丘裕蘭

辦公室是民辦高職院校綜合辦事和行政管理部門，擔負著維持學校教學、科研、學生和后勤等工作的正常運轉(zhuǎn)，以及促進學校改革和發(fā)展的重任。然而，當前民辦高職院校辦公室行政管理工作還存在一些問題，直接影響著民辦高職院校的發(fā)展。為此，本文從高職院校辦公室行政管理的重要職能和作用著手，系統(tǒng)地分析了民辦高職院校辦公室行政管理工作中存在的問題，并提出了優(yōu)化民辦高職院校辦公室行政管理工作的策略，以提高民辦高職院校辦公室政管理的效率和水平。

1 引言

隨著高等教育的不斷發(fā)展，高職院校之間的競爭也在不斷加強，民辦高職院校辦公室作為維系學校上下級溝通的紐帶，具有對上服從命令，對下下達指令和監(jiān)督，對內(nèi)服務管理，對外聯(lián)絡各部門機構的重要職能，因此，學校辦公室行政管理的各項工作都應該與時俱進，為學校教學、科研和學生管理等各項工作提供保障，促進民辦高職院校的可持續(xù)健康發(fā)展。

2 民辦高職院校辦公室行政管理工作中存在的問題

2.1工作職能模糊，管理模式缺乏創(chuàng)新

由于受傳統(tǒng)辦公室觀念的影響，當前大多數(shù)民辦高職院校辦公室行政管理人員安于現(xiàn)狀，思想還停留在傳統(tǒng)的行政管理理念，采用傳統(tǒng)的按部就班的管理，缺乏創(chuàng)新，對工作職能認識不清，認為行政管理工作就是簡單的傳達文件精神和服從指令安排，工作缺乏主動性，久而久之，很多管理人員也就得過且過，毫無創(chuàng)新管理理念。事實上，辦公室行政管理工作容易受多方面因素的影響，新變化、突發(fā)狀況容易發(fā)生，因此，需要提高警惕，隨時解決出現(xiàn)的新的問題、新情況。

2.2管理人員素質(zhì)不夠高，缺乏專業(yè)化的管理

由于受民辦高職院校各方面的影響，目前很多辦公室行政管理工作人員的來源主要有：一，來源于高職稱教職員工的家屬;二，沒有受過系統(tǒng)培訓，“半路出家”的管理人員;三、圍繞在教師圈中招聘，沒有豐富的管理經(jīng)驗的人員;四、從學校內(nèi)部各部門中選拔錄用。這些管理人員，缺乏專業(yè)的素質(zhì)培養(yǎng)，只是經(jīng)過簡單的崗前培訓上崗，由于行政管理工作涉及管理的范圍比較廣，工作也比較復雜，既要參與監(jiān)督執(zhí)行，又要參與決策;既要管理教職員工，又要管理學生;既要管理內(nèi)部事務，又要聯(lián)系外部。加上一些偶然性和突發(fā)性的事務，高素質(zhì)和專業(yè)化是關鍵。

2.3信息化程度低，工作效率不夠高

創(chuàng)新是互聯(lián)網(wǎng)時代的精神和靈魂。隨著信息化和互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷深化，民辦高職院校正在步入一個全新全方位的網(wǎng)絡平臺，國家也制定相關的“互聯(lián)網(wǎng)+產(chǎn)業(yè)”的計劃，影響和推進民辦高職院校的信息化進程，實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)與高職院校行政管理的深度融合。一些民辦高職院校雖然完善了相關的硬件升級，推進了辦公自動信息化的管理，但是，很多管理人員的工作思維和工作模式上還停留在原來的水平線上，硬件資源并沒有發(fā)揮職能優(yōu)勢，信息共享程度不高，實現(xiàn)辦公自動化和信息化，提高工作效率，成為民辦高職院校行政工作管理的迫切要求。

2.4相關機制不完善，工作缺乏主動性

隨著教育改革的不斷深化，民辦高職院校雖然進行了一系列的體制改革，但是很多相關的機制仍然不夠完善，辦公室行政管理人員積極性仍然不高。主要體現(xiàn)以下幾方面：其一，人事分配制度的改革，使辦公室工作人員花費過多時間和精力投入，缺乏彈性時間從事科研成果和論文成果，導致職稱停留在低層，收入不高，從而直接導致工作積極性也不高。其二，缺乏相關激勵機制。在民辦高職院校中，由于職務、職稱與工資直接掛鉤，工作的業(yè)績并沒有體現(xiàn)在工資收入中，相關的考核及獎勵制度也不完善，這也是導致行政管理人員積極性不高的重要原因，工作積極性不高，固然也就難以提高工作的主動性了。此外，心態(tài)很重要。一些民辦高職院校行政管理人員缺乏對工作的正確認識，產(chǎn)生一些譬如自卑、自暴自棄的心理，這些心理使他們不安心于本職工作，形成應付工作的局面。

