郁炯 劉丹丹

[摘要]本文從高校建設(shè)工程竣工結(jié)算審計的特點和現(xiàn)實需求出發(fā)，借鑒流程管理方法，對傳統(tǒng)竣工結(jié)算審計的關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程進行調(diào)整，并通過創(chuàng)建和運用建設(shè)工程審計管理軟件平臺，高質(zhì)高效地完成高校建設(shè)工程審計工作。

[關(guān)鍵詞]流程管理? ? 高校? ? 建設(shè)工程? ? 竣工結(jié)算審計? ? 管理平臺

一、高?？⒐そY(jié)算審計的特點和難點

（一）送審項目類別多樣、數(shù)量繁多

隨著近年來國家對高等教育投入的持續(xù)加大，高校的新建和修繕任務(wù)日趨繁重，工程內(nèi)容涉及土建、安裝、裝飾、園林綠化、校園管網(wǎng)、信息化和安防技防等各種類別;時間跨度短則數(shù)月，長則一年、兩年甚至若干年。

2000年，教育部發(fā)布了《教育部關(guān)于進一步加強建設(shè)工程、修繕工程項目審計的通知》，明確規(guī)定建設(shè)工程、修繕工程項目未經(jīng)審計不得辦理結(jié)算手續(xù)，由此，建設(shè)工程竣工結(jié)算審計的業(yè)務(wù)需求急劇膨脹。

（二）送審資料有失完整和規(guī)范

審計證據(jù)是對被審計事項作出正確評價、出具審計結(jié)論的基礎(chǔ)性證明材料，在審計過程中起著至關(guān)重要的作用。建設(shè)工程竣工結(jié)算審計證據(jù)的重要來源之一，就是經(jīng)工程管理部門收集、確認和簽署審核意見的各類建設(shè)投資活動信息，統(tǒng)稱為“送審資料”。

送審資料是實時、完整記錄建設(shè)工程運行過程所有業(yè)務(wù)活動的載體。只有通過這些載體，審計才能在事后對已完成的建設(shè)工程各主要階段、重要環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)活動進行檢查和評價。送審資料真實可靠、合法充分是作出正確審計結(jié)論的前提，直接影響審計效率與效果。

就目前高校建設(shè)工程管理體制、機制、制度及隊伍建設(shè)的現(xiàn)狀來看，工程資料管理的現(xiàn)狀與目標尚存差距。在建設(shè)工程的管理運行中，由于工程管理部門或工程實施方未實時建立或妥善保管各類準確記錄投資活動的必備資料，常常導致送審資料不完備或不規(guī)范。因此，把好送審資料審核關(guān)，是建設(shè)工程竣工結(jié)算審計的首要環(huán)節(jié)，也是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。

（三）審計證據(jù)管理費時耗力

建設(shè)工程竣工結(jié)算審計的基本方法是以書面送審資料（含電子影像資料）為主要依據(jù)，輔以對現(xiàn)場的查勘驗證以及審理過程的對賬、校驗等相關(guān)工作。

在建設(shè)工程審計實施過程中，當初始送審資料不完備或不規(guī)范而影響結(jié)算金額時，工程管理部門或工程實施方往往會提出進一步補充資料的需求;審計也會要求工程管理部門對某些約定含糊或表達不清的事項再作補充說明;在審計實施過程中，有時會生成一系列記錄審理過程的書面資料，如“工程量征求意見函”“造價咨詢報告征求意見函”;在協(xié)調(diào)督辦過程中，也會隨之形成各類證明審計時效的通知、工作聯(lián)系函、催辦函等文本記錄。

實現(xiàn)以上大量繁雜審計證據(jù)的準確、快速傳遞和妥善保管，是一項相當艱巨的管理工作。在缺乏科學有序流程管理的情況下，各類審計證據(jù)管理事故頻繁發(fā)生。

（四）審計裁量權(quán)不易制約

在建設(shè)工程竣工結(jié)算審計實施過程中，審計人員在審計任務(wù)順序安排、審計時間掌控、工程造價專業(yè)判斷等方面，均具有一定的自由裁量權(quán)。自由裁量權(quán)的運作空間與范圍，很大程度上取決于審計人員的職業(yè)道德和執(zhí)業(yè)水平，以及對自由裁量權(quán)的認知狀況。

