宋云矯
【摘要】人事檔案中包含著工作人員的工作年限、主要經(jīng)歷、主要業(yè)績以及獎罰等信息,是事業(yè)單位的人力資源基礎(chǔ),只有保證人事檔案長久、有效保存才能夠保證事業(yè)單位人才梯隊建設(shè)得當(dāng),為管理層進行人才的使用提供重要依據(jù)。隨著中國經(jīng)濟的快速發(fā)展和社會的不斷進步,相關(guān)的機關(guān)事業(yè)單位的人員也有很大的變動,若想保證人事檔案的完整,就要求相關(guān)的機關(guān)事業(yè)單位做好檔案的信息化管理工作。但是,目前我國在檔案管理中還存在著很多問題,導(dǎo)致信息化管理沒有辦法順利地進行,所以,我們要找出其中所存在的問題,并且對此制定出相應(yīng)的解決措施,以此來使檔案管理的信息化建設(shè)可以順利地進行。
【關(guān)鍵詞】新時期? 機關(guān)事業(yè)單位? 人事檔案管理? 信息化
一、加強事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性
事業(yè)單位人事檔案管理工作是依照國家法律法規(guī)所履行的社會管理職能,它具有一定的社會價值。我國公民的檔案大多數(shù)都交由事業(yè)單位相關(guān)人事檔案管理部門進行保存和備案,以便在需要時可以更方便地找到檔案所在地。同時,事業(yè)單位對于人事檔案的管理也可以看作是對社會人力資源的整合。對于國家而言,人才戰(zhàn)略的實現(xiàn)是推動國家發(fā)展的關(guān)鍵所在,事業(yè)單位在進行檔案管理的過程也是對人力資源進行整合的過程,可以幫助和其他單位為今后的人力資源管理提供一定的便捷,這樣一來就會大大提升整合人力資源的效率,幫助事業(yè)單位高效發(fā)展。
二、人事檔案信息化管理中所存在的問題
(一)管理方式落后、認知不足
因為部分機關(guān)事業(yè)單位在檔案信息化建設(shè)方面的意識不強,因此導(dǎo)致其檔案管理工作過程中仍然是手工或者半手工的狀態(tài),造成檔案管理工作的效率十分低。不僅僅是這樣,因為一些檔案的記錄和整理是非常細膩的,而對其進行手工操作就很容易發(fā)生錯誤,并且這些錯誤不容易被發(fā)現(xiàn),即便是在日后被發(fā)現(xiàn)也很難對其進行修復(fù),這樣一來就導(dǎo)致了錯誤的檔案信息被積壓,從而對正常的人事調(diào)動和安排產(chǎn)生影響。除此之外,利用手工修改雖然可以挽回由于工作的失誤而導(dǎo)致的損失,但是在進行修改的時候要花費大量的時間,這樣就會對檔案管理的日常安排產(chǎn)生影響。在進行檔案整理的過程中,手工整理還存在著一些問題,比如說會消耗大量的時間、工作量很大并且很繁瑣,還會使工作失誤的發(fā)生概率增加,然而一旦發(fā)生失誤就會給后續(xù)整理檔案的工作帶來麻煩,從而阻礙了機關(guān)事業(yè)單位的人員調(diào)動。
(二)信息化建設(shè)地區(qū)差異
人事檔案的信息化建設(shè)進度之所以不盡相同,是因為其工作單位不同,實質(zhì)上就是省會城市或者經(jīng)濟水平高的城市在信息化建設(shè)的程度上遠遠高于其他周邊地區(qū),導(dǎo)致兩地之間沒有辦法進行有效的溝通,對人事檔案的流動和變遷產(chǎn)生阻礙,這幾種特點表現(xiàn)在硬件的設(shè)備上。在實際中,很多地區(qū)的人事檔案信息化管理都存在著很大的問題,其中包括硬件設(shè)備不齊全和設(shè)備落后等等,這樣一來就會對檔案信息化建設(shè)的推動產(chǎn)生嚴重的影響。在很多事業(yè)機關(guān)單位中,都存在著硬件差異的問題,這樣不僅對人事檔案的工作規(guī)劃帶來限制,還會對崗位的變動和人事變遷產(chǎn)生影響。
三、加強機關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略
