桑晟

摘? 要：檔案和出版物是兩種不同的事物，同屬于文獻(xiàn)范疇，具有文獻(xiàn)的信息和載體要素，但各自具有不同的本質(zhì)屬性和社會功能。在檔案實(shí)踐中，特定環(huán)境下出版物可以作為檔案保管。文章認(rèn)為，出版物作為檔案保管的機(jī)理，在于它相對于形成它的社會活動具有了檔案的屬性和結(jié)構(gòu)，而且充分展現(xiàn)了檔案的社會功能。進(jìn)一步指出，判定一份文獻(xiàn)是不是檔案，往往不取決于這份文獻(xiàn)自身，而取決于這份文獻(xiàn)與形成它的社會活動和形成主體的關(guān)系。同一本出版物，相對于社會活動A，它不是檔案;相對于社會活動B，它就是檔案;相對于形成它的主體，也具有同樣的性質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案;出版物;社會活動;檔案形成主體

Abstract： Archives and publications are two different kinds of things. They belong to the category of literature and have the elements of document information and carrier， but they have different essential attributes and social functions. In the practice of archives， publications can be kept as archives under specific circumstances.The paper holds that， as the mechanism of archives preservation， publications have archival attributes and structures relative to the social activities that formed them， and fully demonstrate the social functions of archives. Furthermore， it is pointed out that the determination of whether a document is a file does not depend on the document itself， but on the relationship between the document and the social activities that form it and the subjects that form it. The same publication， relative to social activity A， is not a file; relative to social activity B， it is a file; relative to the subject that forms it， it has the same nature.

Keywords： Archives; Publication; Social Activities; Subject of Archives formation

出版物是以傳播為目的的貯存知識信息并具有一定物質(zhì)形態(tài)的出版產(chǎn)品，根據(jù)2016年最新修訂的《出版物管理條例》，出版物包括報紙、期刊、圖書、音像制品和電子出版物等。目前，學(xué)術(shù)界認(rèn)為，出版物與檔案有比較清晰的概念界定，它們具有不同的屬性和功能，因此也形成了圖書館學(xué)、情報學(xué)和檔案學(xué)相對獨(dú)立的學(xué)科，各自保持著圖書管理、情報管理和檔案管理相對穩(wěn)定和成熟的社會實(shí)踐。但是，在檔案管理實(shí)踐中，圖書、期刊、報紙甚至音像制品、電子產(chǎn)品在一定的條件下是可以作為檔案保存的。早在1986年，中共中央宣傳部和國家檔案局聯(lián)合頒發(fā)的《新聞單位宣傳報道檔案管理辦法》第12條就規(guī)定，新聞單位的歸檔范圍包括“本單位編輯出版的報紙和各種有關(guān)宣傳報道業(yè)務(wù)的出版物”。之后，在1992年由新聞出版署和國家檔案局又聯(lián)合發(fā)布《出版社書稿檔案管理辦法》，其中第3章第5條中又做了進(jìn)一步的強(qiáng)調(diào)。眾所周知，在名人全宗中，著名人物的個人創(chuàng)作包括專著、刊載個人論文的期刊以及繪畫作品、音樂作品等出版物也是名人全宗中最為重要的組成部分。也就是說，從理論上我們似乎厘清了出版物與檔案的區(qū)別，但在實(shí)踐中它們與檔案往往又多有糾纏。以上納入歸檔范圍的出版物，最終都作為檔案保存了，由一般文獻(xiàn)質(zhì)變?yōu)闄n案。

面對實(shí)踐中的糾纏，分析其中的機(jī)理，不僅僅是檔案學(xué)理論問題，對檔案管理實(shí)踐也具有一定的借鑒意義。

一般而言，一事物演化成為另一事物，是內(nèi)因與外因作用的結(jié)果，內(nèi)因和外因的相互作用，使其性質(zhì)、功能和結(jié)構(gòu)發(fā)生變化。在特定的條件下，出版物能夠作為檔案保管，就說明它已經(jīng)具有了檔案屬性。這一過程是它性質(zhì)、功能和結(jié)構(gòu)異化的結(jié)果，褪去原本自己文獻(xiàn)的本色，具有了特定的檔案品質(zhì)。

