浦理娥 劉賽娥 魏翔

高職考務(wù)管理作為高職教學(xué)質(zhì)量保障體系重要組成部分，它有著舉足輕重的作用。隨著高職學(xué)生對(duì)資格認(rèn)證考試、水平測(cè)試等各類專業(yè)技能考證需求的增加，傳統(tǒng)的人工考務(wù)管理方法工作效率低下，已經(jīng)很難應(yīng)對(duì)各類大規(guī)模的考試。高職學(xué)生的校內(nèi)課程期末考試、計(jì)算機(jī)及英語的省級(jí)、全國性統(tǒng)考，是每學(xué)期都要組織的大型考試。等級(jí)考試管理成了高職院?？紕?wù)管理的重任，每一次等級(jí)考試都包含：報(bào)名、考場(chǎng)編排、監(jiān)考安排、準(zhǔn)考證與監(jiān)考通知、成績(jī)管理等重要環(huán)節(jié)。綜合研究各類等級(jí)考試管理系統(tǒng)，發(fā)現(xiàn)報(bào)名工作是等級(jí)考試管理工作中工作量巨大的首要工作。借助正方教務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的銜接，是實(shí)現(xiàn)考務(wù)信息化管理的關(guān)鍵。

1 正方教務(wù)系統(tǒng)

據(jù)正方軟件官網(wǎng)介紹：正方公司在全國30個(gè)省、市、自治區(qū)設(shè)立了子公司、分公司、辦事處與服務(wù)機(jī)構(gòu)，在杭州總部設(shè)有研發(fā)中心。目前擁有1500多所高校用戶，其中現(xiàn)代教學(xué)管理信息系統(tǒng)1300多所?？梢?，正方教務(wù)系統(tǒng)在全國高校教務(wù)管理中擁有著相當(dāng)大的市場(chǎng)，經(jīng)過各高校的實(shí)踐檢驗(yàn)和不斷完善，系統(tǒng)具有了較高的安全性、穩(wěn)定性及適用性。

正方教務(wù)系統(tǒng)是一個(gè)面向?qū)W院各部門以及各層次用戶的多模塊綜合信息管理系，包括教務(wù)公共信息維護(hù)、學(xué)生管理、師資管理、教學(xué)計(jì)劃管理、智能排課、考試管理、選課管理、成績(jī)管理、教材管理、實(shí)踐管理、收費(fèi)管理、教學(xué)質(zhì)量評(píng)價(jià)、畢業(yè)生管理、體育管理、實(shí)驗(yàn)室管理以及學(xué)生綜合信息查詢、教師網(wǎng)上成績(jī)錄入等模塊，能夠滿足從學(xué)生入學(xué)到畢業(yè)全過程及教務(wù)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的管理需要。系統(tǒng)采用了當(dāng)前流行的C/S結(jié)構(gòu)和Internet網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，使整個(gè)校園網(wǎng)甚至Internet上的用戶都可訪問該系統(tǒng)，最大程度地實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享。筆者本文中，主要運(yùn)用了與高職學(xué)生校外等級(jí)考試有關(guān)的學(xué)生管理、智能排課、考試管理、選課管理、成績(jī)管理等模塊中的部分功能。

筆者所在高職院校，自2013年以來，一直使用正方現(xiàn)代教學(xué)管理系統(tǒng)進(jìn)行教學(xué)信息管理 。筆者用此系統(tǒng)管理全校考務(wù)工作四年時(shí)間，期間多次與軟件工司工作人員根據(jù)學(xué)校具體情況對(duì)管理系統(tǒng)功能進(jìn)行過個(gè)性化調(diào)整，使考務(wù)管理工作中更加方便、快捷。

2 高職等級(jí)考試

近年來高校畢業(yè)生面臨著巨大的就業(yè)壓力，有調(diào)查顯示：學(xué)歷水平越低，就業(yè)壓力越大。占據(jù)高等教育半壁江山的高職院校畢業(yè)生，不僅要面對(duì)畢業(yè)生人數(shù)增長(zhǎng)帶來的壓力，同時(shí)還要受到本科、研究生等更高學(xué)歷水平畢業(yè)生就業(yè)的沖擊。加之企業(yè)對(duì)人才要求的不斷提高，不可避免的加大了高職學(xué)生考證的需求量。證書是敲門磚，是能力的證明，高職學(xué)生為了增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力、增加求職成功的籌碼，都會(huì)很積極的參加各類型等級(jí)考試獲取證書。

