廖永 朱茜

摘? 要： 隨著我國醫(yī)療水平增加，醫(yī)療檔案的數(shù)量也不斷增加，檔案管理已經(jīng)成為了醫(yī)院內(nèi)部管理當中至關重要的環(huán)節(jié)。而科學技術水平提升后，檔案管理信息化則是當前醫(yī)院檔案管理發(fā)展的必然趨勢。本文主要是圍繞檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的價值和地位之一主題，對當前我國醫(yī)院的檔案管理工作形式進行了分析，并詳細闡述了醫(yī)院檔案管理信息化建設的必要性，深入剖析了檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理工作中發(fā)揮的價值以及作用。

關鍵詞： 檔案信息化建設;檔案管理;工作地位;工作價值

【Abstract】： With increase of medical level in our country， numbers of medical archive have been increasing， and archive management has become a crucial link of hospital internal management. With improvement of science and technology， archive management informationization is an inevitable trend of hospital archive management development. Focusing on value and status of archive informatization construction in hospital archive management mainly， the article analyzes working form of current hospital archive management in our country， reviews necessity of hospital archive management informatization construction in details， and analyzes value and function of archive informatization construction in hospital archive management deeply.

【Key words】： Archive information construction; Archive management; Working status; Working value

0? 引言

醫(yī)院檔案管理水平關系著醫(yī)院發(fā)展至今的所有醫(yī)療檔案的安全，對于醫(yī)院未來發(fā)展至關重要，而要實現(xiàn)醫(yī)療檔案信息信息化建設，必須要借助于現(xiàn)代化技術和設備。因此，醫(yī)院檔案信息化建設發(fā)展情況與醫(yī)療經(jīng)濟發(fā)展息息相關。我們要推動完善檔案信息化建設，就必須要落實好醫(yī)院檔案管理的相關制度法規(guī)、構建科學的檔案管理模式，通過高素質(zhì)人才與現(xiàn)代化技術的輔助，一同實現(xiàn)高效的檔案管理工作。

1? 檔案管理信息化建設的必要性

檔案信息化建設是將以人工記錄和管理為主的檔案管理工作逐步轉(zhuǎn)向信息化、電子化管理的過程。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案大多以紙質(zhì)文檔記錄，在保存時不僅需要委派專門的管理人員，還需要考慮檔案用紙的紙張壽命和紙張保存環(huán)境帶來的影響。正因為紙張檔案不易保存、不易查找，醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量一直以來都難以提升[1]。

為了要提高檔案管理水平，更加充分的發(fā)揮已有醫(yī)療檔案對醫(yī)院發(fā)展起到的促進和推動作用，實現(xiàn)檔案信息化建設勢在必行。隨著人們健康意識和我國醫(yī)療水平的提升，到醫(yī)院就醫(yī)的人數(shù)大幅激增，尤其是擁有權威專家坐診的大醫(yī)院更是人滿為患。患者的增加給醫(yī)院檔案管理工作造成了極大的負擔，傳統(tǒng)的人工記錄、查詢方法已經(jīng)不能滿足當前醫(yī)院發(fā)展的需求。因此，各大醫(yī)院利用電子信息技術和互聯(lián)網(wǎng)技術，初步實現(xiàn)檔案管理信息化，利用現(xiàn)代化的電子系統(tǒng)承擔工作人員龐大的壓力。

比如，目前患者去醫(yī)院就醫(yī)，在掛機號環(huán)節(jié)就會得到一張就診卡，這張卡片中詳細的記錄了患者的個人信息以及患病情況。對于坐診醫(yī)師而言，這些信息一目了然，一些基礎性的問題不需要再向患者提問，節(jié)省了許多時間;而對于所有的待診患者來說，利用這一張卡就可以完成掛號、繳費、檢查、化驗等多個環(huán)節(jié)，而不用在各窗口和樓層之間來回奔波，也節(jié)省了患者的時間，在一定程度上緩解了病患的緊張情緒[2]。檔案信息化建設對于提高就醫(yī)效率，完善醫(yī)院管理，推動醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展至關重要，已經(jīng)成為了醫(yī)療行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

