孫曉燕 薛惠芬 王文玫 孫雨新 張薔

（1.國家海洋信息中心 天津 300171；2.中國海洋檔案館 天津 300171；3.南開大學(xué)商學(xué)院 天津 300071）

檔案接收進館是檔案館根據(jù)相應(yīng)的法規(guī)依法接納收集當(dāng)?shù)氐钠笫聵I(yè)單位、機關(guān)團體等形成檔案的基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作[1]。建設(shè)結(jié)構(gòu)合理、門類齊全、內(nèi)容豐富、整理規(guī)范的館藏是綜合檔案館建設(shè)的目標(biāo)之一，檔案進館是不斷充實館藏、豐富檔案信息資源的根本途徑，是館藏檔案資源建設(shè)的“主渠道”，各種門類、載體的檔案正是通過這個“主渠道”進入檔案館進行統(tǒng)一管理[2]。檔案接收進館工作是檔案事業(yè)得以不斷發(fā)展的基石，是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)。探討進館問題，改進和提高進館工作質(zhì)量和效率具有實際意義。建立合理的檔案進館評價指標(biāo)體系，進行量化評價，有助于實現(xiàn)進館工作規(guī)范化和提高進館檔案質(zhì)量的目標(biāo)[3][4]。

一、研究方法

本文基于現(xiàn)有文獻中關(guān)于檔案進館的相關(guān)研究、實際工作經(jīng)驗和檔案專家訪談三種方式初步獲取檔案進館工作評價指標(biāo)，訪談數(shù)據(jù)分析編碼后初步構(gòu)建評價指標(biāo)，采用德爾菲法對指標(biāo)進行修正和完善，運用層次分析法計算各指標(biāo)權(quán)重，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案進館工作評價指標(biāo)體系。采用的研究方法包括關(guān)鍵對象訪談、德爾菲專家咨詢法和層次分析法。

訪談法應(yīng)用在檔案進館工作評價指標(biāo)構(gòu)建階段，目的是通過檔案專家訪談獲取檔案進館工作可能的影響因素。本研究共進行了10人非正式訪談和8人正式訪談。采取面對面和電話交流的方式，訪談對象是多年從事檔案工作的檔案員。正式訪談建立在非正式訪談基礎(chǔ)上，采取半結(jié)構(gòu)化方式，一對一與被訪談?wù)哌M行深入交流，針對關(guān)鍵問題獲取深層信息。訪談前根據(jù)非正式訪談結(jié)果對訪談提綱進行了修正，8位訪談對象中男性3位，女性5位，年齡從25歲到53歲，分別在綜合檔案館、專業(yè)檔案館、企事業(yè)單位檔案室內(nèi)從事檔案相關(guān)工作，具有豐富的檔案進館工作實際經(jīng)驗。而且在“檔案進館”方面，通過其他人沒有獲取新的信息，達到“信息飽和”。訪談地點選擇在安靜的餐廳或會議室中，環(huán)境均安靜舒適，具有一定的私密性。訪談前告知被訪談?wù)咴L談的目的和大致內(nèi)容，在征得對方同意的前提下，對訪談進行錄音，并在訪談后48小時之內(nèi)將錄音轉(zhuǎn)錄為文字。

德爾菲法用于對檔案進館工作評價指標(biāo)體系進行檢驗和修正，層次分析法確定各指標(biāo)權(quán)重，形成最終的檔案進館工作評價指標(biāo)體系[7][8]。德爾菲法首先要選擇符合一定條件的專家，進行匿名發(fā)表意見，經(jīng)過多輪征詢專家對相關(guān)問題的意見，經(jīng)過多次反復(fù)的調(diào)查、修改、歸納和總結(jié)等，形成大多數(shù)專家認(rèn)可的看法的過程[5][6]。層次分析法是通過構(gòu)建相關(guān)矩陣，進行兩兩元素間的相關(guān)比較，分析元素的相對重要性，將人的主觀判斷和思維過程進行量化，將復(fù)雜決策數(shù)學(xué)化的過程。具體方法是首先通過建立判斷矩陣，建立層次結(jié)構(gòu)模型，然后進行單獨層次排序和一致性檢驗，然后進行層次總排序和一致性檢驗。