1 作為檔案保存的出版物屬性分析

圖書、期刊、報紙等出版物與檔案有著密切的聯(lián)系，都是人類社會發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，而且伴隨著社會的發(fā)展而不斷發(fā)展，并能夠反過來促進(jìn)社會進(jìn)步;也都屬于文獻(xiàn)，都具有文獻(xiàn)的共同特征。按照國家標(biāo)準(zhǔn)《情報與文獻(xiàn)工作詞匯基本術(shù)語》（GB/T4894-1985），將文獻(xiàn)的定義表述為：“文獻(xiàn)是記錄知識的一切載體?！庇纱丝梢?，文獻(xiàn)是文件、檔案和出版物的屬概念。正因?yàn)槿绱耍瑥膶W(xué)科分類上，圖書館學(xué)、情報學(xué)和檔案學(xué)屬于同一個學(xué)科群，圖書館和檔案館屬性都屬于文化事業(yè)單位。但是，圖書之所以稱之為圖書，期刊之所以稱之為期刊，檔案之所以稱之為檔案，它們之間必然存在本質(zhì)上的差異，其中最為關(guān)鍵的是性質(zhì)不同。

任何事物都有多重屬性，在事物的諸多屬性中，有些屬性是某類事物所特有的，決定該事物的本質(zhì)，使其與其他事物區(qū)別開來，它是事物本質(zhì)的規(guī)定性，我們稱之為本質(zhì)屬性。

檔案是由文件歸檔形成的，文件是伴隨著人類社會活動直接形成的原始記錄。一般而言，文件是和文件內(nèi)容記載的社會活動同步而生成的，是社會活動的“伴生物”，在記錄歷史方面是最為直接的、最為原始的。

人類社會活動是活動的主體和客體相互作用的一個過程，活動主體通過文件進(jìn)行構(gòu)思設(shè)計、組織和實(shí)施。在此過程中，形成文件。社會活動一旦開展，文件就成為活動的紐帶，從文件開始，以文件結(jié)束?；顒咏Y(jié)束后文件歸檔成為檔案，檔案也就成為社會活動最為原始的歷史記錄。也可以說，檔案的原始記錄性是從文件繼承的屬性，使之成為檔案區(qū)別于出版物最為本質(zhì)的屬性。因此，檔案學(xué)界主流觀點(diǎn)一直認(rèn)定檔案的本質(zhì)屬性為原始記錄性，至于知識屬性、載體屬性、信息交流屬性都是非本質(zhì)的。相對于檔案，出版物形成的初衷就是以信息和知識的傳播與貯存為目的，信息和知識的傳播與貯存是出版物最為本質(zhì)的性質(zhì)，其他的屬性都是次要的，非本質(zhì)的。

有學(xué)者認(rèn)為：“自從人類有了文字，人們便利用它來記錄自認(rèn)為值得記錄的事情，所形成的記錄難以用現(xiàn)在的圖書和檔案的概念加以區(qū)分，僅僅是文字記錄而已。此時文字記錄的屬性，如果我們非要在圖書和檔案的概念之間做出選擇的話，應(yīng)該更具有檔案的性質(zhì)。因?yàn)闄n案最初形成的動因在于管理國家和留住記憶，而現(xiàn)在我們認(rèn)識到的圖書主要的功能是用于知識和信息的傳遞和交流。隨著人類社會活動范圍的不斷擴(kuò)大，文字記錄的外延也向外擴(kuò)展，這種量的積累達(dá)到一定的程度以后，必然產(chǎn)生以功能為標(biāo)準(zhǔn)對文字記錄進(jìn)行劃分的思想，使檔案和圖書從文字記錄中慢慢分離，而且逐漸被人們認(rèn)識到各自具有某種特殊的功用。在最早的文字記錄中演變成為圖書的那一部分，應(yīng)該說有相當(dāng)長一段時間是檔案與圖書雙重性質(zhì)兼而有之的，它成為現(xiàn)在意義上的圖書，必然要經(jīng)過一段痛苦的磨難，才能擺脫政治上的需要，走上純潔的單純以傳播知識為使命的道路?！盵1]

