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        中美檔案利用工作的比較

        2019-11-11 12:15:48李艷利
        卷宗 2019年30期
        關(guān)鍵詞:比較

        李艷利

        摘 要:不同國家之間的檔案利用方式不一樣,拿中美兩國來說,中美兩國的檔案工作在于其利用的范圍、方式、主體都存在著一定的不同,但又不是全然不同,通過比較中美兩國檔案利用的異同點(diǎn),更好的發(fā)現(xiàn)我國檔案利用工作的不足,取長補(bǔ)短,促進(jìn)我國檔案利用工作的下一步發(fā)展。

        關(guān)鍵詞:中美檔案;利用工作;比較

        1 中美檔案歷史起源比較

        就中美兩國檔案工作的起源來看,中國的檔案工作歷史悠久,比美國的檔案工作歷史要長,但就現(xiàn)代檔案工作來比較,美國比中國要提前進(jìn)入現(xiàn)代檔案工作。中國檔案工作源于古代,分為宮廷文件和政府公務(wù)文件,偏政府文明。而美國除了政府公務(wù)文件,還有各種民間組織的檔案??傮w來說中國的檔案工作源于封建社會(huì),長于長期計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的一種集中管理的工作體系,而美國則是在資本主義制度下,借鑒歐洲檔案工作形成的一種工作體系。而后來在發(fā)展過程中,由于兩國面臨的國情不一樣,中國的檔案管理數(shù)據(jù)龐大,形成了比文件管理大的多的檔案管理。而美國則形成了相對(duì)檔案而獨(dú)立的文件管理工作。中國對(duì)于檔案的界定要嚴(yán)于美國,檔案是檔案,文件是文件,檔案多偏向公務(wù)活動(dòng),而美國就沒有那么嚴(yán)格了,檔案內(nèi)部既有公務(wù)活動(dòng),也有私人事務(wù),內(nèi)容范圍比較廣。

        2 中美檔案利用主體比較

        它利用主體是指在法律關(guān)系中,享有權(quán)力和負(fù)有義務(wù)的雙方當(dāng)事人,檔案利用主體分為權(quán)利主體和義務(wù)主體。

        1)檔案利用權(quán)利主體。檔案利用權(quán)利主體是指,在檔案部門里,提供檔案利用的當(dāng)事人,或者是有權(quán)請(qǐng)求檔案部門提供檔案利用的申請(qǐng)人。在美國檔案工作中,只要年滿16周歲的美國公民,持有身份證,就可以享受利用已開放的檔案。外國人同樣享有此權(quán)利。而在中國,只要屬于中華人民共和國內(nèi)成員,不論是公民還是組織,須得持有合法證明,才可以利用已開放的檔案。外國人或外國組織,須得經(jīng)過相關(guān)部門介紹以其保存該檔案的檔案館審閱,方能利用此檔案。雖然雙方流程不一樣,但對(duì)于檔案利用者都沒有太多的限制。

        2)檔案利用義務(wù)主體。美國檔案利用者,可以直接去檔案館查閱相關(guān)的檔案,政府各機(jī)構(gòu)依法設(shè)立了“信息自由法辦公室”,檔案利用者也可以去辦公室查閱相關(guān)文件。根據(jù)美國相關(guān)法律規(guī)定,無論是哪一級(jí)別哪一種類的檔案館,都應(yīng)該向社會(huì)公眾開放檔案,以供群眾查閱文件。而中國檔案利用者,根據(jù)法律規(guī)定,可以選擇去中央和縣級(jí)以上地方各級(jí)各類檔案館查閱文件,不過需得持有相關(guān)合法證明。在我國來說,中央和地方各級(jí)檔案管理部門的主要職責(zé)除了收集接收有價(jià)值的相關(guān)檔案資料,并對(duì)所保存的檔案進(jìn)行科學(xué)的整理和保管之外,還要通過各種形式來開發(fā)檔案信息資源,為社會(huì)提供服務(wù)。所以,中美兩國在檔案利用義務(wù)主體方面的規(guī)定有共通之處,均為國內(nèi)各級(jí)各類檔案館。