二、檔案進館工作評價指標(biāo)體系構(gòu)建

（一）評價指標(biāo)的獲取

專家深入訪談錄音總長258分鐘，共轉(zhuǎn)錄文字39127字。訪談數(shù)據(jù)分析使用Nvivo 11軟件進行輔助。在整體把握基礎(chǔ)上，將文稿進行拆分、標(biāo)注，提取與檔案進館密切相關(guān)的內(nèi)容，然后進行開放性編碼、主軸編碼和選擇編碼三個過程。開放性編碼是針對“檔案進館”部分采用逐段逐句的研究，反復(fù)推敲提取重點語句和關(guān)鍵信息；主軸編碼是對開放編碼后得到的關(guān)鍵信息進行進一步歸納，將屬于同一意義層的概念進一步抽象，形成不同類目，對現(xiàn)象進行深入解釋。主軸編碼的目的是發(fā)展主范疇和副范疇，并發(fā)現(xiàn)其潛在聯(lián)系。通過主軸編碼，本研究共抽取出40個主要范疇，通過主軸編碼，初步勾畫出檔案進館工作的主要方面；選擇編碼是為了從主范疇中挖掘“核心范疇”，并與其他范疇聯(lián)系起來，驗證相互之間的關(guān)系，把概念化發(fā)展不完整的范疇補充完善的過程。在選擇性編碼階段，本研究將檔案進館工作歸納為7個核心范疇，分別是組織機構(gòu)保障、檔案鑒定、檔案齊全和完整性、檔案整理規(guī)范性、目錄數(shù)據(jù)著錄、隨同進館材料、檔案驗收和進館。通過已有文獻[9][10][11][12][13][14]、實踐經(jīng)驗總結(jié)和訪談數(shù)據(jù)的分析，初步構(gòu)建檔案進館工作評價的7個一級指標(biāo)和43個二級指標(biāo)。

（二）德爾菲法的運用和指標(biāo)重要性的確定

1.選擇咨詢專家。根據(jù)研究需要，選擇對檔案進館工作比較了解，并有豐富的檔案工作實踐經(jīng)驗和理論知識的專家。本研究先后進行兩輪專家咨詢，專家人數(shù)均是20名，其中來自專業(yè)檔案館具有豐富的檔案管理和進館工作實踐經(jīng)驗的專家8名，來自國家和地方綜合檔案館的專家4名，來自企事業(yè)單位檔案室的專家5名，來自檔案學(xué)界研究成果豐富而且涉及檔案進館工作的學(xué)者3名，所有專家都具有碩士以上學(xué)歷，高級技術(shù)職稱。

2.編制專家咨詢表和專家咨詢實施過程。首先根據(jù)前文初步獲取的檔案進館評價指標(biāo)，構(gòu)建檔案進館工作評價指標(biāo)專家咨詢表，根據(jù)專家所在地分別采用現(xiàn)場和郵件兩種方式，要求專家針對各項指標(biāo)分別提出具體意見，并針對各個指標(biāo)項的可操作性和重要程度等進行打分。首輪過后，針對專家咨詢結(jié)果進行認(rèn)真分析，根據(jù)專家的修改意見對最初的評價指標(biāo)進行適當(dāng)?shù)男拚⒅匦戮幹频诙唽＜易稍兪褂玫脑u價指標(biāo)咨詢表，進行第二輪的意見征詢，要求專家對評價指標(biāo)體系進行再次評價。兩輪征詢過后，根據(jù)專家意見綜合考慮，基本形成意見大體一致的檔案進館評價指標(biāo)體系。

專家咨詢過程中，專家需要對每一個評價指標(biāo)進行評估，按照李克特量表將重要性賦值5-1，分別對應(yīng)超級重要、比較重要、一般重要、不太重要和不重要、不太重要5個等級；將專家對指標(biāo)的熟悉程度分別賦值0、0.25、0.5、0.75和1，分別對應(yīng)很不熟悉、較不熟悉、一般、較熟悉、很熟悉5個等級。專家判斷依據(jù)劃分為直觀感受、同行了解、理論分析、實踐經(jīng)驗共4個等級，對應(yīng)賦值分別為0.2、0.4、0.6和0.8。

3.專家咨詢數(shù)據(jù)分析。問卷的有效回收率可以反映專家的積極系數(shù)，兩輪專家咨詢表均全部回收，回收率為100%。兩輪專家針對指標(biāo)體系提出修改意見的比例分別為90%和20%，這表明所選專家對本研究的積極程度較高。專家權(quán)威系數(shù)（Cr）通常由專家對指標(biāo)的熟悉程度（Cs）和專家對問題作出判斷的依據(jù)（Ca）兩個因素決定：即Cr=（Cs+Ca）/2。通常專家的權(quán)威系數(shù)（Cr）大于0.7，表明是咨詢結(jié)果是可以接受的，兩輪咨詢的專家權(quán)威程度均值分別為0.81和0.82（見表1），表明專家咨詢結(jié)果可靠程度較高。專家對所有評價指標(biāo)的協(xié)調(diào)程度、對信息的可操作性和重要性的意見集中程度用專家協(xié)調(diào)系數(shù)（W）反映，W值介于0-1之間，W越接近1表明指標(biāo)的協(xié)調(diào)程度越好，專家對指標(biāo)的一致認(rèn)同程度越高，結(jié)果越可靠。本項研究中，兩輪咨詢的專家可操作性協(xié)調(diào)系數(shù)分別為0.423和0.431，專家重要性協(xié)調(diào)系數(shù)分別為0.452和0.479（見表2），表明咨詢專家的意見比較一致。然后在研究組內(nèi)根據(jù)專家所提修改意見，開展深入討論，對指標(biāo)逐個進行分析，對有意見分歧較大的進行刪改，最終明確形成檔案進館評價指標(biāo)體系包含一級指標(biāo)7個，二級指標(biāo)40個，一級指標(biāo)沒有變化，二級指標(biāo)增加2條，刪除5條，修改6條。

