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        數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息資源建設(shè)研究

        2019-09-10 07:22:44胡靜
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2019年26期
        關(guān)鍵詞:檔案信息資源建設(shè)大數(shù)據(jù)

        胡靜

        摘 要:企業(yè)在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中,需要及時(shí)記錄下來(lái)企業(yè)的各種實(shí)際動(dòng)態(tài),從某種角度來(lái)說(shuō),就形成了企業(yè)檔案信息??紤]到當(dāng)前大數(shù)據(jù)時(shí)代環(huán)境,本文首先分析了企業(yè)檔案信息資源的基本概念,分析了具體的特征和大概定義。構(gòu)建企業(yè)檔案信息資源十分重要,本文重點(diǎn)研究了企業(yè)檔案信息資源的各種途徑。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù);時(shí)代企業(yè);檔案信息;資源建設(shè)

        《紐約時(shí)報(bào)》于2012年便提出了“大數(shù)據(jù)”這項(xiàng)概念,隨著經(jīng)濟(jì)全球化的到來(lái),不管是經(jīng)濟(jì)、商業(yè)還是其他領(lǐng)域,可以重點(diǎn)分析各種數(shù)據(jù),并不僅僅依靠各種經(jīng)驗(yàn),隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代,通過(guò)分析、研究這項(xiàng)數(shù)據(jù),可以發(fā)掘出自身的實(shí)際價(jià)值?,F(xiàn)階段,我國(guó)已經(jīng)明確將大數(shù)據(jù)設(shè)定為國(guó)家發(fā)展目標(biāo),努力推進(jìn)各種信息資源系統(tǒng),重點(diǎn)布局各種發(fā)展戰(zhàn)略。法國(guó)為了研發(fā)大數(shù)據(jù)市場(chǎng),已經(jīng)投入了1150萬(wàn)歐元;韓國(guó)也在不斷加快推進(jìn)國(guó)際開(kāi)放型數(shù)據(jù)中心。為了推進(jìn)新一輪技術(shù)革命進(jìn)程,需要加大我國(guó)信息資源管理力度,加大對(duì)電子信息管理工作設(shè)備、財(cái)務(wù)、人緣方面的投入,從而順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求。

        一、大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)信息資源的基本特征

        1.基本概念

        企業(yè)在實(shí)際發(fā)展經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,記錄了各項(xiàng)真實(shí)的企業(yè)檔案信息,這也是企業(yè)積累各種文化,不斷積累各項(xiàng)技術(shù)的實(shí)際需求,充分反映了當(dāng)代人的智力水平。就大數(shù)據(jù)時(shí)代背景而言,構(gòu)建企業(yè)檔案信息類型多種多樣,依據(jù)消息的各種來(lái)源劃分為設(shè)備、銷售、新品開(kāi)發(fā)人士?jī)?chǔ)備、財(cái)務(wù)信息、銷售資源、企業(yè)會(huì)議、日常生活、廣告文案等各種信息。企業(yè)檔案最能反應(yīng)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營(yíng)情況,具體管理企業(yè)物、財(cái)、人時(shí)需要加大管理力度,發(fā)揮出企業(yè)技術(shù)儲(chǔ)備的實(shí)際作用,具體檢測(cè)企業(yè)實(shí)際潛力和發(fā)展情況可以加強(qiáng)其力度,及時(shí)整理好企業(yè)的各類檔案資料。

        2.大數(shù)據(jù)背景下企業(yè)檔案信息資源的基本特點(diǎn)

        當(dāng)前,我國(guó)社會(huì)不斷發(fā)展變化,與此同時(shí)出現(xiàn)了各種各樣的挑戰(zhàn)和機(jī)遇,人們創(chuàng)造出了數(shù)以萬(wàn)計(jì)的移動(dòng)設(shè)備、計(jì)算機(jī)和技術(shù)人員,包含了各種各樣的信息,查閱大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息資源的基本特點(diǎn),方便容納各種數(shù)量繁多、種類不同的資源信息,方便建設(shè)各種數(shù)字化檔案。

        (1)數(shù)據(jù)資源龐大

        大數(shù)據(jù)所包含的各類資源比較多,依據(jù)IDC的概念,需要分析100TB的各種可行性數(shù)據(jù),就企業(yè)檔案信息而言,大數(shù)據(jù)容納了各種信息資源,企業(yè)信息資源實(shí)際包含的范圍十分廣泛,形式上也各不相同,數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件、視頻、音頻、圖文共同構(gòu)成了基本形式?;旌象w檔案信息資源包含了各種類型、各種語(yǔ)種、各種媒體等設(shè)備,依次可以劃分為文本形式、經(jīng)營(yíng)形式、科技形式、人事形式、財(cái)務(wù)形式。

