章雷芬

摘 要：高精準(zhǔn)度的學(xué)校管理對于促進(jìn)學(xué)校高速發(fā)展的意義是毋庸贅言的，而要達(dá)到這樣的管理境界需要多方面因素的綜合作用，其中，檔案室所能提供的系統(tǒng)而快捷的信息服務(wù)是一個(gè)十分重要的因素。以檔案管理提高學(xué)校管理精準(zhǔn)度主要應(yīng)從以精準(zhǔn)信息促進(jìn)精準(zhǔn)化決策、以遞進(jìn)的軌跡促進(jìn)教師的成長、以信息的智能化促進(jìn)管理的迅捷化等三方面入手。

關(guān)鍵詞：學(xué)校管理;檔案;精準(zhǔn)度;策略

精準(zhǔn)化管理最早由我國著名的管理專家陳向航先生提出，其把人作為軸心，追求管理技術(shù)與手段的最適宜與最科學(xué)，強(qiáng)調(diào)對管理對象、管理流程、管理機(jī)制等管理要素的精準(zhǔn)的管控，目標(biāo)是管理命中率與正確度的最大化。這既是一種對管理境界的理性期待，也是在科學(xué)技術(shù)發(fā)展到一定程度必然產(chǎn)生的與時(shí)俱進(jìn)的新的理論成果。

長期以來，即便是在學(xué)校這樣的知識群體中，管理也是在很大程度上依靠經(jīng)驗(yàn)去進(jìn)行、依靠慣性去推動，這就在一定程度上造成了管理的盲目性與不科學(xué)性。現(xiàn)代管理學(xué)強(qiáng)調(diào)通過對數(shù)據(jù)的搜集、分析與處理來做出決策，這樣才會最大限度的提高管理的精準(zhǔn)度。那么，數(shù)據(jù)從哪里來呢？作為學(xué)校，通過檔案管理以精準(zhǔn)信息促進(jìn)精準(zhǔn)化決策，通過檔案管理以遞進(jìn)的軌跡促進(jìn)教師的成長，通過檔案的快速提取為科學(xué)管理提供動力支持，就可以有效實(shí)現(xiàn)管理的精準(zhǔn)度。

一、以精準(zhǔn)信息促進(jìn)精準(zhǔn)化決策

在信息時(shí)代，檔案管理決不能僅僅滿足于把應(yīng)該保管的資料整理歸檔，而應(yīng)該肩負(fù)起時(shí)代賦予的新的職責(zé)。其中，為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支持是檔案管理不容忽視的一項(xiàng)重要工作。

1.提供全方位信息參考

（1）信息收集

應(yīng)該把學(xué)校的檔案室建設(shè)成學(xué)校的信息中心。國家的方針政策、教育行政部門的綱領(lǐng)性文件、各級科研院所、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的各種信息都應(yīng)該由檔案室分門別類的整理好，隨時(shí)備檢。同時(shí)，對于兄弟學(xué)校的發(fā)展信息、學(xué)校內(nèi)部的有關(guān)后勤管理、人事管理、教育教學(xué)管理等方面的信息也都要有秩序的按年份與種類匯集起來備查。

（2）信息整合

作為學(xué)校的檔案管理者，要摒棄以前那種只知整理、存檔的觀念，變整理為整合，及時(shí)而準(zhǔn)確的把最新的政策方針、教育改革信息與當(dāng)前教育發(fā)展潮流等信息搜集起來，與本校的實(shí)際進(jìn)行有機(jī)的整合，與本校發(fā)展相關(guān)的篩選出來，并變成一種程序化的信息存放狀態(tài)。例如，國家對教師私自補(bǔ)課行為的措施、對應(yīng)的省市配套措施、學(xué)校的實(shí)際情況，按照這種方式呈現(xiàn)出來，可以幫助學(xué)校決策快速、準(zhǔn)確的找到有用的信息， 可以幫助領(lǐng)導(dǎo)精準(zhǔn)的把握宏觀大局與微觀的現(xiàn)有狀況，做出精準(zhǔn)化的決策。

（3）信息遞延

學(xué)校檔案室客觀的記錄了學(xué)校發(fā)展的全過程，記錄了每一次決策的背景、決策結(jié)果以及后續(xù)的效果等信息。學(xué)校檔案管理人員要有計(jì)劃有目的的把學(xué)校發(fā)展中的重大決策事件整理好，對于每一次決策中的成敗得失進(jìn)行認(rèn)真梳理， 使信息具有遞延效應(yīng)，為學(xué)校的精準(zhǔn)性決策提供科學(xué)的信息支持。