        但在實(shí)際的檔案利用工作中,中美兩方義務(wù)主體的行為效果具有一定的差別。就美國而言,美國的檔案利用者的利用意識(shí)和能力均高于我國,而義務(wù)主體的開放意識(shí),服務(wù)意識(shí)也高于我國。所以就整體的檔案工作而言,美國的檔案利用工作顯然在基礎(chǔ)條件上要比我國更完善。

        3 中美檔案利用手續(xù)比較

        在美國,雖然檔案利用者的整體意識(shí)高于我國,但整體而言,也是分為積極與不積極群體的。政府,高校,社團(tuán)相對(duì)來說利用檔案比較積極,但檔案開放的周期相對(duì)來說也比較短。而商務(wù)公司、私人收藏檔案館都有一定的服務(wù)側(cè)重對(duì)象,所以對(duì)于檔案利用者的資格限制比較嚴(yán)。在美國,只要年滿16周歲的公民,持有效身份證明就可以辦理利用證,不過要有時(shí)間限制,為期4年。憑借身份證或者利用證,就可以去檔案館查閱文件,外國利用條件等同。

        在我國利用方式就比較麻煩了。想要查閱檔案的公民或者組織,必須要持有介紹信或者身份證等相關(guān)合法證明,才能利用已開放的檔案。外國人或外國組織,必須經(jīng)過相關(guān)主管部門的介紹并取得保存檔案的檔案館的同意,才能夠查閱檔案。但在實(shí)際應(yīng)用當(dāng)中,很多檔案館由于安全或者其他原因,不愿意提供檔案查閱功能,提高檔案利用的條件,尤其是針對(duì)外國人,檔案利用手續(xù)變得非常復(fù)雜。而且就檔案收費(fèi)問題,美國但收費(fèi)只存在一個(gè)很小的成本概念,對(duì)于國內(nèi)跟外國人的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)是一樣的。而在我國國內(nèi),收費(fèi)的項(xiàng)目繁多,查閱檔案的成本較高,尤其是對(duì)外國人,收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)定的更高。很大程度上阻止了檔案利用的開展,拉低了檔案利用工作效率。

        4 中美檔案利用范圍比較

        美國并沒有很嚴(yán)格的檔案定義,在《信息自由法》里規(guī)定,凡某機(jī)構(gòu)正在運(yùn)行中,包含有信息的材料,均可稱之為文件,除了人事檔案之外,均得向公眾開放。對(duì)于不能查詢的檔案文件,也在法律規(guī)定中明確列了出來。一般屬于以下9種方面內(nèi)容。比如機(jī)密資料,商業(yè)機(jī)密,個(gè)人隱私,金融機(jī)構(gòu)資料,石油地礦信息,牽涉?zhèn)€人行動(dòng)規(guī)律的資料,機(jī)密資料,與其他法律相抵觸的資料,政府部門間或內(nèi)部聯(lián)系的資料,公布可能妨礙執(zhí)法效力的資料。除了這9種資料外,其他資料在查閱起來是非常方便的。但是對(duì)于滿20年的公務(wù)文件,一般都得向公眾開放,假若期滿20年仍然不予開放,那就等到期限滿30年時(shí)自動(dòng)解密,開放給公眾使用。

        而在我國內(nèi),由于我國檔案管理工作具有封閉期較長,開放范圍比較窄,限制條件比較多等特點(diǎn),不利于開展檔案利用工作。所以,在對(duì)比其他國家檔案利用工作時(shí),我國檔案部門引進(jìn)一步擴(kuò)大檔案開放的范圍,簡化檔案利用的手續(xù),積極向社會(huì)公眾提供檔案利用。

        5 中美利用方式比較

        美國檔案利用的工作現(xiàn)代化發(fā)展的時(shí)間比較久,所以檔案利用工作的服務(wù)方式有多種多樣。以更好的創(chuàng)造本案利用的環(huán)境為目的,美國為檔案利用工作做了不少的改進(jìn)。比我在檔案館內(nèi)設(shè)立環(huán)境舒適的查閱室;將檔案利用工作與信息化建設(shè)結(jié)合起來,利用各種高科技手段,方便用戶查閱文件;再比如在管理外舉辦檔案展覽會(huì)或者報(bào)告會(huì),增強(qiáng)人們查閱檔案的社會(huì)意識(shí)。除了以上不變的行為之外,為了更好的幫助公民利用檔案,美國在每一個(gè)國家檔案管理都設(shè)置了研究顧問的崗位,使公民在利用檔案的過程中始終得到有效的服務(wù)。

