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        探究事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化特點與發(fā)展趨勢

        2019-09-10 07:22:44
        蘭臺內(nèi)外 2019年34期
        關(guān)鍵詞:財務(wù)檔案管理發(fā)展趨勢事業(yè)單位

        白 楊

        摘 要:目前,世界各方面發(fā)展都比較快,特別是科學(xué)技術(shù)方面,這就使得計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)成為人們?nèi)粘I钪胁豢扇鄙俚囊徊糠?,世界已?jīng)處于信息時代,網(wǎng)絡(luò)和信息已經(jīng)滲透到人們的日常生活中,信息化不但對人們的生活產(chǎn)生一定影響,也在很大程度上影響了人們的工作。就事業(yè)單位財務(wù)檔案管理來說,也需要逐漸實現(xiàn)信息化,將計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸應(yīng)用到事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;財務(wù)檔案管理;信息化特點;發(fā)展趨勢

        就事業(yè)單位財務(wù)檔案來說,就是真實反映機(jī)關(guān)和事業(yè)單位在進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動時的記錄及其整理結(jié)果,它能夠準(zhǔn)確的反映事業(yè)單位的活動信息,這也就使得財務(wù)檔案成為事業(yè)單位中最重要的檔案之一。事業(yè)單位要想穩(wěn)定快速的發(fā)展,就必須做好財務(wù)檔案管理工作,在信息化的背景下,需要將信息化應(yīng)用到事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中,從而進(jìn)行有效的管理,提高管理的質(zhì)量,促進(jìn)事業(yè)單位快速的發(fā)展。

        一、財務(wù)檔案管理信息化及其在事業(yè)單位中應(yīng)用的必然性

        1.財務(wù)檔案管理信息化概述。財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)就是不再以紙張作為信息的載體,而是將事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)活動中的一切信息轉(zhuǎn)化為計算機(jī)信息,在這個過程中,需要應(yīng)用到計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),這些技術(shù)的應(yīng)用將信息實現(xiàn)轉(zhuǎn)化并保存,還可以通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)信息之間的共享。事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)并不意味著完全不使用紙張,而是以信息化為主,在此基礎(chǔ)上應(yīng)用紙張,從而有效提高事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作的效率和質(zhì)量,促進(jìn)事業(yè)單位快速發(fā)展。

        2.信息化在事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中應(yīng)用的必然性。首先,事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)需要具備一定的軟件和硬件基礎(chǔ),硬件主要是各種設(shè)備,這些硬件設(shè)施在各事業(yè)單位中已經(jīng)得到了普及,財務(wù)檔案管理中也已經(jīng)應(yīng)用這些硬件設(shè)施。事業(yè)單位財務(wù)檔案管理工作人員的整體的專業(yè)素養(yǎng)在很大程度上得到了提高,對計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作水平也逐漸提高,并且各種軟件技術(shù)的應(yīng)用也越來越熟練。就軟件設(shè)施來說,各事業(yè)單位也已經(jīng)擁有相關(guān)的財務(wù)檔案管理軟件,這些軟件的應(yīng)用對財務(wù)檔案管理發(fā)揮著重要的作用,有效提高了管理的效率。其次,財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)是保護(hù)傳統(tǒng)財務(wù)檔案的必要要求,我國各事業(yè)單位的工作人員已經(jīng)進(jìn)入更替階段,而傳統(tǒng)財務(wù)檔案管理方式存在較多的問題,紙質(zhì)檔案損壞的可能性比較大,財務(wù)檔案的分類管理也使得很多財務(wù)檔案損壞嚴(yán)重,也有很多財務(wù)檔案已經(jīng)丟失。事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)可以有效解決這些問題,它可以更好的保存事業(yè)單位財務(wù)檔案,延長檔案的保存時間,也在很大程度上避免了檔案的丟失,為隨時進(jìn)行檔案查詢提供了很大的便利。最后,事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)具有較多的優(yōu)勢,傳統(tǒng)的財務(wù)檔案管理過程中,紙質(zhì)的檔案會占據(jù)較大的空間,整理起來也比較麻煩,更重要的是很難進(jìn)行查詢和共享,而對于這些缺點來說,財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)可以有效解決這些問題,財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)節(jié)約了大量保存空間,一個硬盤就可以保存很多財務(wù)檔案,財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)還可以對檔案信息進(jìn)行備份,這不但不會使信息丟失,還在一定程度上使得信息得到共享。事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)也減少了工作人員的工作量,財務(wù)檔案維護(hù)工作也比較簡單。