依據(jù)以上分析，出版單位將自己出版發(fā)行的圖書、期刊、報紙、音像制品和電子出版物作為檔案保管，是因?yàn)檫@些出版物相對于它們的出版單位，不等同于讀者手中的出版物，它們是出版單位自身形成的，既是出版單位的產(chǎn)品，也是出版活動的原始記錄。以圖書出版為例，出版社最為核心的社會職能和社會責(zé)任就是出版圖書，其他的任何活動都圍繞圖書出版而開展。一本圖書的出版流程非常繁雜，要經(jīng)過選題、論證、立項、向行政主管單位報批、編輯、設(shè)計、打印、校對、印刷，最后出版和發(fā)行。如果把這個流程視為一個特定的社會活動，在此過程中，每一個程序都要形成文件，而每一份文件都與面世的圖書相關(guān)聯(lián)，形成一個有機(jī)的文件鏈。最終面世的圖書，是伴隨著出版活動而形成的，是與此次出版活動中形成的所有文件連在一起而不可分割的，它們構(gòu)成一個有機(jī)整體。相對于整個出版活動而言，它不僅僅是一本圖書，圖書最重要的屬性是它的知識性，但此時此刻的圖書，相對于出版社，它不以在出版社內(nèi)部傳遞圖書承載的信息和知識為己任，已經(jīng)失去了自身的精神，褪去了該有的品質(zhì)，附加上了檔案（文件）的性質(zhì)，作為出版社的原始記錄而存在，相對于出版活動，圖書中記載的知識內(nèi)容是無關(guān)緊要的。它記錄的是出版活動的過程，并且相對于此次出版活動具有了憑證價值。因此，此時此刻的圖書，無論相對于出版活動的主體（出版社），還是相對于出版活動的客體（出版活動自身）都具有了檔案的屬性和價值。

2 作為檔案保存的出版物結(jié)構(gòu)化特征分析

事物的結(jié)構(gòu)是指事物自身各種要素之間的相互關(guān)聯(lián)和相互作用的方式，包括構(gòu)成事物要素的數(shù)量比例、排列次序和結(jié)合方式。對檔案結(jié)構(gòu)，最初中國人民大學(xué)的檔案專業(yè)教材表述為“文件是檔案的因素，檔案是文件的組合”，之后，也有學(xué)者給出檔案結(jié)構(gòu)的數(shù)學(xué)模型。[2]以上對于檔案結(jié)構(gòu)的表述，其共同點(diǎn)在于，檔案是由文件組合（整理）而形成的。如果說文件具有個體屬性，那么檔案是具有“系統(tǒng)”（不是“集合”，集合不具有結(jié)構(gòu)特征）屬性的。一個案卷如此，一個全宗也如此。個體的文件經(jīng)過整理，建立起文件之間的有機(jī)聯(lián)系（歷史聯(lián)系），歸檔保存成為檔案。我們注意到，在出版單位作為檔案保管的出版物，往往是與此次出版活動中形成的其他文件結(jié)合在一起作為檔案保存的。如前所述，一本圖書問世要經(jīng)過選題、論證、立項、向行政主管單位報批、編輯、設(shè)計、打印、校對、印刷等諸多環(huán)節(jié)最后出版。在每一個環(huán)節(jié)都要形成與之相關(guān)的文件，這些文件與最后面世的圖書形成一個有機(jī)的文件整體，記錄此次出版活動的全過程。圖書只是這個過程中的一個環(huán)節(jié)，它處于記錄此次出版活動所形成的文件鏈條的末端，它記錄的是出版活動的結(jié)果。當(dāng)它作為檔案保存的時候，它只是這個文件有機(jī)體的一個因子，它與此次出版活動的其他文件具有關(guān)聯(lián)關(guān)系，具有結(jié)構(gòu)特征。它與其他文件之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系是它作為檔案保存的先決條件，沒有這個先決條件，它僅僅是圖書而已。

