摘 要:依托科技進(jìn)步,醫(yī)療服務(wù)水平大幅提升,醫(yī)院資料呈現(xiàn)規(guī)模性增長,檔案管理工作備受矚目。作為醫(yī)院檔案重要組成部分,文書檔案管理工作處于機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存的局面。本文以信息時代為依托,綜合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際,闡述醫(yī)院文書檔案的特征,剖析文書檔案管理中凸顯的問題,探討了行之有效的發(fā)展策略,以便切實(shí)提升文書檔案管理效果,最大化發(fā)揮檔案服務(wù)的價(jià)值,為醫(yī)院長遠(yuǎn)與可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
關(guān)鍵詞:信息化時代;醫(yī)院;文書檔案管理;方法;策略
前言
在醫(yī)院管理領(lǐng)域,文書檔案多形成于行政管理事務(wù)之中,是醫(yī)院檔案管理的重要內(nèi)容,強(qiáng)化對醫(yī)院運(yùn)行情況的全面記錄,對發(fā)揮信息價(jià)值至關(guān)重要,成為影響醫(yī)院健康發(fā)展的重要因素,也是醫(yī)院尋求進(jìn)步的見證。醫(yī)院文書檔案管理需要增強(qiáng)管理的規(guī)范性,追求科學(xué)性管控,強(qiáng)化信息價(jià)值的有力發(fā)揮。為此,要以信息時代發(fā)展為契機(jī),重視探求醫(yī)院文書檔案管理新模式,為醫(yī)院長遠(yuǎn)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。
一、正確認(rèn)識醫(yī)院文書檔案的特點(diǎn)以及現(xiàn)狀
1.醫(yī)院文書檔案的特征
首先,醫(yī)院文書檔案規(guī)范性突出。在醫(yī)院文書檔案管理中,規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)是根本,需要將其有效滲透在資料收集、歸納以及整理的全過程,是提升管理水平的關(guān)鍵。
其次,醫(yī)院文書資料標(biāo)準(zhǔn)性也不容忽視,所有文書檔案的管理行為都要遵循既定標(biāo)準(zhǔn),盡顯不同資料之間的關(guān)聯(lián)性。
再次,醫(yī)院文書檔案資料具有保密特性,保密工作需要落到實(shí)處。
最后,醫(yī)院文書檔案的宗旨是發(fā)揮服務(wù)性特征,滲透在文獻(xiàn)資料數(shù)據(jù)之中,在使用、統(tǒng)計(jì)以及編譯工作中具有較高的使用頻率。
2.信息時代醫(yī)院文書檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
立足當(dāng)前,醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)在全社會范圍內(nèi)發(fā)展迅速,醫(yī)療改革不斷深化,醫(yī)院文書資料規(guī)模呈現(xiàn)急速擴(kuò)張的趨勢,檔案管理面臨挑戰(zhàn)。信息化促使文書檔案管理規(guī)模擴(kuò)大,工作量劇增,極易引發(fā)工作偏差,維修檔案準(zhǔn)確性。另外,在文書檔案中,涉及很多關(guān)乎醫(yī)院發(fā)展的珍貴資料,如果依賴傳統(tǒng)的管理模式,尤其是傳統(tǒng)以紙質(zhì)資料為主的檔案載體,很容易誘發(fā)管理缺陷,威脅檔案資料的安全性,甚至造成永久性損壞。由此可見,既要正視信息技術(shù)帶給文書檔案管理的壓力,又要善于應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢,強(qiáng)化二者有機(jī)融合,將其作為新時期醫(yī)院文書檔案管發(fā)展的新方向。
3.信息時代對醫(yī)院文書檔案管理的影響
首先,信息技術(shù)的引入使得文書檔案存儲形式多樣,借助掃描拍攝等手段,加快紙質(zhì)模式向數(shù)字形式的轉(zhuǎn)換。
其次,信息技術(shù)提升了文書檔案使用效率。依托計(jì)算機(jī)技術(shù),能夠?qū)崿F(xiàn)對目標(biāo)文書檔案的準(zhǔn)確、快速地查詢,搜索速度加快,定位更加精準(zhǔn),大大提升檔案利用效率。
