鄧　振

摘 要：中國共產(chǎn)黨第十九次全國代表大會召開后，小康社會進入全面建設的新時期。機關單位要以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，凝心聚力、開拓進取，不斷提高檔案管理水平和服務能力。在新形勢下機關檔案在管理工作中依然存在著不少問題，本文對所存在的問題進行了梳理，并一一提出對策。

關鍵詞：機關檔案管理;問題;對策

“機關檔案，是指機關在公務活動中形成的，對國家和社會有參考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。機關檔案工作是檔案工作開展的基礎，是國家檔案事業(yè)的重要組成部分?！睓C關檔案管理工作是維護單位真實的歷史面貌，推進依法行政，保護個人和單位利益的重要工作。機關檔案管理工作非常重要，但是在實際工作中各機關單位卻存在著不少的問題。

一、機關檔案管理工作存在的問題

1.領導不夠重視，依法治檔概念不強。機關檔案的管理不能與單位其他工作同步發(fā)展。個別領導甚至認為機關檔案管理只是機關內部的一項輔助工作。檔案管理只要求文件不丟失、不泄露、能簡單查檔。許多機關的檔案工作底子薄，檔案的收集、整理和管理得不到重視。檔案管理的硬件配置不合理，庫房面積不足，檔案裝具等建設達不到“八防”的要求。新形勢下檔案工作將面臨許多新的挑戰(zhàn)。機關檔案的管理，從執(zhí)法角度來看，許多機關領導人對檔案管理主要依靠行政手段，較少使用法律手段。

2.預立卷制度的問題。預立卷制度要求所有部門按時收集，整理和移交各自部門的應歸檔材料，經(jīng)過檔案管理部門的驗收，雙方簽署交接手續(xù)，完成歸檔工作。調查發(fā)現(xiàn)，實施了該制度的單位可以順利地進行檔案管理。未執(zhí)行該制度的機關，檔案工作常出現(xiàn)互相推諉、職責不清、檔案收集困難、歸檔檔案的質量不高等問題。檔案工作者需要投入大量的時間、精力來收集、整理檔案。對于突發(fā)性任務，機關檔案管理員無力應付。

3.機關檔案安全存在問題?！耙磺袊覚C關、武裝力量、政黨、社會團體、企業(yè)事業(yè)單位和公民都有保護檔案的義務。”檔案工作的底線是檔案安全。檔案的安全主要分為檔案實體安全和檔案信息安全。許多的機關單位都面臨著機關庫房緊張的問題。機關庫房的設備（溫濕度調控設備、消毒設備、門禁設備、消防設備等）存在隱患。溫度和濕度都沒有得到很好的控制，在破損檔案的搶救修復方面做得不到位，蟲蛀、損壞的檔案未能得到及時修復。機關檔案信息安全在大數(shù)據(jù)環(huán)境下面臨以下風險：網(wǎng)絡風險，數(shù)據(jù)安全風險，平臺安全的風險，服務安全風險。

4.機關檔案利用問題。機關檔案利用工作主要是為了對本機關提供利用，目前主要采取檔案室現(xiàn)場查閱、電話查閱、機關內網(wǎng)查閱等方式。公眾想要查機關的檔案困難重重，既要大量證明材料，又要領導審批簽字。機關檔案在利用方面相對原始，利用效率不高。各機關單位主要收藏官方文件，并收集少量其他門類的檔案（比如實物、音像、專業(yè)檔案等）。對機關的重大活動、涉及機關職工個人權益的檔案收集、歸檔的較少（如住房、住房公積金以及人事、個人工資和健康等檔案）。單位內部的檔案文化產(chǎn)品開發(fā)少。大多數(shù)機構的檔案部門未能根據(jù)檔案的查詢要求編研數(shù)據(jù)和重要文件匯編等資料供公眾參考。