2? 檔案管理信息化建設在醫(yī)院檔案管理中的作用

2.1? 提高了醫(yī)院的管理水平

隨著醫(yī)院規(guī)模的擴大，醫(yī)院檔案的數(shù)量也在不斷增加，醫(yī)院檔案管理的難度也逐步提升。以往，各大醫(yī)院都是依靠于傳統(tǒng)的人力管理方式，由管理人員完成醫(yī)院檔案信息的錄入、存檔、分類、保存和查閱，不僅工作內(nèi)容龐雜，工作壓力也十分巨大。尤其是檔案的查閱工作，在調(diào)動檔案時需要耗費工作人員大量的時間和精力去查找，在檔案調(diào)出和使用的過程中還必須要時刻注意，保證紙質(zhì)檔案的安全[3]。

實現(xiàn)檔案信息化建設可以有效提升醫(yī)院的管理水平，打破了原有的醫(yī)院檔案使用模式，在實現(xiàn)檔案系統(tǒng)化管理的同時也實現(xiàn)了醫(yī)療服務模式的革新。比如，有患者來醫(yī)院就醫(yī)，那么通過病人的身份證信息就可以在本院醫(yī)療檔案系統(tǒng)中查詢到患者的病史和治療記錄。通過檔案系統(tǒng)的搜索，這些信息一目了然，坐診醫(yī)師可以對患者的身體基本情況有基礎性的了解，對于患者的過往病史、過敏性藥物也能直接掌握;但是如果是按照傳統(tǒng)的檔案管理辦法，要集齊這些信息需要檔案管理人員耗費大量的精力去查找，非常浪費時間。由此，我們可以看出，檔案信息化建設不僅提高了檔案管理的能力，還提升了醫(yī)院內(nèi)部整體的管理能力和服務水平，對于患者來說，檔案信息化建設是實現(xiàn)他們便捷就醫(yī)的必要手段。

2.2? 提升醫(yī)院檔案管理人員的工作效率

管理一家醫(yī)院自開院以來的所有檔案信息，工作人員的壓力不可謂不大。而大多數(shù)傳統(tǒng)檔案都采用紙質(zhì)文檔記錄，這些檔案的存檔、保存和使用都需要十分龐大的工作量。尤其是一些開院初期的檔案，這些檔案年代久遠，紙張的壽命有限，現(xiàn)在保存時不僅需要考慮到檔案信息內(nèi)容的保密性，更需要考慮紙張信息的留存性。因此在管理時要時時關注檔案信息庫的保存環(huán)境，必須要將干濕度控制在合理的范圍內(nèi)，防止紙張受潮。而完成了檔案信息化建設后，醫(yī)院的檔案信息都完成了電子錄入，保存于電子系統(tǒng)當中，工作人員只需要定期的進行檢查與核實，保證系統(tǒng)安全性，就可以實現(xiàn)檔案的安全化管理[4]。

另外，檔案管理工作的另一個難點是檔案的調(diào)閱使用。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，當醫(yī)生需要調(diào)用院內(nèi)檔案來輔助當前工作時，必須要提前說明，并且檔案管理人員需要加緊查找，這項工作十分浪費時間;如果是跨院借用檔案，工作難度還會提升。而實現(xiàn)檔案信息化建設，采用電子系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)來進行檔案管理，檔案查找和借閱只需要動一動手指就能完成。即便需要使用檔案的醫(yī)生不在院內(nèi)，也可以在得到授權后登陸檔案管理系統(tǒng)查閱需要的內(nèi)容，如果是要借閱其他醫(yī)院的檔案，也可以通過互聯(lián)網(wǎng)快速的實現(xiàn)信息傳遞，極大程度的節(jié)約了時間，提高了工作人員的工作效率[5]。

2.3? 提高醫(yī)院整體競爭力

醫(yī)院檔案信息化建設對提高醫(yī)院整體競爭力具有非常重要的作用。隨著醫(yī)療水平提升和人們就醫(yī)需求的增加，同一地區(qū)的醫(yī)療結(jié)構數(shù)量也在不斷增加，這也就導致了醫(yī)療行業(yè)的競爭壓力不斷增大，醫(yī)療機構之間的競爭空前激烈。為了讓醫(yī)院能夠在激烈的競爭當中脫穎而出，不僅僅需要提高醫(yī)院醫(yī)師水平和醫(yī)療設備配置，還需要提高醫(yī)院的管理服務能力，讓患者在就醫(yī)時可以得到更加高效、體貼的服務[6]。