        (2)動(dòng)態(tài)性和現(xiàn)實(shí)性的結(jié)合

        科技檔案信息資源是企業(yè)檔案信息的重要組成部分,具備一定的實(shí)用功能,能夠幫助加快生產(chǎn)的實(shí)際效率。就現(xiàn)階段條件而言,實(shí)際記錄各種檔案時(shí),需要保持它的真實(shí)性,精準(zhǔn)到各項(xiàng)數(shù)據(jù),一旦各種數(shù)據(jù)存在錯(cuò)誤,直接影響到檔案信息資源的使用,無(wú)法發(fā)揮出它的實(shí)際使用功能,這是由企業(yè)自身檔案本身屬性決定的。隨著我國(guó)信息化進(jìn)程的不斷加快,反應(yīng)企業(yè)檔案信息的力度也各不相同,絕大部分企業(yè)普遍使用文檔一體化的管理方法,以南方公司為實(shí)例,進(jìn)行在線歸檔工作時(shí)可以使用OA系統(tǒng)數(shù)據(jù),本企業(yè)于2013年歸檔整理了大約有11097份文件,方便整理各種動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)檔案,推動(dòng)了企業(yè)的進(jìn)步。

        (3)價(jià)值密度低,可控性有待提高

        伴隨我國(guó)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái),更需要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息資源的管理,數(shù)據(jù)總量和數(shù)據(jù)價(jià)值并沒(méi)有多少區(qū)別,難以控制數(shù)據(jù)質(zhì)量,需要仔細(xì)分析這種企業(yè)數(shù)據(jù)檔案,進(jìn)而獲取各種有用信息。收集、整理、傳遞企業(yè)檔案數(shù)據(jù)等各個(gè)步驟的操作流程直接影響了數(shù)據(jù)質(zhì)量。創(chuàng)新管理推動(dòng)了高質(zhì)量企業(yè)檔案各項(xiàng)數(shù)據(jù),如果將各種錯(cuò)誤數(shù)據(jù)輸入決策系統(tǒng)中,不管其具體方法和各種技術(shù)多么先進(jìn),都會(huì)影響企業(yè)自身的行為發(fā)展。

        (4)傳播迅速、類型多樣

        從某種角度說(shuō),我國(guó)企業(yè)信息檔案資源種類繁多,一般來(lái)說(shuō)以文本為主,普遍是簡(jiǎn)單、單一的各種結(jié)構(gòu),隨著我國(guó)傳感器和互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展,出現(xiàn)了各種不同類型的結(jié)構(gòu)型數(shù)據(jù),非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)并不具備各類基礎(chǔ)結(jié)構(gòu)特點(diǎn),表結(jié)構(gòu)不能準(zhǔn)確反應(yīng)出來(lái)。具體記錄企業(yè)檔案各類資源信息時(shí),也需要強(qiáng)化各種數(shù)據(jù)儲(chǔ)存結(jié)構(gòu),便于存儲(chǔ)、處理各種檔案信息數(shù)據(jù)資源。

        我國(guó)受大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響,檔案信息資源呈現(xiàn)不斷增長(zhǎng)的趨勢(shì),與此同時(shí),更需要開(kāi)發(fā)各類數(shù)據(jù)客戶端,推動(dòng)我國(guó)網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步。于是企業(yè)傳播各種信息,速度越來(lái)越快,傳播范圍也不斷擴(kuò)大,在網(wǎng)上隨便發(fā)布一條檔案信息,幾秒鐘就能傳達(dá)到地球另一端。企業(yè)檔案信息容納了各種資源,加大了管理的難度。

        二、建設(shè)大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息的多種方法

        關(guān)于《政府工作報(bào)告》文件中,強(qiáng)調(diào)了調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)的各種方法,在此過(guò)程中,提出了大數(shù)據(jù)這個(gè)概念,隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展,未來(lái)新興產(chǎn)業(yè)包括了新材料、新能源、移動(dòng)通信、集成電路、設(shè)計(jì)制造等多種因素,推動(dòng)了我國(guó)未來(lái)新興產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。利用和開(kāi)發(fā)各種數(shù)據(jù)資源,應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)企業(yè)信息資源的建設(shè)。我國(guó)檔案局于2014年頒布了《改進(jìn)和強(qiáng)化新形勢(shì)檔案工作意見(jiàn)》,為了發(fā)揮出檔案的最大作用,需要強(qiáng)化檔案信息開(kāi)發(fā)力度,努力發(fā)揮出檔案信息化的具體優(yōu)勢(shì),不斷拓展檔案信息資源的利用開(kāi)發(fā)力度,推動(dòng)和強(qiáng)化我國(guó)信息檔案資源建設(shè)。