5.機構信息化水平不高?！皺n案工作的戰(zhàn)略轉型，從根本上說就是要解決好在互聯(lián)網(wǎng)時代、在信息化條件下檔案工作管什么，怎么管的問題，同時解決好如何運用互聯(lián)網(wǎng)技術和信息化手段開展工作的問題?！痹S多機關單位仍然依賴紙質文件管理，檔案資源數(shù)字化率很低。檔案信息建設的任務主要是檔案的數(shù)字掃描處理和辦公自動化系統(tǒng)（OA）系統(tǒng)的電子文件存儲。檔案在數(shù)字化掃描前需要重新評估價值。在數(shù)字掃描文件的過程容易出現(xiàn)泄密的風險。掃描完成后，要對掃描文件進行質量的檢查，需要花費大量時間。一些機關單位存在辦公自動化系統(tǒng)（OA系統(tǒng)）與電子檔案管理系統(tǒng)兩張皮的情況。首先是電子文件格式和檔案數(shù)據(jù)格式不同。其次，OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)不兼容，無法無縫連接。最后，文件管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)都存在軟件升級緩慢和后續(xù)開發(fā)服務的問題。這些將嚴重影響電子文件的順利存檔，增加了工作量，造成后序工作的不必要浪費。

6.機關檔案管理人員的問題。機關內部檔案管理團隊的建設不到位。在檔案人員構成中，經(jīng)過專業(yè)培訓持證上崗的長期從事機關檔案工作的人員只占少數(shù)，大部分工作人員都是兼職。還有部分機關檔案管理人員經(jīng)常換動工作崗位，收集檔案的渠道不暢，導致文件收集不完整，存檔質量較差，給檔案工作未來的長期發(fā)展帶來不少隱患。有的檔案員學歷層次不高，長期不受領導重視，不被領導關注，工作積極性低，機關檔案管理水平低，機關檔案管理員成為弱勢群體，檔案工作進一步被邊緣化。

二、提高機關檔案管理工作水平的對策

1.堅定為黨管檔的政治方向。習近平總書記是非常重視檔案工作的。他認為我們的歷史能夠得到不斷發(fā)展，過去的經(jīng)驗得到總結，法律被人們認可，各項事業(yè)的發(fā)展都是離不開檔案的。政治性是檔案工作的基本特性。在新形勢下，各單位要牢記為黨工作，堅持為黨管理檔案，銘記做好檔案工作是為國家為人民服務。機關必須堅決貫徹黨的基本理論，路線和方針，把政治紀律和政治規(guī)矩放在首位，更加重視檔案工作，促進機關檔案管理水平全面提升。

2.著力抓好檔案法治建設。檔案法治建設是一項十分艱巨的任務。國家檔案局第13號令《機關檔案管理規(guī)定》已于2019年1月1日正式實施。中國的機關檔案管理應符合規(guī)定的具體要求。該規(guī)定對檔案機構和人員、基礎設施、管理要求、信息化建設、獎勵與處罰等事項作出了具體規(guī)定。各機構應全面提高機關檔案管理水平，嚴格按照國家出臺的有關要求，做好機關檔案管理工作。

3.積極推進部門檔案預立卷制度。機關單位首先要明確建立部門歸檔預立卷制度，建立由機關主要領導負總責、各部門分管領導對各部門負責，各部門的兼職檔案管理員具體完成部門檔案收集、整理和移交的制度。機關單位必須建立一個了解業(yè)務和努力工作的檔案管理員團隊。檔案管理人員平時要對各部門兼職管理員做好業(yè)務培訓，采取日常多指導，年終進行檔案目標責任考核的形式，促進各部門積極歸檔，把歸檔作為本部門的常規(guī)性工作。

4.著力抓好檔案利用。檔案利用、開發(fā)工作應該要被機關單位重視。一是完善檔案利用制度。 檔案部門必須首先嚴格建立一個收集、整理和存檔的制度。制定檔案的查詢利用制度，保證檔案的利用工作。二是逐步擴大信息披露范圍，最大限度地公開可公開檔案的內容，為公眾提供查詢途徑。機關檔案部門要重視電子檔案的開發(fā)和利用，方便公眾登錄網(wǎng)絡平臺利用檢索的方式獲取所需要的檔案信息，讓查詢者不受地理位置和時間的限制，提高查詢服務的質量。三是機關檔案不僅收集文件檔案，還收集其他類別的檔案。四是檔案部門應該盡可能利用單位的網(wǎng)站、官方微信和官方微博等新興發(fā)布平臺，合理合法地為公眾提供檔案利用。五是深度開發(fā)室藏檔案。機關檔案部門應積極籌備機構變革，年度匯編，基本數(shù)字匯編，特殊文件匯編等編研工作。