2.提煉創(chuàng)新因子

任何創(chuàng)新都要有基礎(chǔ)，管理創(chuàng)新也一樣，所謂推陳出新指的也是通過對原有基礎(chǔ)的加工提煉、對過往歷史的總結(jié)提升，提煉出創(chuàng)新因子，讓學(xué)校決策富有新意。為此，作為檔案管理人員就要注重從諸多的原始信息中看到規(guī)律性的內(nèi)容，提煉出能對領(lǐng)導(dǎo)創(chuàng)新性管理思想形成有幫助的素材。此外，還要在平時(shí)的工作中，善于捕捉學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理智慧，通過信息搜集與整理放大學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的決策閃光點(diǎn)，使點(diǎn)連成線、線擴(kuò)展為面，讓學(xué)校決策充滿創(chuàng)造性。

作為學(xué)校檔案管理者，一定要有辨別信息價(jià)值的能力，還要樹立起大局觀。為了達(dá)到這樣的目的就要多學(xué)習(xí)、勤思考，黨與國家的方針政策要學(xué)習(xí)，必要的檔案學(xué)、管理學(xué)知識也要學(xué)，還要思考信息與實(shí)際的結(jié)合等問題。這樣才能有能力做好發(fā)現(xiàn)挖掘、整理提煉等工作，進(jìn)而有效地促進(jìn)學(xué)校的精細(xì)化決策。

3.營造人文氛圍

決策的精準(zhǔn)度也需要一個(gè)氛圍的烘托與支持，一個(gè)適宜的氛圍還會對決策的產(chǎn)生起到催生或阻礙的作用。良好的氛圍會使決策者動力滿滿，會吸取良好氛圍的精神力量，做出精準(zhǔn)化的決策。反之就會阻礙決策的產(chǎn)生，或者使決策的質(zhì)量大打折扣。為此，學(xué)校的檔案管理者要從檔案管理角度為良好校園氛圍的形成做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。因?yàn)榱己玫男@氛圍是一個(gè)逐漸積淀的過程，而很多積淀的物質(zhì)形式就是檔案，通過對檔案材料的整理發(fā)掘，學(xué)校的文化底蘊(yùn)與內(nèi)在氣質(zhì)就會展現(xiàn)出來，并與廣大教師、學(xué)生產(chǎn)生共鳴，形成良好的校園氛圍。

為了使這項(xiàng)工作落到實(shí)處，除了檔案管理人員樹立起以檔案建設(shè)營造氛圍的理念，并在自己的工作中付諸實(shí)施以外，還要通過開展活動來強(qiáng)化這項(xiàng)工作。例如，可以舉辦學(xué)校發(fā)展進(jìn)程圖片展，把學(xué)校各個(gè)時(shí)期的輝煌以圖片的形式展覽出來，引導(dǎo)教師、學(xué)生觀看，甚至可以要求學(xué)生寫觀后感。還可以舉行優(yōu)秀校友匯報(bào)會，讓優(yōu)秀的校友用他們的奮斗精神激勵在職的教師與在校的學(xué)生們，為培育良好的校園氛圍助力。

二、以遞進(jìn)的軌跡促進(jìn)教師的成長

學(xué)校管理的一個(gè)十分重要的任務(wù)就是促進(jìn)教師的專業(yè)成長，一所學(xué)校是否能夠在社會上立足，是否能夠最大限度的創(chuàng)造教育價(jià)值、產(chǎn)生良好的社會效應(yīng)在于其有多少名師，甚至大師級的教師。因此，最能體現(xiàn)學(xué)校精準(zhǔn)化管理的就是一所學(xué)校能在多大程度上促進(jìn)教師的成長。而檔案工作恰好可以通過記錄、展現(xiàn)教師遞進(jìn)式的成長軌跡的形式促進(jìn)教師的專業(yè)成長，為學(xué)校通過教育管理激勵教師迅速成長提供精準(zhǔn)的一手資料。

1.以成長檔案引導(dǎo)教師的人生成長

檔案室可以通過為教師建立成長檔案的形式實(shí)現(xiàn)學(xué)校管理的目標(biāo)，即學(xué)校用記錄、呈現(xiàn)的方式精準(zhǔn)的引導(dǎo)教師的人生成長?？梢栽跈n案中設(shè)計(jì)教師成長規(guī)劃的項(xiàng)目，檔案室引導(dǎo)教師設(shè)計(jì)好自己的階段性目標(biāo)，把短期目標(biāo)與長期目標(biāo)結(jié)合起來，每一名教師要根據(jù)自身的基礎(chǔ)性情況，比如教育背景等情況、教育實(shí)踐狀況以及自我期待，要認(rèn)真思考，使制定出的目標(biāo)既有引領(lǐng)成長的價(jià)值，又切實(shí)可行，而且目標(biāo)本身就具有很強(qiáng)的價(jià)值引導(dǎo)性。例如，有的教師根據(jù)客觀的自我分析，制定了三年成為教學(xué)名師的目標(biāo)，并作出了詳盡的發(fā)展規(guī)劃。然后又對這個(gè)大目標(biāo)進(jìn)行了分解，提出了知識積累、能力提高、科研成果等方面的小目標(biāo)，制定了達(dá)成小目標(biāo)的具體方案。這樣，這名教師的自我規(guī)劃就具有了動力功能，會激勵教師努力拼搏、取長補(bǔ)短，塑造自己事業(yè)成就感。

