狄蓓

企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作包含的內(nèi)容很多，涉及到諸多環(huán)節(jié)。不過，在傳統(tǒng)的認(rèn)知中，行政事務(wù)管理工作通常不需要太多技術(shù)含量，是一種很單純的后勤管理，這樣就會(huì)影響行政事務(wù)管理水平的提升。為了有效提高企業(yè)機(jī)關(guān)運(yùn)行效率，就要不斷完善行政事務(wù)管理，改進(jìn)現(xiàn)狀。

企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理不僅包括企業(yè)日常事務(wù)管理，還有其他的服務(wù)工作，為企業(yè)的制度完善、各項(xiàng)辦公管理、會(huì)議管理、設(shè)備管理等工作奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 行政事務(wù)管理絕不僅僅限于對(duì)簡(jiǎn)單的辦公事務(wù)進(jìn)行處理，也不是輔助領(lǐng)導(dǎo)處理日常瑣碎工作即可，而是一項(xiàng)綜合水平很高的工作，其質(zhì)量直接關(guān)系到企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)能否順利進(jìn)行。

1 影響企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作的原因

1.1 頂層設(shè)計(jì)與制度不完善，員工工作缺乏積極性

一些企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作之所以還不夠完善，主要是由于頂層設(shè)計(jì)不完善，制度不健全等原因造成的。行政事務(wù)管理人員在開展工作中由于缺乏完善的制度作保障，就會(huì)使員工對(duì)工作缺乏積極性和主動(dòng)性。還有一些員工認(rèn)為行政事務(wù)管理工作就是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，沒有足夠的技術(shù)含量，導(dǎo)致員工在工作時(shí)比較被動(dòng)，甚至帶有消極情緒，只為完成領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)，無法充分調(diào)動(dòng)自身主觀能動(dòng)性。

1.2 人員配備隨意，員工缺乏工作經(jīng)驗(yàn)和精力

行政事務(wù)管理工作與國家的法律法規(guī)息息相關(guān)，對(duì)管理人員的素質(zhì)提出很高的要求?，F(xiàn)階段，一些領(lǐng)導(dǎo)對(duì)行政事務(wù)管理人員的素質(zhì)并沒有高度重視，在人員配備上比較隨意，員工會(huì)以一職多能的方式兼職該項(xiàng)工作。這些員工往往缺乏專業(yè)的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，面對(duì)行政事務(wù)管理中的大量工作，員工往往會(huì)將其放置在相對(duì)次要的位置上，這樣就會(huì)影響工作效率的提升，也會(huì)耗費(fèi)員工精力，使其無法投入到自我充電與學(xué)習(xí)環(huán)節(jié)之中。一旦工作發(fā)生沖突，更多員工會(huì)優(yōu)先處理手頭業(yè)務(wù)，忽視行政事務(wù)管理。

1.3 缺乏明確的管理意識(shí)，工作時(shí)常走形式

在企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理中，許多管理人員還缺乏明確的管理意識(shí)。在具體工作中，不少工作人員會(huì)憑借經(jīng)驗(yàn)處理問題，沒有將管理與服務(wù)工作標(biāo)準(zhǔn)化，細(xì)致化，更沒有實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。在缺乏標(biāo)準(zhǔn)的情況下，許多項(xiàng)目沒有得到真正貫徹和實(shí)施。還有一些獎(jiǎng)懲制度不夠明確，規(guī)定界限模糊，同樣會(huì)影響行政事務(wù)管理工作水平提升。

2 談企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作對(duì)策與建議

2.1 提高員工綜合素質(zhì)，重視服務(wù)細(xì)節(jié)

企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作需要得到領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，提高管理人員的責(zé)任感，使其能夠正確認(rèn)識(shí)自身工作的地位。由于行政事務(wù)管理人員非常關(guān)鍵，因此，提高其素質(zhì)很有必要。管理人員要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況制定制度和相關(guān)政策，并保證落實(shí)。管理人員要有良好的道德品質(zhì)和極高的綜合素養(yǎng)，這不僅關(guān)系到企業(yè)的管理水平提升，更關(guān)系到企業(yè)的形象。

在提高員工綜合素質(zhì)方面，企業(yè)要鼓勵(lì)員工不斷學(xué)習(xí)，提高自身知識(shí)含量，了解行政事務(wù)管理工作的緊迫性，要保證工作與時(shí)代發(fā)展同步，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，從容應(yīng)對(duì)接踵而至的挑戰(zhàn)，并靈活處理各項(xiàng)問題。員工可通過互聯(lián)網(wǎng)、新媒體等多種途徑中獲取新知識(shí)，開拓視野，從而逐漸提高自身綜合素質(zhì)。

行政事務(wù)管理人員要有良好的語言表達(dá)能力、溝通能力和文字能力。在日常工作中，員工需要制定、撰寫各種文件、公文，傳遞上級(jí)工作指令，組織員工參加活動(dòng)，接待貴客等。這就需要管理人員有良好的語言組織能力與表達(dá)能力，同時(shí)還要有一定的文字功底，做到“文武全才”。

管理人員要重視行政事務(wù)管理的細(xì)節(jié)，具有良好的服務(wù)意識(shí)，可以靈活處理各種突發(fā)問題，待人接物落落大方，可以做到與人友好溝通，將問題或相關(guān)要求清晰說明;有良好的協(xié)調(diào)能力和高瞻遠(yuǎn)矚的思想，做事有主有次，穩(wěn)重踏實(shí)。

