張思寧

摘要：特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)檔案依法建檔，在實(shí)際管理工作中有著不同于一般科技檔案的要求。針對(duì)目前各有關(guān)機(jī)構(gòu)該類檔案管理的現(xiàn)狀，分析存在的主要困難，闡述面臨的管理難題、探討完善其管理制度的必要性，并針對(duì)如何建立安全、高效檢驗(yàn)檢測(cè)技術(shù)檔案管理模式，提出相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：特種設(shè)備;檢驗(yàn)檢測(cè);檔案管理

特種設(shè)備檔案廣義上是指特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)依據(jù)《中華人民共和國(guó)特種設(shè)備安全法》及《特種設(shè)備安全技術(shù)規(guī)范的》等技術(shù)法規(guī)建立的一種特殊的安全技術(shù)檔案，其載體的主要是形式為紙質(zhì)和膠片。每一臺(tái)特種設(shè)備如同新生嬰孩一般，需要依法取得“出生證”即特種設(shè)備出廠編號(hào)、“身份證”即特種設(shè)備注冊(cè)編號(hào)以及“戶籍”，這里的“戶籍”指的就是特種設(shè)備檔案。國(guó)家職能機(jī)構(gòu)如同戶政部門管理國(guó)家人口一樣，管理著所有登記在冊(cè)的特種設(shè)備，由此可見，該檔案管理工作的重要性絕非一般。也正是由于這類檔案的鑒別、整理及后續(xù)利用的判斷需要專業(yè)的特種設(shè)備技術(shù)經(jīng)驗(yàn)及檔案管理經(jīng)驗(yàn)，用人單位對(duì)相關(guān)檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有一定的要求。檔案管理員既要按照法律要求對(duì)不同類別的特種設(shè)備檔案進(jìn)行準(zhǔn)確分類，又要按照檔案工作程序及標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文字、數(shù)據(jù)、圖片的整理與加工。管理方法不能套用一般的檔案管理方法和拿來主義，要從具體工作出發(fā)，有針對(duì)性。如果建立一種適合特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)的安全而又高效的檔案管理制度，是我們必須要解決的問題。

一、檔案管理崗位的人員配置問題

對(duì)于大部分特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)而言，并未配備專業(yè)的檔案管理人員，主要由文員崗位兼職此項(xiàng)工作，機(jī)械性的、毫無思考的進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案收集、裝盒、上架工作，更不要提培養(yǎng)專業(yè)的、有對(duì)應(yīng)性的特種設(shè)備檢驗(yàn)檢測(cè)檔案管理員。長(zhǎng)期忽視檔案管理工作的結(jié)果導(dǎo)致崗位人員業(yè)務(wù)素質(zhì)低下、流動(dòng)性大，管理松懈，大多數(shù)機(jī)構(gòu)的相關(guān)工作人員從未思考過任何主動(dòng)收集檔案？如何整理分類才能提高效率？甚至借閱檔案是應(yīng)該登記何種信息都不清楚，檔案保護(hù)工作形同虛設(shè)。

二、缺乏切實(shí)有效的管理制度

在專業(yè)的技術(shù)機(jī)構(gòu)里，很多檔案管理制度都是不健全的。一方面原因是上文提到崗位人才缺失導(dǎo)致。沒有專業(yè)的人員如何建立專業(yè)的制度？讓研究電梯構(gòu)造的工程師去寫檔案管理的制度？很明顯是不合適，即便寫出來，也只是流于形式。另一方面，是崗位配置的人員業(yè)務(wù)能力偏低導(dǎo)致。一名合格的檢驗(yàn)檢測(cè)檔案管理員首先應(yīng)熟悉其業(yè)務(wù)范圍、流程，才能判斷檔案收集的范圍，鑒定檔案的重要性與否。其次，還要具備專業(yè)檔案從業(yè)人員的資質(zhì)與業(yè)務(wù)素養(yǎng)，要懂得如何采集數(shù)據(jù)形成檔案？用何種方式裝訂、歸檔？如何實(shí)現(xiàn)工作程序的標(biāo)準(zhǔn)化，從而提高效率等一系列檔案管理的專項(xiàng)能力。而文職人員在一般崗位角色設(shè)置上僅僅從事機(jī)械性文字工作或是內(nèi)勤等文件整理工作，缺乏檔案管理人員專業(yè)能力，更不具備一名專業(yè)檔案管理員的思維方式，此種情況下建立的管理制度形同虛設(shè)。有些機(jī)構(gòu)，僅能對(duì)依法需要永久保存的檔案進(jìn)行管理;而對(duì)于那些保存期限不同的檔案則混在一起，連基本存類別都懶于劃分，也不做具體規(guī)定。制度中的漏洞，造成無數(shù)重要檔案的“隱形丟失”。

三、管理方式執(zhí)行不當(dāng)

