何萍

摘 要：置身于信息化時代當中，計算機成為社會發(fā)展建設(shè)的“中流砥柱”，各行各業(yè)的發(fā)展建設(shè)中始終離不開計算機的有效應(yīng)用。在事業(yè)單位的檔案管理當中，可以采取電子文檔存儲的方法對檔案進行整理歸納，便于檔案管理人員進行迅速查找，同時可以對一些有價值的檔案文件進行備份保存，確保文件、數(shù)據(jù)等不易丟失。鑒于此，本文對提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策進行分析，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);對策

引言

信息化時代已經(jīng)到來，并逐漸滲透到諸多領(lǐng)域當中，信息化建設(shè)儼然成為時代進步發(fā)展的重要基石。在事業(yè)單位檔案管理工作中，合理應(yīng)用信息化手段既能夠促進事業(yè)單位的檔案管理建設(shè)發(fā)展，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息化、數(shù)字化管理，有助于用戶快速檢索查閱，節(jié)省了大量的人力資源與時間精力等，確保事業(yè)單位的科學化管理。故此，事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)該積極掌握先進化的信息理論知識，完善檔案管理信息化制度，優(yōu)化檔案管理，促進事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

1事業(yè)單位推進檔案管理信息化建設(shè)的重要作用

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，即是指在開展檔案管理工作時，將以實體檔案為重點管理內(nèi)容的模式轉(zhuǎn)變?yōu)橐孕畔⒒问降臋n案管理模式，以便于提升檔案管理的便捷性與實用性，為事業(yè)單位提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，促進檔案管理工作的全面發(fā)展。在建立健全檔案管理體系的過程中，檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合信息技術(shù)手段的合理應(yīng)用，創(chuàng)新檔案管理工作的研究與合理分析，便于日后對單位檔案管理的保存與查詢等，進而不斷提升檔案管理的整體工作質(zhì)量，完善信息化檔案管理體系。故此，事業(yè)單位應(yīng)該高度重視檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，并從多渠道完善信息化建設(shè)體系，建立健全檔案管理模式，促進檔案管理的長遠發(fā)展，確保事業(yè)單位提供信息資源支持。

2分析當前事業(yè)單位信息化檔案管理中存在的不足

2.1事業(yè)單位檔案管理缺少實用型人才

毋庸置疑，人才作為社會生產(chǎn)的第一生產(chǎn)力，檔案管理人員在事業(yè)單位的檔案管理中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，其自身的工作水平與工作能力等直接影響著檔案管理的工作效率。為了確保管理部門能夠提升檔案管理的信息化水平，檔案管理者既要全面掌握檔案管理的基本工作流程，還要熟練應(yīng)用信息化技術(shù)操作方法，如可以獨立、熟練地操作信息化技術(shù)與設(shè)備等。然而，當前事業(yè)單位的檔案管理人員并未對檔案管理部門的培訓工作高度重視，一些檔案管理者仍然慣用紙質(zhì)檔案管理模式，無法將信息化技術(shù)與檔案管理工作進行有效融合。除此之外，一些檔案管理者在實際工作中仍然著態(tài)度怠慢、不等問題，無法真正落實檔案管理信息化建設(shè)，在工作中缺少專業(yè)性與責任感，嚴重制約著檔案管理工作的發(fā)展，限制了檔案管理機構(gòu)工作水平的提升。

2.2檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)不夠完善

事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)存在滯后性，缺少規(guī)范統(tǒng)一性。在眾多事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)中，檔案管理軟件并未實現(xiàn)通用與協(xié)調(diào)統(tǒng)一，系統(tǒng)性、連接性較差，無法實現(xiàn)信息資源的共享。一般來說，檔案管理無法借助于一個管理軟件進行檢索文件與管理檔案信息，同時由于檔案管理工作內(nèi)容復雜繁多，使得事業(yè)單位的檔案信息化電子建設(shè)困難重重。