表1 兩輪專家咨詢一級指標(biāo)權(quán)威程度

表2 兩輪專家咨詢一級指標(biāo)協(xié)調(diào)系數(shù)（W）

（三）應(yīng)用層次分析法確定指標(biāo)權(quán)重

首先構(gòu)建重要性比較矩陣，將各指標(biāo)的重要程度分別進行兩兩比較，劃分為特別重要、非常重要、明顯重要、稍微重要和同等重要5個等級，分別標(biāo)記為：9、7、5、3和1；比較各指標(biāo)的不重要程度劃分為絕對不重要、非常不重要、明顯不重要和稍微不重要4個等級，分別標(biāo)記為1/9、1/7、1/5和1/3；然后對判斷矩陣進行一致性檢驗，計算CR＜0.1的權(quán)重均值。計算出一級指標(biāo)（組織機構(gòu)保障、檔案鑒定、檔案齊全和完整性、檔案整理規(guī)范性、目錄數(shù)據(jù)著錄、隨同進館材料、檔案驗收和進館）的權(quán)重系數(shù)分別為0.139、0.121、0.115、0.239、0.157、0.124、0.105。二級指標(biāo)權(quán)重采用百分位權(quán)重法和乘積法計算確定，最終形成所有指標(biāo)的權(quán)重系數(shù)，分別見表3和表4。

表3 一級指標(biāo)權(quán)重量表

表4 二級指標(biāo)權(quán)重量表

三、評價指標(biāo)體系的操作

根據(jù)指標(biāo)權(quán)重對各項指標(biāo)進行賦值，其中一級指標(biāo)總分為100分，按四舍五入精度保留法對二級指標(biāo)進行賦值；結(jié)合檔案管理辦法、檔案進館實施細(xì)則等法規(guī)文件，增加指標(biāo)注釋和評分細(xì)則，以確保評價體系具有較好的明晰度、可操作性和可讀性。檔案進館評價指標(biāo)體系分為7個部分40個單項，其中1至32項可以由專項驗收組現(xiàn)場打分，33至40項由檔案館根據(jù)后期工作落實情況打分。具體得分Y計算如下：Y=評估分（滿分100分）*權(quán)重。檔案進館驗收時，檔案抽查數(shù)量根據(jù)實際進館檔案數(shù)量來確定，原則上1000卷以上的檢查數(shù)量不低于60%，1000卷以下的檢查數(shù)量不低于70%。評價指標(biāo)中第15至26項得分還應(yīng)考慮進館案卷的總數(shù)和存在問題案卷的比例情況，因此，第15至26項所得分Y計算如下：Y=100*（1-X）*權(quán)重。其中X為含問題案卷比例=問題案卷數(shù)/檢查案卷數(shù)。最后得分保留2位小數(shù)，四舍五入。

四、檔案進館評價指標(biāo)的實施和應(yīng)用

依托中國海洋檔案館的實際檔案進館工作，將此評價指標(biāo)體系用于評價13家進館單位的檔案進館工作。13家單位的進館工作綜合得分在68.5-88.6分之間，最高的單位為88.6分，最低的單位為68.5分，單位得分排序與檔案進館人員對各進館單位檔案質(zhì)量的主觀感受較為符合，其中大多數(shù)單位在檔案鑒定工作中得分較低，普遍低于5分，各單位對檔案鑒定工作的重視程度較低，與實際進館中密級鑒定和調(diào)整工作落實不到位等實際情況相符。大多數(shù)單位的目錄數(shù)據(jù)著錄方面的得分普標(biāo)較高，高于12分，由于該次檔案進館工作采用了檔案目錄信息采集系統(tǒng)，對目錄數(shù)據(jù)著錄的準(zhǔn)確性可以進行校對，從而提高了目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量。部分單位在檔案整理規(guī)范性方面得分較高，部分單位隨同進館材料方面得分較高，與檔案館工作人員的接收過程的相關(guān)經(jīng)驗和體會非常一致，表明評價體系能較好體現(xiàn)出檔案進館單位的工作現(xiàn)狀，既能充分反映了基本情況，也能充分表現(xiàn)突出問題。大多數(shù)單位在組織機構(gòu)保障、檔案整理規(guī)范性、目錄數(shù)據(jù)著錄方面的得分較高，在檔案進館鑒定、隨同進館材料等多方面得分不高，在檔案驗收和進館、檔案齊全和完整性方面的得分平均，表明各進館單位對檔案進館工作普遍較為重視，匹配了相應(yīng)的經(jīng)費和人員，重視檔案整理和目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量，但為檔案進館鑒定工作的重視不足，隨同進館材料編制的規(guī)范性方面還有很大的進步空間，為今后檔案進館工作管理提供了參考和借鑒。

本研究基于專家訪談、實際經(jīng)驗和相關(guān)文獻梳理的檔案進館評價指標(biāo)，并通過德爾菲專家咨詢法等進行驗證和修正，包括7個一級指標(biāo)和40個二級指標(biāo)，通過層次分析法賦予了相關(guān)權(quán)重值，實踐證明有較好的操作性和區(qū)分度，適合檔案進館工作的評價管理，對于提高檔案進館工作水平具有積極意義。