高小姣 李雷 潘宏雷 張悅

摘 要：科研單位項(xiàng)目研制過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案，其具有專業(yè)性、多樣性、復(fù)雜性、成套性等特點(diǎn)，為檔案管理人員在管理上增加了諸多困難，從而大大降低工作效率。隨著信息化廣泛應(yīng)用，檔案數(shù)字化就能解決上述問(wèn)題。因此，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為科研單位檔案管理工作未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：科研單位;檔案數(shù)字化;意義

當(dāng)今人類社會(huì)已邁入信息時(shí)代，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展和廣泛應(yīng)用，正深刻地影響著社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，改變著人們的生活、工作和學(xué)習(xí)方式。同樣也給檔案工作帶來(lái)了新的契機(jī)，使得檔案數(shù)字化建設(shè)逐漸被提上日程。隨著辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，無(wú)紙化辦公已成為必然趨勢(shì)，由此形成了大量的數(shù)字化檔案。因此，檔案管理必須從傳統(tǒng)的實(shí)體方式向信息化管理方向發(fā)展，才能滿足時(shí)代發(fā)展需求。科研單位應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案數(shù)字化建設(shè)的重要性，對(duì)科研單位提升檔案管理水平，提高工作效率具有重要意義

1檔案數(shù)字化的含義

簡(jiǎn)單說(shuō)，檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等技術(shù)方式轉(zhuǎn)換為數(shù)字化信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，并以計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)檔案信息，形成一個(gè)有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，及時(shí)提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。隨著信息化的高速發(fā)展和數(shù)字化技術(shù)的日新月異，檔案數(shù)字化已成為檔案工作發(fā)展的大趨向，數(shù)字化建設(shè)將成為科研管理工作的重要任務(wù)。

2檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

2.1有利于提高經(jīng)濟(jì)效益

傳統(tǒng)的檔案管理模式，在檔案形成過(guò)程中消耗大量的人力、物力、財(cái)力，從而導(dǎo)致管理成本較高。而檔案數(shù)字化管理使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的讀取檔案信息轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了管理成本，還節(jié)省了占地空間，且查閱起來(lái)方便迅速，避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)，從而提高經(jīng)濟(jì)效益。

2.2有利于提高工作效率

檔案數(shù)字化管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以往比較傳統(tǒng)的手工收集檔案管理方式來(lái)看，需要工作人員親自對(duì)檔案進(jìn)行收集管理，相對(duì)來(lái)說(shuō)工作量比較大，而且人工操作效率較低，耗時(shí)費(fèi)力。檔案數(shù)字化使查詢資料變得非常簡(jiǎn)單，擁有著方便、快捷的優(yōu)勢(shì)。而且錄入的數(shù)據(jù)也能夠進(jìn)行重復(fù)利用，實(shí)現(xiàn)資源共享，大大減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度，有效的提高工作效率。

2.3有利于延長(zhǎng)檔案使用壽命

對(duì)于傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案來(lái)說(shuō)，因其保存期限較長(zhǎng)，且受人員、環(huán)境、使用頻率等因素影響，容易出現(xiàn)磨損、受潮、變質(zhì)或者丟失等現(xiàn)象，從而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案不能使用。而采用檔案數(shù)字化管理手段之后，能夠有效規(guī)避上述現(xiàn)象，從而延長(zhǎng)檔案的使用壽命。

2.4檔案數(shù)字化有利于增強(qiáng)檔案原件保護(hù)

將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)，另外，通過(guò)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

3推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的措施

為了加快推進(jìn)科研單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)首先轉(zhuǎn)變現(xiàn)有工作模式，認(rèn)真研究檔案數(shù)字化建設(shè)相關(guān)方面的應(yīng)用，積極推進(jìn)檔案管理工作轉(zhuǎn)型。

3.1建立健全檔案數(shù)字化建設(shè)制度

檔案數(shù)字化管理有別于傳統(tǒng)的檔案管理方式與方法。因此，檔案管理部門要結(jié)合自身的實(shí)際情況，建立一套新的適合科研單位檔案數(shù)字化機(jī)制的規(guī)章制度，如檔案數(shù)字化管理制度、檔案數(shù)字化安全保密制度、數(shù)字化信息系統(tǒng)管理以及庫(kù)房管理制度等，使檔案數(shù)字化建設(shè)有制度的保障，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2牢固樹(shù)立安全保密意識(shí)。

檔案數(shù)字化建設(shè)中一個(gè)重要的問(wèn)題即是安全問(wèn)題。電子檔案信息是通過(guò)數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的檔案信息，若出現(xiàn)安全問(wèn)題，就可能造成大量的數(shù)據(jù)損壞。因此，在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，要加強(qiáng)安全防范意識(shí)，注意保存檔案數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存盤，正確操作計(jì)算機(jī)，并采取有力的措施防止黑客與病毒的入侵。

3.3建立完備的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)

數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，也是檔案數(shù)字化建設(shè)的重要內(nèi)容。它直接決定著檔案資源和后續(xù)一系列工作的正常開(kāi)展。因此，建立完備的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化模式，使之能夠成為直接應(yīng)用到檔案管理工作中，尤為重要。建立完備的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，有利于檔案管理人員的收集、查閱、記錄等一系列活動(dòng)。

3.4加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)學(xué)習(xí)，提升業(yè)務(wù)管理水平

檔案管理人員應(yīng)緊跟時(shí)代步伐，結(jié)合本單位發(fā)展實(shí)際和現(xiàn)代化先進(jìn)管理理念，不斷創(chuàng)新管理方法，努力學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化建設(shè)方面相關(guān)知識(shí)，使之盡快成為檔案數(shù)字化管理人才，提高檔案數(shù)字化管理質(zhì)量，提升檔案管理業(yè)務(wù)水平。從而推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作進(jìn)程。

4結(jié)語(yǔ)

檔案數(shù)字化建設(shè)是檔案工作未來(lái)長(zhǎng)期發(fā)展的目標(biāo)。因此，科研單位應(yīng)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，改變傳統(tǒng)檔案管理工作模式，加快改革發(fā)展的步伐，積極推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)工作，使科研單位檔案管理水平再上新臺(tái)階。

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作者簡(jiǎn)介：

高小姣，出生年月：1987.1.15，性別：女，民族：漢，籍貫（精確到市）：吉林省長(zhǎng)春市，當(dāng)前職稱：中級(jí)，學(xué)歷：本科.