5.著力抓好檔案安全?！皺n案作為國家發(fā)展與社會進步的真實記錄，是促進各項事業(yè)科學發(fā)展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據(jù)?！备鳈C關應該把安全工作放在首位。規(guī)劃工作時必須考慮到機關檔案的安全。各機關平時要注重全面分析影響檔案安全的風險因素，以預防為主，每天做好檔案安全臺帳記錄，及時規(guī)避風險的發(fā)生。綜合運用行政、技術、法律等手段強化機關檔案安全管理。加大資金投入，檔案管理人員素質提升，基礎設施保障與技術應用協(xié)調發(fā)展，構建綜合人防，物理防御和技術防御的安全系統(tǒng)。在人防方面，各級機構必須不斷修訂和完善檔案實體和信息安全的工作制度。在物理防御方面，機關機構應在庫房內配備消防系統(tǒng)，安全監(jiān)控系統(tǒng)，空調設備和自動監(jiān)控系統(tǒng)。文件需要良好的存儲條件才能長期存放。技防方面，一是保證計算機檔案信息網(wǎng)絡系統(tǒng)軟件、硬件升級、數(shù)據(jù)遷移安全;二是確保文件和文件管理信息系統(tǒng)網(wǎng)絡暢通無阻，能夠快速檢測和處理病毒，黑客攻擊，并恢復網(wǎng)絡的正常運行。第三是使用加密技術（密鑰）用于電子和電子文件。

6.構建“大檔案”工作格局。“建設‘大檔案’是指要樹立‘大檔案’的理念，將一個地區(qū)內分散保存在不同檔案保管機構的檔案集中統(tǒng)一到綜合檔案館?！睓C關可以重新組織上一年的文件（包括電子文件），并將其交給大型綜合檔案館。這些單位不需要管理物理文件，不需要數(shù)字轉換紙質文件，還可以減輕裝檔空間不夠用的壓力，同時減少檔案管理的工作量。大型綜合檔案館可以與外界合作開發(fā)，實現(xiàn)與檔案管理系統(tǒng)無縫對接，能夠著錄電子文件元數(shù)據(jù)的新系統(tǒng)，以保證電子檔案的真實性和準確性。大規(guī)模綜合檔案館統(tǒng)一購買標準化統(tǒng)一的數(shù)字檔案中介服務，逐步推進檔案資源共享。

7.著力抓好人才培養(yǎng)。目前我國檔案干部隊伍的綜合素質和專業(yè)化水平都需要進一步提高。首先，我們必須擁有一支政治思想堅定、檔案管理和服務能力較強的檔案管理員團隊。隨著電子政務、辦公自動化建設和機構檔案信息化建設的不斷發(fā)展，檔案管理人員必須不斷地學習黨的理論知識，系統(tǒng)地學習檔案的基礎知識，更新計算機科學和技術知識。第二，為了跟上時代的發(fā)展，適應新形勢，機關單位應對檔案管理人員進行再教育。加強檔案學習和培訓，更新知識結構，全面提高檔案管理水平。三是我們的檔案管理員隊伍必須是穩(wěn)定的。各機關要建立一個自上而下的檔案管理員系統(tǒng)。專職檔案員日常對兼職檔案員做好培訓、指導工作。機關領導要關心檔案管理人員，提高他們的績效工資，給他們在職務、職稱晉升上創(chuàng)造空間，讓他們熱愛工作，專注于檔案事業(yè)，充分發(fā)揮其主觀能動性，提高檔案管理水平。

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作者簡介：鄧振（1985-），女，漢族，湖南永州人，助教，碩士，檔案管理。