2.以成長檔案引導(dǎo)教師專業(yè)成長

成長檔案不僅會有力地促進(jìn)教師的人生成長，更會促進(jìn)教師的專業(yè)成長。為了達(dá)到這樣的目的，學(xué)校檔案室可以引導(dǎo)教師自己對成長檔案進(jìn)行收集、整理，在這個(gè)過程中，他們會看到自己所取得的成績，也會發(fā)現(xiàn)不足。自然地，也會思索成績?nèi)〉玫脑?，存在問題的原因，并提出揚(yáng)長避短的對策。這就是反思的過程，多次的反思，會讓教師的檔案呈現(xiàn)一種不斷進(jìn)步的軌跡。同時(shí)，在引導(dǎo)教師通過成長檔案進(jìn)行自我反思的時(shí)候，還應(yīng)該引導(dǎo)教師把這種反思與對自己教學(xué)行為的預(yù)料相結(jié)合，兩者一旦結(jié)合，就會使教師樹立起及時(shí)調(diào)整、優(yōu)化教學(xué)行為的意識，這樣一直堅(jiān)持下去，教師就會形成習(xí)慣，即以反思調(diào)整教學(xué)行為、提升教學(xué)行為。在這個(gè)過程中，教師就會努力的專研業(yè)務(wù)，學(xué)習(xí)理論知識，了解學(xué)生，教育診斷能力、隨機(jī)應(yīng)變的能力也會提高，而這正是教師專業(yè)成長的過程。

3.以成長檔案促進(jìn)教師心理成長

現(xiàn)今社會，教師的工作壓力極大，這種壓力包括身體上的勞累，也包括精神上的壓力，有調(diào)查表明，相當(dāng)一部分教師存在不同程度的心理問題。因此，學(xué)校管理的精細(xì)化表現(xiàn)為對教師心理成長的關(guān)注。而教師成長檔案可以讓教師感到自己的價(jià)值實(shí)現(xiàn)所帶來的幸福，使教師在教育行動中體驗(yàn)到快樂，這種精神上的滿足有助于教師的心理成長。檔案管理人員要在教師成長檔案中對教師成長過程中的一個(gè)個(gè)成績有全面的記錄，幫助教師不斷的認(rèn)識到自己的理論修養(yǎng)與實(shí)踐努力所帶來的結(jié)晶，這對于提升教師的工作效能感、幫助他們體驗(yàn)教育成功的喜悅有積極的促進(jìn)作用。按照馬斯洛的需要層次理論，檔案員要幫助教師在心理上一直達(dá)到滿足最高層次的需要——自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)的需要，這對于教師的心理成長具有重要意義。

三、以信息的智能化促進(jìn)管理的迅捷化

利用大數(shù)據(jù)時(shí)代的技術(shù)，讓檔案的存儲、歸類、提取智能化起來，當(dāng)學(xué)校管理需要一個(gè)信息參考時(shí)，只要輸入一個(gè)命令，相關(guān)的檔案信息就會按照一定的順序自然生成，這對于管理的迅捷化反應(yīng)、反應(yīng)的精準(zhǔn)化都具有革命性的意義。學(xué)校可以充分的發(fā)揮校內(nèi)檔案管理人員與計(jì)算機(jī)老師的智慧，開發(fā)這樣的檔案管理軟件，也可以與高校合作開發(fā)，有了這樣的軟件，信息的智能化就有了物質(zhì)保證。即便暫時(shí)達(dá)不到設(shè)計(jì)出軟件的水平，以目前一般學(xué)校的能力，建設(shè)專門的檔案網(wǎng)站不是一個(gè)無法達(dá)到的目標(biāo)。建立起檔案網(wǎng)站后，通過網(wǎng)站的信息搜索功能同樣可以達(dá)到迅速提取信息的目的。

總之，不論任何一種管理，及時(shí)而準(zhǔn)確的信息都是保證管理科學(xué)的有效性的必要條件。作為學(xué)校的檔案室，應(yīng)肩負(fù)起為學(xué)校管理提供及時(shí)而精準(zhǔn)的信息的重要職責(zé)。只有這個(gè)職責(zé)履行好了，學(xué)校管理的精準(zhǔn)度才會有效提升。筆者根據(jù)自身的理論研究與實(shí)踐探索，提出了自己對這項(xiàng)工作的一些粗淺認(rèn)識，希望能起到拋磚引玉的作用，使越來越多的人重視檔案工作、注意研究發(fā)揮檔案在學(xué)校管理中作用的方式方法。

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