故此，如果審計部門沒有建立相應的制度、規(guī)則和程序，審計行為的主觀隨意性和自由裁量權(quán)的錯用與濫用就無法得到有效制約，最終審計結(jié)論與法律規(guī)定的自由裁量權(quán)目標將產(chǎn)生較大的偏差，甚至發(fā)生個別審計人員徇私舞弊，玩忽職守，利用職務(wù)之便謀取不正當利益而錯用、濫用自由裁量權(quán)的情況，這些都直接影響高等學校建設(shè)資金的投資效益。

（五）審計時效難以保障

審計時效是實施建設(shè)工程竣工結(jié)算審計中不可輕視或低估的問題，甚者可能引發(fā)法律訴訟案件而直接關(guān)乎學校經(jīng)濟利益。

在實際運行中，工程管理部門的實際送審時間，往往遠遠滯后于建設(shè)工程竣工驗收合格的時點。而建設(shè)工程送審時間的滯后，常常帶來施工現(xiàn)場滅失、施工管理人員變動等情況，導致審計實施過程中出現(xiàn)工程管理部門無法及時提交、甚至根本無法提交所需補充資料等配合不力的情況，從而造成審計證據(jù)不足，無法準確支持審計結(jié)論。由于高校內(nèi)部審計無法利用國家審計的公權(quán)力主動推進審理進程，因而高校建設(shè)工程竣工結(jié)算審計周期往往較長，審計時效難以保障，客觀上增加了高校建設(shè)工程的審計風險。

二、流程管理理論及特點

流程管理（Process Management）是一個包括流程分析、流程定義、資源分配、時間安排、流程測評、流程優(yōu)化等內(nèi)容的系統(tǒng)工程。主要包括七個特點：

一是目標性。流程要有明確的輸出結(jié)果，即目標或任務(wù)。目標可以是一次滿意的服務(wù)，也可以是一次及時的產(chǎn)品送達等。目標越具體，越容易評價。二是內(nèi)在性。流程包含于行為或活動過程中。對于所有的事物與行為都可以描述——輸入的是什么資源，中間的一系列活動是怎樣的，輸出了什么結(jié)果，輸出為誰創(chuàng)造了怎樣的價值。三是整體性。流程由多個活動組成，因此需注意總體的把握和整體觀念。四是動態(tài)性。流程是動態(tài)延伸的，即按照一定的時序關(guān)系由一項活動到另一項活動依次展開。五是可重復性。某一項流程在不同項目中可以進行重復操作。六是層次性。組成流程的活動本身也可以是一個流程，即該流程可被看作總流程的子流程，可以繼續(xù)分解成若干活動。七是結(jié)構(gòu)性。流程的結(jié)構(gòu)可以有多種表現(xiàn)形式，如串聯(lián)、并聯(lián)、反饋等。不同的結(jié)構(gòu)往往給流程的輸出結(jié)果帶來很大影響。

三、流程管理理論在高校竣工結(jié)算審計中的探索

（一）再造“流水線”作業(yè)模式

針對以上送審項目數(shù)量繁多、若干作業(yè)環(huán)節(jié)重復工作的問題，將原由一位審計人員“一條龍”作業(yè)到底的工作模式進行全程分解，即根據(jù)內(nèi)在規(guī)律將可批量操作的作業(yè)環(huán)節(jié)進行合并，清晰描述每個作業(yè)環(huán)節(jié)的內(nèi)容，并給每個作業(yè)環(huán)節(jié)安排合適的審計人員，從而形成新的“流水線”作業(yè)模式。

（二）增設(shè)“預審核”環(huán)節(jié)

針對以上送審資料有失規(guī)范、不夠完整的問題，在審計流程源頭增設(shè)“預審核”環(huán)節(jié)，即在審計正式立項之前，由預分配的審計組對送審項目是否符合審計立項條件進行全面檢查與評估。一旦發(fā)現(xiàn)存在無法立項的情況，立即反饋送審部門。該環(huán)節(jié)的設(shè)置，既為立項后的實質(zhì)性審計奠定基礎(chǔ)，又有效避免了可能產(chǎn)生的送審時效法律問題，達到“磨刀不誤砍柴工”的效果。

