付亞萍 劉廷利 趙亞

摘 要：隨著我國信息化技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的會計檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化，同時對事業(yè)單位的會計檔案管理工作提出了更高的要求。本文分析了信息化背景下事業(yè)單位的會計檔案管理過程中所存在的問題，并就著相關(guān)問題提出了事業(yè)單位的會計檔案管理過程中優(yōu)化策略和建議，為促進(jìn)事業(yè)單位的會計檔案管理工作提供了一定的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：信息化;事業(yè)單位;會計檔案管理;優(yōu)化策略

在我國事業(yè)單位發(fā)展過程中，工作內(nèi)容比較多且工作流程比較復(fù)雜，特別是在事業(yè)單位的會計檔案管理過程中，需要多個部門進(jìn)行協(xié)同合作才能將相關(guān)的資料進(jìn)行整合到位，才能為后續(xù)的工作提供合理可靠的參考標(biāo)準(zhǔn)。而在傳統(tǒng)的事業(yè)單位的會計檔案管理已經(jīng)很難滿足現(xiàn)代化事業(yè)單位的發(fā)展需求，因此事業(yè)單位就需要不斷的加大改革力度。隨著我國信息化技術(shù)的快速發(fā)展，為事業(yè)單位的會計檔案管理工作提供了新的發(fā)展思路，通過對事業(yè)單位的實際需求進(jìn)行調(diào)查，采用信息化技術(shù)對事業(yè)單位的會計檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，采取科學(xué)的思路為事業(yè)單位的會計檔案管理工作提供了實時可靠的保障。

一、事業(yè)單位會計檔案信息化管理的新背景

事業(yè)單位的會計檔案是在會計核算過程中所形成的反映單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況的，具有保存價值的字、圖表等形式的會計資料，在發(fā)展過程中包含了各種電子形式的電子會計檔案。隨著信息化時代的到來，實現(xiàn)會計檔案管理工作的信息化已經(jīng)在所難免，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)財務(wù)管理工作的自動化和高效化，而且有利于提高我國的會計檔案管理的水平。

1. 會計檔案管理方式的變化

在我國的事業(yè)單位的會計檔案管理過程中，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)逐漸的融入到了事業(yè)單位的檔案管理中，使得事業(yè)單位的信息化辦公水平在不斷提高，這也極大的提高了事業(yè)單位的會計檔案的管理效率，加快了事業(yè)單位的會計檔案管理中資料搜集、整理和分析的信息化進(jìn)程。這就使得事業(yè)單位的會計檔案管理逐漸由傳統(tǒng)的手工操作方式向計算機(jī)信息化管理發(fā)展，對于提高事業(yè)單位的會計檔案的管理效率和質(zhì)量有著重要的保證。

2. 會計檔案管理功能的變化

在我國的事業(yè)單位的發(fā)展過程中，財政資金的撥放管理工作通常是由國家來進(jìn)行的，而隨著我國事業(yè)單位的發(fā)展，這種管理方式已不再適應(yīng)現(xiàn)代化的事業(yè)單位的管理需要，在事業(yè)單位的發(fā)展過程中給予了事業(yè)單位的高度的財務(wù)自主權(quán)，這就使得在事業(yè)單位的會計檔案管理時，還需要不斷增加對于財務(wù)的管理工作，使得事業(yè)單位的會計檔案管理工作內(nèi)容更加豐富，管理功能也在逐漸的發(fā)生變化。

3. 會計檔案管理要求的變化

在事業(yè)單位的會計檔案管理過程中，新的管理制度對檔案管理工作提出了新的管理要求，對于電子會計檔案的管理重視程度在逐漸的提高，在電子檔案的保存過程中，不再需要打印成紙質(zhì)檔案，對于電子檔案中的相關(guān)數(shù)據(jù)要實行信息化管理，在數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移過程中可以進(jìn)行電子轉(zhuǎn)移，同時在電子檔案的銷毀過程匯總，要事業(yè)單位的會計檔案管理各個部門的共同參與，不得隨意銷毀，使得事業(yè)單位的會計檔案管理要求更加嚴(yán)格。

