邱凱

摘 要：伴隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息化技術(shù)被廣泛地應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域之中。檔案可謂是社會(huì)發(fā)展的重要承載者，其管理水平和社會(huì)的發(fā)展具有十分密切的關(guān)聯(lián)，將信息化技術(shù)應(yīng)用于檔案管理工作中，使原本的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槿缃竦碾娮訖n案。這既提高了檔案管理的安全性，同樣也提升了對(duì)檔案信息的管理水平。本文針對(duì)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行分析，探討了目前在檔案管理中存在的問(wèn)題，并提出了加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的具體措施，希望可以為檔案管理工作提供一些參考作用。

關(guān)鍵詞：檔案信息化;優(yōu)勢(shì);安全;策略

在信息化時(shí)代，檔案管理工作應(yīng)用信息化技術(shù)，提高了管理水平，但信息技術(shù)也有利有弊，檔案信息化管理既是最先進(jìn)的檔案管理方式，為檔案管理工作提供足夠的便利，但同樣也存在著一定的安全問(wèn)題。所以我們必須要發(fā)揮信息化技術(shù)的正面促進(jìn)作用，而且還應(yīng)該對(duì)目前所存在的安全問(wèn)題進(jìn)行分析，探討出正確地解決措施，從根源上解決安全問(wèn)題，以此來(lái)提高檔案管理工作的安全性。

一、檔案信息化管理的主要優(yōu)勢(shì)

1.提高搜索速度和準(zhǔn)確率。傳統(tǒng)檔案管理模式下對(duì)紙質(zhì)檔案的查找十分復(fù)雜，往往需要耗費(fèi)大量的人力和物力支持，而且還容易出現(xiàn)丟失的情況。但引入信息化技術(shù)之后，可以建立電子檔案，通過(guò)搜索引擎便可對(duì)檔案進(jìn)行準(zhǔn)確定位，然后在搜索欄中編輯需要搜索的內(nèi)容即可，提升了檔案搜索的速度，而且準(zhǔn)確率也大大提升。

2.提高檔案的利用率。目前多數(shù)企業(yè)都在提倡無(wú)紙化辦公，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已經(jīng)無(wú)法再滿足社會(huì)的發(fā)展需求，滯后性十分的明顯。但建立電子檔案，可以減少對(duì)紙質(zhì)材料的使用，提升檔案資料的使用率，達(dá)到環(huán)保的目的。

3.快速調(diào)取檔案。如果檔案管理的工作者在外地，想要拿到指定的資料便只能通過(guò)郵寄和傳真等方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。但引入信息化技術(shù)后，通過(guò)電子檔案管理模式，可以打破時(shí)空的界限，使檔案的調(diào)取工作變的更快捷。檔案信息化管理可以進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)傳輸，使用者只需要從網(wǎng)上便可拿到自己想要的資料，非常的方便，提高了信息的傳遞效率，提升了檔案管理工作的質(zhì)量。

4.提高檔案管理工作效率。在以往的檔案管理過(guò)程中，紙質(zhì)的檔案需要專人來(lái)進(jìn)行看管，防止被人盜取或是損毀，安全性受到了威脅。但引入信息化建設(shè)之后，通過(guò)建立電子檔案，將文字信息轉(zhuǎn)化為電子形式，可以方便整理和儲(chǔ)存，增強(qiáng)檔案管理的安全性，加快工作效率。

二、檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

1.檔案管理人員缺乏安全意識(shí)，專業(yè)能力較低。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案信息化管理已經(jīng)成為了一種必然趨勢(shì)，通過(guò)使用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)進(jìn)行相關(guān)信息的管理和保存。檔案信息化工作雖然主要是通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)完成管理工作，但發(fā)生的安全問(wèn)題很大原因還是人為因素所引起的。部分管理人員在應(yīng)用技術(shù)的過(guò)程中缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性、不夠細(xì)心、安全意識(shí)較低、專業(yè)水平較差，進(jìn)而造成了操作失誤，威脅到了檔案信息的可靠性，使檔案資料可能會(huì)存在丟失、損壞或遺漏等安全隱患。此外，在信息化管理的過(guò)程中，相關(guān)的管理人員缺乏安全意識(shí)，沒(méi)有足夠的防護(hù)觀念，忽視對(duì)信息系統(tǒng)的保密性，將信息系統(tǒng)的賬號(hào)等信息泄漏給其他人，這樣將會(huì)導(dǎo)致信息系統(tǒng)受到攻擊，使數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤，信息容易被他人盜取等一系列網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題。

