楊文

摘 要：基于對(duì)如何做好文書檔案收集與歸檔工作的研究，首先，闡述文書檔案收集與歸檔的必要性。然后，分析文書檔案收集與歸檔存在管理意識(shí)有待提升、工作制度有待完善等問題。最后，針對(duì)文書檔案收集與歸檔給出加強(qiáng)重視程度、構(gòu)建工作制度等有效措施。

關(guān)鍵詞：文書檔案 收集 歸檔

高校在培養(yǎng)專業(yè)人才中發(fā)揮著不可替代的作用，高校需要肩負(fù)起自身使命。如果高校想要實(shí)現(xiàn)自身的更好發(fā)展，同時(shí)為社會(huì)市場(chǎng)培養(yǎng)更多專業(yè)人才，需要及時(shí)做好高校內(nèi)的文書檔案收集與歸檔工作。文書檔案中記載著高校的重點(diǎn)內(nèi)容，關(guān)系著高校的進(jìn)步。因此，需要意識(shí)到文書檔案收集與歸檔的重要價(jià)值與意義。所以，本文將針對(duì)做好文書檔案收集與歸檔工作的措施進(jìn)行相應(yīng)闡述。

一、文書檔案收集與歸檔的必要性

（一）檔案管理基礎(chǔ)

在高校的教學(xué)活動(dòng)以及科研活動(dòng)，會(huì)產(chǎn)生大量不同的文件資料。在其中有許多文件資料有著較為重要的收藏價(jià)值與使用價(jià)值。通常情況下針對(duì)此類資料需要相應(yīng)的管理人員進(jìn)行收集與管理。所以，文書檔案收集與歸檔是檔案管理的基礎(chǔ)工作，為檔案中信息資料充分發(fā)揮自身最大作用提供保障。

（二）檔案集中管理重要手段

我國(guó)針對(duì)文書檔案管理工作做出明確規(guī)定，需要保證問文書檔案的統(tǒng)一管理，尤其是高校的文書檔案，同時(shí)還需要保證檔案內(nèi)容的完整性與真實(shí)性。通過文書檔案的收集與歸檔，可以在很大程度上保證檔案內(nèi)容的安全性與全面性。同時(shí)為高校檔案的集中管理提供保障，促進(jìn)高校更好發(fā)展。

二、文書檔案收集與歸檔存在的問題

（一）管理意識(shí)有待提升

從目前我國(guó)高校文書檔案收集與歸檔工作中可以看出，許多工作人員的管理意識(shí)較為薄弱。在實(shí)際管理中，并沒有意識(shí)到自身工作的重要作用[1]。通常情況下會(huì)表現(xiàn)在，管理效率與管理質(zhì)量低下，同時(shí)文書檔案中內(nèi)容的真實(shí)性與完整性沒有得到保障。檔案損壞等問題時(shí)有發(fā)生，給文書檔案的使用帶來影響。

（二）工作制度有待完善

在高校文書檔案收集與歸檔工作中，需要制定相應(yīng)的工作制度，這樣才可以保證文書檔案收集與歸檔工作的有序展開。但是文書檔案收集與歸檔工作中可以看出，并沒有相應(yīng)的工作制度對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范與約束。這一問題的產(chǎn)生，會(huì)對(duì)文書檔案收集與歸檔工作的有序進(jìn)行產(chǎn)生制約，同時(shí)影響高校的更好發(fā)展。

三、文書檔案收集與歸檔有效措施

（一）加強(qiáng)重視程度

文書檔案收集與歸檔工作，是高校工作中的重要組成部分。如果沒有有序展開文書檔案收集與歸檔工作，那么高校檔案工作將無法展開，那么檔案中的數(shù)據(jù)內(nèi)容將無法得到充分利用。因此，為保證文書檔案收集與歸檔工作順利展開，同時(shí)發(fā)揮文書檔案中信息內(nèi)容的價(jià)值與作用，需要加強(qiáng)對(duì)文書檔案收集與歸檔工作的重視程度[2]。首先高校內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)者與管理者需要意識(shí)到該項(xiàng)工作的重要作用，并且從人力物力財(cái)力等方面，給予文書檔案收集與歸檔工作大力支持。通過人力物力財(cái)力的支持，可以在很大程度上促使工作人員意識(shí)到自身工作重要作用。除此之外，文書檔案工作并不是高校機(jī)構(gòu)形成的，而是在高校不斷發(fā)展中形成的，因此，做好文書檔案管理工作是保證各項(xiàng)檔案管理各項(xiàng)工作順利展開的前提保障?；诖?，文書檔案管理工作人員，需要針對(duì)其中具有價(jià)值與意義的檔案及時(shí)做好收集與分類工作，保證高校內(nèi)文書檔案齊全，其中內(nèi)容的真實(shí)性與完整性也可以得到保障。

（二）構(gòu)建工作制度

上文已經(jīng)說到工作制度是文書檔案收集與歸檔有序展開的前提保障，因此，需要構(gòu)建相應(yīng)的工作制度。在工作制度的構(gòu)建中，可以從以下幾點(diǎn)展開：第一，構(gòu)建文書檔案收集與歸檔管理制度，保證高校內(nèi)文書檔案收集與歸檔能夠做到有制度可依。文書檔案收集與歸檔是高校檔案管理工作中的基礎(chǔ)工作，想要做好該項(xiàng)工作，需要結(jié)合高校實(shí)際情況與檔案管理工作情況，制定出科學(xué)合理的文書檔案收集與歸檔制度[3]。這樣才能將制度落實(shí)到文書檔案收集與歸檔工作中，同時(shí)保證各個(gè)工作人員可以嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定展開文書檔案收集與歸檔工作。第二，在高校文書檔案收集與歸檔工作中，需要將相應(yīng)的法律法規(guī)落實(shí)在其中。通過法律法規(guī)對(duì)工作人員的行為進(jìn)行規(guī)范與約束，想要將法律法規(guī)更好落實(shí)到文書檔案收集與歸檔工作中，需要高校積極組織工作人員進(jìn)行法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。不斷提高工作人員的法律意識(shí)，保證文書檔案收集與歸檔各項(xiàng)工作的展開，可以在法律允許范圍內(nèi)，避免違法或者違規(guī)問題的產(chǎn)生。第三，針對(duì)文書檔案收集與歸檔工作需要構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督制度，針對(duì)各項(xiàng)工作的展開加強(qiáng)監(jiān)督與管理。這樣可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)文書檔案收集與歸檔工作中存在的不合理之處或者問題，然后針對(duì)其中的問題能夠給出有效解決措施，避免問題影響范圍的進(jìn)一步擴(kuò)大。與此同時(shí)，也可以針對(duì)工作人員的行為以及工作進(jìn)行監(jiān)督，促使各項(xiàng)工作有序進(jìn)行。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，文書檔案收集與歸檔對(duì)高校的發(fā)展以及高校內(nèi)各項(xiàng)工作的展開具有重要作用。因此，需要保證高校內(nèi)相關(guān)工作人員可以意識(shí)到自身工作的重要性，從而端正工作態(tài)度，采取有效措施，保證文書檔案收集與歸檔工作的順利展開。同時(shí)針對(duì)文書檔案收集與歸檔工作，還需要構(gòu)建相應(yīng)的工作制度，針對(duì)各個(gè)工作人員的工作進(jìn)行監(jiān)督與規(guī)范。

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