摘 要：本文試對醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題與對策進行研究。首先分析醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題，主要有文件資料收集工作不規(guī)范、檔案管理規(guī)范化流程和制度方案未及時修訂、檔案工作人員專業(yè)化水平不夠、醫(yī)院不夠重視檔案管理工作、檔案管理設(shè)備設(shè)施不完備、檔案電子化建設(shè)滯后等，接著提出幾點解決對策，主要包括改進文書檔案收集方式、完善檔案工作制度及工作流程、樹立檔案管理意識、提高檔案工作人員專業(yè)化水平、配備配齊檔案管理設(shè)備設(shè)施、加快文書檔案電子化建設(shè)進程等。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;文書檔案管理;問題;對策

文書檔案能夠反映醫(yī)院的發(fā)展歷史，為醫(yī)院各項醫(yī)療工作提供有力服務(wù)，是醫(yī)院檔案的重要組成部分，因此，醫(yī)院必須要重視文書檔案管理工作。 隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對檔案管理水平的要求也越來越高，醫(yī)院在文書檔案管理工作中也出現(xiàn)了各種問題。以?？谑腥嗣襻t(yī)院為例，本文試對醫(yī)院文書檔案管理過程中存在的問題進行分析，并提出解決對策，以改進文書檔案管理工作質(zhì)量，提升醫(yī)院檔案管理的整體水平。

一、醫(yī)院文書檔案管理中存在的問題

1.文件資料收集工作不規(guī)范。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案處理上，由于醫(yī)院辦公室的公文處理人員為兼職檔案員，檔案管理意識較差，在文件處理的過程中容易出現(xiàn)以下問題。首先，公文處理人員在印發(fā)院內(nèi)文件時，往往會出現(xiàn)文件缺失、失真以及制文時間不連貫等問題。其次，許多重要的上級批復(fù)、表彰、下?lián)芙?jīng)費等文件不注意原件的收集保存，往往只保存復(fù)印件。再次，存在請示批復(fù)文件處理不當?shù)膯栴}。在接收到上級部門發(fā)來的關(guān)于同一個問題的請示批復(fù)文件時，公文處理人員往往將請示文件作為主文件，批示文件作為附件來處理，沒有意識到有事件處理結(jié)果的批示才是首要應(yīng)該處理的文件。由于不注意批復(fù)的處理，也會出現(xiàn)只保留了請示文件，沒有保存批復(fù)文件，致使重要的批復(fù)文件缺失的情況。此外，為了應(yīng)付上級檢查而制作出來的院內(nèi)紅頭文件，喪失了文件的真實性與歷史性。還有諸如文件斷頁、缺單位落款公章、缺時間等等問題。檔案室工作人員向院辦公室收集文件時，往往接收到的是這些有問題的文件資料。

2.檔案管理規(guī)范化流程和制度方案未及時修訂。隨著信息時代的發(fā)展，越來越多的文件能夠經(jīng)由網(wǎng)絡(luò)快速處理和傳閱。文件的數(shù)量逐年增長，文件的類別也逐年有所變化，但是檔案管理人員沒有及時修訂文書檔案規(guī)范化流程、文書檔案工作制度和歸檔分類方案。這就導(dǎo)致了檔案工作人員在每年的文書歸檔整理工作中需要花費更多的時間，工作效率大大降低。

3.檔案工作人員專業(yè)化水平不夠。醫(yī)院只著重培養(yǎng)醫(yī)療人才，忽視了對檔案人才的培養(yǎng)，在檔案工人員的配備上缺乏持續(xù)發(fā)展的眼光。

首先，醫(yī)院辦公室公文處理人員對文書檔案的專業(yè)學(xué)習不夠。醫(yī)院辦公室的文書處理人員為兼職檔案員，兼職檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，對于公文處理的規(guī)范性、文件收集的完整性沒有足夠的重視。再者沒有長期固定的公文處理人員。辦公室公文處理人員實行輪班制，三人輪班，以一周為周期，由一人負責在一周內(nèi)處理文件，這樣就造成了個人接觸公文處理的時間不夠長期連貫，沒有足夠的責任心，只滿足于完成這一周的任務(wù)。當下即使發(fā)現(xiàn)自身所存在的問題，也沒有及時整改。到下一周期再輪班處理文件時，就有可能會忘記所犯錯誤，再出現(xiàn)同樣的問題。