2.3事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范

現(xiàn)階段，各個事業(yè)單位高度重視檔案管理信息化建設(shè)，但是在信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中，多數(shù)事業(yè)單位所使用的檔案管理系統(tǒng)不能和其他部門有效統(tǒng)一，系統(tǒng)兼容性、適應(yīng)性較差，難以利用同一個部門的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)多種檔案信息的檢索和查詢。再加上現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容越來越多，工作流程越來越復雜，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范的問題，制約了檔案信息化電子化進程，使得檔案資源難以實現(xiàn)共享，降低了檔案的利用效率，不能發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

2.4未建立有效的檔案數(shù)據(jù)庫

以往的檔案管理工作僅僅是對于檔案信息資料的搜集和錄入，對于現(xiàn)階段檔案工作而言，如何從檔案資料中挖掘出更有價值的信息已經(jīng)成為檔案管理工作的核心，而建立有效檔案數(shù)據(jù)庫對信息檔案知識挖掘來說，既是必要環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。但是我國的事業(yè)單位普遍還未建立適合自身的檔案數(shù)據(jù)庫，因此很難為后期的檔案資料知識挖掘提供幫助

3提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策

3.1加強檔案管理人才引進和培養(yǎng)

有道是巧婦難為無米之炊，檔案管理的信息化建設(shè)離不開檔案人才的引進和培養(yǎng)，所以事業(yè)單位要在加大力度對現(xiàn)有員工進行培養(yǎng)的同時，還要加強對于檔案人才的引進工作。具體而言，事業(yè)單位可以建立內(nèi)部競爭機制，按照業(yè)務(wù)能力和掌握新技術(shù)的水平擇優(yōu)選拔檔案部門的主管領(lǐng)導。與此同時，事業(yè)單位還要加強對于現(xiàn)有人員的招聘工作，確保以后招聘的新入職員工的綜合素質(zhì)能夠滿足信息化建設(shè)的要求。此外事業(yè)單位還應(yīng)當定期邀請行業(yè)專家和導師對現(xiàn)有檔案管理人員進行培訓，從而提升檔案管理部門的整體實力，促進檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.2增強檔案管理人員的專業(yè)技能，促進檔案管理信息化的嫁接與移植

一直到目前為止，我國大部分的事業(yè)單位依然使用傳統(tǒng)的方式進行建設(shè)，很多事業(yè)單位的管理人員的管理方式還是很陳舊的，沒有辦法更好地滿足人們的日常生活需要。因此隨著社會的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位中的檔案不僅數(shù)量越來越多，而且種類也逐漸地開始了變化，事業(yè)單位的管理人員應(yīng)當找到新型的管理手段來進行檔案管理，全面提高管理人員的認識水平，使其深刻理解到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

3.3提升檔案工作的信息化管理水平

對于我國事業(yè)單位的檔案管理工作來說，要做到的就是全面提升我國事業(yè)單位的檔案管理水平，這就需要相關(guān)的工作人員要以實際的工作需求為主要手段。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理工作主要采用的方式都是通過紙張來保存檔案資料，但是這種管理方式是有限的，而且紙張容易損壞，一旦保存不善就會對我國的事業(yè)單位的檔案工作造成損失。所以現(xiàn)階段相關(guān)的工作人員需要采用新型的手段來檔案管理工作，不斷地提升檔案管理工作水平，逐漸在工作中融入信息科技，將檔案資料更好地保存。通過信息科技的運作不僅可以更好地保存檔案資料，同時還減少了查找資料的麻煩，淘汰過去那些比較落后的方式，只有這樣才能更加高效、快捷地完成事業(yè)單位的檔案管理工作。這種工作方式不僅加強了我國事業(yè)單位的檔案管理工作效率，還提高了檔案的保護，以防造成檔案信息的泄露。

結(jié)束語：

隨著近代社會互聯(lián)網(wǎng)的廣泛發(fā)展以及在新時代下對管理檔案發(fā)展的要求不斷提高的新形勢下，事業(yè)單位檔案管理的工作也逐步得到向技術(shù)化和信息化方向發(fā)展。所以加強事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是趨于一種必然的形勢。只有打破傳統(tǒng)的檔案管理理念，不斷地創(chuàng)新和改革事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)，才能使事業(yè)單位檔案管理的水平和服務(wù)的效率得以提升，使檔案管理工作能夠得到與時俱進地發(fā)展和適應(yīng)這個時代發(fā)展的潮流。

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