林佳

摘 要：在我國(guó)的婦幼保健院中，由于婦幼保健院的特殊性，很多疾病的發(fā)生需要參考在日常保健和初期治療時(shí)的檔案。婦幼保健院檔案管理也是日常工作中相對(duì)重要的一個(gè)板塊，只有檔案管理工作順利開展和有效進(jìn)行，才可以進(jìn)一步為各項(xiàng)工作提供良好的檔案支持，確保婦幼保健院臨床醫(yī)療和科研工作的順利進(jìn)行。在婦幼保健院的檔案管理工作中面臨諸多實(shí)際問題有待解決，本文就婦幼保健院檔案管理實(shí)踐中的問題與管理新思路做簡(jiǎn)單的分析和探討。

關(guān)鍵詞：婦幼保健院;檔案管理;工作實(shí)踐

引言

婦幼保健在具體工作中產(chǎn)生的婦女和兒童兩個(gè)保健系統(tǒng)管理記錄及其它特定科研項(xiàng)目的計(jì)劃、樣本記錄、統(tǒng)計(jì)資料、研究論文、工作計(jì)劃總結(jié)、經(jīng)費(fèi)投入和支出的原始憑證等需要婦幼保健工作人員在進(jìn)行婦幼保健工作的同時(shí)進(jìn)行管理。對(duì)這項(xiàng)包含婦幼保健卻又具備檔案保管性質(zhì)的專項(xiàng)工作，中國(guó)婦幼保健雜志曾收納多篇專項(xiàng)論文從婦幼保健院、婦幼保健臨床工作點(diǎn)、國(guó)家婦幼保健人事檔案管理角度對(duì)其進(jìn)行了實(shí)踐性的總結(jié)。它的產(chǎn)生是一個(gè)連續(xù)復(fù)雜且循序漸進(jìn)的過程，它的管理是與特定科研項(xiàng)目伴生的另一項(xiàng)特定的婦幼保健專項(xiàng)工作，不能與之分割。

1傳統(tǒng)婦幼保健檔案管理存在的問題

1.1管理制度不健全

基層醫(yī)院由于各項(xiàng)設(shè)施及發(fā)展思想較落后，對(duì)醫(yī)院的未來發(fā)展目標(biāo)不確定。同時(shí)也對(duì)目前醫(yī)院的現(xiàn)狀持保留意見，尤其是一些醫(yī)院一些領(lǐng)導(dǎo)及工作人員對(duì)自己的工作目的和自身的發(fā)展認(rèn)識(shí)度不夠，同時(shí)管理人員的管理經(jīng)驗(yàn)缺乏，因此制定出來的制度存在局限性。這就使得檔案管理工作散漫、混亂，不僅消耗醫(yī)院缺乏的資源，同時(shí)也未達(dá)到理想目標(biāo)，不健全制度表現(xiàn)在職責(zé)劃分不明確、工作態(tài)度不端正、監(jiān)督管理不到位等現(xiàn)象層出不窮。如檔案管理制度明確規(guī)定，各個(gè)部門都應(yīng)負(fù)責(zé)檔案管理的各項(xiàng)環(huán)節(jié)，檔案的歸類、歸檔等，一旦檔案管理中出現(xiàn)問題查找責(zé)任劃分十分明確。但是實(shí)際情況為，一些工作人員整理檔案時(shí)，并未仔細(xì)查看檔案，而將自己本職工作內(nèi)容交給檔案收集員，檔案收集員就負(fù)責(zé)檔案管理的一系列的工作，而檔案收集員并不能準(zhǔn)確了解各個(gè)部門的基本情況，所以進(jìn)行檔案整理時(shí)會(huì)出現(xiàn)遺漏或者偏差等問題，這樣一來，信息管理并不能真實(shí)反映醫(yī)院各個(gè)部門的情況，影響以后的工作內(nèi)容。

1.2檔案管理工作意識(shí)性較差及相關(guān)利用率較低

檔案的收存是有意義和必要的，在進(jìn)行檔案管理時(shí)重要的任務(wù)就是將檔案收集和保存好，確保檔案的完整性和保密性，從而保證在需要相關(guān)檔案的時(shí)候可以及時(shí)找到。在現(xiàn)如今婦幼保健院的檔案管理工作中，面臨的問題是相關(guān)工作人員對(duì)檔案管理工作重視程度不夠高，對(duì)檔案管理工作的重要性沒有較好的意識(shí)。在這基礎(chǔ)上，工作人員對(duì)于檔案的輕視進(jìn)一步造成了收存的檔案不夠完整、不夠明確，也沒辦法將相關(guān)檔案進(jìn)行合理的利用，使得檔案利用率在不斷地降低。

1.3欠缺專業(yè)技術(shù)人才

檔案管理工作需要運(yùn)用相關(guān)的檔案管理知識(shí)。檔案管理必須由專業(yè)性人才來掌控，他們擁有專業(yè)的檔案管理知識(shí)及管理技能，知道檔案管理對(duì)科室及醫(yī)院的重要性。在婦幼保健工作中，需要多任用更多掌握檔案管理專業(yè)技術(shù)的人。檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案人員的素質(zhì)直接影響檔案管理水平。有些婦幼保健機(jī)構(gòu)沒有配備檔案專職人員;有的檔案人員因一崗兼多職疲于應(yīng)付日常事務(wù)，沒有時(shí)間和精力研究檔案管理業(yè)務(wù);有些單位因機(jī)構(gòu)改革，檔案人員更換較為頻繁，業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續(xù)性和穩(wěn)定性。在人才培養(yǎng)中，一些單位只重視婦幼保健業(yè)務(wù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，而對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提高沒有納入計(jì)劃和要求，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，致使一些檔案人員的管理水平只停留在經(jīng)驗(yàn)上，跟不上時(shí)代發(fā)展的要求。