(一)完善人事檔案信息化建設(shè)制度
人事檔案進行信息化建設(shè)與管理的制度與傳統(tǒng)人事檔案管理有較大不同,事業(yè)單位管理層要正視這一點,針對信息化檔案管理平臺的建設(shè)和運維建立相應(yīng)的工作制度,對人事檔案的日常維護、關(guān)鍵事件添加管理、信息平臺運維、數(shù)據(jù)交流共享等人事檔案信息化管理方面進行統(tǒng)一要求,防止人事檔案在管理過程中因新運營方式出現(xiàn)問題、影響檔案管理效率。在人事檔案信息化管理過程中,要落實管理制度,對數(shù)據(jù)進行必要的保存和維護,防范不法分子入侵,降低資料泄露和丟失的可能性。
(二)提升信息化檔案管理系統(tǒng)水平
實現(xiàn)人事檔案管理信息化建設(shè),自然少不了相配套的信息化管理系統(tǒng)的支持。完善的信息化管理系統(tǒng)可以幫助從業(yè)人員快速整理和調(diào)取相關(guān)人事檔案信息,并能在最短的時間內(nèi)完成信息整合。首先,要完善系統(tǒng)的基礎(chǔ)性配置,全面完善相關(guān)系統(tǒng)的硬件和軟件,促進電子信息化,同時規(guī)范化操作模式,全面實現(xiàn)模式整合化,最大限度地提升從業(yè)人員的工作質(zhì)量和效率。對于紙質(zhì)的人事檔案而言,也要盡快將其轉(zhuǎn)成電子版妥善保存。借助系統(tǒng)最終實現(xiàn)錄入、儲存、調(diào)取、查閱一體化。另外,在大數(shù)據(jù)時代,要盡量減少紙質(zhì)檔案,可以通過電子掃描儀將紙質(zhì)檔案直接轉(zhuǎn)換成電子版,并放在信息管理庫中以便查閱。對于部分涉及個人隱私的信息應(yīng)當(dāng)加以權(quán)限設(shè)置,其他的內(nèi)容可以在不損害他人利益的前提下公開查閱。
(三)促進檔案信息的資源共享
事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的最終目標是使人事檔案更好地服務(wù)于單位發(fā)展,因此,有效利用人事檔案至關(guān)重要。第一,事業(yè)單位應(yīng)建立信息系統(tǒng),實現(xiàn)各部門互相連接、共享信息服務(wù),并根據(jù)實際情況進行數(shù)據(jù)共享。第二,建立一個全面的數(shù)據(jù)管理信息化服務(wù)網(wǎng)站,圍繞有效的綜合平臺,積極拓展人事檔案管理信息化網(wǎng)站建設(shè),進一步提高人事檔案信息化建設(shè)的服務(wù)水平。管理人員可以引入存儲大量數(shù)據(jù)的云計算,使用集中存儲,克服設(shè)備和平臺限制,有效提高數(shù)據(jù)資源利用效率。無論是硬件支持還是軟件支持,都需要根據(jù)單位的實際情況進行相應(yīng)管理。因此,在構(gòu)建系統(tǒng)、開發(fā)和利用系統(tǒng)功能以及設(shè)置權(quán)限的過程中,工作人員必須遵循單位自身的實際情況,提高系統(tǒng)軟件操作之間的兼容性。
四、結(jié)語
目前,隨著我國事業(yè)單位改革進程的推進,事業(yè)單位人事檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)。人事信息快速增加,信息數(shù)據(jù)復(fù)雜程度前所未有,事業(yè)單位要想從容面對這些情況,必須進行人事檔案管理信息化建設(shè)。各事業(yè)單位都要認識到檔案信息化對于本單位的意義,注重提高管理人員的素質(zhì),完善人事檔案信息化管理制度,不斷完善硬件設(shè)施,促進檔案信息資源共享,做好人事檔案管理信息化的數(shù)據(jù)庫建設(shè)與安全防護,推進本單位工作快速跟上時代發(fā)展的步伐。
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