其次，醫(yī)院綜合檔案室專職檔案人員配備不足，部分檔案人員為兼職。雖然平時有輪崗、實習人員，但是這些人員不熟悉檔案專業(yè)，只是暫時性的幫忙，無法獨立完成檔案工作。人員配備不足和專業(yè)性不強，導(dǎo)致了檔案人員平時工作量大，工作質(zhì)量不高。

4.醫(yī)院不夠重視檔案管理工作。由于檔案管理工作不能夠直接為單位產(chǎn)生效益，使得醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只重視醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務(wù)的拓展延伸，沒有充分重視檔案管理工作，沒有充分意識到文書檔案對于醫(yī)院管理和決策的重要性。而領(lǐng)導(dǎo)層的不重視，也了導(dǎo)致其他相關(guān)部門對檔案工作的不重視，不能提供有力支持。此外，醫(yī)院從檔案人才的培養(yǎng)和檔案設(shè)備設(shè)施的配備上都沒有給予足夠支持，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作難以順利進行。

5.檔案管理設(shè)備設(shè)施不完備。由于醫(yī)院對檔案管理工作所需資金投入不夠，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊，配置較為落后。例如，檔案室使用的安裝了檔案管理系統(tǒng)的電腦主機里，有幾臺已經(jīng)用了10年左右，處理器運行緩慢，經(jīng)常出現(xiàn)死機問題。檔案電子化需要的高速掃描還沒有購置齊全。檔案庫房沒有添置配備比較先進的溫濕調(diào)節(jié)器、保溫柜等。設(shè)備配置設(shè)施的老化和落后，也降低了醫(yī)院檔案工作的效率。

6.檔案電子化建設(shè)滯后。首先，醫(yī)院目前的辦公室公文處理工作已經(jīng)實現(xiàn)了電子化管理，公文處理人員可以在云之家平臺上進行公文處理工作。但是，綜合檔案室的電子化建設(shè)進程還相對滯后。因此，也造成了查閱利用文書檔案時，還是得依靠現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)查出文件檔號，并找出紙質(zhì)檔案來復(fù)印。當迎接大型檢查時，如果遇到需要查閱利用大批量的文件，要提供復(fù)印紙質(zhì)檔案，還要提供掃描件的情況，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就很難及時滿足查閱利用需求。

其次，醫(yī)院目前還沒有建立電子檔案工作流程及歸檔制度。檔案工作人員只是通過檔案培訓(xùn)了解電子檔案的相關(guān)知識，只對重要的紙質(zhì)檔案進行了部分備份。備份所使用的移動硬盤和光盤等存儲設(shè)備也沒有進行專業(yè)的殺毒。檔案工作人員對電子檔案安全防護問題的認知還不足。這就會導(dǎo)致在電子檔案的存檔管理過程中出現(xiàn)許多安全漏洞問題。

二、醫(yī)院文書檔案管理問題的解決對策

1.改進文書檔案收集方式。醫(yī)院綜合檔案室的檔案工作人員要加強對文書檔案收集工作的調(diào)查，加強與院辦公文處理人員的聯(lián)系溝通，定期對文件資料進行收集歸檔，深入了解文件資料的連續(xù)性及真實性，在文件處理和收集的過程中加以指導(dǎo)，避免出現(xiàn)文件資料收集不完整、不真實的情況。

2.完善檔案工作制度及工作流程。醫(yī)院綜合檔案室在順應(yīng)信息化發(fā)展及符合國家相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，要及時修訂完善文書檔案規(guī)范化流程、文書檔案工作制度和歸檔分類方案，健全文書檔案標準體系，以確保檔案歸檔的完整性及準確性。在醫(yī)院文書檔案工作由紙質(zhì)檔案向電子檔案推進的過程中，保證紙質(zhì)檔案處理質(zhì)量，以適應(yīng)不斷發(fā)展變化的文書檔案收集、整理、歸檔和查閱利用的需求。