我們知道，即使在出版社內(nèi)部，圖書個體也很難說它是文件，更不是檔案。在名人全宗中作為檔案存在的名人作品也是如此，不是因?yàn)樽髌纷陨?，而是因?yàn)樵诿巳谥兴c其他檔案成分的結(jié)構(gòu)關(guān)系才作為檔案保存。名人全宗中的檔案成分都屬于一個人，共同記錄和再現(xiàn)名人的人生軌跡。將作品從名人全宗中剝離出來，其作品就失去了檔案的性質(zhì)，僅僅是作品而已。作為檔案保管的出版物與其他文件具有了這種結(jié)構(gòu)關(guān)系，它才能作為檔案保存。

綜上所述，出版物之所以能夠最終作為檔案保存，可以說是在跟它“利益攸關(guān)”的其他文件伙伴的“拉扯”下 ，共同走向檔案殿堂的。在走向檔案殿堂的路上，它跟自己的伙伴 “稱兄道弟”，已經(jīng)忘卻了自己知識傳播與知識貯存的社會使命。所以，當(dāng)我們說起圖書轉(zhuǎn)化為檔案的時候，萬萬不可藐視它伙伴的存在，也不能抹殺伙伴的功勞。其實(shí)，圖書在轉(zhuǎn)化為檔案保管的過程中，它是被動的，如一個被抱養(yǎng)的孩子，身體里流淌著圖書的血液（圖書的內(nèi)容特征），是外在的東西（圖書的形式特征）使它成為檔案的兒女。

其實(shí)檔案的這種結(jié)構(gòu)特征是廣泛存在的，而且很多的檔案經(jīng)典文獻(xiàn)多有闡述。正如謝倫伯格《現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)》前言所述：“檔案的實(shí)質(zhì)在于，它不僅記錄了成就，而且記錄了獲得成就的過程?！盵3]此處所謂的過程，就是由系列的文件共同完成的，單份的文件展現(xiàn)的只是歷史的瞬間，檔案才能還原歷史的本相。詹金遜對檔案也有一段精彩的描述，他說：“它經(jīng)過自然的進(jìn)程逐漸匯合在一起，達(dá)到最終的排列順序，它是一種生長的結(jié)果;正像一棵樹、一頭動物一樣，也是一種有機(jī)體。因此，它的各部分之間，也有著對它本身的意義不可或缺的結(jié)構(gòu)、關(guān)節(jié)和自然聯(lián)系。”[4]出版物作為檔案保管如此，普通意義的檔案也如此。

出版物作為檔案保管，之所以不太容易被人理解，其中一個主要的原因就是：作為普通意義的檔案，其中文件個體記載的內(nèi)容具有相關(guān)性，而作為檔案保管的出版物不具有這一特征。作為一般微觀檔案而言，其中的每份文件記載的內(nèi)容都是圍繞著一個特定的社會活動的。比如一次重要的會議形成的所有文件都與此次會議相關(guān)，每份文件的內(nèi)容信息也都是針對此次會議的;一項重大科研項目形成的所有文件的內(nèi)容信息也都是與該科研項目緊密相關(guān)的，從最早形成的申報書到最后的研究報告，都是對該項目研究的階段性成果，文件與文件之間的內(nèi)容信息具有一定的重合度。與之相反，作為檔案保管的出版物記載的內(nèi)容信息，往往與在出版過程中形成的其他文件是不相關(guān)聯(lián)的，沒有信息的重合度。一本文學(xué)圖書講述的可能是一個故事，一本科技類的圖書描述的是一項科學(xué)發(fā)現(xiàn)或技術(shù)發(fā)明。書中的“故事”“科學(xué)發(fā)現(xiàn)或技術(shù)發(fā)明”在出版過程中形成的其他文件中是找不到的，它們的內(nèi)容信息并不相關(guān)。

