宋曉云

【摘要】當(dāng)前檔案管理工作存在不少問題和不足，特別是在新形勢下如何更好地做好檔案管理工作成了擺在每一個檔案管理工作人員面前的課題。本文就新形勢下如何做好基層單位檔案管理工作、處理好當(dāng)前檔案管理工作應(yīng)注意的幾個問題進(jìn)行了論述。

【關(guān)鍵詞】新形勢;基層單位;檔案管理

檔案事業(yè)作為黨和國家各項事業(yè)的重要組成部分，對于國家、單位和個人都具有重要作用和意義。習(xí)近平總書記在黨的十九大報告中指出：“中國特色社會主義進(jìn)入了新時代”。檔案管理工作也應(yīng)該適應(yīng)新時代、新形勢、新任務(wù)的要求，走進(jìn)轉(zhuǎn)型升級的時代。近年來，在各級黨委、政府的領(lǐng)導(dǎo)下，在各級檔案管理部門的具體指導(dǎo)下，基層部門的檔案管理工作取得了巨大的進(jìn)步。但也應(yīng)該清醒地認(rèn)識到，當(dāng)前檔案管理工作還有不少問題和不足，特別是在新形勢下如何更好地做好檔案管理工作成了擺在每一個檔案管理工作人員面前的課題。本文就新形勢下如何做好基層單位檔案管理工作，談一下個人的體會。

一、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

（一）人員方面。1.個別單位對檔案管理工作重視程度不夠。從單位領(lǐng)導(dǎo)到具體檔案管理人員沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，做不到系統(tǒng)地收集、管理、利用檔案。有的單位只保留財務(wù)、人事檔案，其他的檔案很少留存。有的單位安排“二線”人員從事檔案管理工作，在一定程度上反映了對檔案管理工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。2.檔案管理人員專業(yè)水平有待提高。檔案管理是一項綜合性工作，做好這項工作需要具備一定的文字知識和相關(guān)知識技能，在基層單位，大多數(shù)單位沒有專職檔案管理人員，兼職人員從事的工作較多，很多情況下，忙于其他工作，忽視了檔案管理工作，更很少有時間對檔案管理工作業(yè)務(wù)進(jìn)行學(xué)習(xí)和研究，在檔案理論和實際操作能力方面有待提高，有的單位和人員往往是年底突擊整理一下檔案了事。3.專業(yè)培訓(xùn)較少。造成檔案管理人員水平不高的另一個原因是檔案專業(yè)培訓(xùn)較少。在各單位中，相對黨務(wù)、財務(wù)、人事等工作，檔案工作很少組織專門的培訓(xùn)，檔案管理人員沒有系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案理論和知識的機(jī)會，造成了有的時候檔案管理人員不能跟上信息化時代對檔案管理工作的要求。

（二）制度方面。1.制度不健全。檔案管理制度涉及檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、教育和科學(xué)研究等方方面面。實際工作中，大多基層單位只是制定了保管、借閱、保密等基本制度，還有一些制度需要進(jìn)一步完善。2.制度制定相對滯后。當(dāng)前制定的制度，大多是針對傳統(tǒng)的檔案收集、整理、保管、借閱等形式，對于信息化條件下的檔案管理制度建設(shè)研究不多。3.制度執(zhí)行不夠嚴(yán)格。在執(zhí)行檔案管理制度過程中，有的時候不能完全按照制度規(guī)定的時間、流程和規(guī)范等進(jìn)行工作。比如，規(guī)定了定期收集檔案，到了規(guī)定日期后，往往以工作忙等理由延后歸檔時間。

（三）硬件設(shè)施方面。1.沒有獨立的檔案室。受辦公用房、資金等多種因素影響，很多基層單位沒有建立專門的檔案室，特別是在一些企業(yè)當(dāng)中，將檔案存放在辦公室中，而辦公室人員眾多，給檔案的保管帶來了安全隱患，更不利于涉密檔案的管理。2.檔案室硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。有的單位雖然建立了檔案室，但只是安裝了的防盜門窗，配備了檔案柜、滅火器等基本設(shè)施，沒有配備監(jiān)控、報警等設(shè)備，更達(dá)不到“三分開”“八防”等要求。3.檔案數(shù)字化程度不夠。大多單位以紙質(zhì)檔案為主，很少形成系統(tǒng)的電子檔案。與檔案數(shù)字化管理有一定的差距，在一定程度上影響了檔案的開發(fā)和利用效率。

（四）檔案開發(fā)利用方面。1.檔案開發(fā)利用意識不強(qiáng)。重保管輕利用，大多數(shù)單位檔案管理工作停留在“存”的層面，沒有在提高利用效率、方便查閱上下功夫，只有急需用到某個文件、材料時才會去查檔案，沒有很好地對現(xiàn)存檔案進(jìn)行研究，充分發(fā)揮出檔案管理工作的效用。2.檔案信息開發(fā)不夠。一是檢索手段落后。大多數(shù)檔案靠手工檢索，除非一些重要的文件、檔案，否則不愿意在眾多材料中尋找檔案。二是檔案編研不夠統(tǒng)一。有的單位沒有編寫大事記等檔案的傳統(tǒng)和習(xí)慣，對單位歷年來的重大活動、重要事項往往要通過相關(guān)文件通知等查找，增加了查詢難度和準(zhǔn)確性。

