王瑜

摘要：近年來，隨著社會的發(fā)展，我國的辦公室工作的發(fā)展也有了很大的創(chuàng)新。在我國經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，諸多企業(yè)主體面臨著市場激烈競爭問題，如果企業(yè)想要穩(wěn)固自身在市場中占有的地位，需要強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部管理的優(yōu)化與完善，提高自身對企業(yè)的管理效率，尤其是可以傳遞信息、構(gòu)建交流媒介以及保證企業(yè)正常經(jīng)營的辦公室管理工作。而辦公室工作人員是每一個企業(yè)開展工作的直接載體，在企業(yè)各項事務(wù)的運行中具有重要作用。結(jié)合現(xiàn)階段我國諸多企業(yè)辦公室管理工作的實際情況，仍存在些許問題有待改善，因此分析企業(yè)中辦公室管理工作存在的問題以及制定解決改善方案與優(yōu)化路徑十分必要。

關(guān)鍵詞：辦公室管理工作;優(yōu)化路徑分析;研究

辦公室工作是單位日常管理體系中最主要、最重要、最基礎(chǔ)的組成部分，不僅負(fù)責(zé)單位重要決策的參與、傳達(dá)以及執(zhí)行工作，還包括協(xié)調(diào)各部門、科室工作、集中反映隊員意見以及外聯(lián)等工作。辦公室工作具有較強(qiáng)的綜合性、重要性與協(xié)調(diào)性的特點，因此，單位應(yīng)提高對辦公室工作的關(guān)注度與重視度，采取必要的措施來提高辦公室工作的整體效果。

一、辦公室管理工作的重要性

一是辦公室管理工作利于信息的傳遞與交流。辦公室作為我國眾多企業(yè)內(nèi)部一個基礎(chǔ)單位，是企業(yè)今后發(fā)展的關(guān)鍵力量，所以辦公室管理工作承擔(dān)著信息傳遞與推廣的責(zé)任，是每一個企業(yè)內(nèi)部上級管理者與下級職工之間交流的媒介。在實際工作中，管理工作人員要將上級制定的工作計劃發(fā)放至基礎(chǔ)單位中，監(jiān)督下級工作人員的工作，同時把下級工作信息匯報給上級，幫助上級管理者更好地掌握下級實際工作情況，協(xié)調(diào)部門之間的溝通與合作。二是辦公室參與決策計劃。因辦公室管理工作可以傳遞企業(yè)經(jīng)營的信息，所以在某一程度上來說，辦公室人員會給上級領(lǐng)導(dǎo)提出某些建議，增強(qiáng)企業(yè)決策的合理性與科學(xué)性。

二、辦公室管理工作中存在的主要問題

（一）缺少規(guī)范體制

辦公室工作具有一定的復(fù)雜性，工作流程較繁瑣，同時還會隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，其工作量及復(fù)雜程度也會隨之增加，因而涌現(xiàn)了更多問題。在許多企業(yè)中，因缺少系統(tǒng)規(guī)范的體制對工作行為加以約束，經(jīng)常造成分工不明確、工作授權(quán)不清晰的情況，影響了工作的進(jìn)度和完成質(zhì)量。此外，辦公室人員的日常工作壓力較大，若是他們對自身職責(zé)不了解，將會出現(xiàn)多個人做相同工作的情況，久而久之，將會影響員工的工作熱情和積極性。在某些對辦公室管理工作尚未作出詳細(xì)規(guī)定的企業(yè)中，極易為少數(shù)員工提供偷奸?；臋C(jī)會，在具體工作中不能依據(jù)規(guī)定辦事，導(dǎo)致管理工作的效率大幅度下降。

（二）脫離現(xiàn)實情況

辦公室管理工作當(dāng)前和實際嚴(yán)重脫離，在日常管理過程中，由于某些管理人員自身能力不足而導(dǎo)致的決策失誤情況經(jīng)常出現(xiàn)，這些失誤最終造成辦公室在落實領(lǐng)導(dǎo)命令與開展工作的過程中過于重視形式，從而逐漸構(gòu)成了一種單純?yōu)榱斯ぷ鞫M(jìn)行工作的不良現(xiàn)象。許多辦公室工作人員并不了解具體工作狀況和有關(guān)材料，同時也缺少豐富的工作經(jīng)驗，他們在管理中，只是機(jī)械性的按照規(guī)章制度辦事，導(dǎo)致各個部門缺少溝通和默契配合，對企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益造成了負(fù)面影響。

三、辦公室管理工作的優(yōu)化路徑

（一）更新辦公室管理思想

針對現(xiàn)在諸多辦公室的管理工作，一些領(lǐng)導(dǎo)者在以往的管理思想影響下，會出現(xiàn)占據(jù)員工工作時間的現(xiàn)象，降低工資費用成本來提高管理工作質(zhì)量，但是這種思想既會降低辦公室人員的工作積極性，還會阻礙辦公室人員之間友好關(guān)系的建立，引起工作人員對企業(yè)的不滿心理。因此企業(yè)中管理人員應(yīng)更新辦公室管理思想，創(chuàng)新管理工作思維，同時把辦公室管理工作納入在企業(yè)長久發(fā)展的范圍之內(nèi)。此外，對工作人員給予足夠的激勵與支持，調(diào)動其工作積極性，提高辦公室人員工作的自主性，不斷創(chuàng)新實踐促進(jìn)辦公室管理工作的進(jìn)行。