其中高職學(xué)生能力測(cè)試類的等級(jí)考試，如：大學(xué)英語A、B級(jí)、四級(jí)，大學(xué)計(jì)算機(jī)水平一、二級(jí)。不僅體現(xiàn)學(xué)生掌握知識(shí)的能力水平，還反映了基礎(chǔ)教學(xué)水平和教學(xué)管理水平，所以學(xué)生與學(xué)校對(duì)此類考試都非常關(guān)心和重視。以至于將這類考試的成績(jī)作為學(xué)科課程期末考核的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，也是衡量學(xué)生能否順利畢業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。據(jù)調(diào)查，學(xué)生永遠(yuǎn)將英語及計(jì)算機(jī)等級(jí)考試放在第一的位置上，高職學(xué)生參加英語等級(jí)考試和計(jì)算機(jī)等級(jí)考試的人數(shù)最多，幾乎達(dá)到100%。

筆者所在高職院校也不例外，其中《高職英語》課程就以省級(jí)大學(xué)英語A、B級(jí)作為期末考試標(biāo)準(zhǔn);《計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)》課程就以全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試一級(jí)MS Office作為期末考試的標(biāo)準(zhǔn)。等級(jí)考試成績(jī)占期末考核成績(jī)的40%-60%，這樣即建立了明確統(tǒng)一的課程考試標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)現(xiàn)完全教考分離的同時(shí)，給學(xué)生提供一個(gè)更加標(biāo)準(zhǔn)、公平的考試，還有利于幫扶學(xué)生習(xí)得知識(shí)和能力，提高通過率、獲得證書。這就意味著，一年級(jí)新生都會(huì)參與這幾種等級(jí)考試。

3 正方教務(wù)系統(tǒng)在高職等級(jí)考試報(bào)名中的應(yīng)用

3.1 全國性等級(jí)考試管理系統(tǒng)報(bào)名

全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試使用網(wǎng)上管理系統(tǒng)對(duì)考試進(jìn)行管理。學(xué)生報(bào)考比例幾乎為100%，甚至有部分學(xué)生，在一次未通過的情況下，選擇多次報(bào)考一級(jí)或二級(jí)獲取證書，且基本在進(jìn)校后的第一或第二學(xué)期開設(shè)《計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)》課程后報(bào)考。因此，每年三月、九月的報(bào)考總?cè)藬?shù)相對(duì)上年所招新生人數(shù)稍多。報(bào)名前需考務(wù)管理人員導(dǎo)入報(bào)考學(xué)生的學(xué)籍信息。

鑒于此情況，考務(wù)人員可直接將每一屆新生學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)從教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出，對(duì)照全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試報(bào)名系統(tǒng)所需字段進(jìn)行相應(yīng)字段的刪減、調(diào)整數(shù)據(jù)后導(dǎo)入網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)。

大學(xué)英語四、六級(jí)考試自2016年12月份的考試，也采用了網(wǎng)上考務(wù)管理系統(tǒng)對(duì)考試進(jìn)行管理。相對(duì)于全國計(jì)算機(jī)的考試，對(duì)高職學(xué)生來說，大學(xué)英語四級(jí)報(bào)考人數(shù)少了許多，大至就有上年新生數(shù)的1/4，由于受到只有考過四級(jí)的人才能報(bào)六級(jí)的條件限制，高職學(xué)生報(bào)考六級(jí)的人數(shù)就少之又少。報(bào)名前仍需考務(wù)管理人員導(dǎo)入報(bào)考學(xué)生的學(xué)籍信息。

3.2 省級(jí)等級(jí)考試管理系統(tǒng)報(bào)名

2013年初筆者接收所在學(xué)校考務(wù)工作， 在未使用正文方教務(wù)系統(tǒng)之前，2013年兩學(xué)期組織的云南省高等學(xué)校外語應(yīng)用能力考試報(bào)名中，采取了從省級(jí)系統(tǒng)中導(dǎo)出包含以下字段的報(bào)名樣表。