我們?nèi)绾卫斫膺@種現(xiàn)象呢？其實(shí)出版物作為檔案保存的時候，關(guān)注的已經(jīng)不再是它的內(nèi)容，而在于形式，如出版社名稱、作者、編輯、封面設(shè)計、出版日期、書號、印刷冊數(shù)等外在特征。當(dāng)把出版物作為檔案保存而記錄出版活動過程的時候，是這些形式特征起到了決定性的作用而與圖書的內(nèi)容無關(guān)。進(jìn)一步分析，在出版物的出版過程中，涉及的諸多主體中將圖書作為檔案保管的主體也僅僅是出版社、作者、編輯包括美編（封面設(shè)計），對于發(fā)行商、采購商和購買圖書的讀者而言，它也僅僅是出版物而已。

由此引發(fā)的另外幾個值得關(guān)注的問題是：

甲：檔案的結(jié)構(gòu)關(guān)系有兩種形式，一種是文件之間不但形式特征是相關(guān)的，內(nèi)容也是相關(guān)的，大多數(shù)檔案都如此。另一種是文件之間形式特征是相關(guān)的，但內(nèi)容信息是不相關(guān)的，在出版單位作為檔案保管的出版物屬于此類。由此推論，作為檔案而言，形式特征和內(nèi)容特征是同等重要的，甚至形式特征高于內(nèi)容特征，就像檔案的歷史真實(shí)性高于內(nèi)容真實(shí)性一樣。

乙：如果一本圖書是某重大科研項目的最終成果，那么，這本圖書連同科研項目中形成的其他文件構(gòu)成該項目完整的科研檔案。當(dāng)這本圖書在出版社出版，它連同出版過程中形成的其他文件最終作為檔案在出版社保存。這里存在的問題是，在兩個不同的地方，同樣的一本圖書的文件伙伴完全不同，在出版社的伙伴是那些出版過程文件，在科研項目中的伙伴是那些科研過程的文件，但最終都成為檔案。同樣是這本圖書，在一般讀者手中它沒有文件伙伴，因此它是圖書而不是檔案。由此推論，作為檔案保存的出版物，都有文件伙伴伴隨，具有與其他文件之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系，雖然伙伴可以不同，但結(jié)構(gòu)是必要的。可以說，結(jié)構(gòu)特征是圖書作為檔案保存的必要條件，但文件伙伴的選擇是歷史主義原則下（記錄歷史和再現(xiàn)歷史）的出版物主體的自主行為。相對于不同的主體，它具有不同的命運(yùn)。

丙：形式特征和內(nèi)容特征完全相同的（同一個版本）出版物，是否作為檔案保管，也不取決于出版物本身，而在于它的主體與客體。與出版物相關(guān)聯(lián)的主體包括出版社、作者、編輯、封面設(shè)計、印刷商、發(fā)行商、圖書館、讀者等，客體是出版物的出版活動。出版物在出版單位、作者、編輯、封面設(shè)計人員那里是作為檔案保存的，而在印刷商、發(fā)行商、圖書館和讀者那里是不作為檔案保存的。出版物相對于出版活動它是檔案，相對于印刷活動它就不是檔案;相對于作者、編輯和封面設(shè)計人員它是檔案，相對于讀者它就不是檔案。由此可見，出版物是否作為檔案保管，受其主體和客體制約。

