趙勇懷

【摘? 要】隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理方式已經(jīng)不適應(yīng)當前時代的發(fā)展，財務(wù)檔案管理的信息化成為必然趨勢?；谛畔⒓夹g(shù)發(fā)展的背景下，會計電算化得到越來越廣泛的運用，財務(wù)檔案管理應(yīng)當改變傳統(tǒng)的模式。在會計電算化的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新和發(fā)展，這樣才能適應(yīng)新時代的要求。本文淺要地分析了會計電算化的特點，并提出了完善會計電算化環(huán)境下的財務(wù)檔案管理的有效路徑，以期為優(yōu)化新時期財務(wù)檔案管理提供思考。

【關(guān)鍵詞】會計電算化;財務(wù);檔案管理

【中圖分類號】F232????? 【文獻標識碼】A????? 【文章編號】1672-3783（2019）01-0243-01

會計電算化作為一種新型的會計管理模式，相較于傳統(tǒng)的模式有著無可比擬的優(yōu)勢，它是伴隨著信息科學(xué)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生發(fā)展的，目前廣泛地運用于社會各領(lǐng)域中。將會計電算化運用于財務(wù)檔案管理中能夠極大地提高管理的水平和效率。但在新時期會計電算化背景下的財務(wù)檔案管理還存在一些問題，需要對會計電算化及財務(wù)檔案管理的特征進行深入分析，并加以改進，從而優(yōu)化財務(wù)檔案管理工作。

1 會計電算化及會計檔案管理的特點

1.1 會計電算化的特點

會計電算化是在計算機信息技術(shù)的發(fā)展基礎(chǔ)上產(chǎn)生和發(fā)展起來的，是指會計核算工作中運用信息技術(shù)來達到優(yōu)化效果。將計算機信息技術(shù)運用于會計核算的各個環(huán)節(jié)，如記賬、報賬、算賬、會計信息處理和檔案管理等，可以傳統(tǒng)的手工模式，不僅節(jié)省了人力、物力和財力，還提高了會計核算相關(guān)工作和檔案管理等工作的效率，也是會計核算和財務(wù)管理的過程和結(jié)果更加具有精準性和規(guī)范性。首先會計電算化革新了數(shù)據(jù)信息處理的方式，會計電算化使財務(wù)核算實現(xiàn)了人機交互的新模式，在這種模式下可以直接將原始數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的核算機制，再通過軟件自帶的程序引導(dǎo)來處理會計分錄，最后數(shù)據(jù)信息的審核、修改確認都可以通過這個機制進行，使確認過的數(shù)據(jù)信息打印出來生成相關(guān)的報表。其次，會計電算化推動了財務(wù)檔案的信息化管理，改變了傳統(tǒng)的財務(wù)檔案的紙質(zhì)保存形式，將財務(wù)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息儲存于信息平臺，不僅有利于信息化的管理，便于搜索查詢，節(jié)省了空間和時間，而且信息化的加密管理使得財務(wù)檔案的保存更加安全，避免隨意的修改和泄露。但必須要做好財務(wù)檔案數(shù)據(jù)信息平臺的安全防護工作，確保信息安全。

1.2 會計電算化背景下的財務(wù)檔案管理的特點

首先具有內(nèi)容和領(lǐng)域的拓展性。會計檔案管理包括了各種會計核算材料，如會計憑證、會計賬簿、會計報表等信息資料。電算化會計檔案具有更加廣泛的內(nèi)容，不僅包括存儲各種憑證、賬簿及報表等的軟件程序或是其他存儲介質(zhì)，還包括各種會計文檔和會計資料，以及打印輸出的各種紙質(zhì)會計資料，會計電算化系統(tǒng)所包含的各種系統(tǒng)軟件、程序以及文檔資料都屬于電算化會計檔案的范疇。會計電算化是在計算機信息技術(shù)的基礎(chǔ)上實現(xiàn)的，即是運用計算機信息技術(shù)，電算化財務(wù)檔案管理的數(shù)據(jù)存儲范圍和領(lǐng)域更加廣泛，數(shù)據(jù)信息存儲的量也更大。