將樣表發(fā)送給二級(jí)學(xué)院，二級(jí)學(xué)院組織學(xué)生報(bào)名后統(tǒng)一提交報(bào)名表電子版及紙質(zhì)報(bào)名表。教務(wù)處考務(wù)人員進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，導(dǎo)入省級(jí)報(bào)名系統(tǒng)。在此過程中，大量數(shù)據(jù)需人工來處理，就簡(jiǎn)單幾個(gè)字段，個(gè)人信息出錯(cuò)率還很高，有的“姓名”出錯(cuò)，有的“身份證號(hào)”出錯(cuò)，直接影響考生的考試。大學(xué)英語四級(jí)考試報(bào)名就更讓人苦不堪言了，報(bào)名學(xué)生直接到教務(wù)處，現(xiàn)場(chǎng)采集個(gè)人信息及照片到大學(xué)英語四級(jí)的報(bào)名系統(tǒng)。當(dāng)時(shí)每次考試報(bào)名有400人左右，大概要一周左右的時(shí)間才能報(bào)完，還經(jīng)常讓學(xué)生排隊(duì)等候，工作效率極其低下。

3.3 基于正方教務(wù)系統(tǒng)的等級(jí)考試報(bào)名

2014年6月的云南省高等學(xué)校外語應(yīng)用能力考試報(bào)名（筆者所在學(xué)校包含英語A、B級(jí)和泰語A、B級(jí)）、大學(xué)英語四級(jí)考試報(bào)名，正式采用在正方教務(wù)系統(tǒng)網(wǎng)上報(bào)名的方式。對(duì)系統(tǒng)內(nèi)報(bào)名數(shù)據(jù)記錄統(tǒng)計(jì)如下：

從以上數(shù)據(jù)不難看出，用正方教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)名處理的數(shù)據(jù)量隨學(xué)校招生人數(shù)的增多而不斷增多。而這些數(shù)據(jù)量用早期的人工進(jìn)行處理，將會(huì)發(fā)耗費(fèi)很多時(shí)間，且不能保證準(zhǔn)確率。數(shù)據(jù)還明顯展示出每學(xué)年的第一學(xué)期所處理的報(bào)名人數(shù)較多，這也說明：新生開學(xué)的第一學(xué)期，等級(jí)考試的報(bào)名積極性較高。

網(wǎng)上報(bào)名前，考務(wù)人員先在正方教務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行報(bào)名設(shè)置：設(shè)置當(dāng)前“報(bào)名學(xué)年”、“報(bào)名學(xué)期”，再按照“yyyy-mm-dd hh：mm：ss”的格式設(shè)置（限制）“報(bào)名開始時(shí)間”和“報(bào)名結(jié)束時(shí)間”。根據(jù)各學(xué)校具體情況利用“新增報(bào)名項(xiàng)”增設(shè)報(bào)名項(xiàng)，如“大學(xué)英語A級(jí)”、“大學(xué)英語B級(jí)”、“大學(xué)英語四級(jí)”、“全國計(jì)算機(jī)一級(jí)MS Office”、“云南省計(jì)算機(jī)一級(jí)B”……對(duì)“新增報(bào)名項(xiàng)”進(jìn)行設(shè)置或?qū)σ延袌?bào)名項(xiàng)進(jìn)行“報(bào)名項(xiàng)修改”來完成“網(wǎng)上報(bào)名設(shè)置”，以對(duì)考試報(bào)名對(duì)象進(jìn)行條件限制。

就如，有的學(xué)校受考場(chǎng)數(shù)量限制，只允許通過大學(xué)英語A級(jí)或B級(jí)的學(xué)生參加大學(xué)英語四級(jí)的考試。在“網(wǎng)上報(bào)名設(shè)置”界面的“報(bào)名時(shí)學(xué)生應(yīng)達(dá)到的等級(jí)考試成績(jī)要求“進(jìn)行設(shè)置”，如：設(shè)置學(xué)年學(xué)期“<=”“2018-2019”、“1”;等級(jí)考試“大學(xué)英語A級(jí)”、“>=60”，則限定了在2018-2019-1學(xué)期前，通過了大學(xué)英語A級(jí)能同學(xué)才能報(bào)考。還可用“or”或“and”的關(guān)系增設(shè)條件，如：增設(shè)“or”，學(xué)年學(xué)期“>=”“2016-2017”、“1”;等級(jí)考試“大學(xué)英語B級(jí)” 、 “>=60”，則限定了在2016-2017-1學(xué)期后，通過了大學(xué)英語A級(jí)或B級(jí)能同學(xué)才能報(bào)考。加之教務(wù)系統(tǒng)本身具有只允許在校生能正常使用的功能，剛好滿足了各類英語考試限定在校生才能報(bào)考的條件。這樣即解決資源問題，又能降低缺考率，提高學(xué)校考試通過率，以提升學(xué)生學(xué)習(xí)報(bào)考的積極性，還提升了考試報(bào)名的工作效率。