再次,信息化模式為文書檔案管理提供了科學(xué)的管理體系,深受醫(yī)療系統(tǒng)重視,結(jié)合現(xiàn)實(shí)需要,構(gòu)建合理的信息管理功能模塊,信息存儲更加安全,文書檔案可靠性更強(qiáng)。
二、信息時代背景下醫(yī)院文書檔案管理工作面臨的問題
1.滯后
目前,文書檔案管理工作尚未在醫(yī)院全員范圍內(nèi)引起足夠的重視,管理層認(rèn)識不到位,不夠深刻。同時,檔案管理人員也忽視其工作價(jià)值,對檔案信息化建設(shè)存在質(zhì)疑,無法促進(jìn)信息技術(shù)與檔案管理的深度融合。從根本上講,管理層的認(rèn)識直接影響文書檔案管理信息化建設(shè)的開展,尤其是制約投入的重要因素,而管理人員的落后看法誘發(fā)信息化發(fā)展的緩慢性。在信息技術(shù)的影響下,盡管醫(yī)院文書檔案管理獲得了強(qiáng)有力的技術(shù)支撐,當(dāng)前很多醫(yī)院仍延續(xù)傳統(tǒng)的手工管理模式,仍需要大量資源投入,文書檔案管理效果不盡如人意。具體講,很多檔案管理人員思想觀念尚未及時更新,與時代脫節(jié),未在文書檔案管理中引入信息技術(shù),計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平受到制約,與信息化檔案管理方式不相適應(yīng),信息化建設(shè)受阻。
2.缺乏先進(jìn)的文書檔案管理信息化系統(tǒng),軟硬件亟需升級更新
立足新醫(yī)改,涉獵醫(yī)院發(fā)展的諸多領(lǐng)域,任務(wù)繁多,誘發(fā)文書檔案工作的繁重。一旦網(wǎng)絡(luò)設(shè)施不健全,很難保障信息的安全性與先進(jìn)性,制約文書檔案管理效率與質(zhì)量的提升。盡管信息化建設(shè)得到普遍肯定,但是,先進(jìn)的信息化文書檔案管理系統(tǒng)尚未構(gòu)建,數(shù)據(jù)信息為全部涵蓋其中,資料缺乏詳盡性,無法將醫(yī)院各個系統(tǒng)與部門囊括其中,影響系統(tǒng)性與全面性,誘發(fā)文書檔案管理的混亂性與無序性。另外,在當(dāng)前的檔案管理領(lǐng)域,軟硬件設(shè)施更新緩慢,升級不及時,存在嚴(yán)重不規(guī)范問題,傳統(tǒng)手工方式的束縛使得信息管理設(shè)備嚴(yán)重不足。同時,管理軟件缺乏先進(jìn)性,很難滿足信息處理的要求,使得檔案材料歸檔跟不上工作需要,信息化建設(shè)阻力重重,引發(fā)檔案流失,無法滿足醫(yī)院以及社會對信息的需求。
三、信息化時代如何做好醫(yī)院文書檔案管理工作
1.遵循醫(yī)院發(fā)展現(xiàn)狀,建立科學(xué)高效的文書檔案管理方案
首先,要以醫(yī)院當(dāng)前發(fā)展實(shí)際為前提,對文書檔案信息化發(fā)展道路進(jìn)行明確,保障方向準(zhǔn)確,與信息需求動態(tài)相一致,尤其貫徹具體問題具體分析原則,形成更加科學(xué)與高效的檔案信息管理模式。
其次,落實(shí)文書檔案管理宣傳工作,目的是提升全員認(rèn)識,深刻體會文書檔案管理的價(jià)值,實(shí)現(xiàn)對文書檔案管理環(huán)境的全方位分析。與此同時,要對信息技術(shù)在文書檔案管理中的價(jià)值進(jìn)行分析,勇于面對機(jī)遇與挑戰(zhàn),做好整合工作,形成科學(xué)合理的文書檔案管理方案。
2.構(gòu)建文書檔案管理信息化系統(tǒng),強(qiáng)化與自動化辦公系統(tǒng)的對接
在醫(yī)院文書檔案管理信息化建設(shè)中,信息化管理系統(tǒng)不可或缺,強(qiáng)化技術(shù)支撐作用的發(fā)揮,保證與醫(yī)院管理系統(tǒng)的匹配性。首先,要與軟件商進(jìn)行合作,遵循醫(yī)院發(fā)展實(shí)際,綜合考量信息需求,開發(fā)與醫(yī)院文書檔案管理實(shí)際相契合的管理系統(tǒng),重視進(jìn)行功能性、安全性等方面的測試,保證其安全性達(dá)標(biāo),運(yùn)行效率較高,兼容性突出,促使其能夠與辦公自動化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無縫對接,為數(shù)據(jù)信息的共享與互通提供條件,在提升辦公效率的同時,保證文書檔案管理的便捷性。另外,要尊重醫(yī)院信息要求,以需求為方向,強(qiáng)化對整個系統(tǒng)功能的健全與完善。