        二、事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化中存在的問題

        1.財務(wù)檔案管理方式比較落后。在事業(yè)單位的所有工作中,最重要的就是財務(wù)檔案管理工作,財務(wù)檔案管理工作的內(nèi)容比較多,不僅需要整合相關(guān)信息,還包括事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的理念以及管理模式等其他方面的內(nèi)容,事業(yè)單位管理層是財務(wù)檔案管理中非常重要的一部分,它占據(jù)最重要的位置。但是,就目前的實際情況而言,事業(yè)單位在財務(wù)檔案管理中依舊存在著較多的不足,具體表現(xiàn)為財務(wù)檔案管理工作類型比較多,并且內(nèi)容也比較復(fù)雜,事業(yè)單位管理層沒有認(rèn)識到信息化實現(xiàn)的重要性,因而在財務(wù)檔案管理中,還是以傳統(tǒng)的管理模式為主,這就在很大程度上導(dǎo)致了管理中問題的發(fā)生。例如,事業(yè)單位財務(wù)檔案管理層不重視信息化的實現(xiàn),這就使得事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化整體的進(jìn)度比較緩慢,并且事業(yè)單位投入的資金也比較少,這就使得財務(wù)檔案管理不能及時準(zhǔn)確的反映事業(yè)單位實際的經(jīng)濟(jì)狀況,管理層也無法根據(jù)實際情況制定良好的解決方案。

        2.管理制度不完善,軟件發(fā)展落后。目前,信息化對各事業(yè)單位的生存和發(fā)展發(fā)揮著重要的作用,這也是現(xiàn)代社會發(fā)展的潮流,但是,就實際情況而言,大部分事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)沒有取得良好的效果,處于停滯不前的狀態(tài),這非常不利于信息化改革的進(jìn)行。目前,在各事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)過程中,大部分都存在一個問題,那就是管理體系比較混亂,沒有明確的發(fā)展目標(biāo),管理制度不完善,這些都導(dǎo)致了信息化的實現(xiàn)速度比較緩慢。對于事業(yè)單位的發(fā)展來說,科學(xué)技術(shù)占有重要的位置,但是大部分事業(yè)單位缺乏專業(yè)的人才,這也使得財務(wù)檔案管理技術(shù)的研究工作沒有取得較好的效果,在技術(shù)手段落后的前提下,財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)受到一定的限制。我國事業(yè)單位的規(guī)模普遍比較小,由于規(guī)模較小,很難進(jìn)行集中的信息化改革,對財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)有一定的阻礙作用。除此之外,技術(shù)手段的落后還導(dǎo)致了軟件開發(fā)比較困難,購買軟件又會花費較多的資金,不利于事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)。

        3.專業(yè)人才稀少。不管是哪個行業(yè),其發(fā)展都離不開人才,就事業(yè)單位來說,其發(fā)展也需要依靠大量的人才儲備。而目前就我國事業(yè)單位的人才招聘來說,采取的是一般的招考模式,這種方式具有崗位流動性,我國事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中所需要的人才必須是全能型的人才,因為財務(wù)檔案管理工作比較復(fù)雜,其工作人員需要掌握更多的技能。在具體的財務(wù)檔案管理工作中,需要將財務(wù)檔案管理和信息化結(jié)合起來,這就需要相關(guān)工作人員具體較高的專業(yè)技能,只有全能型的人才才能完成這些工作。但是就目前的狀況來看,人才市場中這種全能型的人才比較少,他們往往不能熟練掌握財務(wù)檔案管理和信息化兩個方面的內(nèi)容,這種人才的缺失對財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)有著很大的限制。

        三、財務(wù)檔案管理問題的解決方案及信息化的發(fā)展趨勢

        1.樹立創(chuàng)新理念,明確信息要求。不管是哪個行業(yè),要想快速穩(wěn)定發(fā)展,就必須樹立正確的發(fā)展理念,必須遵循創(chuàng)新理念。在實現(xiàn)事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的信息化過程中,創(chuàng)新應(yīng)該是最重要的一部分,要將其放在工作的首位。這就需要事業(yè)單位管理者和員工都必須充分了解信息化的重要性和必要性,并且在此基礎(chǔ)上逐漸提高對財務(wù)檔案管理信息化的重視程度,在事業(yè)單位自身狀況的基礎(chǔ)上樹立創(chuàng)新理念,對財務(wù)檔案進(jìn)行信息化管理。另外,事業(yè)單位還需要明確財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)需要遵循的事項,必須跟上國家發(fā)展的潮流,應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段和思維,從而有效提高財務(wù)檔案管理的準(zhǔn)確性,堅定不移地走財務(wù)檔案管理信息化道路。