（三）建立全文檔、電子化管理文本

針對審計證據(jù)管理費時耗力的問題，借用現(xiàn)代先進電子技術(shù)，建立全文檔、電子化的審計管理文本，并逐漸拓展與工程管理部門、社會中介機構(gòu)以及檔案館等部門管理平臺的銜接，讓各參與方均可根據(jù)權(quán)限進行分享和傳送，從而實現(xiàn)各相關(guān)方從繁雜的書面資料傳遞和保管工作中脫離出來，充分促進工程項目審計的有效開展。

（四）實行多層級審核機制

為提高審計結(jié)論的準確性，竣工結(jié)算審計過程中出具的各類審計文本（工程造價咨詢報告、管理建議書、年度綜合審計報告等），均需經(jīng)過社會中介機構(gòu)主審、社會中介機構(gòu)總師室、審計處主審員、審計處業(yè)務(wù)負責人等多級審核，必要時還需提交辦公室主任或分管處長協(xié)調(diào)解決。

（五）強化審計時效預警機制

針對審計時效難以保障問題，可設(shè)立項目審計預警機制，即要求主審人員實時關(guān)注審計進程，將應進入而逾期未進入下一工作環(huán)節(jié)的項目進行分類統(tǒng)計，定期催辦工程管理部門或社會中介機構(gòu)。對于久拖不決的項目，應及時報告上級予以協(xié)調(diào)督辦。

四、流程管理理論在復旦大學竣工結(jié)算審計中的運用

復旦大學于2011年起探索建立了其建設(shè)工程審計管理系統(tǒng)，并于2013年投入運行。從實踐情況來看，該系統(tǒng)的應用有效提升了竣工結(jié)算審計的整體效能。

（一）系統(tǒng)主要特點

1.多部門協(xié)同操作。系統(tǒng)的操作部門涵蓋學校工程管理部門、審計處、檔案館以及社會中介機構(gòu)。從工程管理部門項目送審開始，到項目整體資料送達檔案館歸檔，各部門在統(tǒng)一管理平臺上協(xié)同操作，確保相關(guān)工作的準確和高效。

2.多權(quán)限統(tǒng)一管理。由各部門負責人對系統(tǒng)使用人員進行統(tǒng)一權(quán)限管理。在統(tǒng)一權(quán)限管理下，授權(quán)部門負責人設(shè)置本部門可使用本系統(tǒng)的人員名單及相關(guān)信息。各使用人員需采用統(tǒng)一身份認證信息登錄，登錄后僅可訪問本人所授權(quán)的項目內(nèi)容，從而確保系統(tǒng)操作身份的唯一性和安全性。

3.定制化審計流程。系統(tǒng)中所有模塊和流程均按照復旦大學建設(shè)工程管理審計的崗位設(shè)置和工作規(guī)則設(shè)計。各操作人員在書面操作時只需同步進行相應的系統(tǒng)操作。雖然從表面上看增加了操作人員的工作量，但考量整體效率和效果，收益遠遠大于成本。

4.多文檔電子管理。系統(tǒng)除了兼容多種電子文檔（Word、Excel、CAD文檔等）外，還提供各類紙質(zhì)文檔的掃描錄入功能，從而實現(xiàn)對各類文檔的統(tǒng)一數(shù)字化管理。具體來說，在項目送審環(huán)節(jié)，工程管理部門將各類無電子版的紙質(zhì)送審資料通過高拍儀進行掃描，然后連同其他電子版資料一同提交審計處預審核;在項目審理環(huán)節(jié)，審計人員將電子審計文書（工作聯(lián)系函、工程量征求意見函等）通過系統(tǒng)發(fā)給各相關(guān)人員，從而確保信息傳遞的準確與快速，并力求全面、完整地反映和記錄整個審理過程;在項目審結(jié)歸檔環(huán)節(jié)，審計處對電子版項目資料根據(jù)檔案館歸檔要求進行整理，連同書面項目資料同步存檔。

