孫笑鷗

摘要：企業(yè)的發(fā)展和進步在很大程度上取決于人力資源管理工作，人力資源管理是提升員工工作積極性、提高工作效率的重 要途徑。人力資源管理手段必須與時俱進，跟上時代發(fā)展步伐，做到以人為本，進行人性化管理，關(guān)心員工的工作和生活。 人事檔案管理工作是企業(yè)人力資源管理的重要組成部分之一，和員工的聘用、培訓(xùn)、考核與升職貶職有著直接的關(guān)系。本文 對新時期人力資源管理中如何做好人事檔案管理工作進行探討。

關(guān)鍵詞：人力資源管理;檔案管理;效率

中圖分類號：G275.9 文獻標識碼：A 文章編號：1671-5853（2018）01-0178-01

1 人事檔案管理概述

所謂的人事檔案管理，指的是收集、整理、保管和調(diào)用 企業(yè)工作人員個人檔案的一項復(fù)雜工作，在人力資源管理的 諸多組成部分之中，人事檔案管理是不可忽視的一個。人事 檔案包括企業(yè)員工的全部信息，包括工作經(jīng)驗、學(xué)習(xí)背景、 生活狀況等，其信用程度、在工作中得到的獎勵、因失誤受 到的懲罰都在人事檔案中有著明確的體現(xiàn)。一般來說，企業(yè) 的人力資源部負責人事檔案的記錄與管理，并以員工的表現(xiàn) 作為員工升職或加薪的主要根據(jù)。

2 目前企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 人事檔案在分類歸檔、具體利用等方面的缺陷

一方面大多數(shù)企業(yè)目前還普遍地存在著檔案資料紙張 大小不一、裝訂順序混亂以及檔案的隨意分類歸檔等問題， 使得相關(guān)人員難以對檔案材料進行及時有效地查閱以及訂 正。另一方面，企業(yè)在對人事檔案進行保存的過程中，還由 于某些檔案存在著字跡不夠清晰和耐久，以及手續(xù)不夠完備 等問題，從而導(dǎo)致長時間以后此份檔案喪失了存在的意義。 再一方面，企業(yè)不能夠及時地針對各種人事變動對檔案材料 進行有效的補足及更新，這樣就使得在具體利用受到了諸多 的阻礙。

2.2 人事檔案得不到有效的利用

一些人員擁有正式存檔的資格，但是因為檔案工作基本 都是兼職人員，使得某些資料不能及時歸檔，致使人事檔案 不能最大程度的利用，不能發(fā)揮人事檔案在人員招聘、升職 加薪等方面的參考和借鑒價值。人事檔案的初衷在于進行人 力資源管理，而當前的人事檔案卻不能發(fā)揮任何權(quán)威作用， 可謂是形同虛設(shè)。

2.3 人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不高

當前，許多企業(yè)根本不重視人事檔案管理工作，甚至許 多檔案管理工作被當做兼職來做，加之人事檔案管理人員和 崗位經(jīng)常處于變動之中，而接任的人事檔案管理人員不愿意、 不主動接受專業(yè)知識的培訓(xùn)和教育，對人事檔案管理工作的 相關(guān)要求和重要性缺乏認識，在工作的時候由于業(yè)務(wù)知識的 缺乏不能做到得心應(yīng)手，錯誤百出，甚至連最基本的存檔、 歸檔工作都難以勝任。

2.4 檔案室缺乏必要的檔案管理設(shè)備

由于檔案管理工作不能引起高層領(lǐng)導(dǎo)的重視，因此，人 力資源部自然而然不會將大量的金錢花在檔案的存儲上，檔 案室的設(shè)備屈指可數(shù)，設(shè)備極其簡陋，導(dǎo)致檔案受潮、受熱 甚至被盜竊，影響企業(yè)的發(fā)展和運營。

2.5 檔案管理手段和方法不夠先進

檔案管理人員科技素質(zhì)較低，對科學(xué)技術(shù)和信息化的認識不夠充分，人力資源部對于信息化的運用僅僅限于對員工個人信息的錄入，而信息的檢索和調(diào)度卻不能對先進的計算機技術(shù)予以利用，與無紙化閱檔差距甚遠。而對于原件的一次又一次的調(diào)用，使得紙張變薄，導(dǎo)致檔案被損壞，影響檔案的美觀程度，降低檔案保存質(zhì)量。

