羅紅年

[摘? ? 要] 本文針對江漢石油工程公司辦公信息化現(xiàn)狀，結(jié)合辦公信息化發(fā)展趨勢，提出實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的思路和措施，提升企業(yè)運行效能。

[關(guān)鍵詞] 互聯(lián)網(wǎng);辦公;企業(yè)運行

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 17. 034

[中圖分類號] F270.7? ? [文獻標識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）17- 0085- 02

1? ? ? 基本情況

1.1? ?基礎(chǔ)條件

總體上看，公司辦公業(yè)務(wù)信息化基礎(chǔ)較好。據(jù)不完全統(tǒng)計，公司現(xiàn)有計算機1 938臺，基本實現(xiàn)管理和技術(shù)人員全覆蓋，公司機關(guān)和二級單位機關(guān)、項目管理部所用計算機占用率均超過100%。

目前公司范圍內(nèi)在用的辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，均為總部統(tǒng)一推廣，具體為公文處理（OA）系統(tǒng)、督辦系統(tǒng)、合同系統(tǒng)、制度系統(tǒng)、財務(wù)共享系統(tǒng)。測錄井公司、井下測試等單位自行應(yīng)用了辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)。上述信息系統(tǒng)獨立運行，均開發(fā)有手機終端。

隨著智能手機的推廣，公司兩級機關(guān)具備了移動辦公的基礎(chǔ)條件。目前OA系統(tǒng)手機終端等移動應(yīng)用效果較好。

1.2? ?主要問題

1.2.1? ?辦公信息系統(tǒng)少，應(yīng)用范圍窄

現(xiàn)有公司層面應(yīng)用的辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，數(shù)量較少，尚未建立適應(yīng)公司高效運行需要的應(yīng)用體系。二級單位層面，除測錄井公司等少數(shù)單位外，其他均處于上面推廣啥就用啥的狀態(tài)，沒有新的應(yīng)用。

應(yīng)用范圍局限于OA、郵件、合同、督辦等業(yè)務(wù)，許多辦公業(yè)務(wù)和機關(guān)事務(wù)還沒有信息化，比如會議通知還是使用電話或即時通訊工具通知，又如蓋章申請、請假申請還需要找領(lǐng)導(dǎo)簽字，工作效率比較低。

1.2.2? ?孤島現(xiàn)象嚴重，協(xié)同水平低

辦公業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間均獨立運行，在公司內(nèi)部網(wǎng)站展示，僅能實現(xiàn)簡單的單點登錄，功能和數(shù)據(jù)上無法互聯(lián)互通，沒有實現(xiàn)集中和協(xié)同，信息孤島現(xiàn)象比較嚴重，體驗效果差。

1.2.3? ?移動辦公應(yīng)用深度和廣度不夠

僅僅應(yīng)用了手機客戶端App，功能比較有限。與計算機終端上網(wǎng)相比，一些使用頻率較高的功能在手機終端實現(xiàn)不了，移動辦公無論是廣度和深度都差距較大，總體水平不高。

1.2.4? ?投入不足與應(yīng)用需求增加的矛盾比較突出

兩級機關(guān)和二級單位提出大量的信息化需求，因投入或技術(shù)力量不足，無法滿足需要。如總經(jīng)理辦的公章使用、裝備管理處的設(shè)備資源共享管理、經(jīng)營管理的市場準入管理、人力資源處的員工技能練賽移動答題系統(tǒng)。還有公司機關(guān)和部分二級單位機關(guān)搬遷武漢后，需要會議室管理、考勤管理、門禁管理等應(yīng)用系統(tǒng)。

2? ? ? 辦公業(yè)務(wù)信息化趨勢

辦公業(yè)務(wù)信息化發(fā)展迅速，相關(guān)產(chǎn)品和軟件眾多，迅速融入政府、企業(yè)等領(lǐng)域，應(yīng)用的廣度和深度明顯提升?？傮w而言，有兩大發(fā)展趨勢。