2.缺乏完善的檔案信息管理安全保障體系，沒(méi)有優(yōu)化流程。在過(guò)去的工作模式中，相關(guān)的紙質(zhì)檔案必須要有領(lǐng)導(dǎo)簽字和蓋章，這樣能夠有效的保障檔案的合法性和可靠性，此外，紙質(zhì)檔案在拷貝、復(fù)制過(guò)程中十分麻煩，約束性極強(qiáng)，所以也間接的降低了信息被盜取的概率，增加了檔案管理的安全性。但是電子信息極易被拷貝和復(fù)制，一些黑客可以通過(guò)遠(yuǎn)程控制的方式對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行破壞，這嚴(yán)重的威脅了檔案信息的安全性。

3.檔案安全受到諸多因素影響，需要相關(guān)的技術(shù)防范措施。伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷高速發(fā)展，檔案管理的安全問(wèn)題是人們十分關(guān)注的一項(xiàng)內(nèi)容，這同樣是阻礙信息化技術(shù)應(yīng)用的主要原因之一。檔案信息的安全問(wèn)題和人員操作、計(jì)算機(jī)軟、硬件等具有十分密切的聯(lián)系，因此信息的安全也受到了諸多因素的影響。電子檔案雖然不會(huì)出現(xiàn)紙張丟失或損毀的現(xiàn)象，但在實(shí)際工作中，檔案管理會(huì)因?yàn)槭艿狡渌蛩氐挠绊懏a(chǎn)生安全隱患，進(jìn)而造成信息的丟失或是損壞等問(wèn)題，因此必須要有完善的技術(shù)防范手段。

三、如何提升檔案信息化安全管理質(zhì)量

1.提高相關(guān)工作人員的安全意識(shí)。想要提升檔案信息化安全管理水平，就必須要培養(yǎng)管理人員的安全意識(shí)，使其具有正確的安全觀念，相關(guān)部門應(yīng)該組織管理人員定期進(jìn)行安全培訓(xùn)和教育工作，了解檔案信息保密的相關(guān)法規(guī)，明確行業(yè)動(dòng)向，養(yǎng)成良好的安全意識(shí)。此外，還應(yīng)加強(qiáng)管理人員的工作意識(shí)和安全觀念，強(qiáng)化安全管理，避免出現(xiàn)盜竊現(xiàn)象。檔案管理局還應(yīng)該根據(jù)企業(yè)具體的發(fā)展情況去制定相關(guān)的管理制度，做好保密工作，形成健全的安全制度。目前我國(guó)在網(wǎng)絡(luò)安全方面的法律法規(guī)還在逐漸的完善過(guò)程中，需要有相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)安全法，督促和指導(dǎo)人們正確的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，樹立網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。除此之外，企業(yè)負(fù)責(zé)人還要加強(qiáng)對(duì)人員的信息技術(shù)培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)安全教育的培訓(xùn)，開展安全教育活動(dòng)，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，大力引入專業(yè)人才，加強(qiáng)檔案管理工作的人才建設(shè)，提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)，提高他們對(duì)檔案信息安全問(wèn)題的處理能力，從根本上提高信息的安全性。通過(guò)培養(yǎng)檔案管理人員，形成正確的安全意識(shí)，以確保管理工作能夠順利進(jìn)行，提高信息管理的安全性，提升檔案信息化安全管理水平。

2.完善檔案信息管理的安全保障體系。企業(yè)的管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理安全保障系統(tǒng)的完善工作，并將相關(guān)解決措施落到實(shí)處，保障信息的安全使用。對(duì)檔案信息管理程序和管理流程進(jìn)行不斷優(yōu)化，做好相關(guān)的編寫工作，由專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行負(fù)責(zé)，增強(qiáng)信息使用的安全性。其次，檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)該重視防病毒軟件的安裝工作，做好對(duì)軟件的升級(jí)，殺毒軟件應(yīng)該使用正版軟件，定期進(jìn)行殺毒，減少病毒感染的概率。企業(yè)還應(yīng)該具有完善的責(zé)任機(jī)制，做到責(zé)任到人，強(qiáng)化人員的責(zé)任意識(shí)，防止出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，每一個(gè)崗位都有自己的安全責(zé)任人。最后，企業(yè)應(yīng)該實(shí)施紙質(zhì)檔案和電子檔案雙重管理的工作體制，以此來(lái)提高管理效率。兩種檔案形式有著各自的優(yōu)缺點(diǎn)，將紙質(zhì)檔案信息的可靠性和真實(shí)性與電子檔案的高效率相結(jié)合，做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，可以更好地開展檔案管理工作。將二者有效的結(jié)合到一起，增強(qiáng)檔案信息管理的工作效率，提高安全性，可以有效的促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