3 新時期人事檔案的發(fā)展方向

3.1 完善管理制度的建立，增強執(zhí)行力度

建立相應(yīng)責任制度，明確各級各類檔案管理的工作人員責任，確切落實獎罰分明，不包庇，不假公濟私等舉措，進而保證人事檔案建設(shè)的管理制度嚴謹執(zhí)行。成立相應(yīng)的人事檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，分管領(lǐng)導(dǎo)親自任組長，落實責任制，強化人事檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)工作。提高人事檔案的工作質(zhì)量、拓展收集渠道，保證材料的真實性和保存性，從根本上加強人事檔案的水平。

3.2 組織培養(yǎng)、培訓(xùn)隊伍，提高管理人員業(yè)務(wù)能力

一個團隊的實力取決于隊員之間的合作配合能力，而人 事檔案的管理層次則取決于管理人員的業(yè)務(wù)能力。所以組織 培養(yǎng)、培訓(xùn)隊伍是關(guān)鍵，首先應(yīng)保證培訓(xùn)的經(jīng)費支出，企業(yè) 方面也要加大力度投入精力，安排檔案管理人員參加各種政 府舉辦的關(guān)于檔案信息建設(shè)的相關(guān)知識培訓(xùn)。提倡自主學(xué)習(xí)， 自覺安排業(yè)余時間，利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)人事檔案管理的未來 方向、發(fā)展趨勢，更要及時掌握人事檔案管理最新的相關(guān)規(guī) 定。

3.3 提高管理人員的職業(yè)道德，加快企業(yè)人事改革

作為原始數(shù)據(jù)，檔案是最真實、完整且最具權(quán)威性，堪 比憑證作用的初始固化信息。就針對檔案信息的要求來講， 具有開放性以及機密性。然而檔案的開放性要求在于開放的 檔案信息應(yīng)簡單明了、容易調(diào)出和查閱，努力做到手續(xù)簡潔 快捷。而檔案的機密性則要求在于具有保密價值的檔案信息 應(yīng)保證安全、機密的性質(zhì)，杜絕保密檔案信息泄露到外事情 發(fā)生。所以提高管理人員的職業(yè)道德是必然要求，加快企業(yè) 人事改革制度也是至關(guān)重要的。

3.4 人事管理中的改革與創(chuàng)新

創(chuàng)新企業(yè)人事檔案管理理念加強人事檔案工作的知識 宣傳，使企業(yè)全體職工從思想上充分意識到人事檔案管理的 重要性，做好企業(yè)人事檔案管理的基礎(chǔ)性資料收集、匯總、 分析工作，充分發(fā)揮人事檔案在人力資源配置、科技檔案在 推動企業(yè)發(fā)展方面的作用。同時，企業(yè)要改善員工的工資待 遇，改善員工的工作環(huán)境，充分調(diào)動企業(yè)檔案管理人員的工 作積極性，加快促進企業(yè)檔案管理的信息化。加強企業(yè)人事 檔案管理工作的人才隊伍建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)水平首先，將 信息化培訓(xùn)培訓(xùn)納入企業(yè)發(fā)展的長遠規(guī)劃中，定期對人事檔 案管理人員進行培訓(xùn);其次，培養(yǎng)人事檔案管理人員的求實 和敬業(yè)精神，以提高企業(yè)人事檔案的使用價值及檔案管理人 員的工作效率;再次，積極搭建各類檔案數(shù)據(jù)庫，提高計算 機在檔案管理中的使用，提高管理人員對檔案信息的采集、 著錄、檢索、傳輸、服務(wù)等環(huán)節(jié)的工作能力;最后，引進專 業(yè)化的信息技術(shù)人才，提高人事檔案管理的專業(yè)水平。

4 結(jié)語

在新的現(xiàn)代信息發(fā)展中，以科學(xué)發(fā)展為中心走企業(yè)人事檔案信息資源整合之路。選擇適合企業(yè)人事檔案的信息資源管理的方法和手段，從經(jīng)驗教訓(xùn)中使得企業(yè)人事檔案信息資源變得更有發(fā)展前景，所以關(guān)于企業(yè)人事檔案的深度優(yōu)化也是明確的選擇。

參考文獻

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