辛羽

摘 要：事業(yè)單位是我國(guó)的國(guó)-有單位，對(duì)我國(guó)國(guó)家整體的發(fā)展有重大意義。事業(yè)單位的工作水平受很多因素的影響，其中事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行的好壞就是其中一個(gè)很重要的因素。我國(guó)的經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展需要我們?cè)O(shè)立更多的事業(yè)單位崗位，這也增加我們進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的工作量，提高了工作難度。在這樣的形勢(shì)下，我們的事業(yè)單位檔案管理也暴露出了許多的問(wèn)題，我們需要先優(yōu)化這些事業(yè)單位檔案管理，才能更高的提高事業(yè)單位的工作效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 優(yōu)化策略

前 言

基層事業(yè)單位包括學(xué)校、政府部門等機(jī)關(guān)，這些機(jī)構(gòu)能夠從宏觀上決定一個(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況。事業(yè)單位的檔案管理水平在一定程度上決定了我們事業(yè)單位的工作效率。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位的崗位也逐漸地多了起來(lái)。與此同時(shí)，事業(yè)單位檔案管理的工作量也在不斷增大，工作條件不斷復(fù)雜，給我們進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作帶來(lái)了一定的阻礙?，F(xiàn)階段，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理已經(jīng)暴露出了許多問(wèn)題需要我們解決。解決好這些問(wèn)題，會(huì)給我國(guó)的發(fā)展做出巨大貢獻(xiàn)。

一、事業(yè)單位檔案優(yōu)化管理的重要意義

1.1有利于提高檔案信息的可靠性。我們之所以需要進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理的優(yōu)化工作，是因?yàn)檫@項(xiàng)工作在現(xiàn)階段意義非凡。事業(yè)單位是我們國(guó)家進(jìn)行基礎(chǔ)工作的支柱，事業(yè)單位的工作效率和工作質(zhì)量，將直接影響到我們國(guó)家系統(tǒng)的運(yùn)行水平。影響事業(yè)單位工作的效率和質(zhì)量的因素很多，但是人們往往會(huì)忽視檔案管理的重要作用。檔案管理是一個(gè)單位的根基，如果檔案管理做得十分混亂，將難以進(jìn)行人員和資源的調(diào)配，從而降低了整個(gè)工作的工作效率。而如果檔案管理做得井井有條，那么我們?cè)谶M(jìn)行調(diào)配的時(shí)候就會(huì)變得十分容易。從目前的情況來(lái)看，國(guó)家對(duì)于事業(yè)單位檔案管理的重視度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。很多事業(yè)單位的檔案還存在著錯(cuò)記漏記的現(xiàn)象。具體來(lái)講，就是當(dāng)進(jìn)行過(guò)一次人員調(diào)配和資源分配之后，負(fù)責(zé)人沒(méi)有做好檔案的修改工作，這又會(huì)導(dǎo)致下一次進(jìn)行調(diào)配時(shí)的負(fù)責(zé)人無(wú)法進(jìn)行他的檔案管理工作。不僅如此，事業(yè)單位的檔案應(yīng)該具有高度的機(jī)密性。但是實(shí)際上事業(yè)單位的檔案卻往往外泄，給我國(guó)事業(yè)單位形象的塑造造成了十分不好的影響。最重要的，國(guó)家對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作資金投入?yún)s是不盡如人意，這也打擊了事業(yè)單位檔案管理工作者的積極性和主動(dòng)性，為我國(guó)進(jìn)一步的發(fā)展埋下了隱患。。

1.2有利于提高檔案信息的全面性。在新時(shí)期，我們的檔案管理也需要利用一些現(xiàn)代化的手段來(lái)保證相關(guān)信息的全面性。進(jìn)行檔案管理，最優(yōu)挑戰(zhàn)性的部分就是要如何把所有的信息都清楚的記錄下來(lái)。檔案的重要性，在前文當(dāng)中我們已經(jīng)介紹過(guò)了。并且，在檔案管理的現(xiàn)代化過(guò)程當(dāng)中，存在的一些問(wèn)題，我們已經(jīng)進(jìn)行分析了。下文當(dāng)中，我們將對(duì)這些問(wèn)題的解決對(duì)策進(jìn)行介紹。首先，為了解決檔案管理當(dāng)中信息不可靠的問(wèn)題，我們需要對(duì)檔案進(jìn)行全面的管理。全面的管理就表示，所有人員的檔案信息，都必須通過(guò)同一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行管理。這樣一來(lái)，管理過(guò)程當(dāng)中所造成的數(shù)據(jù)更新，就可以及時(shí)準(zhǔn)確的被記錄到檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。無(wú)論什么時(shí)候調(diào)用人事檔案的相關(guān)信息，管理人員所看到的都是最新的信息，信息的可靠性就可以得到保障了。

1.3有利于檔案信息的及時(shí)更新?；鶎邮聵I(yè)單位檔案的更新速度對(duì)于基層事業(yè)單位的整體發(fā)展水平有著極其重要的作用。為了確?；鶎邮聵I(yè)單位檔案庫(kù)中信息在任何時(shí)候都是準(zhǔn)確的，我們需要及時(shí)的對(duì)發(fā)生變化的信息進(jìn)行更新。比如說(shuō)，當(dāng)某位公職人員外出工作或者學(xué)習(xí)時(shí)，單位就有必要將公職人員的外出信息登記到檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。這樣就可以避免一些找不到人的尷尬情況。