3.采取多樣化的技術(shù)防范措施。提升檔案信息化管理安全水平可以采取多樣化的技術(shù)防范措施，運(yùn)用多種安全技術(shù)手段，維護(hù)檔案信息的安全性，以最為有效的方式為信息安全提供保障。首先，在檔案信息化管理工作上應(yīng)該對(duì)數(shù)據(jù)使用加密的方式，并完善加密技術(shù)。通常我們將檔案信息按照一定的方式轉(zhuǎn)換為密文形式，如果想要獲取里面的信息，則需要輸入相應(yīng)的密鑰，可以很好地提高信息的安全性。加密技術(shù)包括對(duì)稱和非對(duì)稱兩種形式。對(duì)稱加密技術(shù)在一定程度上加強(qiáng)了加密和解密過(guò)程的統(tǒng)一性，非對(duì)稱加密技術(shù)在加密和解密的過(guò)程上存在著差異，加密密鑰在對(duì)外公開時(shí)，解密密鑰必須要妥善保管好，做好保密工作，由指定的人員保管，提高信息檔案加密保護(hù)的安全性。其次，要正確的使用文件簽署技術(shù)，該技術(shù)包括兩種形式，手寫簽名和證書簽名，可以更好的體現(xiàn)文件的真實(shí)程度。使用正確的文件簽署技術(shù)，可以有效驗(yàn)證相關(guān)文件具有的合法性，而且里面的內(nèi)容是不允許他人篡改的。再次，我們應(yīng)在信息安全管理工作中使用權(quán)限控制技術(shù)，通過(guò)對(duì)用戶的身份進(jìn)行驗(yàn)證，防范無(wú)關(guān)人員非法獲取信息。應(yīng)用控制技術(shù)，管理人員可以對(duì)需要訪問(wèn)信息的用戶驗(yàn)證身份，當(dāng)驗(yàn)證合格才能獲取相關(guān)信息。一般情況下，管理人員還可以為信息管理系統(tǒng)使用的用戶配備特定的通行證，內(nèi)涵密碼，是由符號(hào)、數(shù)字或字母組成，只有輸入正確的密碼，用戶才被允許進(jìn)入。還可以根據(jù)信息的具體保密程度來(lái)設(shè)置相關(guān)權(quán)限，只有當(dāng)用戶的訪問(wèn)權(quán)限級(jí)別足夠才可以進(jìn)行訪問(wèn)。企業(yè)還應(yīng)完善監(jiān)控技術(shù)，隔絕存放地的網(wǎng)絡(luò)和外界網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮出防火墻的主要功能，禁止非法入侵、盜取、篡改等問(wèn)題，加強(qiáng)檔案信息管理的安全性。最后，企業(yè)應(yīng)該落實(shí)相關(guān)的防寫技術(shù)，在對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)用的過(guò)程中只能進(jìn)行讀取，不允許有任何的修改行為，保障信息檔案的原始性和真實(shí)性。

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，信息化技術(shù)也被應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，為檔案管理信息化建設(shè)起到了很好地促進(jìn)作用。檔案信息化管理具有很多的優(yōu)勢(shì)，如：可以提高信息的搜索效率和準(zhǔn)確度，提升工作效率等。但信息化技術(shù)在給檔案管理工作帶來(lái)諸多方便的同時(shí)，也存在著一定的安全隱患，如信息的合法性和真實(shí)性無(wú)法保障、信息容易被盜取等。所以，檔案管理工作如果想要與時(shí)俱進(jìn)，尋求快速發(fā)展，就必須要對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行正確的剖析，確認(rèn)優(yōu)勢(shì)所在。同樣，也要對(duì)檔案管理的安全問(wèn)題進(jìn)行解決，引進(jìn)先進(jìn)的安全技術(shù)，落實(shí)相關(guān)的解決措施，提高工作的安全性。提升檔案的安全管理水平，為檔案信息化管理營(yíng)造出一個(gè)安全、可靠的使用環(huán)境，促進(jìn)檔案管理工作的健康發(fā)展，提高檔案的信息化建設(shè)水平。

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