程偉濤

摘? 要：本文通過闡述水利基層單位電子檔案的優(yōu)點、存在的問題和應對措施，以及在管理工作中應加強的幾方面，對如何做好水利基層部門的電子檔案管理進行了探討。

關鍵詞：水利單位;電子檔案;管理研究

目前，河南省水利系統(tǒng)已實現(xiàn)全省水利系統(tǒng)公文傳輸無紙化，產(chǎn)生了大量的電子文件。電子檔案的形成、存儲和管理與傳統(tǒng)的紙質檔案所用技術方法不同，需要一個全新的管理模式。[1]

1 電子檔案的優(yōu)點

水利電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，以其現(xiàn)代化的手段，在檔案信息存儲、輸出、處理等方面，具有傳統(tǒng)紙質檔案無法比擬的優(yōu)越性。

1.1 文件記錄方式多樣，變化性大。電子檔案的出現(xiàn)改變了信息的承載介質，可以是聲像、圖畫、動畫和文字形式的存儲信息，均能通過計算機方便快捷地進行存儲、歸檔和查閱，大大提高了檔案工作效率。[2]

1.2 電子檔案信息有著龐大的存儲量。電子檔案信息的存儲介質有磁盤、磁帶、光盤、U盤、移動硬盤等，均有著紙質檔案無法比擬的優(yōu)勢。目前電子檔案信息的存儲介質主要以光盤、U盤、移動硬盤為主。目前U盤最大有1T，移動硬盤更是出現(xiàn)了16T的大容量，利用這些介質存儲檔案信息，能極大地節(jié)約紙張和檔案存儲空間。

1.3 與傳統(tǒng)的紙質檔案相比，電子檔案信息具有非直讀性的優(yōu)點，利于保密。電子檔案以數(shù)字編碼將內容記錄在載體上，如磁帶等磁性載體上記錄信息的“磁疇”極性是物質內部的物理特性，無法直觀看到。光盤載體上記錄信息的斑點是由激光刻寫的，U盤和移動硬盤是大容量移動存儲產(chǎn)品，也無法直接觀看數(shù)據(jù)。

1.4 電子檔案處理方便快捷。工作人員只需坐在計算機前，用鍵盤、鼠標和語音等就可以實現(xiàn)信息的輸入和處理，十分方便。電子檔案的自身特點決定了其信息傳播不受時間和空間的限制，具有信息資源共享的特點。

2 電子檔案存在的問題

與傳統(tǒng)檔案相比，由于電子檔案自身的特質，造成了其原始性、真實性、完整性、安全性問題對于紙質檔案來說都發(fā)生了巨大變化，出現(xiàn)了一系列問題。[3]

2.1 電子檔案的原始性不確定。電子檔案的原始性不易判斷和確認。通過計算機等產(chǎn)生的電子檔案形式由實態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案，已完全沒有了紙質檔案的那種“原始狀態(tài)”，其生成時的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致，可以說既是原始的，又是復制的。

2.2 電子檔案的真實性不確定。電子檔案在提供利用時容易改寫。電子檔案的真實性問題伴隨其生命的始終，維護其真實性是一個持續(xù)的過程;電子檔案信息內容“出錯”的概率和機會遠高于傳統(tǒng)紙質檔案，最重要的是電子檔案可被復制，并且極易被篡改，被篡改后還可以不留下任何痕跡，造成真?zhèn)坞y辨。

2.3 電子檔案不容易保證其完整性。電子文件、電子檔案內容的完整性很難保障。電子文件編輯時，如不及時保存，經(jīng)常會因為斷電等原因導致信息丟失;電子文件結構復雜，儲存方式多樣，容易造成信息的缺損;電子文件的背景信息伴隨文件處理過程而不斷累加，而且形式多樣、存儲分散，極易丟失，往往致使電子文件來龍去脈不清。

2.4 電子檔案存在很大的不安全性。管理人員安全意識不足和人為失誤、電子數(shù)據(jù)的易更改性、病毒入侵和“黑客”對服務器的攻擊等，均會對電子檔案的安全造成直接威脅。[4]

3 針對電子檔案存在問題的應對措施?