二、做好當(dāng)前檔案管理工作應(yīng)注意的幾個問題

做好新形勢下的檔案工作，要從提高思想認(rèn)識、增強(qiáng)硬件配備、加強(qiáng)制度建設(shè)等方面入手，在工作中注意以下幾方面的問題。

（一）加強(qiáng)宣傳教育，進(jìn)一步提高對檔案工作的重視程度。檔案管理工作從大處講關(guān)乎國家發(fā)展、國家政策制定、調(diào)整;從小處講影響到一個單位各項工作的順利開展和延續(xù);對個人來講，人事、工資等信息資料影響著每一名員工，關(guān)乎每個人的切身利益。因此，從單位主要負(fù)責(zé)人到分管領(lǐng)導(dǎo)到從事檔案管理工作的人員，都要牢固樹立大局意識和服務(wù)意識，充分認(rèn)識檔案管理工作的重要意義，切實擔(dān)負(fù)起在檔案管理工作中的職責(zé)和責(zé)任。一是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)。作為單位領(lǐng)導(dǎo)干部，要積極學(xué)習(xí)黨和國家有關(guān)檔案工作的政策、法規(guī)，特別是強(qiáng)化習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想的學(xué)習(xí)，提高政治站位，用習(xí)近平中國特色社會主義思想指導(dǎo)開展檔案工作。作為具體檔案管理人員，要積極學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》等法律法規(guī)，還要學(xué)習(xí)具體的檔案業(yè)務(wù)知識，使自己熟悉檔案管理工作。二是要處理好幾個關(guān)系。對于兼職從事檔案管理工作的人員，要統(tǒng)籌安排好負(fù)責(zé)的各項工作，不能顧此失彼。要處理好學(xué)習(xí)、工作、人際等幾個關(guān)系。全面系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案管理知識，使自己成為一名兼職“專家型”的檔案管理人員。統(tǒng)籌處理好負(fù)責(zé)的其他工作和檔案管理工作的關(guān)系，將各項工作有機(jī)結(jié)合，協(xié)調(diào)推進(jìn)。加強(qiáng)與同事的溝通和交流，取得他們對檔案管理工作的理解和支持。三要樹立保密和服務(wù)意識。《中華人民共和國檔案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理?！币熘黜棻Ｃ芤?guī)定和保密工作流程，嚴(yán)格按照程序辦理各項工作。要牢固樹立主動服務(wù)意識，積極完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)硬件配備，進(jìn)一步為檔案管理工作提供保障。工欲善其事，必先利其器，良好的硬件設(shè)施是做好檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)。作為單位主要負(fù)責(zé)人要積極支持檔案硬件建設(shè)，配齊必要的設(shè)備和設(shè)施。作為檔案管理人員，要熟悉和了解檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，按照標(biāo)準(zhǔn)制定檔案室建設(shè)計劃，最大程度按標(biāo)準(zhǔn)對檔案室進(jìn)行改造和提升，使基礎(chǔ)硬件設(shè)施達(dá)到和滿足檔案管理工作的需求。要加強(qiáng)檔案管理數(shù)字化建設(shè)，配備專用電腦、高速掃描儀等設(shè)備，條件允許的話，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，提高檔案管理和利用效率。

（三）加強(qiáng)制度建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案管理工作規(guī)范化水平。管理制度是對一定的管理機(jī)制、管理原則、管理方法以及管理機(jī)構(gòu)設(shè)置的規(guī)范。合理的管理制度可以簡化管理過程，提高管理效率。檔案管理工作是一項制度性很強(qiáng)的工作，從檔案收集到保管利用都需要一套嚴(yán)格的制度來規(guī)范各個環(huán)節(jié)，從而達(dá)到全面收集、妥善保管、充分利用檔案的目的。要對現(xiàn)有制度進(jìn)行梳理，缺少的制度要及時健全，不合理的制度要及時修訂。制度制定要細(xì)化，要具有針對性和可操作性。要重視制度的落實，制度是以執(zhí)行力為保障的。一要加強(qiáng)制度的宣傳，使全體人員了解各項制度，自覺遵守各項制度。二要加強(qiáng)督導(dǎo)檢查，建立獎懲機(jī)制。將制度執(zhí)行情況與各項考核、評優(yōu)進(jìn)行掛鉤，進(jìn)一步執(zhí)行制度的積極性和自覺性。

三、結(jié)語

新形勢下，基層單位檔案管理工作面臨新的問題，同時也是新的機(jī)遇，只要大家從思想上重視起來，充分認(rèn)識檔案管理工作的重要意義，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，形成合力，就一定可以把檔案管理工作做得更好。