        2.制定科學(xué)發(fā)展方案,大力發(fā)展科技。在創(chuàng)新理念樹立完成后,就需要明確事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的發(fā)展目標(biāo),并以此為標(biāo)準(zhǔn)。逐漸完善事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的計劃,在計劃制定完成后,還需要逐漸完善事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的方案,這樣才能為信息化的實現(xiàn)提供基礎(chǔ)。同時,還需要對事業(yè)單位財務(wù)檔案管理做出相應(yīng)的調(diào)查,只有這樣才能做出合理的工作規(guī)劃,密切注意信息化的發(fā)展情況,根據(jù)實際情況做出相應(yīng)的調(diào)整,為事業(yè)單位財務(wù)檔案管理信息化的實現(xiàn)提供基礎(chǔ)。不管是哪個行業(yè)的發(fā)展,都需要有一定的制度作為約束,對于一個事業(yè)單位來說,合理的制度對其發(fā)展具有良好的作用,其工作人員需要發(fā)揮自身的優(yōu)勢,為事業(yè)單位制定良好的制度,并在最大程度上推動事業(yè)單位進(jìn)行改革創(chuàng)新。就事業(yè)單位財務(wù)檔案管理來說,其離不開相應(yīng)的先進(jìn)技術(shù),技術(shù)是事業(yè)單位發(fā)展的動力,這就需要各事業(yè)單位積極學(xué)習(xí)相應(yīng)的技術(shù),并將其有效的應(yīng)用到事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中,使每位員工都能發(fā)揮其巨大作用,推動事業(yè)單位發(fā)展。事業(yè)單位自身的技術(shù)達(dá)到一定的水平之后,就可以自行進(jìn)行軟件的開發(fā),自身開發(fā)出軟件后才能真正對事業(yè)單位發(fā)展起到促進(jìn)作用。

        3.加強人才培養(yǎng)。對于事業(yè)單位來說,人才發(fā)揮著重要的作用,尤其在信息時代這一背景下,人才顯得尤為重要。在事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中,信息化的實現(xiàn)離不開人才,專業(yè)人才為信息化在事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中的應(yīng)用提供了動力。由此可以看出人才對事業(yè)單位的重要性,所以,各事業(yè)單位需要加強人才培養(yǎng),為事業(yè)單位培養(yǎng)一支高素質(zhì)人才隊伍,這樣對事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)揮著不可代替的作用。除此之外,事業(yè)單位在招聘活動中,需要做出一些改變,需要改變以往招考的招聘方式,不斷拓寬招聘途徑,挖掘被市場埋沒的人才,除了招聘優(yōu)秀人才之外,還需要對事業(yè)單位已有的員工進(jìn)行培訓(xùn),提高他們的專業(yè)能力,培訓(xùn)需要與他們自身的情況相結(jié)合,制定出符合員工實際情況的培訓(xùn)計劃,逐漸提高員工在財務(wù)檔案管理和信息化兩個方面的水平,在技能培訓(xùn)的基礎(chǔ)上還應(yīng)該加強思想教育,不斷更新員工的思想觀念,從而跟上時代發(fā)展的潮流,不落后,這對事業(yè)單位的發(fā)展有著很大的促進(jìn)作用。

        綜上所述,信息化在事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中的應(yīng)用可以對事業(yè)單位的發(fā)展起到很大的不進(jìn)行作用,所以,很有必要將信息化融入事業(yè)單位財務(wù)檔案管理,但是,就目前的狀況來說,在應(yīng)用過程中仍然存在較多的問題,這對事業(yè)單位的發(fā)展有一定的阻礙作用,所以,必須采取措施改變這一狀態(tài)。本文主要分析了目前信息化在事業(yè)單位財務(wù)檔案管理中存在的問題,并且在此基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)的解決措施,從而在最大程度上促進(jìn)事業(yè)單位快速穩(wěn)定發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

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        [2]孫戰(zhàn)芳.財務(wù)檔案管理在事業(yè)單位的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù),2018

        [3]張君山.事業(yè)單位財務(wù)檔案管理[J].中外企業(yè)家,2017

        [4]蘇 紅.事業(yè)單位財務(wù)檔案管理的有關(guān)問題[J].財會學(xué)習(xí),2017

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