（二）提升辦公室隊伍的職業(yè)素養(yǎng)

部分辦公室工作人員對辦公室工作的理解出現(xiàn)偏差，甚至將辦公室排除在單位核心部門體系之外，將辦公室工作等同于服務(wù)工作，于是便對辦公室工作存在輕視心理，也就不可能從辦公室工作中獲得成就感與自豪感。單位應(yīng)進(jìn)一步完善辦公室人員培訓(xùn)機(jī)制，適當(dāng)提高辦公室單位管理體系中的地位與作用，強(qiáng)化辦公室工作人員的工作榮譽(yù)感與自豪感，為辦公室各項工作的開展提供便利。辦公室工作人員應(yīng)認(rèn)識到其對維護(hù)單位形象的重要性，主動提高對自己衣著服飾以及言行舉止的要求，自覺遵守單位各項規(guī)章制度，提升自己明辨是非的能力，主動學(xué)習(xí)辦公室管理等相關(guān)的知識，實現(xiàn)自身工作水平與工作能力的持續(xù)提升。辦公室工作人員還應(yīng)主動學(xué)習(xí)社會主義核心價值觀、思想政治等內(nèi)容，不斷提升自我思想道德水平，促使辦公室工作人員掌握處理部門以及同事之間糾紛的方法，提高辦公室工作人員解決糾紛、化解矛盾的能力，同時，實現(xiàn)辦公室工作人員工作態(tài)度從敷衍應(yīng)付到認(rèn)真工作的轉(zhuǎn)變，引導(dǎo)其形成集體意識與整體觀念。辦公室工作人員還應(yīng)樹立正確的職業(yè)道德觀，認(rèn)真完成每一項工作，決不能因為害怕麻煩或者承擔(dān)責(zé)任而拒絕工作。辦公室工作人員還應(yīng)強(qiáng)化自身的時間觀，根據(jù)工作任務(wù)的輕重緩急來調(diào)整其工作計劃，保證在規(guī)定時間內(nèi)完成其工作任務(wù)，不斷提高其工作的高效化、規(guī)劃性、時效性。辦公室工作人員還應(yīng)嚴(yán)以律己，養(yǎng)成細(xì)心、耐心的好習(xí)慣，真正認(rèn)識到注重細(xì)節(jié)對提高其工作效率與工作質(zhì)量的重要性，從細(xì)節(jié)做起，從點滴做起，提高辦公室工作的全面性與細(xì)致性。

（三）建精細(xì)管理制度

想要確保辦公室管理工作的效率和質(zhì)量，就需要確立嚴(yán)格的流程，制定出各項工作的詳細(xì)要求。企業(yè)可利用精細(xì)化的管理方式和體制對辦公室工作人員進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，約束他們的日常工作行為，以此來提高各項工作的實效性。在實施流程化管理的同時，應(yīng)對各項工作的具體內(nèi)容加以深入分析，依據(jù)一定的邏輯將其分解，應(yīng)保障各項工作的責(zé)任落實到人，按照每項工作的實際完成程度進(jìn)行科學(xué)有效的銜接，保障整體工作的高效完成。從而提高管理的效率和質(zhì)量。此外，標(biāo)準(zhǔn)化的管理也至關(guān)重要。在制定詳細(xì)的工作流程后，應(yīng)結(jié)合具體情況建立各項工作的具體指標(biāo)，包含工作完成的期限，工作整體質(zhì)量規(guī)定，實踐過程中采取的方法等，這些都應(yīng)建立合理的標(biāo)準(zhǔn)，相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)開展工作，在完成工作后應(yīng)指派專人對其進(jìn)行審查，并且還要構(gòu)建獎罰制度，以此來確保工作完成的實效性。從上述分析能夠看出，在辦公室管理改革的過程中，要構(gòu)建合理的體制和詳細(xì)流程，保障企業(yè)員工能夠依據(jù)規(guī)定開展工作，這將有利于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

（四）充分利用電腦互聯(lián)網(wǎng)的查詢、編輯功能，提高辦公室工作管理效率

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下，通過電腦強(qiáng)大的查詢功能，在海量陌生的信息中查找自己需要的資料是完全可以實現(xiàn)的。當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展應(yīng)該在辦公室工作中得到積極應(yīng)用，例如在日常的辦公室工作管理中，很多情況都需要管理人員能夠快速、及時提供業(yè)務(wù)資料，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下，電腦強(qiáng)大的信息查詢、處理功能也是管理人員必須學(xué)習(xí)和熟練掌握的操作技巧之一。在辦公室的會議管理、公共關(guān)系管理模塊中利用APP的功能，可以提高信息發(fā)布消息和搜集速度。

四、結(jié)語

綜上所述，開展辦公室管理工作的優(yōu)化路徑分析與研究課題具有十分重要的意義與價值，新時期每個企業(yè)的管理者都需要給予辦公室管理工作高度重視，結(jié)合辦公室管理工作概述與重要性以及現(xiàn)階段我國辦公室管理工作現(xiàn)狀，科學(xué)有效地擴(kuò)展出辦公室管理工作路徑，通過更新辦公室管理思想、完善辦公室管理機(jī)制、優(yōu)化辦公室管理模式、采用柔性化的管理手段等，創(chuàng)設(shè)出辦公室內(nèi)良好的管理工作氛圍，全方位地提高辦公室管理工作質(zhì)量，推進(jìn)企業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程。

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