陳好園

摘要：隨著社會(huì)的發(fā)展，人們大部分學(xué)習(xí)工作活動(dòng)越來越依賴于電子技術(shù)，可以說，電子技術(shù)的應(yīng)用是社會(huì)各個(gè)工作效率提高的重要手段。當(dāng)前科學(xué)技術(shù)發(fā)展越來越快，為了提高招投標(biāo)工作效率，方便日常招投標(biāo)檔案工作的開展，應(yīng)用電子技術(shù)是招投標(biāo)單位迫切需要實(shí)現(xiàn)的。基于此，參考目前主流電子化招投標(biāo)檔案管理技術(shù)的應(yīng)用管理，對(duì)未來招投標(biāo)檔案工作模式的電子化發(fā)展方向作出解析，希望使廣大教育工作者意識(shí)到電子技術(shù)的重要性。

關(guān)鍵詞：招投標(biāo) 檔案管理 電子化探究

中圖分類號(hào)：G270 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ?文章編號(hào)：1009-5349（2019）15-0116-02

就目前招投標(biāo)檔案管理工作的發(fā)展情況來說，記錄信息的難度整體提高，信息的規(guī)模也不斷擴(kuò)大，隨之而來的是檔案工作的加重。目前招投標(biāo)檔案管理工作日常運(yùn)行數(shù)據(jù)是極為龐大，這些數(shù)據(jù)信息如果依靠人工管理的話，產(chǎn)生的成本也是極為龐大的。而工作人員的工作效率和質(zhì)量也對(duì)招投標(biāo)檔案的記錄管理存在極大的影響，比如檔案資料不全的情況，就會(huì)對(duì)招投標(biāo)檔案管理工作帶來直接的負(fù)面影響。

一、招投標(biāo)檔案電子化管理的現(xiàn)實(shí)需要

自進(jìn)入21世紀(jì)，電子化與招投標(biāo)檔案之間的聯(lián)系的課題一直受到廣泛關(guān)注，這是招投標(biāo)檔案管理工作中的重要課題。實(shí)際上，我們?cè)缇鸵呀?jīng)開始了相關(guān)研究。中國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的快速增長意味著城市發(fā)展速度的加快，這對(duì)招投標(biāo)檔案的保留和管理提出了挑戰(zhàn)。依據(jù)電子化檔案形成招投標(biāo)記錄，為招投標(biāo)的后期工作的開展提供了基礎(chǔ)條件。相對(duì)來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在快捷性、安全性、后期保存等方面都遜色于電子化檔案，電子檔案的發(fā)展改變?cè)械挠涗浶问?。信息?shù)字技術(shù)拓展了檔案的媒介，豐富招投標(biāo)的記錄方式。而且，數(shù)字化記錄媒介能進(jìn)一步強(qiáng)化檔案的完整性。

二、檔案電子化普及現(xiàn)狀

1.電子技術(shù)的掣肘

從真正意義來說，大部分的電子技術(shù)服務(wù)都遠(yuǎn)遠(yuǎn)沒有達(dá)到實(shí)際應(yīng)用效果好、配套設(shè)施完備的水平。這是多種因素共同影響的結(jié)果。首先是檔案工作程序繁雜、難度極高，需要耗費(fèi)極大的人力和物力。還有就是，目前工作人員對(duì)技術(shù)的需求缺乏了解，缺乏統(tǒng)一的管理調(diào)節(jié)和培訓(xùn)。招投標(biāo)檔案管理工作一直受到社會(huì)的關(guān)注，相關(guān)部門以及主管部門一直積極推動(dòng)模式的革新，一直在尋找適合的新技術(shù)，以推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。但是，目前將這些新技術(shù)應(yīng)用于招投標(biāo)檔案管理實(shí)際工作還存在一定困難，主要原因在于：一是新技術(shù)涉及的內(nèi)容有限，不能完全包含招投標(biāo)檔案管理日常工作的各類信息，也就是技術(shù)無法滿足工作需求。二是硬件設(shè)施普及不全面，基本上各個(gè)部門都有自己的電子化設(shè)備，但這些設(shè)備的后期維護(hù)管理、改進(jìn)開發(fā)都沒有得到很好的解決。

