黃乾慧

摘 要：在信息化背景下中學(xué)檔案管理走數(shù)字化發(fā)展道路要求檔案管理工作人員幫助全體教職工樹立檔案意識，做到全員參與、在工作中做到實(shí)時歸檔，配合檔案管理部門順利開展檔案材料收集工作;同時還要合并傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案檢索系統(tǒng)，形成統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng);最后要加強(qiáng)電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全性、可靠性及保密性工作，保證中學(xué)檔案管理數(shù)字化進(jìn)程順利開展。

關(guān)鍵詞：信息化背景;中學(xué)檔案;數(shù)字化管理與建設(shè)

中學(xué)檔案是對學(xué)校發(fā)展歷史的記錄，其中既包括珍貴的教育教學(xué)管理經(jīng)驗(yàn)，又包括歷屆學(xué)校教職工及學(xué)生檔案以及學(xué)校發(fā)展中出現(xiàn)的重大歷史事件回顧，是學(xué)校發(fā)展歷程的縮影，所以建立健全中學(xué)檔案在校園工作中處于比較重要的地位。

在信息化大背景下，中學(xué)檔案管理與建設(shè)走數(shù)字化發(fā)展道路也是大勢所趨。檔案工作人員要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源及計(jì)算機(jī)工具提高檔案工作效率，提升檔案部門服務(wù)水平，方便檔案材料再利用及提高利用效率，發(fā)揮創(chuàng)新思維，因地制宜，及時解決中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)過程中遇到的問題，保證中學(xué)檔案管理模式數(shù)字化進(jìn)程順利開展。

一、中學(xué)檔案數(shù)字化管理與建設(shè)途徑

1.檔案部門做好檔案宣傳工作，幫助學(xué)校全員樹立檔案意識

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)缺乏檔案管理意識，對檔案工作重視不到位，認(rèn)為檔案工作完全就是檔案部門的事情，和其他人員沒有關(guān)系。很多學(xué)校平時并不收集整理應(yīng)歸檔的資料，造成資料流失、損壞，在檔案部門去收集時又拿不出，造成各種手忙腳亂、有的甚至制造假文件。

殊不知，學(xué)校每一位教職工都會產(chǎn)生檔案資料，是集體貢獻(xiàn)的產(chǎn)物，檔案歸檔工作關(guān)乎學(xué)校每一位教職工及在校學(xué)生，小到一位教師的聘用合同、一位學(xué)生的學(xué)籍檔案或者期中考試一個同學(xué)的語文考試成績，大到全員師生參加的年度校慶、年終總結(jié)大會等等。學(xué)校檔案是對所有在職員工及重大事件的實(shí)時記錄，所以檔案工作需要全校參與，需要每位教職工都具備檔案意識，知道所在職位平時工作中都需要?dú)w檔的文件種類，能做到在工作中實(shí)時歸檔，這樣才能保證檔案部門在年終搜集檔案材料時能有跡可循。

為此，學(xué)校檔案部門在一個教學(xué)階段開始時就要做好各個種類職位需要收集、歸檔的材料類型以及相應(yīng)的歸檔標(biāo)準(zhǔn)?？梢葬槍W(xué)校不同工種制作檔案歸檔小冊子，保證不同類型職位上的在職人員都能知道自己在平時工作中哪些文件是需要?dú)w檔保存的，保存標(biāo)準(zhǔn)是什么樣的。并與各個職位代表召開碰頭會，確定該教學(xué)階段該崗位在工作進(jìn)程中需要?dú)w檔的文件類型，保證所有教職工都具備工作中實(shí)時存檔的意識。

另外，為了保證檔案材料收集工作順利開展，檔案部門要建立獎懲標(biāo)準(zhǔn)，校方領(lǐng)導(dǎo)出面對按照規(guī)定及時準(zhǔn)確填寫檔案材料的教職員工給予獎勵，對漠視檔案收集工作、嚴(yán)重拖拉、填寫材料不符合要求的給予懲罰，獎勵和懲罰都要納入各個職位年度績效考核中。

2.建立規(guī)范、統(tǒng)一的檔案電子檢索系統(tǒng)

傳統(tǒng)紙質(zhì)版本檔案檢索系統(tǒng)要逐步合并入電子檢索系統(tǒng)中，電子版本材料與紙質(zhì)版本材料合并共用一個電子檢索系統(tǒng)。針對一份檔案材料如果既有電子版又有紙質(zhì)版本蓋章原版，那就在檢索系統(tǒng)中標(biāo)注，有需要借閱紙質(zhì)版本蓋章原版材料的需要到檔案管理部門辦理相應(yīng)的手續(xù)才能借閱;但是，針對一些容量大、書本式的檔案材料難以將全部內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子檔案，只能以紙質(zhì)的形式入庫，這種情況只要在電子檢索系統(tǒng)中建立該材料的索引，標(biāo)注為“紙版，無電子版，需要查閱請到檔案部門借閱”就可以了。

3.保障電子檔案的安全性、可靠性和保密性

電子化檔案不同于紙質(zhì)版檔案，檔案工作人員的一個人工操作失誤、按錯一個鍵就有可能丟失所有的電子檔案，所以要加強(qiáng)對檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，同時要加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的穩(wěn)固性，實(shí)行多級備份管理。同時也要保證存儲電子檔案材料的光盤或移動硬盤的安全，避免存放不當(dāng)造成損壞、脫磁等。另外，可根據(jù)檔案材料重要性及保密基本通過設(shè)置更改可讀性、設(shè)置口令、加密等保障安全。

另外，由于電子化檔案需要有針對客戶的查閱窗口，是一個小型的局域網(wǎng)絡(luò)，計(jì)算機(jī)故障、互聯(lián)網(wǎng)病毒與黑客入侵等等互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)安全問題也會威脅到電子檔案的安全，所以，要加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)安全。檔案人員還需定期備份，確保在遭受信息泄露后能夠第一時間利用備份信息來恢復(fù)日常工作，減少損失。

就中學(xué)檔案信息來看，有些信息是向社會公開的，有些涉及人事安排、工資福利等需要保密的信息是需要妥善加密保存的，一旦保密工作不到位，就會出現(xiàn)信息泄露等重大問題。檔案部門要建立保密保障制度并與員工簽署保密協(xié)議。

二、總結(jié)

中學(xué)檔案管理走數(shù)字化發(fā)展道路在信息化大背景下是大勢所趨，檔案管理工作人員要審時度勢、充分利用互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)工具，提升檔案管理工作水平，幫助全員樹立在工作中隨時存檔、歸檔的意識，建立統(tǒng)一的檔案電子信息檢索系統(tǒng)，保證電子檔案的安全性、可靠性和保密性。

參考文獻(xiàn)：

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編輯 高 瓊