3 優(yōu)化民辦高職院校辦公室行政管理工作的措施

3.1明確工作職能，強化服務意識，轉(zhuǎn)變管理方式

民辦高職院校要想提高辦公室行政管理工作的效率，首先，在本職工作管理上。應該明確崗位職責要求，理清本部門的各項工作，以及與其他各部門之間的工作聯(lián)系，根據(jù)崗位職責的要求，制定出相關的工作計劃，并認真執(zhí)行落實，明確崗位職能，增強管理人員的責任感;在服務管理方面。隨著高職院校教育改革體質(zhì)的不斷深入，民辦高職院校的教學質(zhì)量在不斷提高，教師和學生的素質(zhì)也在不斷加強，使得民辦高職院校的管理向?qū)＜摇⒔淌凇㈦p師型教師等高素質(zhì)隊伍發(fā)展，行政部門作為學校的服務管理部門，更應該全面考慮教師與學生的之間的要求，才能更高效地完成相應的管理工作。最后，在管理方式方面。改變管理模式，由被動變?yōu)橹鲃庸ぷ?，因為行政部門的管理工作范圍涉及到部門、人員比較廣，工作比較復雜，因此，對于日常事務的管理，事先做好相應的計劃，做到未雨綢繆;對一些突發(fā)性的緊急工作，著重思想，盡量做到運籌帷幄，增強工作的主動。民辦高職院校辦公室行政管理工作是一門藝術，這就要求辦公室管理工作人員應該在明確工作職能的基礎上，更新管理觀念，運用先進的知識，創(chuàng)新思維，轉(zhuǎn)變管理方式，使辦公室行政管理更好地為各部門與師生之間的服務。

3.2加強管理人員的素質(zhì)建設，打造專業(yè)化的管理團隊加強辦公室行政管理人員的素質(zhì)建設，打造一支高效的管理團隊，能夠在一定程度上滿足當前高職院校有效運作的現(xiàn)實需要。從現(xiàn)實工作執(zhí)行情況來看，高職院校辦公室行政管理需要具備一定的專業(yè)技能，因此，行政管理人員必須要掌握專業(yè)的行政管理知識和技能，增強工作的緊迫感和危機感，打造專業(yè)化的管理團隊。加強管理人員的素質(zhì)建設，第一，可以定期或不定期舉行相關的學術交流和培訓;第二，促進部門之間的聯(lián)誼，增強業(yè)務經(jīng)驗交流會，對工作中相關聯(lián)的，經(jīng)常出現(xiàn)的問題進行交流討論;第三，鼓勵辦公室行政管理人員進行專業(yè)學術研究，促使行政管理團隊專業(yè)化。

3.3大力推進辦公信息化平臺建設，提高工作效率

信息化是社會科學技術發(fā)展的產(chǎn)物。信息化平臺是民辦高職院校行政管理進行全盤運作的重要工具，是實現(xiàn)行政工作管理向全方位、多層次發(fā)展的必然趨勢?；谛姓芾砉ぷ髁鞯?，促進各部門之間的信息交流與共享，通過信息化，實現(xiàn)高效的信息采集和信息計算處理，簡化了繁瑣的流程，輔助各部門之間高效地溝通協(xié)同完成工作。大力推進辦公信息化平臺建設，由任務的創(chuàng)建者或者發(fā)起人創(chuàng)建工任務，設置實時流轉(zhuǎn)，新建為窗口或流程進度提醒，其他同事可以在平臺上跟蹤任務的流程，此外，設置權限，根據(jù)實際需求進行優(yōu)化升級，提高工作效率。

3.4完善相關的機制，提高工作的積極性

完善民辦高職院校的相關機制，提高工作積極性。首先，辦公室行政管理人員應該依照科學的管理理念，明確辦公室工作崗位職責，建立完善的考核機制，通過相關的績效管理，及時反饋績效考核結果，使辦公室工作管理人員能夠揚長避短，有利于辦公室行政管理工作的有效進行。其次，建立相關的激勵機制，通過適當?shù)莫剳停晟朴萌瞬殴芾碇贫?，提高工作的積極性，增強辦公室行政管理人員的上進心和使命感。

4 總結

作為民辦高職院校的一個重要的職能部門，行政工作管理的工作效率和質(zhì)量直接影響高職院校綜合管理能力的提高，行政管理部門必須認識到自身管理中存在的不足，不斷探索優(yōu)化行政管理工作的途徑，明確工作職責，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，不斷加強辦公室行政管理人員素質(zhì)和技能提升，加快信息化建設的進程，完善相關機制，提高工作的積極主動性，才能逐步穩(wěn)步提高工作效率和服務水平，促進民辦高職院校的健康和高速發(fā)展。

（作者單位：廣州華南商貿(mào)職業(yè)學院）