        1.強(qiáng)化大數(shù)據(jù)企業(yè)檔案信息

        隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)速度的迅速發(fā)展,大數(shù)據(jù)也在不斷強(qiáng)化,絕大部分企業(yè)對(duì)大數(shù)據(jù)價(jià)值觀理念不夠清晰,通過(guò)分析一項(xiàng)實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn):將近50%的人關(guān)注大數(shù)據(jù)話題,40%的調(diào)查者并不明白大數(shù)據(jù)的具體含義,30%的人理解比較片面。其中,有一個(gè)普遍的錯(cuò)誤觀點(diǎn),只有像京東、阿里巴巴、Google、Facebook這樣的大企業(yè)才會(huì)關(guān)心大數(shù)據(jù)這種技術(shù),部分人甚至認(rèn)為大數(shù)據(jù)只是炒作而已,“信息爆炸”這種現(xiàn)象一直存在著。

        當(dāng)前,人們對(duì)大數(shù)據(jù)認(rèn)識(shí)并不充足,管理企業(yè)檔案工作明顯跟不上時(shí)代的發(fā)展,從某種角度來(lái)說(shuō),人們?yōu)榱朔奖?、快捷地處理各?xiàng)數(shù)據(jù),便提出了大數(shù)據(jù)這種理念,這是一個(gè)循序漸進(jìn)、不斷發(fā)展的過(guò)程,企業(yè)積極使用大數(shù)等各項(xiàng)技術(shù)、政策十分必要。

        2.為了保證檔案信息的齊全,可以采取“四抓”的方法

        (1)做好各種源頭工作

        實(shí)際建設(shè)企業(yè)檔案時(shí),需要遵循國(guó)家頒布的各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度,嚴(yán)格制定與之相關(guān)的措施,建立健全檔案管理制度,按照一定的原則,分類歸納各類檔案,集中管理各類檔案資料,保證編制檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,保證企業(yè)檔案資源的完整。

        (2)做好各種接收工作

        企業(yè)接收各類檔案時(shí),完全需要依據(jù)《檔案法》的相關(guān)規(guī)定,積極劃分各種等級(jí)制度,按時(shí)接收各類檔案,參考實(shí)際收集范圍,與此同時(shí),需要做好合并、撤銷單位,按時(shí)接收各種財(cái)產(chǎn)、積極保管本單位的檔案,做好各種普查工作和階段征收工作。對(duì)于那些特殊檔案,企業(yè)檔案部門需要克服各種困難,建立各種接收制度,強(qiáng)化各項(xiàng)管理和整理制度。

        (3)做好各種征集工作

        就征集工作而言,可以參考各種文獻(xiàn)資料和企業(yè)歷史檔案。具體建設(shè)企業(yè)檔案館時(shí),可以采用技術(shù)部門、車間深入、公告采集等多種方法,大量收集和本單位研究資料相關(guān)的人物檔案和典型事例,同時(shí),積極收集證件、票據(jù)、印跡、徽章、公務(wù)禮品、獎(jiǎng)杯、牌匾等各種物品。

        三、構(gòu)建各種人才隊(duì)伍,強(qiáng)化檔案信息化的人才、技術(shù)支持

        建設(shè)企業(yè)各種檔案時(shí),可以使用云平臺(tái)技術(shù),它的內(nèi)容比較豐富,具備了統(tǒng)一管理、精準(zhǔn)計(jì)算、虛擬化設(shè)計(jì)、儲(chǔ)存海量、調(diào)度自然等多種特征,為了努力構(gòu)建云計(jì)算軟硬件,有效整合各種項(xiàng)目資源,不斷提升擴(kuò)展率和利用率,減少實(shí)際運(yùn)營(yíng)成本,創(chuàng)新數(shù)字檔案管理方法。

        四、總結(jié)

        企業(yè)各種檔案信息資源可以反應(yīng)出企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況,完整真實(shí)記錄了企業(yè)的每項(xiàng)活動(dòng),促進(jìn)了我國(guó)企業(yè)的健康發(fā)展。受大數(shù)據(jù)時(shí)代背景的影響,各地更應(yīng)該強(qiáng)化企業(yè)檔案信息資源建設(shè),努力拓展各項(xiàng)企業(yè)檔案工作服務(wù),鼓勵(lì)使用企業(yè)檔案云平臺(tái),方便監(jiān)管企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源,不斷提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益,推動(dòng)我國(guó)企業(yè)的快速發(fā)展,帶動(dòng)我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定增長(zhǎng)。

        參考文獻(xiàn):

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