2.電子化檔案優(yōu)勢(shì)明顯，但信息收集難度大

基于電子技術(shù)服務(wù)于招投標(biāo)檔案管理工作，從工作者和使用者的不同角度為出發(fā)點(diǎn)，合格優(yōu)質(zhì)的檔案工作必須具備以下幾個(gè)特點(diǎn)：第一，精準(zhǔn)度。指的是相關(guān)數(shù)據(jù)記錄精確。這直接關(guān)系到系統(tǒng)是否有實(shí)際應(yīng)用的價(jià)值，決定著工作是否有正確的方向，對(duì)檔案實(shí)際效用的發(fā)揮有極大的影響。電子技術(shù)服務(wù)下的檔案工作大多數(shù)是以數(shù)字影音的方式記錄相關(guān)數(shù)據(jù)，最大限度上保證了記錄數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第二，可靠性。在同時(shí)記錄大量數(shù)據(jù)的過程中還要保證數(shù)據(jù)的流暢性和可靠性，避免因?yàn)楣ぷ魇д`導(dǎo)致檔案內(nèi)容出現(xiàn)問題。在出現(xiàn)緊急情況時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)具備應(yīng)急能力和恢復(fù)能力。電子技術(shù)利用現(xiàn)代科技設(shè)備記錄相關(guān)信息，大大減少了工作過程中的失誤，提高了招投標(biāo)檔案管理工作的可靠性、便捷性，即檔案工作要做到制度簡便、流暢。電子技術(shù)交互式的工作行為可以更好地加強(qiáng)人機(jī)間的交流，以人工輔助機(jī)器完成檔案的相關(guān)工作。電子化檔案也有一個(gè)明顯的缺陷，在招投標(biāo)過程中，信息的記錄是以文本形式為主，眾多的會(huì)議文件、企業(yè)信息等都要轉(zhuǎn)為電子文檔，后續(xù)的審核文件、公告、信息補(bǔ)充、公示等都要再一次記錄，無疑加大了電子化檔案管理的難度。

三、加強(qiáng)招投標(biāo)檔案管理電子化的對(duì)策

1.運(yùn)用新技術(shù)，確保電子化檔案信息安全

隨著社會(huì)的發(fā)展，招投標(biāo)檔案管理工作所涉及的信息量越來越龐大，傳統(tǒng)的文本記錄已經(jīng)不適合當(dāng)前的工作形式，而電子技術(shù)能夠大大提高信息的存儲(chǔ)量，為檔案提供有效的載體，幫助我們獲取更多的信息。在招投標(biāo)檔案管理過程中普遍存在的問題就是記錄主體和檔案主體不明確，導(dǎo)致招投標(biāo)檔案管理后期缺乏管制。對(duì)于招投標(biāo)檔案管理工作來說，可以借助電子技術(shù)，參考檔案記錄的實(shí)際運(yùn)行情況，對(duì)招投標(biāo)檔案管理的工作環(huán)節(jié)作出有效的調(diào)整。例如：檔案的保存形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案為主，可以大大增強(qiáng)檔案內(nèi)容的真實(shí)性。當(dāng)前應(yīng)用比較多的技術(shù)有轉(zhuǎn)PDF文件、防火墻，等等。還有，在招投標(biāo)檔案管理內(nèi)容的保存方面，包括檔案的加密、預(yù)防入侵，都要作出極大的完善。新技術(shù)的發(fā)展意味著傳統(tǒng)的招投標(biāo)檔案管理工作還有較大提升空間，應(yīng)該及時(shí)完善招投標(biāo)檔案管理的相關(guān)工作。

2.注意培訓(xùn)，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)

在招投標(biāo)檔案管理工作開展過程中，不論軟件、硬件和技術(shù)處于什么水平，最后成果取得的關(guān)鍵因素在于工作人員的素質(zhì)水平，在于工作人員的工作水準(zhǔn)和理念。檔案記錄者有非常重要的作用，他的工作直接影響到招投標(biāo)檔案管理的真實(shí)程度，是電子技術(shù)服務(wù)下的招投標(biāo)檔案管理工作良好開展的保障。由于重視程度不夠、人員管理制度尚不完善、職位認(rèn)知不清等原因，一部分工作人員不能很好地完成檔案記錄工作。電子技術(shù)為招投標(biāo)檔案管理工作人員工作能力的提高提供了一個(gè)契機(jī)，其可以利用電子技術(shù)強(qiáng)化自己的工作能力，保障檔案工作的順利開展。同時(shí)，電子技術(shù)的應(yīng)用也為招投標(biāo)檔案管理工作吸引來了更多的技術(shù)型人才，大大激發(fā)了招投標(biāo)檔案管理工作的發(fā)展?jié)摿?。因此，相關(guān)部門應(yīng)該在工作人員的選擇上設(shè)置較高的標(biāo)準(zhǔn)，選拔一些有責(zé)任心、有能力、技術(shù)水平高的人承擔(dān)此項(xiàng)工作。同時(shí)，還應(yīng)該注重對(duì)工作人員的后期培養(yǎng)，深化其對(duì)信息技術(shù)、現(xiàn)代教育理論的了解程度，安排科學(xué)的培訓(xùn)任務(wù)，進(jìn)一步促進(jìn)招投標(biāo)檔案管理工作的發(fā)展，提高相關(guān)工作人員的水平和效率。

四、結(jié)語

21世紀(jì)以來，伴隨著的社會(huì)需求的變化，招投標(biāo)檔案管理工作一直在改進(jìn)，也取得了不小的成就。當(dāng)前電子化、數(shù)字化的研究方式對(duì)檔案的工作的影響非常之大。電子技術(shù)創(chuàng)新了招投標(biāo)檔案管理工作的理念、方法。招投標(biāo)檔案管理工作任重而道遠(yuǎn)，相信未來中國招投標(biāo)檔案管理工作將會(huì)取得更大的進(jìn)展。

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責(zé)任編輯：景辰