這個結(jié)論在一般檔案的管理中也是普遍適用的。比如普發(fā)文件，在發(fā)文單位是作為歸檔文件歸檔保存的，它具有檔案準(zhǔn)入證，但在收文機(jī)關(guān)大多不歸檔，不能最終轉(zhuǎn)化為檔案。這種現(xiàn)象可以不確切地稱之為檔案對形成主體和客體的依附性。由此也引發(fā)下面要討論的問題。

3 作為檔案保管的出版物的主體分析

作為檔案保管的出版物的主體是指在該出版物出版發(fā)行過程中與之發(fā)生過關(guān)系的社會組織和個人。以圖書為例，在出版發(fā)行的過程中與之發(fā)生關(guān)系的社會組織和個人包括出版社、圖書出版的行政審批機(jī)關(guān)、作者、讀者、編輯（包括美編）、封面設(shè)計人員、校對人員、印刷企業(yè)、發(fā)行商、采購商、圖書館或資料室。如前所述，當(dāng)我們對這些主體進(jìn)一步分析的時候，會發(fā)現(xiàn)不是所有的與之關(guān)聯(lián)的社會組織和個人都把圖書作為檔案保管，其中只有出版社、作者、編輯、封面設(shè)計人員把它作為檔案保管，其他不是。出版社把它與其他此次出版活動的文件作為本單位的原始記錄保管，作者、編輯、封面設(shè)計人員將它視為自己的科研成果檔案，展現(xiàn)自己的科研創(chuàng)作水平和業(yè)務(wù)能力，也是評聘業(yè)務(wù)職稱的原始憑證。作者和編輯人員如果一直在成為名人的路上而最終沒有成為名人，這本作為自己科研檔案保管的出版物的價值僅此而已，一旦成為名人，這圖書也就成為名人全宗的組成部分而大放異彩。

同樣的出版物，相對于不同的相關(guān)主體，在通往檔案的道路上有三種不同的命運(yùn)。在讀者、行政審批機(jī)關(guān)、校對人員、印刷企業(yè)、發(fā)行商、采購商、圖書館和資料室那里，它沒有檔案的準(zhǔn)入證，它不是檔案只是出版物。在作者、編輯（包括美編）、封面設(shè)計人員那里，它被作為反映作者科研創(chuàng)作水平和反映編輯、設(shè)計人員業(yè)績的原始憑證，獲取檔案資格。它既是檔案，也是出版物，說它還具有出版物的性質(zhì)，是因?yàn)樽髡摺⒕庉嫼头饷嬖O(shè)計人員興之所至?xí)販睾托蕾p自己的創(chuàng)作，從中獲取知識和靈感，其實(shí)質(zhì)與讀者無異。出版物走向檔案的最高境界，是它能夠成為全宗的組成部分。在出版社，它隸屬于出版社全宗，作者和編輯一旦成為名人，它又屬于名人全宗。

同樣的出版物，為什么具有不同的命運(yùn)？是哪些要素規(guī)定了它的檔案屬性呢？

首先是功能要素。出版物與檔案同屬于文獻(xiàn)范疇，它們共同具有資政、記史、信息和知識的傳播交流以及文化產(chǎn)業(yè)傳承的社會功能，但它們在以上功能的排序上各有側(cè)重。出版物最為本質(zhì)的功能是知識交流和文化傳承，資政和記史功能是次要的;檔案與之相反，資政、記史的功能是最為重要的，知識交流和文化傳承是次要的。文件與文件內(nèi)容規(guī)定的社會活動同步形成，是社會活動的原始記錄，當(dāng)文件轉(zhuǎn)化為檔案的時候，繼承了文件的原始記錄性，而且經(jīng)過文件（檔案）整理，建立文件（檔案）之間的結(jié)構(gòu)關(guān)系，使得原始記錄性進(jìn)一步強(qiáng)化。資政對應(yīng)著文件（檔案）的現(xiàn)行價值，記史對應(yīng)著檔案的非現(xiàn)行價值。