學(xué)生在正方教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)上報(bào)名時(shí)，僅做等級(jí)考試類型的選擇，不填寫任何個(gè)人信息。報(bào)名完成后，考務(wù)人員從教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出報(bào)名學(xué)生信息，省級(jí)外語及計(jì)算機(jī)考試按下列字段進(jìn)行整理后，發(fā)送給二級(jí)學(xué)院以班級(jí)為單位讓學(xué)生在回執(zhí)單簽字確認(rèn)信息并交費(fèi)，若有信息錯(cuò)誤問題，直接在紙質(zhì)版上寫上更改正確信息?？紕?wù)人員收回紙質(zhì)簽字表后更正信息，就可以放心的將報(bào)名信息導(dǎo)入相應(yīng)考試管理系統(tǒng)進(jìn)行上報(bào)和編排。

等級(jí)考試名稱

學(xué)院/系代碼

校區(qū)代碼

姓名

性別

年級(jí)

班級(jí)

學(xué)制

學(xué)號(hào)

身份證號(hào)

照片

核對(duì)簽字

經(jīng)過教務(wù)系統(tǒng)限制報(bào)名篩選過的全國大學(xué)英語四六級(jí)的報(bào)名學(xué)生信息，直接導(dǎo)入全國報(bào)名系統(tǒng)，學(xué)生便可在國考報(bào)名網(wǎng)上報(bào)名、交費(fèi)確認(rèn)。

4 正方教務(wù)系統(tǒng)在高職等級(jí)考試排考中的應(yīng)用

正方教務(wù)系統(tǒng)通過教學(xué)場(chǎng)地維護(hù)，對(duì)學(xué)校總體教學(xué)資源進(jìn)行維護(hù)管理，系統(tǒng)中標(biāo)明教室是否可用于考試、教室的考試座位數(shù)、教室是否是機(jī)房等，中途如有變化，教務(wù)人員只需及時(shí)進(jìn)行維護(hù)更新。每次排考時(shí)，僅需從系統(tǒng)中導(dǎo)出教室信息和教師信息，再將其導(dǎo)入到相應(yīng)的考試管理系統(tǒng)進(jìn)行排考，確定考試地點(diǎn)及監(jiān)考人員。將大大提高了工作效率及準(zhǔn)確率。

5 正方教務(wù)系統(tǒng)在高職等級(jí)考試成績(jī)管理中的應(yīng)用

每次等級(jí)考試成績(jī)出來后，學(xué)生都會(huì)迫不及待的查詢成績(jī)。但出成績(jī)與考試相隔數(shù)月，很多學(xué)生已把標(biāo)有成績(jī)查詢網(wǎng)址的準(zhǔn)考證丟到了九霄云外。于是，學(xué)生扎堆到教務(wù)處查詢等級(jí)考成績(jī)。考務(wù)人員可在等級(jí)考試管理系統(tǒng)中將成績(jī)導(dǎo)出后按以下字段進(jìn)行編排：

之后，將文件轉(zhuǎn)換為dbf格式，通過“成績(jī)導(dǎo)入”功能導(dǎo)入到教務(wù)系統(tǒng)。學(xué)生可用自己的教務(wù)系統(tǒng)帳號(hào)登錄查詢。此成績(jī)的導(dǎo)入將為后續(xù)報(bào)名條件的限制奠定基礎(chǔ)。

6 正方教務(wù)系統(tǒng)在高職等級(jí)考試管理中的優(yōu)化

6.1 引導(dǎo)學(xué)生正確使用教務(wù)系統(tǒng)是前提

可錄制教務(wù)系統(tǒng)報(bào)名操作流程視頻，通過二級(jí)學(xué)院QQ、微信、公眾號(hào)等推送給學(xué)生，快速教會(huì)全校學(xué)生掌握?qǐng)?bào)名要點(diǎn)，確保學(xué)生報(bào)名準(zhǔn)確、快速、順暢。

6.2 確保教務(wù)系統(tǒng)學(xué)生學(xué)籍信息的準(zhǔn)確性是關(guān)鍵

從教務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出報(bào)名學(xué)生信息，除等級(jí)考試類型是學(xué)生選擇外，其余信息來自教務(wù)系統(tǒng)的學(xué)籍信息，而學(xué)籍信息是學(xué)生的錄取數(shù)據(jù)，加上選課后的任課老師信息，包含字段完整?？筛鶕?jù)各種考試要求，選擇所需字段導(dǎo)出報(bào)名學(xué)生信息。如：全國計(jì)算機(jī)等級(jí)考試一級(jí)MS Office、省級(jí)大學(xué)英語A、B級(jí)等在期末考核中有一定占比的，可保留任課老師信息，為后期成績(jī)錄入匹配做好準(zhǔn)備。