3.樹立檔案管理意識。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)在制定醫(yī)院中長期發(fā)展規(guī)劃時，要有意識地加入檔案管理工作建設(shè)的內(nèi)容，要將醫(yī)院的整體信息化建設(shè)與檔案信息化建設(shè)相結(jié)合，在檔案人才和檔案設(shè)施設(shè)備配置要投入更多資金。醫(yī)院其他部門人員也要樹立檔案管理意識，要加強與綜合檔案室的合作，調(diào)動收集醫(yī)院內(nèi)部所有具有保存價值的文件資源，為檔案工作提供豐富的文件基礎(chǔ)，提升醫(yī)院檔案管理工作的水平。

4.提高檔案工作人員專業(yè)化水平。首先，檔案工作人員要有較強的責任心和較高的服務(wù)精神。其次，醫(yī)院文書檔案信息化管理需要高素質(zhì)的信息化檔案人才。他們既要熟悉文書檔案的專業(yè)知識，也要掌握信息技術(shù)和安全保密知識等方面的專業(yè)知識。為此，一方面，醫(yī)院要根據(jù)需要，通過院外招聘、院內(nèi)選拔等形式引進專業(yè)人才;另一方面，醫(yī)院要加強檔案工作人員的培訓(xùn)工作，定期選派人員參加檔案培訓(xùn)，確保檔案工作人員了解掌握檔案管理工作理論和方法，深入分析時代發(fā)展要求，提升檔案工作人員的文書檔案信息化管理水平，從而提升醫(yī)院檔案管理工作整體水平。

5.配備配齊檔案管理設(shè)備設(shè)施。為了檔案信息化建設(shè)的順利開展，滿足當前文書檔案工作的需求，醫(yī)院要對檔案管理工作投入更多資金，添加購置新式的設(shè)備設(shè)施，如計算機、高速掃描機、光盤刻錄機等。其次，醫(yī)院要購買檔案信息化所需的軟件、殺毒工具和加密狗等，建立穩(wěn)定的數(shù)據(jù)庫和安全的檔案局域網(wǎng)。再次，醫(yī)院要升級改造檔案庫房，購置庫房所需的溫濕調(diào)節(jié)器、保溫柜等設(shè)備。以上措施，能夠為文書檔案歸檔工作中提供所需要的高新設(shè)備與技術(shù)保障，保證檔案信息的安全性，提高文書檔案管理工作效率。

6.加快文書檔案電子化建設(shè)進程。醫(yī)院綜合檔案室的檔案管理系統(tǒng)要與醫(yī)院云之家公文處理平臺相結(jié)合，使云之家平臺處理完畢的電子文件，能夠在導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)后，自動生成和保存成文書檔案，使辦公和檔案電子化能夠同步進行。同時，檔案室工作人員要逐步掃描歷年的紙質(zhì)文書檔案，使之數(shù)字化，轉(zhuǎn)化成電子文件形式，掛接檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理?，F(xiàn)有文件處理和歷年檔案同時進行信息化處理，并按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》 （GB/T18894-2016）進行管理。醫(yī)院要建立穩(wěn)定的檔案數(shù)據(jù)庫及安全的檔案局域網(wǎng)，保障檔案電子化工作的安全，加快文書檔案電子化建設(shè)進程，為醫(yī)院其他各部門的檔案查詢、借閱利用工作提供更多的檔案資源和更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

三、結(jié)語

隨著信息化社會的發(fā)展和醫(yī)療改革工作的不斷推進，對醫(yī)院文書檔案管理工作的要求也在逐年提高。加強醫(yī)院文書檔案管理，能夠更好的提高工作質(zhì)量，為醫(yī)療建設(shè)提供服務(wù)。檔案工作人員必須順應(yīng)時代要求，針對醫(yī)院檔案管理中存在的諸多問題，包括并不僅限于文書檔案的問題，找出應(yīng)對策略和措施來加以解決。與時俱進，為醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)發(fā)揮最大的作用。

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作者簡介：黎秀雯（1986-），女，學(xué)歷：本科，職稱：館員，單位：中南大學(xué)湘雅醫(yī)學(xué)院附屬?？卺t(yī)院，研究方向：醫(yī)院檔案管理。