2.1? ?協(xié)同辦公

協(xié)同辦公，也叫協(xié)同OA，具有方便快捷、降低成本、提高效率的優(yōu)勢。這里的協(xié)同，是站在企業(yè)管理的角度，以融入業(yè)務(wù)管理為目標的協(xié)同，通過協(xié)同OA系統(tǒng)的應(yīng)用實現(xiàn)信息的協(xié)同、業(yè)務(wù)的協(xié)同和資源的協(xié)同。因此真正意義的協(xié)同辦公系統(tǒng)應(yīng)該叫協(xié)同管理平臺。在該平臺上能夠部署公文管理、檔案管理、新聞管理、會議管理、人事管理、ERP等具備協(xié)同特征的應(yīng)用軟件，使各種信息數(shù)據(jù)能共享使用，消除信息孤島現(xiàn)象。使用該平臺，領(lǐng)導(dǎo)可以在任意一點掌控全局，監(jiān)控企業(yè)運行，從而達到提升效率、強化管控的目的。

協(xié)同辦公是企業(yè)高效管理的行之有效的重要工具，將傳統(tǒng)辦公變成數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化、移動化、科學(xué)化的辦公方式，是企業(yè)降本增效的有效方式。推行協(xié)同辦公，對于實現(xiàn)辦公先進性、快捷高效性、資源使用合理性、決策依據(jù)準確性、資源配置最優(yōu)化、行政管理統(tǒng)一化等，具有重要的意義。

2.2? ?移動辦公

移動辦公即“3A辦公”，可在任何時間（Anytime）、任何地點（Anywhere）處理與業(yè)務(wù)相關(guān)的任何事情（Anything）。移動辦公就是讓企業(yè)管理人員無論何時何地，都可以通過智能手機掌控企業(yè)內(nèi)部管理，不受時間和地點的約束，極大地提高工作效能，降低管理成本，增強快速反應(yīng)能力。移動辦公具有以下特點和優(yōu)勢。

2.2.1? ?實現(xiàn)工作流程規(guī)范自動

每個公司和企業(yè)都存在公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報等流程化的工作事務(wù)。移動辦公可以實現(xiàn)對流程化工作的自動化，可以規(guī)范單位內(nèi)部的各項工作。

2.2.2? ?做到事務(wù)處理方便快捷

使用移動辦公，無論團隊工作人員在何時何地，都可以及時審批公文，瀏覽公告，處理個人事務(wù)等等。這種辦公模式將以前不可利用的時間有效利用起來，大幅提高了工作效率和時間的使用效率。

2.2.3? ?解決相互溝通協(xié)作問題

不管是公司部門之間或是部門員工之間，都會存在溝通協(xié)調(diào)不到位、信息不通暢而影響工作的問題。使用移動辦公后，每個部門都建立不同的群組，可以通過軟件系統(tǒng)功能，降低溝通成本，倍增工作效率。

2.2.4? ?管理平臺功能強大靈活

作為移動平臺的工具，很多要在電腦上處理的工作都可以通過移動辦公的手機、平板電腦等終端來完成，移動辦公的功能與電腦辦公一致。還可以針對業(yè)務(wù)需求，進行專業(yè)的定制開發(fā)，自由設(shè)計移動辦公的功能。

2.2.5? ?操作易學(xué)簡單方便實用

移動辦公的使用既不需要電腦也不需要網(wǎng)線，只要一部可以上網(wǎng)的智能手機或者平板電腦。同時也不用再因為工作而一直待在辦公室，即使下班也可以很方便地處理一些緊急事務(wù)。

3? ? ? 推進“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的工作思路和措施

公司辦公業(yè)務(wù)信息化屬于信息化建設(shè)的重要組成部分，要堅持“頂層設(shè)計、統(tǒng)籌規(guī)劃、突出重點、分步實施”的指導(dǎo)思想和“六統(tǒng)一”原則，加快構(gòu)建與特色一流目標和石油工程企業(yè)特點、與協(xié)同化移動化趨勢相適應(yīng)的辦公業(yè)務(wù)信息化體系。

3.1? ?工作思路

結(jié)合調(diào)研情況和公司實際，我們提出“兩優(yōu)先、兩加快、兩步走”的辦公業(yè)務(wù)信息化工作思路。兩優(yōu)先，即優(yōu)先整合現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)、優(yōu)先發(fā)展移動辦公。兩加快，即加快實現(xiàn)協(xié)同辦公，加快實現(xiàn)信息化與機關(guān)業(yè)務(wù)的深度融合。兩步走，即分兩步走在2019年前實現(xiàn)辦公業(yè)務(wù)協(xié)同化、移動化兩大目標。第一步，2019年12月前，對現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)進行整合，實現(xiàn)手機終端與辦公計算機的定制開發(fā)，完成公司機關(guān)的辦公協(xié)同和移動化。第二步，2020年12月前，完成覆蓋公司和二級單位機關(guān)的協(xié)同和移動辦公，將經(jīng)營管理、市場管理、人力資源、設(shè)備管理等部門的應(yīng)用需求納入辦公業(yè)務(wù)信息化體系，實現(xiàn)深度融合，及時進行完善，形成江漢工程特色的辦公業(yè)務(wù)信息化體系。