二、信息化背景下事業(yè)單位中檔案管理的意義

1.提高現(xiàn)代化事業(yè)單位會計檔案管理的工作效率

隨著我國信息化技術(shù)的快速發(fā)展，在事業(yè)單位的會計檔案管理中計算機(jī)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用。計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用使得事業(yè)單位在會計檔案管理過程中可以實現(xiàn)對相關(guān)的財務(wù)信息的快速邏輯推斷和科學(xué)管理，并且能夠在事業(yè)單位的會計檔案管理時自動的生成相應(yīng)的會計憑證、賬簿等，可以有效的實現(xiàn)事業(yè)單位會計檔案管理過程中自動化、電子化。因此，事業(yè)單位在會計檔案管理的過程中應(yīng)用信息化技術(shù)后可以有效的提高自身的工作效率，使得事業(yè)單位會計檔案管理過程的流程更加的方便、快捷，進(jìn)一步提高了事業(yè)單位的會計檔案管理的效果和效率。

2.提升事業(yè)單位會計檔案管理水平

在現(xiàn)代化的事業(yè)單位會計檔案管理過程中，應(yīng)用信息化技術(shù)可以使得事業(yè)單位的會計檔案管理的高效化。在事業(yè)單位的會計檔案管理過程中可以應(yīng)用信息化技術(shù)將事業(yè)單位的電子會計檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一化的歸檔、存儲和利用，從而使事業(yè)單位的會計檔案管理中的信息資料管理過程規(guī)范化。同時，在事業(yè)單位的會計檔案管理過程中，專門會計管理軟件的應(yīng)用，對實現(xiàn)事業(yè)單位的會計檔案的高效利用起到了一定的作用，可以有效的減少了事業(yè)單位的會計檔案管理過程中紙質(zhì)檔案的打印，節(jié)約了會計檔案管理的成本，提高了事業(yè)單位的會計檔案管理過程的現(xiàn)代化管理水平。

3.增強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性

在事業(yè)單位的會計檔案管理過程中應(yīng)用信息化技術(shù)，可以使得事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)階層更好的實現(xiàn)決策，在事業(yè)單位的會計檔案信息化后，可以實現(xiàn)事業(yè)單位財務(wù)信息的分析、比較，很好的反應(yīng)出了一個事業(yè)單位的財務(wù)狀況，從而為事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)提供了有效的決策依據(jù)，充分的發(fā)揮出事業(yè)單位的會計檔案管理的效益，從而使得事業(yè)單位的會計檔案管理更有社會價值。

三、信息化背景下事業(yè)單位會計檔案管理工作中存在的問題

1.事業(yè)單位會計檔案管理的信息化意識較為薄弱

雖然我國國民信息化水平在不斷的提高，但在一些事業(yè)單位中，要實現(xiàn)事業(yè)單位的會計檔案管理的全面信息化仍然存在著許多的問題，受傳統(tǒng)管理思路的影響，一些事業(yè)單位的會計檔案管理過程中信息化的意識比較薄弱，嚴(yán)重的制約著事業(yè)單位的會計檔案管理信息化的發(fā)展。同時，在一些事業(yè)單位中，雖然進(jìn)行了相關(guān)會計檔案管理工作的信息化應(yīng)用，但是只是流于形式，在應(yīng)用過程中缺乏主動意識，使得事業(yè)單位的會計檔案管理工作跟不上時代的發(fā)展速度，不能滿足時代化的發(fā)展需求，從而使得事業(yè)單位的工作效率沒有得到有效的提高。

2.事業(yè)單位會計檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)有待提高

隨著事業(yè)單位會計檔案信息化管理的到來，對于相關(guān)的管理人員提出了更高的要求，要求相關(guān)的人員不僅需要具備一定的檔案管理技能而且還需要具備一定的計算機(jī)基礎(chǔ)。而從現(xiàn)階段的事業(yè)單位人才現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理人員的素質(zhì)偏低，難以滿足事業(yè)單位的會計檔案信息化管理的需求，這就使得在管理過程中不僅沒有提高相關(guān)的工作效率，反而給檔案管理工作帶來了一定的影響，使得事業(yè)單位的會計檔案信息化管理的優(yōu)勢難以得到體現(xiàn)。