2對(duì)婦幼保健機(jī)構(gòu)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

2.1建立健全檔案管理制度

基層相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)根據(jù)醫(yī)院現(xiàn)有的管理制度和實(shí)際情況，完善和健全制度，討論現(xiàn)有制度中的不足。制度中明確提出職責(zé)劃分，這樣可提高工作人員工作效率，同時(shí)也減少檔案管理過程中失誤，也方便于工作人員進(jìn)行各項(xiàng)工作提供理論依據(jù)，建立工作人員的工作目標(biāo)和部門目標(biāo)，統(tǒng)一權(quán)責(zé)。有利于管理及促進(jìn)檔案管理工作有序進(jìn)行，為婦幼工作人員在進(jìn)行檔案管理工作中指明方向，降低管理工作中出現(xiàn)信息缺失、資料缺漏等發(fā)生率。建立健全檔案管理制度既能減輕工作人員的工作量，提高工作效率之外，還能節(jié)約醫(yī)院的開支，同時(shí)也還可以提升外界對(duì)醫(yī)院數(shù)據(jù)的信任度，為以后的檢測(cè)和查閱提供便利，有利于醫(yī)院資源共享和優(yōu)化資源配置。除此之外，強(qiáng)化信息管理制度中也要明確獎(jiǎng)懲制度，鼓勵(lì)工作人員盡心盡責(zé)做好本職工作。

2.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案工作所面臨的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)對(duì)象、管理模式都在發(fā)生變化，高科技也應(yīng)用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質(zhì)，是推動(dòng)檔案工作的關(guān)鍵。各級(jí)婦幼保健機(jī)構(gòu)應(yīng)將檔案人員培養(yǎng)納入單位人才培養(yǎng)計(jì)劃，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、進(jìn)修學(xué)習(xí)等。檔案人員不僅要精通檔案管理的技術(shù)和方法，還要學(xué)習(xí)多媒體和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，熟練使用計(jì)算機(jī)文檔管理軟件系統(tǒng)，并不斷學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，開拓檔案工作新思路，適應(yīng)新時(shí)期檔案工作發(fā)展需要。要保持檔案工作人員的相對(duì)穩(wěn)定，做好檔案人員的思想穩(wěn)定工作，解決實(shí)際問題，為他們提供良好的發(fā)展平臺(tái)，使其能安心本職工作，從而促進(jìn)檔案工作持續(xù)穩(wěn)定的發(fā)展。

2.3要秉持科學(xué)安全的檔案管理理念

檔案管理工作關(guān)系到婦幼保健院的整體運(yùn)營(yíng)，提升檔案管理工作的科學(xué)性和信息化水平，對(duì)于提升綜合管理水平，具有十分重要的意義，可以有效提升婦幼保健院管理的效率和穩(wěn)定性，可以為診療服務(wù)業(yè)務(wù)工作體系奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在工作實(shí)踐中，檔案管理仍存在很多盲點(diǎn)和誤區(qū)，針對(duì)工作中存在的問題與風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行有針對(duì)性的改進(jìn)，是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的重要方向。從工作性質(zhì)來看，婦幼保健院檔案管理工作相對(duì)較為復(fù)雜，管理工作也存在一定的復(fù)雜性，在這樣的背景下，提升信息化建設(shè)水平，可以提升檔案管理效率，減小工作安全隱患。在婦幼保健院總體工作實(shí)踐中，由于工作重心和工作理念的偏差，很多工作人員認(rèn)識(shí)不到檔案管理工作的重要性，在開展工作的過程中，固守傳統(tǒng)的工作方法和工作模式，工作總體效能不高，工作提升空間比較大?；诖?，對(duì)于婦幼保健院檔案管理而言，具有較大的提升空間，通過提升工作效率，進(jìn)而提高檔案管理工作的綜合水平。

2.4提高檔案信息資源開發(fā)和利用

檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，要深入調(diào)查研究保健、教學(xué)和科研等對(duì)檔案信息的需求，有針對(duì)性地為婦幼保健和科研及管理工作提供信息，使利用者充分認(rèn)識(shí)到檔案的作用和價(jià)值。檔案人員要樹立超前意識(shí)，主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源，真正做到婦幼保健工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，服務(wù)到哪里，密切關(guān)注婦幼保健事業(yè)的發(fā)展，捕捉檔案工作中出現(xiàn)的新問題、新情況，并做出相應(yīng)對(duì)策。

結(jié)語

在醫(yī)院管理水平不斷提升的今天，檔案管理工作質(zhì)量和效率也需要跟上時(shí)代的步伐。婦幼保健院專門為婦女和兒童提供醫(yī)療服務(wù)，對(duì)于國(guó)家衛(wèi)生體系來說是一個(gè)極為特殊又極為重要的部分，檔案管理工作必須要進(jìn)一步提升總體工作質(zhì)量，才可以為婦幼保健院發(fā)展提供支持。

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