劉迪

摘 要：人事檔案管理是信訪局人力資源管理中的重要環(huán)節(jié)，與員工個人的利益息息相關(guān)。文章在系統(tǒng)分析人事檔案性質(zhì)及特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，通過總結(jié)信訪局傳統(tǒng)人事檔案管理在理念、方式、人員等方面的問題，結(jié)合信息化時代發(fā)展的要求，進(jìn)一步探析改進(jìn)和優(yōu)化人事檔案管理的路徑，旨在為信訪局人事檔案管理提供一點(diǎn)思路，為人事檔案的價值最大化起到一點(diǎn)作用。

關(guān)鍵詞：信訪局;檔案管理;優(yōu)化路徑

引 言

人事檔案管理是傳統(tǒng)人力資源管理中的重要組成部分。人事檔案記載了員工個人的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作及任職經(jīng)歷、政治思想、家庭情況、工資待遇、獎懲情況等各個方面的內(nèi)容，是員工在歷史成長過程中，經(jīng)過組織人事部門所形成的具有法律效用的動態(tài)記錄。這些記錄對于企業(yè)全面考察、選人用人、崗位配置方面有著不可替代的作用，同時也事關(guān)員工個人的職級晉升、退休審批、工作調(diào)動等切身利益，在需要出具證明材料的個人事務(wù)如房產(chǎn)公證、退伍兵補(bǔ)助等各個方面，發(fā)揮著重要的依據(jù)和憑證作用。因此，了解信訪局人事檔案管理的現(xiàn)狀及問題，探析如何進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理路徑，對于更好地發(fā)揮其在人力資源管理工作中的作用尤為重要。

一、信訪局檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理不規(guī)范

現(xiàn)階段，很多信訪局根據(jù)國家檔案管理的要求逐漸開始建立檔案館，并針對檔案管理要求制定檔案管理組織和流程，然而實(shí)際上卻沒有建立專門的檔案管理制度，管理人員存在職責(zé)不明確的問題，檔案管理工作缺乏規(guī)范性，而且還常常出現(xiàn)未及時歸檔、檔案管理分散的情況。一些學(xué)校由于在檔案管理過程中，一些檔案混亂，沒有按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸類和裝訂，還容易出現(xiàn)檔案遺失和損壞的情況，這些情況的存在嚴(yán)重影響了信訪局檔案管理工作的順利開展。

（二）受到傳統(tǒng)思想觀念的影響

目前信訪局長期從事檔案管理工作的人員具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，而且年齡一般偏大，受到年齡和傳統(tǒng)思想觀念的影響，很多管理人員的管理理念比較落后，并不了解現(xiàn)代信息技術(shù)和公共事務(wù)的服務(wù)性要求，沒有意識到檔案管理的重要價值。在信訪局很多領(lǐng)導(dǎo)層中，一些教職人員并不了解檔案管理工作具體是做什么，具體對哪些檔案進(jìn)行管理。對于有些信訪局來說，檔案管理方面存在的問題更加嚴(yán)重，上到領(lǐng)導(dǎo)，下到管理人員，并不了解檔案管理的重要性，在傳統(tǒng)思想觀念的影響下，只認(rèn)為將各種檔案資料整理、歸納好就行。

（三）管理人員綜合素質(zhì)不高

一般檔案管理需要專業(yè)的管理人員開展，管理人員的能力和素質(zhì)會直接決定檔案管理的效果。目前，很多信訪局檔案管理人員并不是專業(yè)的人員，是其他崗位調(diào)職而來或者即將退休的員工，并不是專業(yè)的管理人員，無法進(jìn)行檔案開發(fā)和檔案信息化建設(shè)和管理。還有些信訪局的檔案管理人員屬于兼職人員，一人身兼多職，盡管有些檔案管理人員工作時間較長，但是有些檔案管理人員存在更換情況，嚴(yán)重影響檔案管理的效率和質(zhì)量。

二、檔案管理制度完善建議

（一）全面管理

檔案工作的飛速發(fā)展，特別是檔案信息化的發(fā)展，要求檔案管理制度必須全面，無論是傳統(tǒng)檔案還是電子檔案都不應(yīng)遺漏。就目前的制度來看，并不能滿足目前的工作需求，單項(xiàng)梳理會造成梳理過的制度與未梳理的制度存在沖突或空白，當(dāng)前應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際工作情況以及可預(yù)期到得發(fā)展對所有檔案管理制度進(jìn)行統(tǒng)一梳理，確保檔案標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范覆蓋檔案業(yè)務(wù)的全過程。

（二）及時梳理

目前，各科研院所檔案工作的基本策略是實(shí)行紙質(zhì)、電子雙套制并行歸檔。隨著社會的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，隨著科研生產(chǎn)對數(shù)字化檔案的需求增強(qiáng)，數(shù)字化檔案將逐漸成為檔案館實(shí)施管理和提供利用的主流對象。面對數(shù)字化的文件與檔案的易逝性、易變性、信息機(jī)載體的易分離性、電子環(huán)境和應(yīng)用程序的依賴性等特點(diǎn)，要保證數(shù)字文件的真實(shí)完整和準(zhǔn)確有效，檔案工作者不得不提前介入到文件形成與管理的前期工作中，才能保證電子文件歸檔后形成檔案的真實(shí)有效和憑證價值特性，才能使所有文件的現(xiàn)行有效性在質(zhì)量上得到保證。因此檔案工作制度應(yīng)當(dāng)提前介入，及時梳理。

（三）專人梳理

檔案管理制度之所以存在閉門造車的嫌疑很大一部分原因是因?yàn)檫@項(xiàng)工作沒有專人負(fù)責(zé)。在完成本職工作之余完成制度的修編，給檔案管理制度的修訂帶來不完整，溝通不到位，甚至是各自為章的弊端，一個完善的檔案管理制度體系必定是專人或是一個專門團(tuán)隊(duì)建立的。

（四）宣貫?zāi)Ｊ匠墒旎?/p>

檔案管理制度要建立一種什么時候在哪里會有培訓(xùn)和指導(dǎo)，想進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)了知道流程在哪里可以參照的宣貫?zāi)Ｊ?，除了充分利用檔案宣傳周進(jìn)行宣貫，還應(yīng)定期對專兼職檔案員及檔案分室進(jìn)行工作指導(dǎo)和業(yè)務(wù)交流，利用檔案門戶網(wǎng)站進(jìn)行宣傳和業(yè)務(wù)公布，讓檔案制度流程不知不覺間深入人心。

三、結(jié)語

《檔案法》規(guī)定，檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，以維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用。因此，建立完善的制度體系，既要堅(jiān)持長遠(yuǎn)立足、不斷深化制度體系建設(shè)的內(nèi)容，又要兼顧工作實(shí)際、縱觀行業(yè)內(nèi)外，吸收借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，才能達(dá)到檔案管理制度體系建設(shè)的初衷，為檔案工作豎一盞明燈。

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