二、如何采取優(yōu)化策略進(jìn)行事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理

2.1建立一個(gè)現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)。我們需要對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中出現(xiàn)的一些不足進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和修復(fù)，并且增添一些現(xiàn)代化的新功能。這樣一來(lái)，我們才可以建立起一個(gè)能夠在現(xiàn)階段發(fā)揮出最佳效用的檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理的現(xiàn)代化過(guò)程提供幫助。

2.2培養(yǎng)專業(yè)的檔案現(xiàn)代化管理人才。雖然我們十分迫切的希望檔案管理可以順利地完成現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，但是實(shí)際上我們?cè)趯?shí)際的工作過(guò)程當(dāng)中還會(huì)遇到許多的問(wèn)題。這些問(wèn)題都與技術(shù)支持密不可分。這樣一來(lái)，就導(dǎo)致了檔案管理現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型缺少硬性的技術(shù)性支持。而技術(shù)性問(wèn)題需要專業(yè)人才才可以更好的解決。如何能夠如實(shí)的記錄公職人員在單位當(dāng)中的工作情況，并且能夠?qū)⑦@些情況秘密的存放到單位的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中，是現(xiàn)代化的檔案管理必須要能夠?qū)崿F(xiàn)的一個(gè)問(wèn)題。

2.3為事業(yè)單位檔案現(xiàn)代化管理提供資金支持。我們需要足夠的資金，來(lái)輔助我們建立起一個(gè)現(xiàn)代化的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，并將里面的一些關(guān)鍵的數(shù)據(jù)封裝起來(lái)，設(shè)置等級(jí)分明的訪問(wèn)權(quán)限制度，從而有效的保護(hù)公職人員的檔案信息。道理大家都十分清楚，但是實(shí)際實(shí)現(xiàn)的時(shí)候，就會(huì)遇見(jiàn)許多技術(shù)方面的困難。我們要如何建立起這樣的檔案管理系統(tǒng)，又如何將這個(gè)系統(tǒng)普及到全國(guó)的各類基層事業(yè)單位當(dāng)中，公職人員本人對(duì)于自己的檔案權(quán)限是怎樣的，等等一系列關(guān)鍵的技術(shù)問(wèn)題，都需要我們進(jìn)行及時(shí)的解決。解決這個(gè)技術(shù)問(wèn)題，也應(yīng)當(dāng)成為我們事業(yè)檔案管理事業(yè)優(yōu)化策略的一個(gè)重要部分。

2.4全面管理事業(yè)單位檔案的相關(guān)信息。事業(yè)單位檔案的重要性，在前文當(dāng)中我們已經(jīng)介紹過(guò)了。并且，在事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化過(guò)程當(dāng)中，存在的一些問(wèn)題，我們已經(jīng)進(jìn)行分析了。下文當(dāng)中，我們將對(duì)這些問(wèn)題的解決對(duì)策進(jìn)行介紹。首先，為了解決事業(yè)單位檔案管理當(dāng)中信息不可靠的問(wèn)題，我們需要對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行全面的管理。全面的管理就表示，所有人員的檔案信息，都必須通過(guò)同一個(gè)平臺(tái)進(jìn)行管理。這樣一來(lái)，管理過(guò)程當(dāng)中所造成的數(shù)據(jù)更新，就可以及時(shí)準(zhǔn)確的被記錄到事業(yè)單位檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中。無(wú)論什么時(shí)候調(diào)用人事檔案的相關(guān)信息，管理人員所看到的都是最新的信息，信息的可靠性就可以得到保障了。只有保障了信息的可靠性，我們所做的一切優(yōu)化工作才可以算得上是真正的發(fā)揮出應(yīng)有的效果。

2.5對(duì)于發(fā)生變化的信息進(jìn)行及時(shí)的更新。事業(yè)單位檔案的更新速度對(duì)于事業(yè)單位的整體發(fā)展水平有著及其重要的作用。為了確保事業(yè)單位檔案庫(kù)中信息在任何時(shí)候都是準(zhǔn)確的，我們需要及時(shí)的對(duì)發(fā)生變化的信息進(jìn)行更新。比如說(shuō)，當(dāng)某位員工外出工作或者學(xué)習(xí)時(shí)，單位就有必要將員工的外出信息登記到事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。這樣就可以避免一些找不到人的尷尬情況。除此之外，事業(yè)單位的整體情況等如果發(fā)生了更新，也需要將這些信息記錄到單位員工的事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)當(dāng)中。這樣，當(dāng)這些員工流動(dòng)的時(shí)候，其他的事業(yè)單位就可以直接的得到一些準(zhǔn)確的信息了。這極其也有利于事業(yè)單位間的信息交流，也有利于員工自身的發(fā)展。這也是我們進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化所必須要做到的極其重要的一點(diǎn)。

結(jié) 語(yǔ)

基層事業(yè)單位的檔案管理工作目前還可以做得更好。隨著科技的不斷進(jìn)步和第五代通信技術(shù)的飛速發(fā)展，我們的基層事業(yè)檔案管理也必須要盡快跟上時(shí)代的步伐。只有我們可以率先的將新的科技成果應(yīng)用到事業(yè)單位的檔案管理工作中來(lái)，才可以提高檔案管理的效率和精度，推動(dòng)基層檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)。為了能夠盡快地達(dá)成這個(gè)目標(biāo)，我們需要對(duì)現(xiàn)階段的檔案管理策略進(jìn)行優(yōu)化。本文主要是從五個(gè)方面對(duì)優(yōu)化的措施進(jìn)行了介紹，希望可以對(duì)相關(guān)的部門和人員起到一定的啟發(fā)作用。

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