梁貴林

摘要：一場成功的商務(wù)談判離不開秘書人員的前期準(zhǔn)備，進(jìn)行商務(wù)談判秘書人員需要做的準(zhǔn)備工作主要是收集信息、提供資料，擬訂談判計(jì)劃以及設(shè)計(jì)談判方案。

關(guān)鍵詞：企業(yè)秘書;商務(wù)談判;前期準(zhǔn)備

商務(wù)談判是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，不是一個(gè)人（包括領(lǐng)導(dǎo)）單打獨(dú)斗就能完成的，一次成功的商務(wù)談判離不開秘書人員的前期準(zhǔn)備。

一、收集信息、提供資料

古語云：“知己知彼，百戰(zhàn)不殆。”在談判前充分了解雙方情況，尤其是對方的實(shí)力、目標(biāo)意圖和雙方退讓的幅度，是必不可少的準(zhǔn)備工作。商務(wù)談判的成敗，談判者地位的強(qiáng)弱，往往取決于其中一方對信息資料的掌握程度。掌握信息資料越多，在談判中越容易駕馭談判的進(jìn)程。

只有作好了充分準(zhǔn)備，才能胸有成竹地坐在談判桌前，與對方就共同感興趣的事情討價(jià)還價(jià)。因此，收集談判雙方的信息資料，整理后提供給上司是秘書的重要工作。尤其是對方的真實(shí)情況，如對方的法人資格、資信狀況、法定地址、法人身份、經(jīng)營范圍以及企業(yè)現(xiàn)狀，對這些基本情況應(yīng)事先予以審核或取得旁證。

談判對方負(fù)責(zé)人的個(gè)人情況也要深入了解，如性別、年齡、學(xué)歷、資歷、個(gè)性、愛好、風(fēng)俗習(xí)慣、價(jià)值觀念等。

通過這些了解和分析，對雙方在談判中所處的地位，各自最大的需求和讓步的范圍、幅度、談判的時(shí)限等就有一個(gè)清晰的認(rèn)識。這樣，在談判中就能做到審時(shí)度勢、進(jìn)退自如。

二、擬訂談判計(jì)劃

一般來說，談判的準(zhǔn)備工作就是要制訂一個(gè)簡明、具體而又有彈性的談判計(jì)劃。談判計(jì)劃應(yīng)盡可能簡潔，以便洽談人員記住其主要內(nèi)容，使計(jì)劃的主要內(nèi)容與基本原則能夠清晰地印在他們的大腦里，進(jìn)而使他們能得心應(yīng)手地與對方周旋，而且能隨時(shí)與計(jì)劃進(jìn)行對照應(yīng)用。計(jì)劃必須具體，不能只求簡潔而忽略具體。既不要有所保留也不要過分細(xì)致。此外，計(jì)劃還必須有彈性。談判人員必須善于領(lǐng)會(huì)對方的談話意圖，判斷對方的想法與自己計(jì)劃的出入所在，進(jìn)而靈活地對計(jì)劃加以調(diào)整。

這些當(dāng)然都是紙上談兵，實(shí)際情況往往迥然不同。在實(shí)際工作中，談判人員要收集許多情況，閱讀檔案中相關(guān)的大量文件，同時(shí)盡量與這次談判有關(guān)的人員交換意見，他們的見解往往會(huì)各不相同。當(dāng)在談判者乘汽車或飛機(jī)前往談判的路上時(shí)，要充分利用這段時(shí)間，把雜亂如麻的情況理出頭緒。

（1）確定談判目標(biāo)。談判都以目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)為導(dǎo)向。目標(biāo)是談判的前提，只有在明確、具體和可行的目標(biāo)指引下，談判才可能處于主動(dòng)地位。盲目和含混的目標(biāo)意味著談判的失敗。

（2）確定談判策略。談判策略是指為達(dá)到談判目標(biāo)而制定并運(yùn)用的基本綱領(lǐng)或指導(dǎo)原則，它是通過調(diào)查分析雙方的需要及實(shí)力后而制定出來的。為談判的每個(gè)部分制定一個(gè)總的策略是必不可少的步驟。針對不同的談判主題或?qū)κ?，秘書可以設(shè)計(jì)出不同的策略。比如，在某一特定條件下，可以采取拖延、長期施加壓力的戰(zhàn)略;而在另一特定條件下，則可以采取速戰(zhàn)速?zèng)Q的閃電戰(zhàn)略。