基于以上討論，如果我們再分析同一本出版物在通往檔案的道路上具有不同的命運(yùn)就便于理解了。

在前面列舉的案例中，出版社的圖書能夠作為檔案保存，作為重大科研項目的最終成果出版的專著也能夠作為檔案保存，兩種情況前面已經(jīng)有所論述。依據(jù)前面分析，之所以能夠作為檔案保存，也是由它們的功能決定的。出版社出版的圖書和作為重大科研項目的最終成果出版的專著，相對于出版社和重大的科研項目，它們已經(jīng)失去一般圖書知識交流和文化傳承的意義，其最主要的功能，是與伴隨它們一起形成的文件伙伴構(gòu)成一個有機(jī)體，記錄出版活動和科研活動的真實(shí)過程，與檔案記錄歷史的社會功能完全相同。

對于印刷商而言，其主要業(yè)務(wù)職能是拿到訂單，簽訂合同，批量印刷，其實(shí)質(zhì)是一項生產(chǎn)活動，出版物僅僅是其產(chǎn)品。它不具有記錄此次印刷活動的功能，因此，印刷企業(yè)不會把其產(chǎn)品作為檔案保存，就像制造企業(yè)不會把自己的產(chǎn)品作為檔案保管一樣。其實(shí)，從記錄印刷活動過程的角度看，最后的產(chǎn)品是無關(guān)緊要的，是圖書或傳單都不重要，真正記錄此次印刷活動過程的是那些訂單、合同、產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄和生產(chǎn)管理性質(zhì)的文件，它們才具有記錄此次印刷活動的功能。出版物對于發(fā)行商，道理也是如此。讀者對出版物的需求，僅僅在于閱讀和欣賞，對讀者的任何行為（如買書和閱讀）都不具有記錄性質(zhì)，所以它也僅僅是出版物而已。

出版物是否能夠作為檔案保管，不是由出版物自身決定的，相對于不同的相關(guān)主體，其功能體現(xiàn)不同，其最終的歸宿也不同。

相對于不同的相關(guān)主體，出版物作為檔案保存的另一要素是凝結(jié)于出版物上的智力勞動。與出版物相關(guān)的諸多主體，依據(jù)是否把出版物作為檔案保管可以分為兩組，把出版物作為檔案保管的主體（出版社、作者、編輯、封面設(shè)計等）對于出版物都有知識貢獻(xiàn)，出版物中凝結(jié)著他們的智力勞動。其中知識貢獻(xiàn)最大的是作者，出版物的內(nèi)容是作者的知識創(chuàng)新;其次是編輯，一部書稿到出版社之后，對書稿的內(nèi)容要進(jìn)行責(zé)任編輯、編輯室主任和總編輯三級審查，必要時提出修改意見，他們對書稿的內(nèi)容也投入了智力勞動。至于出版物的插圖、封面設(shè)計構(gòu)思則完全是美編和封面設(shè)計人員的創(chuàng)作，又因?yàn)樗麄兊膭趧映晒麑?shí)質(zhì)上也屬于出版單位，相當(dāng)于出版物也凝結(jié)了出版單位的智力勞動。與作者相比，只不過是形式不同，作者的創(chuàng)作是內(nèi)在的，表現(xiàn)為出版物的內(nèi)容，出版社的創(chuàng)作是外在的，主要追求的是美感。

以上主體參與了出版物的知識創(chuàng)作，出版物凝結(jié)了相關(guān)主體的智力勞動，也就真實(shí)記錄了他們科研和創(chuàng)作的歷程，由此具有了檔案的屬性和功能。至于出版物的其他相關(guān)主體，如印刷企業(yè)、發(fā)行商、采購商、讀者、行政審批機(jī)關(guān)、圖書館等對出版物都沒有知識貢獻(xiàn)，因此也不會作為檔案保管。

4 小結(jié)