3.2? ?工作措施

3.2.1? ?提高站位，充分認識“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的迫切性和價值意義

通過互聯(lián)網(wǎng)+辦公，實現(xiàn)辦公協(xié)同化和移動化，是互聯(lián)網(wǎng)條件下管理創(chuàng)新的組織部分，是適應(yīng)市場化專業(yè)化的必然選擇，是構(gòu)建現(xiàn)代治理體系的重要支撐。具體而言，體現(xiàn)在“兩個迫切需要”。一是公司瘦身健體后，迫切需要在管理層加快信息化步伐，全面提高管控和運轉(zhuǎn)效率;二是行業(yè)競爭日益殘酷，市場瞬息萬變，石油工程企業(yè)業(yè)務(wù)流動、信息流動、人員流動加劇，隊伍、人員分散，迫切需要加快移動辦公。

實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)+辦公后，由傳統(tǒng)辦公轉(zhuǎn)變成數(shù)字化協(xié)同智能辦公，實現(xiàn)工作流程化、無紙化。不僅僅是應(yīng)用一些系統(tǒng)和軟件，更重要的是辦公模式和管控模式的轉(zhuǎn)變，機關(guān)管理上實現(xiàn)兩個轉(zhuǎn)變：以傳統(tǒng)手段為主轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒侄螢橹鳎赞k公室電腦為主轉(zhuǎn)變?yōu)槭謾C移動為主，極大提高管理效率和現(xiàn)代化水平。同時IT耗材、紙張、電話費等各項辦公費用的減少，見到明顯的降本效果。

3.2.2? ?綱舉目張，明確實施“互聯(lián)網(wǎng)+辦公”的管理和技術(shù)路線

管理路線主要是堅持六個統(tǒng)一。即統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一設(shè)計、統(tǒng)一投資、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理。辦公信息化是一個系統(tǒng)工程，需要建設(shè)一個合理的、安全的、開放的、可擴展的全公司范圍共享使用的綜合辦公平臺，統(tǒng)一入口，統(tǒng)一管理，共享各種系統(tǒng)和信息資源。

技術(shù)路線就是“以我為主、兼容并包”，既保證集團公司信息系統(tǒng)應(yīng)用，又保障自主應(yīng)用系統(tǒng)運行。辦公系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程是隨辦公業(yè)務(wù)開展不斷變化調(diào)整的，是一個長期堅持開發(fā)、維護的系統(tǒng)，一方面要持續(xù)投入，如短信費用、開發(fā)費用、升級費用，另一方面由于對廠商存在依賴性，廠商售后服務(wù)質(zhì)量不一，選擇售后有保障的廠家也是關(guān)鍵之一，除此以外培養(yǎng)自己的運維團隊也能解決一些開發(fā)需求。

3.2.3? ?上下融合，建立相應(yīng)的運行制度和工作體系

一是辦公業(yè)務(wù)線上和線下都要建立一套管理制度，明確紀律要求，納入部門和個人考核，做到及時、規(guī)范，確保應(yīng)用效果。二是加強信息化基礎(chǔ)建設(shè)。保障相關(guān)費用，每年短信費用、開發(fā)費用、升級費用等費用納入機關(guān)財務(wù)預(yù)算;加快無線網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，PC、筆記本購置等與之適應(yīng);加強網(wǎng)絡(luò)維護，確保運行暢通。

3.2.4? ?雙管齊下，從技術(shù)和管理入手構(gòu)建安全保障體系

高度重視安全保密工作，針對協(xié)同移動辦公帶來的安全保密風險，制定嚴密細致的防范體系，嚴格業(yè)務(wù)管理權(quán)限，積極消除各種安全隱患，嚴防網(wǎng)絡(luò)信息安全和失泄密事件發(fā)生。

3.2.5? ?重視人才，建強公司信息化隊伍

信息化人才是公司三支人才隊伍的重要組成部分，要做好人才引進、培養(yǎng)和提升工作，建立及培養(yǎng)自己的核心開發(fā)團隊，提高信息化專家待遇。