（3）培養(yǎng)談判人員的素質(zhì)。商務(wù)談判是由公司的談判人員完成的，談判人員的作用至關(guān)重要。談判人員的素質(zhì)是構(gòu)成其基本談判力的最基本要素，是決定談判能否成功的重要因素之一。需要培養(yǎng)的談判人員的素質(zhì)主要有用語言表達(dá)想法的能力，說服別人的能力，思路清晰、判斷準(zhǔn)確、反應(yīng)敏銳，巧妙運(yùn)用談判謀略的能力等。

（4）提高談判能力。談判能力簡稱談判力，從主觀來說是個(gè)人能力問題，但從客觀來說，談判人員的談判力受到諸多客觀條件的限制。談判力包括綜合談判力和具體談判力兩部分。綜合談判力指談判人員所屬國家或所屬公司集團(tuán)的實(shí)力。綜合談判力是客觀存在的事實(shí)，也是你無法改變的。比如說，你的談判對手是發(fā)達(dá)國家的大公司，這一事實(shí)本身就使你在談判中處于弱勢地位。遇到這種情況，只有盡量發(fā)揮你在具體談判力方面的優(yōu)勢，努力取得談判的成功。具體談判力包含的內(nèi)容很多，它依據(jù)談判議題的不同而不同。

三、設(shè)計(jì)談判方案

秘書要協(xié)助上司擬定談判方案，并按方案進(jìn)行預(yù)演，以保證談判有條不紊地進(jìn)行。

（1）確定談判班子。選擇適當(dāng)?shù)某蓡T組成談判班子，是談判能否成功的關(guān)鍵。談判班子一般以三四人為宜，上司領(lǐng)軍，他既是導(dǎo)演又是主演。其他助手包括秘書則是配角，以各自的專業(yè)經(jīng)驗(yàn)協(xié)助上司談判。針對商務(wù)談判，通常需要成立相應(yīng)的談判小組，確保談判以專業(yè)性的方式達(dá)到雙方都能接受的結(jié)果，這個(gè)談判小組的搭配，涉及人員安排的結(jié)構(gòu)性、配套性、主次性、互補(bǔ)性，所以不能“亂點(diǎn)鴛鴦譜”。凡是參與商務(wù)談判的人員，均應(yīng)具備基本素質(zhì)，即專業(yè)品質(zhì)和專業(yè)能力;而其中個(gè)別人，更是必須具有特殊素質(zhì)，即專業(yè)知識和專業(yè)經(jīng)驗(yàn)。

（2）確定談判時(shí)間。談判于何時(shí)舉行、何時(shí)結(jié)束，很有講究，有時(shí)候甚至?xí)绊懻勁械倪^程和結(jié)果。談判必須等候合適時(shí)機(jī)，否則難以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。除此之外，要避免在上司或其他重要談判成員身體不適、過度疲勞、精神心情不佳時(shí)安排談判。另外還要尊重對方，在征求對方意見的基礎(chǔ)上，選擇雙方都認(rèn)可的時(shí)間舉行談判。

（3）確定談判地點(diǎn)。一般來說，選擇談判地點(diǎn)，以自己越熟悉的環(huán)境越好。因?yàn)槊總€(gè)人都天生具有領(lǐng)域感，在自己所熟悉的環(huán)境里，能得心應(yīng)手地發(fā)揮自己的睿智與口才，而且容易說服對方。

談判環(huán)境不僅是指談判的地點(diǎn)，而且還包括談判時(shí)的氣氛和情緒。談判環(huán)境的優(yōu)劣會(huì)對談判結(jié)果產(chǎn)生重要影響。在舒適明亮、色彩悅目的房間里，人們?nèi)菀仔钠綒夂?、思維清晰，便于傾聽和理解對方的意愿和要求，作出恰當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。反之，人就會(huì)煩躁不安，思維呆滯，情緒惡劣。

（4）確定談判事項(xiàng)日程表。秘書在設(shè)計(jì)方案時(shí)，要對對方可能提出的方案作出預(yù)測，并提出自己應(yīng)對的方案。只有這樣，在對手提出方案時(shí)，己方才能應(yīng)付自如。談判方案應(yīng)盡量切實(shí)可行，并且留有現(xiàn)場發(fā)揮和見機(jī)行事或者必要調(diào)整的空間。

總之，只有前期做了充分的準(zhǔn)備才可能取得談判的成功。