閆利

摘要：綜合辦公室作為一個(gè)單位或企業(yè)的重要組成部門，其具有上下聯(lián)系、文件傳達(dá)、內(nèi)外溝通、人員規(guī)劃等多重作用，是單位或者企業(yè)能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的重要樞紐場(chǎng)所。而文秘人員作為綜合辦公室的主要工作人員，其個(gè)人能力與工作結(jié)果對(duì)綜合辦公室的工作效率與工作質(zhì)量承擔(dān)了非常重要的影響，因此綜合辦公室文秘人員必須不斷提升個(gè)人素質(zhì)以及工作質(zhì)量，確保自身文秘工作的結(jié)果能夠符合綜合辦公室各項(xiàng)工作內(nèi)容與工作成果的要求。本文將針對(duì)綜合辦公室文秘工作的重要意義進(jìn)行分析總結(jié)，同時(shí)結(jié)合當(dāng)前綜合辦公室文秘工作的特點(diǎn)探討提升綜合辦公室文秘工作質(zhì)量的策略。

關(guān)鍵詞：綜合辦公室;文秘工作;重要意義;工作特點(diǎn);提升策略

文秘工作作為對(duì)文書(shū)工作以及秘書(shū)工作的總稱，是當(dāng)前單位或者企業(yè)中各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)指揮機(jī)關(guān)進(jìn)行日常工作的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)指揮職能的一項(xiàng)重要措施，也是為機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)提供指揮策略與參考幫助的重要舉措。本文將針對(duì)綜合辦公室文秘工作的重要意義進(jìn)行分析總結(jié)，同時(shí)結(jié)合當(dāng)前綜合辦公室文秘工作的特點(diǎn)探討提升綜合辦公室文秘工作質(zhì)量的策略。

一、綜合辦公室文秘工作的重要意義

1.1 提升整體機(jī)關(guān)的工作效率

綜合辦公室文秘工作的開(kāi)展能夠在充分理解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作意圖與指揮策略的情況下，將其清晰明確的傳送給下級(jí)工作人員，對(duì)幫助下級(jí)工作人員清晰明確、完整無(wú)誤的理解上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指揮意圖有著非常重要的意義，能有效避免上下交流或者內(nèi)外交流過(guò)程中由于種種原因而導(dǎo)致的辦公意圖偏差或者失誤現(xiàn)象。同時(shí)綜合辦公室文秘工作的開(kāi)展能夠充分了解當(dāng)前機(jī)關(guān)及企業(yè)在實(shí)際工作過(guò)程中的各項(xiàng)工作進(jìn)展，為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)提供全面清晰的信息參考與決策幫助，從而對(duì)提升整體機(jī)關(guān)的工作效率發(fā)揮了非常重要的作用。

1.2 提升整體組織的協(xié)調(diào)能力

在機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的實(shí)際展開(kāi)過(guò)程中，由于種種原因經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)上下交流與內(nèi)外交流中的不通暢現(xiàn)象。而綜合辦公室文秘工作的開(kāi)展，首先能夠幫助上級(jí)與下級(jí)、機(jī)關(guān)內(nèi)與機(jī)關(guān)外進(jìn)行非常順暢的交流溝通，確保雙方對(duì)工作意圖和工作目標(biāo)的理解始終保持一致性;其次綜合辦公室文秘工作的開(kāi)展，能夠借助自身的特殊身份促進(jìn)上級(jí)與下級(jí)、機(jī)關(guān)內(nèi)與機(jī)關(guān)外的順利溝通，尤其是針對(duì)某些很容易引發(fā)誤會(huì)或者錯(cuò)誤認(rèn)知的工作事項(xiàng)，綜合辦公室文秘工作的開(kāi)展能夠有效提升其溝通交流的順暢性;最后綜合辦公室文秘工作的開(kāi)展要求工作人員必須全面清晰的了解機(jī)關(guān)內(nèi)各項(xiàng)工作進(jìn)展，熟悉機(jī)關(guān)內(nèi)各級(jí)部門與各個(gè)人員的實(shí)際工作情況，因此綜合辦公室文秘工作的開(kāi)展對(duì)提升整體組織的協(xié)調(diào)能力有非常重要的意義。