有一些單位雖然建立了自己的檔案管理制度，但缺乏有效的管理方式去執(zhí)行，疏于監(jiān)管。一般情況下，相關(guān)機(jī)構(gòu)在其檔案管理制度當(dāng)中都會(huì)規(guī)定如何接收、整理、編目、上架檔案，但是對(duì)于接收時(shí)限、漏接檔案等情形并未具體懲處辦法，使得工作人員散漫對(duì)待工作，“接多接少”無所謂，“接對(duì)接錯(cuò)”無人查。再次，就是對(duì)檔案管理制度當(dāng)中借閱一環(huán)缺乏嚴(yán)格的控制，“空有制度，沒有力度”。一些檔案被借出后，管理人員僅將借出日期簡(jiǎn)單登記了事，卻不及時(shí)督促借閱者按期歸還，檔案保護(hù)意識(shí)淡薄，使得一些檔案“有借無還”。同時(shí)還存在檔案管理人員對(duì)借出收回檔案檢查不仔細(xì)、甚至不檢查直接歸檔的情況。當(dāng)歸還的檔案被隨意涂改，檔案的真實(shí)性及原始記錄便不再具有意義。缺乏有效的管理方式以及制度執(zhí)行上的蒼白無力，間接助長(zhǎng)了管理人員不負(fù)責(zé)任的工作心態(tài)，長(zhǎng)此以往，惡性循環(huán)，檔案管理制度徹底淪為空話。

四、重視程度不夠，必備硬件不足

很多檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)還處于“不丟失”、“不泄密”、“能調(diào)閱”即可的初步階段，對(duì)于他們來講，檔案就是在機(jī)構(gòu)申請(qǐng)相關(guān)資質(zhì)時(shí)的一次性用品、檢查時(shí)能拿得出來的就可以的“樣子貨”而已。不需要設(shè)立專門的檔案管理崗位，不需要培養(yǎng)專門的檔案管理人才，更不需要進(jìn)行專業(yè)的、適應(yīng)工作性質(zhì)需要的培訓(xùn)，檔案管理崗位是一個(gè)清閑而又毫無創(chuàng)造價(jià)值的崗位，其工作量大多數(shù)時(shí)間是不夠飽和的。正是因?yàn)檫@種輕視的態(tài)度，造成了決策上的偏頗，以至于大多數(shù)檔案工作人員在實(shí)際工作中，往往要身兼數(shù)職，對(duì)待檔案工作精力投入不足;對(duì)待自己的職業(yè)前景也不抱有信心，毫無工作熱情;對(duì)待日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時(shí)整理歸檔，嚴(yán)重影響了檔案管理水平的提升。

基礎(chǔ)環(huán)境差、硬件設(shè)施不足是當(dāng)下檔案工作面臨的普遍問題。領(lǐng)導(dǎo)不重視，缺乏對(duì)檔案法律法規(guī)的了解，資金支持不足，檔案管理必備的條件解決落實(shí)差，個(gè)別單位沒有專用檔案室，不能做到三房分立;有的單位檔案多、檔案室狹窄、潮濕、“八防”設(shè)備不配套，紙質(zhì)檔案庫(kù)房沒有細(xì)水霧滅火設(shè)施就用噴淋式代替等等問題。引起檔案材料霉變、蟲蛀，影響檔案的準(zhǔn)確性、完整性、安全性。

五、結(jié)語(yǔ)

特種設(shè)備檔案管理是檢驗(yàn)工作后處理必備環(huán)節(jié)，亦是下一次檢驗(yàn)檢測(cè)工作開始的數(shù)據(jù)保障，保證檔案的原始數(shù)據(jù)和原始狀態(tài)是檔案管理工作的首要任務(wù)。切實(shí)提升檔案管理工作水準(zhǔn)應(yīng)從以下幾個(gè)方面著手：

首先，正確認(rèn)識(shí)檔案的重要性，機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作應(yīng)重視起來，給予關(guān)注和支持，不能“需要時(shí)重要，不需要時(shí)不重要”。檔案管理工作應(yīng)設(shè)置常設(shè)崗位，工作人員不能頻繁更換或兼職太多。檔案工作從收集、整理到借閱、歸檔，是一項(xiàng)連貫性、持續(xù)性很強(qiáng)的工作，如果頻繁更換檔案工作人員，會(huì)導(dǎo)致工作中某一環(huán)節(jié)的中斷，甚至缺失。有的單位設(shè)置輪崗式檔案管理人員，導(dǎo)致每位從事檔案管理工作的人員都不能徹底了解該項(xiàng)工作，有些工作人員甚至還未熟悉工作時(shí)就已經(jīng)換另一位上崗了，手上的文件不能及時(shí)歸檔，慢慢形成了積壓，不利后續(xù)。

其次，加強(qiáng)檔案培訓(xùn)工作，擴(kuò)大檔案管理工作隊(duì)伍建設(shè)。檔案人員的自身素質(zhì)和工作態(tài)度決定了檔案管理的好壞，因此，檔案管理人員的自身素質(zhì)的提高時(shí)極為重要。這里的培訓(xùn)工作并不單單指檔案工作人員的能力培訓(xùn)，還應(yīng)定期對(duì)全員進(jìn)行檔案法制教育宣貫，使大家進(jìn)一步了解檔案及檔案管理工作，強(qiáng)化檔案工作意識(shí)。檔案管理是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期付諸的工作，且難以產(chǎn)生工作亮點(diǎn)，不宜出工作業(yè)績(jī)。這也是很多檔案工作人員不能長(zhǎng)久任職，經(jīng)常主動(dòng)申請(qǐng)調(diào)職的原因。加強(qiáng)專業(yè)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，推廣大家對(duì)檔案工作的了解，形成良好檔案工作氛圍才是關(guān)鍵。

檔案管理工作要建立具有科學(xué)性、合理性的規(guī)章制度，并且要求該制度要符合單位的特點(diǎn)，切合實(shí)際的檔案管理情況，簡(jiǎn)便易行、方便實(shí)用、可操作性強(qiáng)，更好的進(jìn)行和約束檔案管理工作，為其工作提供良好的指導(dǎo)與規(guī)范作用。