于慧珍

摘 要：隨著當(dāng)前我國現(xiàn)代化水平的不斷提升，檔案管理工作正在逐步開展，尤其是檔案管理在社會(huì)發(fā)展過程中發(fā)揮著越來越重要的作用，所以說加強(qiáng)檔案管理十分必要。無論是企業(yè)發(fā)展還是社會(huì)進(jìn)步都離不開檔案的有效管理，通過不斷對檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化綜合管理能夠符合當(dāng)前發(fā)展趨勢。本文簡單介紹了影響檔案管理工作有效開展的主要因素，同時(shí)具有針對性的提出相應(yīng)措施，希望對我國檔案管理工作的開展有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理;影響因素;措施手段

1.前言

檔案管理工作的有效開展主要是為了服務(wù)企業(yè)與整個(gè)社會(huì)的發(fā)展與建設(shè)，因此有必要提高當(dāng)前檔案管理技術(shù)與標(biāo)準(zhǔn)，通過優(yōu)化整體檔案管理體系，提高人員的綜合素質(zhì)水平來具有針對性的改善當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀，但同樣也要認(rèn)清當(dāng)前檔案管理工作中的影響因素，進(jìn)而才能更加有效的開展服務(wù)工作。

2.影響檔案管理工作發(fā)展的因素

2.1檔案基礎(chǔ)建設(shè)落后

由于當(dāng)前檔案基礎(chǔ)設(shè)施相對較落后，對于檔案的保管工作無法做到面面俱到，這就很容易造成檔案在受到一定程度的損壞，可能由于滲水或者是溫度等因素，因此必須對此方面引起重視。另外由于檔案工作開展對于經(jīng)濟(jì)效益并不明顯，所以造成很多單位都忽視對檔案的有效管理。而且大部分單位都存在檔案基礎(chǔ)管理設(shè)備缺失的現(xiàn)象，很多現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用都無法實(shí)現(xiàn)。

2.2人員水平偏低服務(wù)意識(shí)淡薄

目前我國從事檔案管理工作的專業(yè)人員相對來說較少，而且其綜合服務(wù)意識(shí)與水平較低，不能夠具有針對性的開展相關(guān)檔案服務(wù)工作。甚至很多檔案館疏于日常管理，反而成了眾多機(jī)會(huì)主義者的鐵飯碗與養(yǎng)老崗，嚴(yán)重影響到整個(gè)檔案管理行業(yè)的行業(yè)氛圍。整體檔案從業(yè)人員綜合素質(zhì)水平偏低，服務(wù)意識(shí)較差，缺乏系統(tǒng)且專業(yè)的綜合技能培訓(xùn)。

2.3信息開發(fā)落后，人員管理制度缺失

目前很多單位對檔案資源的有效開發(fā)意識(shí)較淡薄，無法真正意識(shí)到檔案管理作用的真正價(jià)值，進(jìn)而不能充分發(fā)揮檔案管理工作的有效性，而且整體檔案管理工作對于信息技術(shù)的資源開發(fā)較為落后，比較常見的有收集檔案的數(shù)量、保管質(zhì)量、開發(fā)技術(shù)產(chǎn)品水平、檔案開放利用的人次及滿意度以及開發(fā)的檔案二次文獻(xiàn)的數(shù)量及質(zhì)量等都應(yīng)該納入綜合考量當(dāng)中。

2.4檔案綜合管理力度不夠

現(xiàn)階段我國檔案管理室主要是以班組的形式開展工作，不能真正實(shí)現(xiàn)對其整體性有效管理，一般都要求提前向主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，這就很容易造成責(zé)任制度不清晰的現(xiàn)象產(chǎn)生，往往在開展檔案管理工作時(shí)不能做到嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，整體工作開展缺乏有效的監(jiān)督管理體系和機(jī)制，拉低了檔案綜合管理水平。

3.提高檔案管理工作的策略

3.1必須適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展

建立智慧檔案館能夠充分發(fā)揮資源的有效性，滿足不同用戶人群的個(gè)人需求，有效提高對數(shù)字資源的利用率。另外還要加強(qiáng)開展館藏和室藏存量檔案數(shù)字化工作，通過建立多種形式的檔案資源類型來豐富檔案館藏?cái)?shù)據(jù)庫，以便于后期進(jìn)行查閱和利用。同時(shí)還可以根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)來有效提高對社會(huì)檔案資源的利用，通過建立“實(shí)體分散、信息集中”的區(qū)域檔案資源管理架構(gòu)來實(shí)現(xiàn)對檔案資源的最大化利用。

