí)待遇普遍較低，從而導(dǎo)致人才的流失。從檔案人員來(lái)源分布上看，有體弱多病型、有養(yǎng)老型、還有打擦邊球型。有的做一天和尚撞一天鐘，業(yè)務(wù)生疏，不熟悉館藏，抵觸學(xué)習(xí)和了解新事物，缺乏責(zé)任感和使命感，充當(dāng)著“倉(cāng)庫(kù)保管員”的角色，企業(yè)管理的整體水平就會(huì)滯后。因此，檔案管理人員素質(zhì)的高低，對(duì)于企業(yè)檔案管理工作整體效能的發(fā)揮起著舉足輕重的作用。

2.2 管理制度不健全

俗話說(shuō)，無(wú)規(guī)矩不成方圓。沒(méi)有制度的約束，企業(yè)就如同一盤(pán)散沙。文件的歸檔范圍、時(shí)間、分類、整理規(guī)則;庫(kù)房的管理、溫濕度控制標(biāo)準(zhǔn);企業(yè)檔案突發(fā)事件的應(yīng)急預(yù)案;檔案崗位工作程序、職責(zé)及獎(jiǎng)懲;檔案的鑒定與銷毀;電子文件及特殊載體檔案管理等，這些檔案管理的基礎(chǔ)性工作，都需要制度的剛性約束。

2.3 業(yè)務(wù)基礎(chǔ)性工作不規(guī)范

筆者在對(duì)有些企業(yè)進(jìn)行業(yè)務(wù)檢查時(shí)，發(fā)現(xiàn)有些企業(yè)對(duì)檔案工作不重視，檔案基礎(chǔ)性的工作沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范化的操作。如文件材料收集不齊全，造成這種現(xiàn)象的根本原因是檔案人員業(yè)務(wù)不精通，對(duì)于哪些文件需要?dú)w檔，哪些文件只是做資料保存，一頭霧水。檔案人員對(duì)收集來(lái)的文件，沒(méi)有進(jìn)行細(xì)致地檢查就存檔，有用圓珠筆書(shū)寫(xiě)的文件材料、有用熱敏紙的傳真件、還有的文件材料金屬物都沒(méi)有拆除;卷內(nèi)文件的排列順序混亂，收發(fā)文處理單裝訂順序不正確等。同時(shí)還存在著檔案管理經(jīng)費(fèi)少，設(shè)施落后，信息化水平低的現(xiàn)象。如果在檔案管理工作這些最基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)上出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)導(dǎo)致企業(yè)檔案資源無(wú)法實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

3 推動(dòng)企業(yè)檔案創(chuàng)新發(fā)展的對(duì)策和措施

3.1 提升檔案管理人員素質(zhì)，激發(fā)創(chuàng)新潛質(zhì)

首先企業(yè)要將那些政治素養(yǎng)高，愛(ài)崗敬業(yè)，有奉獻(xiàn)精神的人員充實(shí)到檔案隊(duì)伍中。要關(guān)心愛(ài)護(hù)檔案人員，調(diào)動(dòng)起檔案人員的工作積極性。要為他們的成才搭建學(xué)習(xí)和提升的平臺(tái)，多層次、全方位加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的檔案理論知識(shí)與信息化技術(shù)培訓(xùn)，讓他們能夠?qū)W到本行業(yè)的新技術(shù)，不斷更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案人員的整體素質(zhì)和專業(yè)技能。同時(shí)，要建立合理的人才考核激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案人員的創(chuàng)新精神，發(fā)揮工匠精神，使其各盡其能、各展其長(zhǎng)。檔案人員要?jiǎng)幽X筋、想辦法，改變舊的“重藏輕用”的觀念，用主動(dòng)超前的服務(wù)，為企業(yè)專業(yè)人員、為社會(huì)公眾服務(wù)，如利用館藏檔案編研企業(yè)史志、舉辦照片展、企業(yè)文化展等，營(yíng)造全員走進(jìn)檔案、關(guān)注檔案、理解檔案、支持檔案的良好氛圍，同時(shí)，可以增強(qiáng)企業(yè)員工愛(ài)企如家的意識(shí)。

3.2 建立健全完善的制度體系，實(shí)現(xiàn)管理制度創(chuàng)新

建立健全檔案管理制度是提高檔案管理水平的重要保障。檔案部門(mén)要結(jié)合本企業(yè)發(fā)展的特點(diǎn)，制定科學(xué)、合理的規(guī)章制度。要將檔案工作納入企業(yè)的年度工作計(jì)劃，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入到企業(yè)職工的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制，要實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一機(jī)構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督。檔案人員要按照標(biāo)準(zhǔn)化的制度要求及時(shí)、準(zhǔn)確、完整的進(jìn)行歸檔工作，遵循“門(mén)類齊全、材料完整、手續(xù)完備、應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸”的原則，使檔案管理工作真正做到有章可循、有據(jù)可查。同時(shí)，應(yīng)對(duì)傳統(tǒng)的管理方式進(jìn)行創(chuàng)新性變革，將管理方法與管理流程進(jìn)行對(duì)應(yīng)，使各個(gè)環(huán)節(jié)相互牽制，相互呼應(yīng)，提升檔案管理的嚴(yán)肅性和可操作性，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理。

3.3 建立高效的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，推動(dòng)檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著數(shù)字化技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展和成熟應(yīng)用，電子文件大量出現(xiàn)，推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，是時(shí)代發(fā)展的迫切需要。企業(yè)檔案管理工作要跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，將檔案信息管理的事后模式，提升為企業(yè)信息資源培植與管理的即時(shí)模式，充分發(fā)揮檔案信息資源在企業(yè)活動(dòng)中應(yīng)有的支柱性作用。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，需要進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，加大資金的投入，選擇檔案數(shù)字化最優(yōu)方案，包括最優(yōu)化的工作流程，最合理的數(shù)字化信息存儲(chǔ)格式，以及先進(jìn)、高效、經(jīng)濟(jì)的數(shù)字化加工設(shè)備，通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)，構(gòu)建綜合完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。同時(shí)，還應(yīng)完善網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效共享，使檔案提供利用更加安全、高效，可以減少利用者對(duì)檔案原件的直接接觸，尤其是對(duì)于那些歷史久遠(yuǎn)而珍貴的檔案資料可以降低檔案被損壞的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，通過(guò)目錄查詢、關(guān)鍵字檢索、全文檢索等多種方式快速準(zhǔn)確地查找到所需檔案，極大限度地節(jié)約人力、物力、財(cái)力，提高工作的質(zhì)量、效率和查檔人員的滿意度，更好地發(fā)揮和提升檔案工作在信息化時(shí)代背景下的作用和地位，從而推動(dòng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，新時(shí)期，企業(yè)檔案管理部門(mén)要尋找創(chuàng)新檔案工作的思路和方法，完善檔案管理制度體系，積極提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力，增強(qiáng)檔案人員的責(zé)任感和使命感。充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息化的整體優(yōu)勢(shì)，并積極探索和體現(xiàn)觀念、制度、管理的創(chuàng)新，開(kāi)創(chuàng)新時(shí)期企業(yè)檔案管理工作新局面，促進(jìn)企業(yè)發(fā)展進(jìn)入快車道，從而不斷提升企業(yè)的綜合競(jìng)爭(zhēng)力和影響力。

參考文獻(xiàn)

[1]王淑芬.關(guān)于企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的思考[J].蘭臺(tái)世界，2016，3（22）：134-136.