檔案信息化建設可以實現(xiàn)檔案信息的高效管理，在實際運用的環(huán)節(jié)可以達到節(jié)約時間/提高效率的目的。比如，檔案信息化建設使原本手工操作的程序轉(zhuǎn)移到了電子網(wǎng)絡平臺當中。現(xiàn)在，許多的醫(yī)院開始實現(xiàn)電子平臺掛號和常規(guī)疾病查詢等便民窗口，患者們通過登錄醫(yī)院的官網(wǎng)、微信平臺或手機APP就可以進行掛號和問診。尤其是微信掛號模式，對于許多住在離醫(yī)院較遠地區(qū)的人來說，在微信平臺上完成掛號，比在醫(yī)院排隊掛號要更加方便。而且，利用網(wǎng)絡平臺進行掛號，患者可以自行選擇坐診的各位醫(yī)師，如果當天沒有該患者最期待的醫(yī)師坐診，那么患者也就不用到醫(yī)院白跑一趟。檔案信息化建設可以幫助醫(yī)院優(yōu)化檔案管理模式，提高醫(yī)院的綜合競爭力，推動醫(yī)院更加高效、可持續(xù)的發(fā)展。

2.4? 推動醫(yī)院未來發(fā)展

醫(yī)院檔案信息化建設可以為醫(yī)院的未來發(fā)展方案優(yōu)化提供依據(jù)。醫(yī)院留存的所有檔案都是醫(yī)院歷史的沉淀，這些檔案的內(nèi)容是醫(yī)院發(fā)展歷程的見證，而醫(yī)院未來的發(fā)展方向也會根據(jù)這些內(nèi)容進行不斷的優(yōu)化和調(diào)整;尤其是對醫(yī)院內(nèi)部的管理制度和改革方針來說，當前留存的檔案是醫(yī)院進行制度優(yōu)化、管理模式改革的重要依據(jù)。而醫(yī)院檔案當中保存的信息對于醫(yī)院醫(yī)療水平和服務管理水平的提升也非常重要。因此，醫(yī)院檔案對于醫(yī)院未來發(fā)展具有推動作用，是十分有參考價值的內(nèi)容[7]。

檔案信息化建設可以實現(xiàn)醫(yī)院檔案的高效分類和保存，可以說利用檔案管理電子系統(tǒng)，醫(yī)院領導人和檔案管理人員能夠更快速的查詢相關的檔案信息，而這些信息在醫(yī)院未來發(fā)展方案制定上也能做出更大的貢獻。通過檔案信息化建設，可以實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息的智能化管理，系統(tǒng)會對其中錄入的檔案信息進行更加細化的分類，醫(yī)院的管理決策人員通過查閱這些信息，可以進一步了解醫(yī)院發(fā)展歷史當中各項政策的閃光點和存在的漏洞，那么在醫(yī)院未來發(fā)展方案制定時，就可以有效的避免這些問題，可以實現(xiàn)對醫(yī)院未來發(fā)展方案的優(yōu)化。由此，可以看出，檔案信息化建設對于醫(yī)院未來的良好發(fā)展具有推動作用。

3? 提高醫(yī)院檔案信息化建設水平的意見

3.1? 技術水平和管理設備

醫(yī)院檔案信息化建設離不開科學技術手段和現(xiàn)代化設備的支持。要實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設，院方就必須要加強專項資金的投入，構建完善的電子檔案信息管理系統(tǒng)，并配備相關的基礎設備，通過完善技術手段和基礎設施來實現(xiàn)檔案信息化建設[8]。

檔案信息化建設可以打破檔案應用的時間和空間限制，而為了讓這一工作變得更加的便捷，還需要為醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)添加不同的準入端口。比如，醫(yī)院的檔案管理系統(tǒng)進入端口可以分為PC端和移動端，工作人員通過醫(yī)院的電腦、微信或手機APP都可以進入檔案管理系統(tǒng)，隨時隨地實現(xiàn)檔案信息的管理和使用。

目前，微信已經(jīng)成為了人們?nèi)粘Ｉ钪斜夭豢缮俚纳缃还ぞ?，而醫(yī)院檔案信息建設的一大重點就是拓展微信使用平臺。醫(yī)院可以建設自己的微信公眾號，并不斷豐富公眾號的模塊和內(nèi)容。公眾號內(nèi)可以實現(xiàn)掛號、繳費、專家預約等功能，讓患者能更快速的就醫(yī)。同時還可以在公眾號或網(wǎng)絡平臺內(nèi)實現(xiàn)個人病例查詢，這樣無論患者是在本院就醫(yī)還是再其他醫(yī)院就醫(yī)都可以實現(xiàn)過往病史的快速查證。醫(yī)院還可以在網(wǎng)絡平臺上開設窗口，利用客服實現(xiàn)簡單疾病的原理和治療方法解答，通過這樣的方法將醫(yī)院檔案內(nèi)保存的醫(yī)療信息更加靈活的使用，為患者提供更優(yōu)良的服務。