3.落實(shí)專業(yè)培訓(xùn)與教育,提升檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)與能力
對于新時期文書檔案管理工作的開展,人員與隊(duì)伍建設(shè)是重要內(nèi)容,高素質(zhì)與能力的團(tuán)隊(duì)不可缺少。為此,要重視做好人員隊(duì)伍培養(yǎng)工作。具體講,要結(jié)合醫(yī)院文書檔案管理實(shí)踐,將培訓(xùn)與教育工作落實(shí)到位,定期舉行交流活動,以便傳遞最新行業(yè)動態(tài)。另外,要結(jié)合信息化建設(shè)情況,提升人員信息化操作水平。要增強(qiáng)職業(yè)素養(yǎng),保障管理職責(zé)落實(shí)到位,推廣精細(xì)化管理,積極調(diào)整理論知識結(jié)構(gòu),實(shí)現(xiàn)與管理行為的有機(jī)滲透。除此之外,行業(yè)間的互動也不能忽視,目的是交流經(jīng)驗(yàn),發(fā)揮創(chuàng)造力,憑借自身的專業(yè)素質(zhì)更好服務(wù)于文書檔案管理工作。
4.完善醫(yī)院文書檔案管理制度,強(qiáng)化信息化建設(shè)基礎(chǔ)性保障作用的發(fā)揮
從本質(zhì)上講,醫(yī)院文書檔案信息化建設(shè)充分發(fā)揮了信息技術(shù)的作用,強(qiáng)化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)平臺的有效連接,綜合應(yīng)用多種通信技術(shù),依托差異化載體,突破時刻限制,支持文書檔案的歸檔、保管以及應(yīng)用,以數(shù)字化形式進(jìn)行呈現(xiàn),滿足信息共享的需求。因此,為了適應(yīng)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化要求,要樹立全新的檔案服務(wù)準(zhǔn)則,構(gòu)建新的檔案服務(wù)制度,支持檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺共享,大大提升醫(yī)療服務(wù)管理效率,文件存儲功能增強(qiáng),盡顯大數(shù)據(jù)與云平臺的優(yōu)勢,檔案傳遞速度大大加快,安全性獲得保障。依托健全與完善的文書檔案管理制度,檔案管理信息化目標(biāo)更加明確,保障信息化管理模式的科學(xué)性與有效性。在管理機(jī)制中,文書檔案信息化管理的價(jià)值被認(rèn)可,有利于管理環(huán)境的優(yōu)化,尤其是對各個部門發(fā)展實(shí)際進(jìn)行系統(tǒng)分析,更顯對文書檔案管理工作的多方面支持,實(shí)現(xiàn)多種元素的高效整合,為構(gòu)建實(shí)效性較強(qiáng)、針對性突出的醫(yī)院文書檔案管理方案提供堅(jiān)實(shí)的保障。
四、結(jié)束語
隨著信息時代的發(fā)展,信息技術(shù)的優(yōu)勢得以全面呈現(xiàn),醫(yī)院文書檔案管理領(lǐng)域也給予充分重視,強(qiáng)化與時代發(fā)展的同步性。基于此,要以信息技術(shù)為研究背景,結(jié)合醫(yī)院文書檔案工作實(shí)際,掌握醫(yī)院文書檔案的特殊性,剖析發(fā)展中存在的問題與不足,以技術(shù)為依托,構(gòu)建科學(xué)高效的檔案管理機(jī)制,加快人員思維轉(zhuǎn)變,應(yīng)用規(guī)范與有效的檔案管理模式,依靠高素質(zhì)與專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì),切實(shí)提升醫(yī)院文書檔案管理水平,強(qiáng)化檔案與技術(shù)的有機(jī)融合,為檔案價(jià)值的發(fā)揮提供保障,促進(jìn)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)健康與穩(wěn)定的發(fā)展。
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作者簡介:楊志聯(lián)(1989-),男,本科,惠州市第一人民醫(yī)院從事檔案管理,主要負(fù)責(zé)綜合檔案室日常管理及文書檔案的歸檔工作。