        在我國,最傳統(tǒng)的檔案利用工作是提供檔案原件供查閱,同時(shí)輔以分發(fā)檔案復(fù)制件,舉辦檔案展覽等服務(wù)方式,比較簡單也比較直接,但對(duì)于很多檔案利用者來說,因?yàn)榻煌ār(shí)間等方面的因素,檔案利用者無法花費(fèi)太多的精力在查閱檔案方面,但檔案利用起來花費(fèi)時(shí)間、精力又太多,也是一個(gè)不小的難題。為了解決這個(gè)難題,在改革開放之后,我國加強(qiáng)了檔案編研工作,同時(shí)輔以信息化手段,逐漸形成了具有國家規(guī)模的檔案編研網(wǎng)絡(luò),方便檔案利用者查閱。但相比美國來說,我國的檔案利用方式還是太死板了。因此我們要向美國學(xué)習(xí)他們的優(yōu)點(diǎn),加強(qiáng)檔案利用工作,舉辦相關(guān)的檔案展覽和專題講座,提高檔案利用服務(wù)意識(shí),積極探索檔案利用服務(wù)規(guī)律,為廣大人民群眾做貢獻(xiàn)。

        6 中美兩國開展檔案利用現(xiàn)代化的進(jìn)程比較

        美國由于經(jīng)濟(jì)優(yōu)于我國,所以在建立檔案利用現(xiàn)代化的基礎(chǔ)上,現(xiàn)代化水平也相應(yīng)比較高。電子計(jì)算機(jī)技術(shù),現(xiàn)代通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化設(shè)備已運(yùn)用的爐火純青,在大范圍的檔案利用工作中都得到了廣泛應(yīng)用?;旧纤械臋n案機(jī)構(gòu)都運(yùn)用了信息化手段,對(duì)檢索工具的編制和存儲(chǔ)都已基本實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化。因?yàn)槊绹鴻n案利用工作現(xiàn)代化進(jìn)程加快,所以在檔案利用工作上,也能為公眾提供更多更方便的查閱方式。早在本世紀(jì)40年代之后,為了更好的保存原件,美國就開始運(yùn)用縮微技術(shù)向檔案利用者提供服務(wù)?,F(xiàn)代化進(jìn)程可見一斑。

        而在我國,因?yàn)閲椴煌?,發(fā)展的實(shí)際情況也不同,我國檔案利用工作現(xiàn)代化起步較晚,但實(shí)際發(fā)展起來還是較快的。近年來,各地檔案館具有了不同程度的發(fā)展,擁有計(jì)算機(jī)數(shù)量也在逐年增加,檔案利用工作效率也隨之提高。但因?yàn)槭芊N種原因的影響,我國的檔案利用的現(xiàn)代化工作還處在初級(jí)階段,仍然有很長的一段路要走。

        7 小結(jié)

        對(duì)于美國的檔案利用工作,我國的檔案利用工作還處在發(fā)展初期階段,具有很多的不足,還需要不斷的發(fā)展。所以我國應(yīng)努力吸取美國檔案工作利用的優(yōu)點(diǎn),加強(qiáng)檔案利用服務(wù)工作,簡化檔案利用手續(xù),增加檔案利用方式,做好檔案宣傳教育工作,吸引更多的檔案用戶,讓檔案從國家化真正變?yōu)樯鐣?huì)化,更好的為人民服務(wù)。

        參考文獻(xiàn)

        [1]馬仁杰,程亞萍.中美檔案利用工作比較研究[J].檔案,2014(02):38-42.

        [2]李財(cái)富.關(guān)于中美檔案利用工作的比較[J].北京檔案,1997(03):18-21.

        [3]王嵐.中美檔案利用工作比較[J].檔案學(xué)研究,1996(S1):83-84.

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