二、綜合辦公室文秘工作的主要特點(diǎn)

2.1 事務(wù)繁雜

由于綜合辦公室在機(jī)關(guān)組織結(jié)構(gòu)中的承上啟下作用，因此綜合辦公室文秘工作在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中經(jīng)常會(huì)面臨諸多工作事項(xiàng)，包括文件收發(fā)、分文批注、閱讀管理、運(yùn)轉(zhuǎn)遞送、立卷歸檔、清繳銷毀、擬辦核稿、綜合材料、會(huì)議記錄、政治接洽等等。因此結(jié)合綜合辦公室文秘工作的實(shí)際開(kāi)展情況來(lái)看，其具有事務(wù)繁雜且工作質(zhì)量要求極高、極全的特點(diǎn)。

2.2 人員較少

結(jié)合當(dāng)前綜合辦公室文秘工作的實(shí)際開(kāi)展情況來(lái)看，當(dāng)前無(wú)論是機(jī)關(guān)內(nèi)還是企業(yè)內(nèi)負(fù)責(zé)綜合辦公室文秘工作的人員數(shù)量均存在偏低、偏少的現(xiàn)象。大部分企業(yè)與機(jī)關(guān)在實(shí)際綜合辦公室文秘工作的開(kāi)展過(guò)程中其工作人員數(shù)量不超過(guò)個(gè)位數(shù)，因此綜合辦公室文秘工作還存在著人員數(shù)量較少、工作負(fù)擔(dān)較重的特點(diǎn)。

2.3 信息保密

由于綜合辦公室文秘工作直接與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)接，同時(shí)其管理的各項(xiàng)工作內(nèi)容中涉及到大量單位與企業(yè)內(nèi)部的項(xiàng)目信息。因此綜合辦公室文秘工作的開(kāi)展要求工作人員必須具有良好的個(gè)人能力與職業(yè)道德，尤其注重綜合辦公室文秘工作人員的保密能力，避免由于個(gè)人素質(zhì)問(wèn)題導(dǎo)致企業(yè)或者機(jī)關(guān)信息泄露。

三、綜合辦公室文秘工作的提升策略

3.1 提升綜合辦公室文秘工作人員自身素質(zhì)

綜合辦公室文秘工作人員在具體工作的開(kāi)展過(guò)程中，首先其個(gè)人必須要不斷強(qiáng)化自身素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)綜合辦公室文秘工作開(kāi)展過(guò)程中各項(xiàng)工作能力的學(xué)習(xí)，進(jìn)而不斷提升其自身業(yè)務(wù)能力，依據(jù)當(dāng)前單位和企業(yè)的工作制度要求不斷完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的叮囑與分配;其次機(jī)關(guān)單位在綜合辦公室文秘工作的開(kāi)展過(guò)程中，也要不斷加強(qiáng)對(duì)工作人員的素質(zhì)培訓(xùn)與能力培訓(xùn)，要不斷強(qiáng)化工作人員的政治政治立場(chǎng)與業(yè)務(wù)素質(zhì)，注重工作人員對(duì)單位內(nèi)各項(xiàng)管理制度、人事制度、工資制度的理解和運(yùn)用能力，確保其個(gè)人能力與素質(zhì)能夠滿足綜合辦公室文秘工作的開(kāi)展要求。

3.2 強(qiáng)化綜合辦公室文秘工作人員服務(wù)意識(shí)