3.2必須推進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

加強(qiáng)推進(jìn)整體檔案服務(wù)格局的有效建立，因?yàn)闄n案管理工作隸屬于服務(wù)型政治公共項(xiàng)目，所以說在其建設(shè)過程中應(yīng)加強(qiáng)其服務(wù)性功能的提升。通過不斷完善優(yōu)化區(qū)域一站式檔案公共服務(wù)體系來有效提高對檔案資源的遠(yuǎn)程管理，真正提高其服務(wù)功能，做到將檔案管理工作真正便利服務(wù)于廣大群眾。同時(shí)還要加強(qiáng)對新媒體住的有效應(yīng)用，通過建立信息數(shù)據(jù)共建共享平臺(tái)，來提高對各種數(shù)據(jù)資源知識(shí)的有效傳播和共享，加強(qiáng)對于檔案數(shù)據(jù)信息的深度開發(fā)，真正實(shí)現(xiàn)為整體社會(huì)的發(fā)展提供不予支持。

3.3通過培訓(xùn)提升檔案管理人員的素質(zhì)

首先應(yīng)加強(qiáng)完善和優(yōu)化整體檔案管理體系，不斷清晰明確各個(gè)崗位人員的責(zé)任要求，另外還要加大對于綜合素質(zhì)水平較高人員的職業(yè)生涯規(guī)劃與鼓勵(lì)，使其能夠更好的為檔案管理工作提供動(dòng)力，加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)的有效收集和整理歸檔工作，真正達(dá)到無死角覆蓋檔案管理機(jī)制。另外則是要加強(qiáng)對于檔案管理的有效落實(shí)，結(jié)合《檔案法》相關(guān)規(guī)定，在開展檔案管理工作的過程中，一定要加強(qiáng)對歸檔范圍、保存期限，文件收發(fā)、存檔、銷毀等不同數(shù)據(jù)環(huán)節(jié)的保障和規(guī)范。嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)規(guī)范制度，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性，真正將各項(xiàng)規(guī)章制度應(yīng)用于日?？己水?dāng)中，推進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化與科學(xué)化。

3.4利用多種渠道不斷創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制

首先要樹立積極正確的檔案服務(wù)意識(shí)，真正明白其工作的開展服務(wù)是服務(wù)于整體社會(huì)的，然后結(jié)合當(dāng)前已有的技術(shù)進(jìn)行實(shí)踐和創(chuàng)新。而且這種服務(wù)機(jī)制的有效創(chuàng)新，根本目的在于能夠?qū)Ω鞑块T的服務(wù)功能進(jìn)行有效挖掘和開發(fā)，大大提高檔案管理服務(wù)水平。只有不斷提升整體工作人員的服務(wù)意識(shí)與水平，各部門之間的潛力開發(fā)與功能性實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)新服務(wù)管理機(jī)制，才可以有效確保其能夠?yàn)檎w社會(huì)的發(fā)展提供支持與幫助。

3.5加強(qiáng)檔案管理宣傳，提高服務(wù)水平

在宣傳過程中應(yīng)加強(qiáng)對《檔案法》的有效學(xué)習(xí)和宣傳，并將其實(shí)踐應(yīng)用到實(shí)處。我們除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索工作，編制較適用的檢索工具，及時(shí)、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。通過對檔案管理工作的不斷完善和優(yōu)化能夠在需要時(shí)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)的支持。而對于比較重要、珍貴的檔案則要提前進(jìn)行微縮或復(fù)制件，防止其在使用過程中發(fā)生損壞。另外在對檔案庫房進(jìn)行建設(shè)的過程中要優(yōu)先考慮當(dāng)?shù)丨h(huán)境，以免自然環(huán)境對其造成的影響，加快從紙質(zhì)版到電子版的有效轉(zhuǎn)化，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效流通和共享，更好地發(fā)揮檔案的作用。在創(chuàng)造較大的社會(huì)效益與經(jīng)濟(jì)效益的同時(shí)，還能夠推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展，不斷為社會(huì)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。

4.結(jié)語

綜上所述，聯(lián)合開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息交流的最大流量和最佳服務(wù)，使檔案的利用向廣泛、縱深發(fā)展，充分發(fā)揮檔案管理工作在社會(huì)中的重要作用。我們可以通過建立檔案館網(wǎng)、或以檔案信息服務(wù)集團(tuán)的方式，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的交流與協(xié)作，形成合力，為加入社會(huì)的信息網(wǎng)絡(luò)打下基礎(chǔ)。

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