2.2 完善管理制度和流程，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化操作

行政事務(wù)管理工作要有完善的制度和統(tǒng)一的流程，這樣才能規(guī)范各項(xiàng)工作，保證工作順利進(jìn)行。完善制度的目的是明確崗位職責(zé)，落實(shí)各項(xiàng)工作，保證工作可以嚴(yán)格按照流程開展。定期對(duì)員工的工作進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，還要加大考核力度，制定考核細(xì)則。只有這樣，才能保證管理制度完善，提高各崗位人員的責(zé)任感，使其嚴(yán)格按照規(guī)范和要求開展工作。

要進(jìn)一步完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，提高工作質(zhì)量和工作效率。要明確重點(diǎn)和難點(diǎn)工作，對(duì)薄弱環(huán)節(jié)加大管理力度，制定完善的質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)。在這一標(biāo)準(zhǔn)下，企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理的各項(xiàng)工作均可有嚴(yán)格的參考依據(jù)，各員工將會(huì)針對(duì)難點(diǎn)、重點(diǎn)工作予以關(guān)注，并采取針對(duì)性解決措施彌補(bǔ)薄弱環(huán)節(jié)。在嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)要求下，管理人員會(huì)更加明確自身職責(zé)，嚴(yán)格按照工作流程完善相關(guān)工作內(nèi)容。

要加大對(duì)員工的培訓(xùn)，切實(shí)提高員工的素質(zhì)與服務(wù)意識(shí)。在培訓(xùn)中，要加大技能培訓(xùn)，保證培訓(xùn)不會(huì)淪為走形式;定期進(jìn)行培訓(xùn)，保證培訓(xùn)工作常態(tài)化、制度化。在培訓(xùn)中要不斷融入新的知識(shí)，使培訓(xùn)內(nèi)容充分與時(shí)俱進(jìn)，并與員工的實(shí)際工作吻合。只有這樣才能提高員工的服務(wù)意識(shí)，保證各項(xiàng)工作符合要求。此外，要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)設(shè)備、物資的管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備、物質(zhì)的規(guī)范、統(tǒng)一管理。在培訓(xùn)中要明確設(shè)備的使用要求與維護(hù)保養(yǎng)要求，明確使用的目的。

總之，只有完善制度和流程，才能保證企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作真正落實(shí)。此外，嚴(yán)格的制度可以提高監(jiān)督力度，保證工作效率得到有效提升。

2.3 實(shí)現(xiàn)工作創(chuàng)新，提高服務(wù)質(zhì)量

由于企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作比較復(fù)雜，內(nèi)容較多，需要處理的突發(fā)事件隨時(shí)會(huì)發(fā)生，因此，必須要高度重視管理工作的創(chuàng)新，提高服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量。許多工作雖然看上去非?；靵y，但卻并不難掌握其操作規(guī)律。只要有完善的計(jì)劃，對(duì)未來工作進(jìn)行合理預(yù)測(cè)，明確工作目標(biāo)，就可以提高工作質(zhì)量。

在工作中要有一定的預(yù)測(cè)能力，可以對(duì)企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)、未來走向合理預(yù)測(cè)，設(shè)定目標(biāo)，制定計(jì)劃。要做到未雨綢繆，全面考慮，力求盡善盡美。由于在工作中會(huì)存在許多不可控因素，因此要做好應(yīng)急預(yù)案，這樣就不至于在關(guān)鍵時(shí)刻手忙腳亂，而是能夠主動(dòng)面對(duì)問題，解決問題。對(duì)工作進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理，一旦出現(xiàn)異常情況，就要提前介入，將問題扼殺在搖籃里，全面做好各項(xiàng)工作。

為了進(jìn)一步提高服務(wù)質(zhì)量和效率，還要完善工作的保障機(jī)制，使其能夠協(xié)調(diào)各項(xiàng)工作。由于行政事務(wù)管理的工作很多，管理人員必須要做好協(xié)調(diào)，加大與各部門之間的溝通，從而實(shí)現(xiàn)部門之間高效協(xié)作。積極轉(zhuǎn)變思想觀念，改進(jìn)工作方法，使各部門在各自獨(dú)立的同時(shí)，定期進(jìn)行溝通，使其有共同的工作目標(biāo)。要采取新方法和新的管理模式，將各個(gè)崗位職責(zé)落實(shí)的同時(shí)，創(chuàng)新運(yùn)行機(jī)制，保證行政事務(wù)管理工作更加科學(xué)、合理、有效果。

為了有效改進(jìn)企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理現(xiàn)狀，就要保證各項(xiàng)管理工作可以有序開展，加大監(jiān)督與考核力度。在分工明確的前提下，引進(jìn)先進(jìn)的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，保證企業(yè)內(nèi)部員工能夠有充分的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，通過不斷學(xué)習(xí)和努力，提高工作效率與工作質(zhì)量。要轉(zhuǎn)變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制觀念下的工作模式，改進(jìn)員工考核制度與內(nèi)容，真正做到公平、公正、客觀考核員工的能力，賞罰分明。要及時(shí)彌補(bǔ)工作中的薄弱環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)督，保證薄弱環(huán)節(jié)可以得到有效處理。為了進(jìn)一步提高員工工作的積極性，相關(guān)激勵(lì)措施、保障機(jī)制要不斷完善，一旦員工成績突出，就要對(duì)其予以獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能更好地發(fā)揮出員工的優(yōu)勢(shì)，不斷完善企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作。

3 結(jié)束語

總之，在企業(yè)機(jī)關(guān)行政事務(wù)管理工作開展的過程中，會(huì)存在各種各樣的問題，這些問題會(huì)影響各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，也不利于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營。這就需要發(fā)揮出管理人員的作用，不斷提高管理人員的素質(zhì)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，使其能夠充分約束管理人員的行為，規(guī)范工作，積極做好各項(xiàng)協(xié)調(diào)工作，有明確的服務(wù)意識(shí)，使各部門工作高效開展，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

（作者單位：中國石油上海銷售公司）