3.1 采集背景信息和元數(shù)據(jù)。在形成電子檔案的同時，采取相應的技術措施采集電子文件背景、內容、結構及其整個管理過程的元數(shù)據(jù)，作為檢驗電子檔案原始性、真實性、完整性和有效性的依據(jù)保存。

3.2 簽署技術。在電子文件上進行簽署的技術主要是光筆簽名，光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名，屏幕是顯示出來的“筆跡”，通過這一方法可以減少在電子檔案形成過程中產(chǎn)生的信息失真等問題。

3.3 密碼保護。電子文件的使用者最關心的是所使用的檔案在存儲或傳輸過程中是否初始形態(tài)，是否被人篡改或替換過，消息認證技術可以消除使用者這個疑慮。比較常用的方法是利用密碼進行認證，如果不知道密碼就無法對檔案進行訪問，這一方法可以保證電子檔案的安全性。另外目前出現(xiàn)的硬件加密U盤和移動硬盤，是帶有硬件加密功能的（通常說的AES加密），它是在數(shù)據(jù)寫入時就進行了加密，具備防止暴力破解、密碼猜測、數(shù)據(jù)恢復等功能，沒有密碼根本無法進入訪問。

3.4 防火墻。這是一種訪問控制技術。負責網(wǎng)絡間的安全認證與傳輸，防止其他系統(tǒng)的網(wǎng)上用戶對單位信息資源的非法訪問，能根據(jù)單位的安全政策控制出入網(wǎng)絡的信息流，也可以阻止單位的重要信息、檔案信息等從單位的內部網(wǎng)絡上非法輸出，保護了網(wǎng)絡的信息、結構不受侵犯，實現(xiàn)網(wǎng)絡的安全。

3.5 網(wǎng)絡入侵檢測防御系統(tǒng)。網(wǎng)絡入侵防御設備IPS，在網(wǎng)絡入侵行為進入被保護網(wǎng)絡之前即時通過報警阻斷或隔離一些不正?；蚴蔷哂袀π缘木W(wǎng)絡資料傳輸行為，目的是對網(wǎng)絡入侵行為進行阻截，為電子檔案系統(tǒng)提供保護。網(wǎng)絡入侵監(jiān)測系統(tǒng)IDS，它可以通過軟、硬件，對網(wǎng)絡、系統(tǒng)的運行狀況進行監(jiān)視，盡可能發(fā)現(xiàn)各種攻擊企圖、攻擊行為或者攻擊結果，一旦發(fā)現(xiàn)黑客有侵入的企圖，就會自動報警，以保證網(wǎng)絡系統(tǒng)資源的機密性、完整性和可用性。

3.6 防改寫措施。目前在許多軟件中可將電子文件設置為“只讀”狀態(tài)。在這種狀態(tài)下，用戶只能從電子計算機上讀取信息，而不能對其做任何修改。在電子計算機外存儲器中，只讀式光盤（CD-ROM）只能供使用者讀取信息而不能追加或擦除信息;一次寫入式光盤（WORM）可供使用者一次寫入多次讀取，可以追加信息但不能擦除原來的信息，這些不可逆式的存儲載體可以有效地防止用戶更改電子文件，保持電子文件的原始性、真實性。

3.7 提高檔案管理人員的安全意識。強化對檔案管理人員的安全培訓，提高安全意識，禁止使用檔案電腦違規(guī)接入外網(wǎng)，禁止在檔案電腦上隨意安裝軟件，不用沒有安全措施的外存儲設備，及時更新防毒殺毒軟件等。

4 水利部門在電子檔案管理中應加強的方面

4.1 提高素質。水利基層部門應重視和加強對檔案管理人才的培養(yǎng)，結合人員的流動、更新等情況，定期舉辦檔案業(yè)務知識培訓班，建立一批新時代高素質的檔案管理人員隊伍。

4.2 健全制度。根據(jù)國家《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》以及上級水利主管部門的相關規(guī)定等，結合單位實際制定出自己的電子檔案管理制度，使水利基層部門電子檔案管理工作逐步達到制度化、規(guī)范化。

4.3 數(shù)字加工。根據(jù)電子檔案特點還應配備高質量的掃描儀、照相機、打印機等硬件設備，以及相應的檔案管理軟件，通過設備逐步把紙質檔案轉換為電子檔案，完成檔案數(shù)字化建設，提高檔案利用效率。

4.4 安全控制。按照相關要求建立適合電子檔案磁、光介質保存的檔案庫房環(huán)境，保證電子檔案載體的安全。

參考文獻：

[1]丁華東.電子檔案管理學創(chuàng)建的幾點認識[J].安徽大學學報，2003（27）.

[2]劉建平.從信息和信息科學看檔案[J].山西檔案，1996（1）.

[3]李明珠.信息電子化在文書檔案管理應用中面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].現(xiàn)代企業(yè)文化（理論版），2011（13）.

[4]梁浩.企業(yè)檔案管理問題分析[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2009（30）.