3.信息化背景下的會計電子檔案的安全隱患高

在事業(yè)單位的會計檔案信息化管理的過程中，由于紙質(zhì)檔案都變化為電子檔案，在檔案的管理過程中就需要格外的重視會計檔案管理的安全工作，而在一些事業(yè)單位的檔案收集和整理過程中缺乏足夠的重視，沒有進(jìn)行相關(guān)的檔案保密，從而使得事業(yè)單位的會計檔案信息化管理過程的安全系統(tǒng)較低，這也是阻礙事業(yè)單位的會計檔案信息化管理過程的最大障礙，在事業(yè)單位的會計檔案信息化管理中，需要對保密的電子檔案進(jìn)行全面的排查，減少事業(yè)單位的會計檔案信息化管理的安全隱患。

四、信息化背景下加強(qiáng)事業(yè)單位會計檔案管理的建議

1. 完善事業(yè)單位會計檔案信息化管理制度

在信息化的背景下，事業(yè)單位的會計檔案管理首先要做到管理制度的規(guī)范化，在管理過程中建立完善的信息化會計檔案管理制度，以統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)、管理要求進(jìn)行規(guī)范化管理，同時加大事業(yè)單位的會計檔案管理制度的宣傳工作，在信息化管理過程中按照相關(guān)規(guī)章制度執(zhí)行。

2.加強(qiáng)事業(yè)單位會計檔案信息化管理人員綜合素能

在信息化的背景下，事業(yè)單位的會計檔案管理要加強(qiáng)對相關(guān)人員的綜合素能培訓(xùn)工作，在工作過程中加強(qiáng)對于相關(guān)人員的思想教育，提高相關(guān)工作人員的思想覺悟，在檔案管理過程中嚴(yán)于律己，堅守自身的崗位職責(zé)，同時要加強(qiáng)相關(guān)人員的職業(yè)技能培訓(xùn)工作。在日常的工作中，將檔案管理知識與信息化管理技術(shù)綜合起來，全面的納入到相關(guān)的教育培訓(xùn)工作中，鼓勵相關(guān)人員加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高信息化技術(shù)在事業(yè)單位的會計檔案管理中的應(yīng)用。

3. 優(yōu)化事業(yè)單位會計檔案管理軟件功能

在事業(yè)單位的會計檔案管理過程中，要對于相關(guān)的會計檔案管理軟件的功能進(jìn)行全面優(yōu)化，使得事業(yè)單位的會計檔案管理工作更加的符合會計檔案信息化應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，加大對于信息化背景下，事業(yè)單位的會計檔案管理軟件的開發(fā)和應(yīng)用力度，使得事業(yè)單位的會計檔案管理軟件更加的符合當(dāng)前會計檔案管理所需要的軟件平臺，同時也要保證相關(guān)的軟件具有一定的可擴(kuò)展性，對于以后的會計檔案管理職能調(diào)整能夠及時做好相應(yīng)的檔案整合和信息管理工作。

4.優(yōu)化事業(yè)單位的會計檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境

在信息化的背景下，在事業(yè)單位的會計檔案管理過程中要加強(qiáng)對于從業(yè)者的網(wǎng)絡(luò)安全意識教育，加強(qiáng)對于事業(yè)單位的會計檔案管理保密工作的能力提升，在管理過程中自覺的增強(qiáng)信息安全防范和處理能力，在管理過程中創(chuàng)造良好的檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，對于泄漏事業(yè)單位的會計檔案信息的人員進(jìn)行嚴(yán)格的懲處，加大打擊力度，為事業(yè)單位的會計檔案信息化管理工作營造良好、安全、和諧的社會環(huán)境。

五、結(jié)論

綜上所述，在新時代的信息化背景下，事業(yè)單位的會計檔案的管理工作是不可避免的，相關(guān)單位要加強(qiáng)對于會計檔案信息化管理的重視程度，在管理過程中，適應(yīng)時代發(fā)展的需求，在事業(yè)單位的會計檔案管理過程中積極的培養(yǎng)優(yōu)秀人才，建立科學(xué)的事業(yè)單位的會計檔案管理制度，加大事業(yè)單位的會計檔案信息化的應(yīng)用力度，為推動事業(yè)單位的會計檔案管理的發(fā)展提供積極的推動作用。

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