3.2? 組建高水平的檔案管理隊伍

以往，醫(yī)院的檔案管理工作大多不是有專業(yè)的管理人才擔任的，管理工作的效率和質(zhì)量總是難以提升。實現(xiàn)檔案信息化建設后，對檔案管理人員的專業(yè)要求變得更加廣泛，檔案管理人員不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要具備一定的信息技術水平，這樣才能勝任實現(xiàn)檔案信息化建設后的醫(yī)院檔案管理工作。

各大醫(yī)院應該要對本院的檔案管理人員進行定期的培訓，提高工作人員的能力和責任意識。所有的檔案管理人員必須要明確檔案管理工作的意義和重要性，要從根本上提高對檔案管理工作的重視，這樣才能實現(xiàn)高質(zhì)量的檔案管理。比如，院方可以邀請專業(yè)水平較高的檔案學、信息技術學專家或?qū)W者來院講座，讓檔案管理人員接受最專業(yè)的技能培訓;同時還可以組織同一地區(qū)的醫(yī)療結(jié)構開展交流大會，各醫(yī)療結(jié)構之間互相交流經(jīng)驗，互相借鑒，實現(xiàn)共同進步。當然，除了對現(xiàn)有的檔案管理工作人員進行培訓和指導外，還需要招聘更加優(yōu)秀的人來補充檔案管理隊伍。醫(yī)院聘用的檔案管理人才應該要具備極高的專業(yè)素養(yǎng)和責任意識，對醫(yī)院檔案管理工作的內(nèi)容和意義有深入了解，并具有職業(yè)精神和服務意識，只有這樣才可以勝任實現(xiàn)檔案信息化建設后的檔案管理工作[9]。

3.3? 完善管理體制和管理系統(tǒng)

醫(yī)院檔案管理體制也是制約醫(yī)院檔案高效化發(fā)展的一大因素。由于以往大多數(shù)的醫(yī)院對檔案管理不重視，醫(yī)院檔案管理規(guī)章制度混亂，管理責任落實不明確，檔案管理質(zhì)量遲遲難以提升。在實現(xiàn)了檔案信息化建設后，各大醫(yī)院應該要根據(jù)當前醫(yī)院檔案管理的實際情況，重新制定管理規(guī)范和制度，并且明確檔案管理的權責，徹底的落實檔案管理工作的責任劃分，為實現(xiàn)高效管理打下堅實基礎。

同時，醫(yī)院檔案里面包含許多的保密性內(nèi)容，無論是醫(yī)療檔案還是患者的個人信息，這些都不能輕易泄露。為了要提高檔案的安全性，院方必須要不斷完善檔案管理系統(tǒng)的內(nèi)容，要對所有錄入的檔案實行分級管理，醫(yī)院的各科室只有查詢本科室常規(guī)檔案的準入權限，如果要使用其他科室的檔案，必須要先在檔案系統(tǒng)和工作人員那里完成登記，取得相關的權限之后才能查閱檔案。

此外，檔案信息內(nèi)容龐雜，醫(yī)院聘請的檔案系統(tǒng)維護人員還應該要具備一定水平醫(yī)療知識，這樣才能不斷的優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，讓檔案管理系統(tǒng)為醫(yī)院工作人員提供更優(yōu)良的服務。醫(yī)院的檔案管理工作人員必須要定期的對檔案系統(tǒng)內(nèi)的信息進行查閱。一方面，是要防止檔案信息丟失的問題，通過定期的檢查來確保檔案信息的安全;而另一方面，還需要通過定期的檢查，對錄入系統(tǒng)的信息內(nèi)容和分類進行查詢，要確保所有的信息都按照系統(tǒng)劃分的規(guī)則進行錄入，這樣才能保證檔案查詢的高效性[10]。

4? 結(jié)論

總而言之，檔案信息化建設在醫(yī)院檔案管理當中扮演著極為重要的角色，該項工作的應用價值主要表現(xiàn)在提高醫(yī)院檔案管理水平，促進醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展和實現(xiàn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展等多方面。醫(yī)院檔案信息化建設是時代發(fā)展的需求，更是各大醫(yī)院綜合競爭力的體現(xiàn)。各醫(yī)院應該要建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)療檔案的高效化、科學化管理，更加充分的發(fā)揮出醫(yī)療檔案在醫(yī)院管理和醫(yī)院未來發(fā)展當中的作用。

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