出版物作為檔案保存，在檔案工作實(shí)踐中是個由來已久的現(xiàn)實(shí)問題，之前的專業(yè)教材中，習(xí)慣將其稱為圖書轉(zhuǎn)化為檔案，與之對應(yīng)的還有科技檔案與科技資料的相互轉(zhuǎn)化，但系統(tǒng)、深入研究的文獻(xiàn)不多。以上內(nèi)容，對該現(xiàn)象探討的同時，還試圖將分析的結(jié)論延伸至帶有普遍意義的檔案學(xué)理論之中。

首先，判定一個出版物是否可以作為檔案保管，實(shí)質(zhì)上不是由出版物自身決定的，應(yīng)該將其放置在形成它的社會活動中，看它與該項社會活動的對應(yīng)關(guān)系，關(guān)注的重點(diǎn)是與它形成過程中的其他文件伙伴的結(jié)構(gòu)關(guān)系。在形成它的社會活動中它扮演了什么角色？它具有的功能是什么？其實(shí)，這種思想在檔案實(shí)踐中具有普遍性。如前所述，一份文件是否歸檔（作為檔案保管），其實(shí)也不是由該文件自身攜帶的信息決定的，對于同一份普發(fā)文件，在發(fā)文機(jī)關(guān)納入歸檔范圍，在收文機(jī)關(guān)不一定歸檔，因?yàn)樵诎l(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)同一份文件所對應(yīng)的各自社會活動、相對于各自核心職能發(fā)揮作用不同，功能不同，價值也自然不同。由此推論，檔案價值不是絕對的，具有相對性，受形成它的社會活動（客體）和形成機(jī)關(guān)（主體）雙重制約。

其次，在考察出版物與形成它的社會活動的關(guān)系時，另一個必須參考的因素就是它與其他文件伙伴的結(jié)構(gòu)關(guān)系，同一本圖書，在出版社、名人全宗和重大科研項目中，對應(yīng)著不同的社會活動，與之匹配的文件伙伴也不一樣，但它作為檔案保管不受影響?？梢娀锇椴⒉恢匾?，結(jié)構(gòu)關(guān)系是必要的。檔案實(shí)踐中，一份文件參與了不同的社會活動，與不同的文件伙伴搭建結(jié)構(gòu)關(guān)系，分別作為檔案保管也具有普遍的意義。例如監(jiān)察、審計重大案件，調(diào)閱相關(guān)財務(wù)文件，最后復(fù)印蓋章，將它連同案件中形成的其他文件立卷歸檔。這樣同樣內(nèi)容的一份文件，在不同的社會活動中，跟隨不同的文件伙伴組成不同的檔案體。此現(xiàn)象在科技檔案領(lǐng)域更多，與前面所述異曲同工。吳品才教授將這種現(xiàn)象稱為“文件橫向運(yùn)動”。[5]

最后，出版物作為檔案保管的現(xiàn)象，不能視之為檔案實(shí)踐中的“角落”，因?yàn)槌霭嫖锸且粋€龐大的群體，每個出版物都有對應(yīng)的作者、出版單位、編輯等群體，在他們那里出版物都是作為檔案保管的，可以說我們見到的圖書、期刊、報紙以及音像制品、電子出版物，都有另外的“它”（還不止一個）和它長得一模一樣，屬于檔案。出版物是檔案家族中不太渺小的成員，其社會價值不可小覷，今后檔案學(xué)界對它做進(jìn)一步研究是非常必要的。

參考文獻(xiàn)：

[1]桑毓域.檔案本質(zhì)屬性的再認(rèn)識[J].檔案學(xué)研究.2000（4）：3-7.

[2]桑毓域.檔案結(jié)構(gòu)模型探討[J].檔案管理.2003（6）：11-13.

[3][美]謝倫伯格.現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)[M].黃坤坊等譯.北京：檔案出版社.1983：2.

[4][美]謝倫伯格.現(xiàn)代檔案——原則與技術(shù)[M].黃坤坊等譯.北京：檔案出版社.1983：25.

[5]吳品才.文件橫向運(yùn)動的揭示與研究[J].檔案時空.2005（8）：19-21.