（二）系統(tǒng)主要功能

構(gòu)建復旦大學建設(shè)工程審計管理系統(tǒng)的主要目的是在項目立項、資料審核、現(xiàn)場查勘、初稿定價和項目審結(jié)等各階段，使各方參與人員及時進行系統(tǒng)操作，了解進展情況，發(fā)現(xiàn)審理問題，最終實現(xiàn)項目順利審結(jié)。系統(tǒng)主要包括權(quán)限管理、資料送審、資料審核、項目審理、項目審結(jié)、項目歸檔以及項目查詢和分析幾大模塊。通過各模塊之間有效的銜接和延伸，檢查、記錄、評價、統(tǒng)計、分析建設(shè)工程審計的過程和結(jié)果，從而實現(xiàn)對建設(shè)工程審計的全流程管理。

1. 資料送審模塊。主要用于工程管理部門提交項目基本信息和相關(guān)送審資料。工程管理部門錄入附件資料時，對于電子文檔的文本可以直接以Word、Excel或PDF文檔形式上傳，對于沒有電子文檔的資料可以通過高拍儀拍照上傳。系統(tǒng)會記錄送審資料的份數(shù)和頁數(shù)，并自動打印送審表和交接表。

2. 資料審核模塊。主要對送審資料的完整性和有效性進行檢查，為后續(xù)項目審理奠定基礎(chǔ)。系統(tǒng)按照內(nèi)設(shè)的分配規(guī)則，選擇系統(tǒng)內(nèi)主審和社會中介機構(gòu)項目組成預審核審計組。審計人員在系統(tǒng)中逐一確認工程管理部門提交資料的完整性和有效性。對于符合審計立項條件的項目，向工程管理部門發(fā)送“提交書面送審資料通知”;對于不符合審計立項條件的項目，在系統(tǒng)中退回工程管理部門，同時告知不予立項的原因。

3. 項目審理模塊。主要記錄、傳遞項目送審資料和審計文本（如審計資料交接表、項目立項書、任務(wù)下達書、審計意見征詢函、工作催辦函、查勘工作表、審結(jié)情況報告書、造價咨詢意見書、管理建議書等），同時智能提醒每個環(huán)節(jié)超期的項目情況。審計處領(lǐng)導可以對項目進度實時監(jiān)控，及時掌握項目在每個階段的執(zhí)行情況。同時，為保證社會中介機構(gòu)的審計質(zhì)量，系統(tǒng)中預定義了各項審計工作要點和審計問題詳細分類，并要求社會中介機構(gòu)在系統(tǒng)中對這些問題逐一確認和回復，最終自動生成并打印問題記錄表或情況報告書。

4. 項目歸檔模塊。主要是將項目整體資料按照相關(guān)規(guī)定整理、歸檔，以供備查。同時可導出每個項目詳細的審計日志，出現(xiàn)問題可以及時追溯。

5. 項目查詢和分析模塊。主要用于查詢、統(tǒng)計各項目的審理進程及審理數(shù)據(jù)，自動生成年度竣工結(jié)算審結(jié)項目一覽表、年度項目超合同金額統(tǒng)計表、年度超合同數(shù)據(jù)綜合分析表、年度送審時效平均值和審計時效平均值分析表、審計時效分析表、審計費效益分析表、各事務(wù)所審計費效益分析表、延時送審時間統(tǒng)計表、年度施工單位項目綜合數(shù)據(jù)分析表、年度管理部門項目負責人綜合數(shù)據(jù)分析表、年度主審項目綜合數(shù)據(jù)分析表、年度事務(wù)所項目綜合分析表等審計報表，為審計公開和審計整改提供基礎(chǔ)。

此外，在竣工結(jié)算審計管理系統(tǒng)運行日趨成熟的基礎(chǔ)上，復旦大學自2016年起還開始研發(fā)建設(shè)工程全過程跟蹤審計整體管理系統(tǒng)，并擬于2018年投入試運行。期望更好地將流程管理理論運用于高校建設(shè)工程審計，構(gòu)造工程審計規(guī)范運行的良好環(huán)境，以進一步促進學校建設(shè)工程造價控制、管理規(guī)范和責任落實，為實現(xiàn)高校內(nèi)部審計“加強控制、防范風險、提高效益、促進發(fā)展”的使命發(fā)揮積極而卓有成效的作用。

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