綜合辦公室文秘工作就其本質(zhì)而言仍屬于服務(wù)類行業(yè)。因此綜合辦公室文秘工作人員必須要不斷提升自身的服務(wù)意識(shí)，不僅包括對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)意識(shí)，也要包括對(duì)下級(jí)工作人員的服務(wù)意識(shí)，從而在機(jī)關(guān)整體氛圍中塑造以人為本的工作態(tài)度。首先綜合辦公室文秘工作人員必須要將以往的被動(dòng)式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式服務(wù)，及早發(fā)現(xiàn)自身與單位在各項(xiàng)工作開(kāi)展過(guò)程中存在的問(wèn)題，以此為領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)合理的信息參考;其次綜合辦公室文秘工作人員必須進(jìn)一步拓展自身業(yè)務(wù)的服務(wù)領(lǐng)域，在滿足上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)工作指示的基礎(chǔ)上進(jìn)一步滿足基層的服務(wù)要求，努力促進(jìn)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

3.3 鞏固綜合辦公室文秘工作人員工作作風(fēng)

綜合辦公室文秘工作人員必須要明確掌握單位內(nèi)部的各項(xiàng)紀(jì)律條例與管理?xiàng)l例，嚴(yán)格執(zhí)行單位內(nèi)部的具體管理制度和各項(xiàng)管理要求，從而在綜合辦公室內(nèi)部形成嚴(yán)肅認(rèn)真的工作氛圍。在此過(guò)程中，綜合辦公室領(lǐng)導(dǎo)要針對(duì)當(dāng)前文秘工作的實(shí)際開(kāi)展情況進(jìn)行有效總結(jié)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并查找問(wèn)題的形成原因，制定問(wèn)題的解決方案;其次綜合辦公室文秘工作人員要注意時(shí)刻保持真誠(chéng)、尊重、寬容的工作態(tài)度，注意自身在工作中的行為、語(yǔ)言的規(guī)范化和文明化，確保與上下級(jí)溝通交流的順暢性。

3.4 優(yōu)化綜合辦公室文秘工作人員工作效率

綜合辦公室作為機(jī)關(guān)單位和企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中具有承上啟下作用的重要部門，其必須要不斷提升自身的工作效率以滿足單位和企業(yè)的日常管理要求與發(fā)展要求。而綜合辦公室文秘工作在實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中也要配合這一發(fā)展目標(biāo)，不斷提升綜合辦公室文秘工作人員的工作效率，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位與企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)的順利解決、各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。在此過(guò)程中，文秘人員要主動(dòng)提升自身工作效率，及時(shí)接發(fā)上級(jí)主管部門的文件內(nèi)容，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)批示與電話接聽(tīng)要進(jìn)行周密安排以避免信息傳輸中的差錯(cuò)問(wèn)題;其次綜合辦公室文秘工作人員要注重上下級(jí)部門與各級(jí)崗位之間的協(xié)調(diào)統(tǒng)籌工作，堅(jiān)持重大問(wèn)題進(jìn)行歸口報(bào)告的原則，在注重保密性的做好上下溝通、各級(jí)溝通的橋梁，不斷提升自身工作效率。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，綜合辦公室文秘工作人員要不斷提升個(gè)人素質(zhì)與個(gè)人能力，不斷強(qiáng)化自身政治歷程的堅(jiān)定性與正確性，不斷提升自身主動(dòng)性服務(wù)意識(shí)并強(qiáng)化自身工作作風(fēng)，確保綜合辦公室文秘工作的效率與質(zhì)量不斷提升，確保綜合辦公室各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳斕.做好綜合辦公室文秘工作的對(duì)策探討[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（11）：3-3.

[2]譚海軍.對(duì)做好企業(yè)辦公室文秘工作的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2018（10）：153.

[3]曹闖.提升辦公室秘書(shū)素質(zhì)的對(duì)策探討[J].中小企業(yè)管理與科技（中旬刊），2014（8）：2-2.

[4]姚祖京.辦公室文秘工作質(zhì)量及水平提升方式研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）;27-29.

（作者單位：河南省交通運(yùn)輸廳高速公路少林寺至新鄉(xiāng)管理處）