新生入學(xué)報(bào)到時(shí)通過掃描身份證進(jìn)行識(shí)別，又一次驗(yàn)證過學(xué)生姓名、身份證號(hào)等關(guān)鍵信息。開學(xué)后教務(wù)處學(xué)籍科會(huì)對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行再一次簽字確認(rèn)、更新后才上報(bào)學(xué)信網(wǎng)，教務(wù)系統(tǒng)學(xué)生信息的準(zhǔn)確性得以提高，這就確保了報(bào)名學(xué)生信息的準(zhǔn)確性。加之，收回紙質(zhì)報(bào)名表中若有學(xué)生更改的信息，教務(wù)人員可直接通過教務(wù)系統(tǒng)的“學(xué)生管理”及時(shí)更正學(xué)生信息，以后再報(bào)名，信息不會(huì)有誤。

學(xué)?？山y(tǒng)一采集學(xué)生照片，通過“學(xué)生管理”模塊導(dǎo)入到教務(wù)系統(tǒng)，學(xué)生在教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行報(bào)名時(shí)，可選擇原有照片，也可按系統(tǒng)上彈出相應(yīng)考試照片要求，重新上傳近期照片。正方教務(wù)系統(tǒng)可限制大小、規(guī)格等嚴(yán)重不合規(guī)定的照片上傳。減少出現(xiàn)大面積學(xué)生上傳不合格的照片的情況。不同考試照片要求不同，考務(wù)人員可導(dǎo)出照片進(jìn)行批量修改后下發(fā)學(xué)生報(bào)名核對(duì)表。既減少學(xué)生每次報(bào)名都要采集照片的麻煩，簡(jiǎn)化報(bào)名程序，又確保報(bào)名照片準(zhǔn)確無誤。

綜上，等級(jí)考試考務(wù)管理系統(tǒng)均需考務(wù)人員導(dǎo)入學(xué)籍信息后學(xué)生網(wǎng)上報(bào)名，或直接導(dǎo)入報(bào)名信息，學(xué)籍管理人員及時(shí)更正教務(wù)系統(tǒng)學(xué)生基礎(chǔ)信息就顯得至關(guān)重要。

6.3 正方教務(wù)系統(tǒng)報(bào)名功能最大化利用

受場(chǎng)地限制，不能同時(shí)讓所有在校生同時(shí)參加大學(xué)英語四級(jí)考試或是為了降低學(xué)生“缺考率”，使考試資源有效利用。我們采用先在教務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)報(bào)名， 設(shè)置條件：1、只允許通過大學(xué)英語A級(jí)或B級(jí)學(xué)生參加四級(jí)考試。2、前次報(bào)名后缺考的學(xué)生不允許報(bào)名。

高職院校內(nèi)每學(xué)期都要組織的幾次大規(guī)模計(jì)算機(jī)及英語的省級(jí)、全國性統(tǒng)考外，還有分學(xué)院、專業(yè)的各類技能性的考試，需求人數(shù)相對(duì)較少的普通話考試等等?？沙浞掷谜浇虅?wù)系統(tǒng)的網(wǎng)上報(bào)名功能、成績(jī)導(dǎo)入功能有效提升大、小規(guī)?？荚嚬芾硇?。

6.4 整合系統(tǒng)提升效率是保障

考務(wù)管理人員需結(jié)合本校考試實(shí)際情況，及時(shí)與系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)開發(fā)人員共同切磋，提出個(gè)性化修改和升級(jí)方案，整改、增設(shè)系統(tǒng)功能，使得正方教務(wù)系統(tǒng)的考務(wù)管理功能更佳復(fù)合本校特點(diǎn)，更能與本校要進(jìn)行的大規(guī)模等級(jí)考試的系統(tǒng)相對(duì)接，以提升工作效率。

課題：云南國土資源職業(yè)學(xué)院2017年學(xué)校教師科研基金項(xiàng)目《基于正方教務(wù)系統(tǒng)的高職院?？紕?wù)管理研究》（項(xiàng)目編號(hào)：2017YJ02）研究成果。

（作者單位：云南國土資源職業(yè)學(xué)院）