其次，電算化的財務(wù)檔案管理具有較強的依賴性和載體的特殊性，會計檔案不僅以紙質(zhì)版的憑證、賬簿和報表之內(nèi)的資料形式存在，還以磁盤、光盤的形式存在，其中包括正在使用的檔案資料，還包括作為備份的檔案資料。而就以光盤、磁盤等存儲介質(zhì)形式存在的財務(wù)檔案需要更加可靠的儲存環(huán)境，確保其不遭受客觀環(huán)境因素的影響而損壞。會計電算化背景下的財務(wù)檔案管理以信息化的管理方式存在則更具有科學(xué)性和真實有效性。

最后在會計電算化背景下的財務(wù)檔案管理具有共享性和易修改性。通過計算機信息平臺，不僅利于會計日常的查詢、統(tǒng)計核算和報表制作等工作，還可以實現(xiàn)財務(wù)檔案資料之間的交流共享，實現(xiàn)會計核算工作中數(shù)據(jù)信息交流交換。但同時，基于計算機信息平臺上的財務(wù)檔案資料易于修改，因此要加強數(shù)據(jù)信息平臺的安全防護工作。

2 完善會計電算化背景下財務(wù)檔案管理的有效路徑

2.1 健全財務(wù)檔案管理的軟硬件設(shè)施

在會計電算化背景下，要提升財務(wù)檔案管理的質(zhì)量和水平，必須要加強檔案管理的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)。一方面對于財務(wù)檔案管理的軟件要選擇功能更加完備且更具有可操作性的，在確認了其功能的完備性后，要定期對所選擇使用的管理軟件進行維護和保養(yǎng)，做好軟件的安全防護工作，為電算化的財務(wù)檔案管理營造一個更加安全的運行環(huán)境。另一方面對于財務(wù)檔案管理的硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)上，要引進相關(guān)的先進設(shè)備，如激光打印機和噴墨打印機等，使財務(wù)的紙質(zhì)檔案載體質(zhì)量得到提升，同時為了確保紙質(zhì)的財務(wù)檔案能夠更加完整、安全的保存下來，需要為紙質(zhì)檔案的存放選擇一個更加適宜的環(huán)境，包括適宜的溫度和清潔度。

2.2 提高財務(wù)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

會計電算化背景下的財務(wù)檔案管理屬于人機交互模式，因此管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)在財務(wù)檔案管理中就顯得尤為重要。首先，在檔案管理中要根據(jù)管理工作的具體職責(zé)來劃分明確的工作崗位，并明確崗位人員的工作職責(zé)，使每一個工作人員對自己的職責(zé)范圍明熟于心，更加復(fù)雜地工作。其次，要定期對檔案管理人員進行相關(guān)專業(yè)知識和相關(guān)技能的培訓(xùn)，從而提高財務(wù)檔案管理的質(zhì)量和水平。

2.3 建立健全電算化財務(wù)檔案管理制度

在會計電算化的背景下，為了提高財務(wù)檔案管理的水平，需要一個完善的財務(wù)檔案管理制度和機制。一方面對于紙質(zhì)檔案的管理，要形成一個完善的立卷歸檔制度，管理人員對于一切會計憑證、賬簿以及報表等都要及時打印，根據(jù)相關(guān)部門的規(guī)定及時進行歸類立卷歸檔，形成完備的額紙質(zhì)檔案，并確保完好的儲存。

3 結(jié)束語

總之，在計算機信息技術(shù)迅速發(fā)展的新時代，要加快財務(wù)檔案管理的電算化發(fā)展，在基于電算化的背景下，不斷對財務(wù)檔案管理進行創(chuàng)新。通過加強軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及完善的管理制度，來完善和優(yōu)化電算化財務(wù)檔案管理。

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