李嬌

摘 要：本文從大數(shù)據(jù)視角下對(duì)高校的電子檔案管理工作進(jìn)行研究。網(wǎng)絡(luò)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)的不斷變革，高校檔案工作的傳統(tǒng)做法必須應(yīng)時(shí)代之變、社會(huì)之需而創(chuàng)新。先是闡明高校電子檔案的發(fā)展現(xiàn)狀，后針對(duì)高校電子檔案管理實(shí)際情況提出問題，繼而基于大數(shù)據(jù)視角下提出創(chuàng)新性、建設(shè)性的改進(jìn)意見。以此推動(dòng)高校電子檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;電子檔案;高校檔案

高校電子檔案是運(yùn)用現(xiàn)代科技手段將檔案信息電子化的產(chǎn)物，檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化及數(shù)據(jù)化成為未來信息管理的主流趨勢。高校檔案信息化工作的推行解放了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所帶來的諸多不便，從根本上切實(shí)提升了工作效率，節(jié)省了不必要的人力和物力等。高校電子檔案在管理上的高效、準(zhǔn)確快速不言而喻，它在存儲(chǔ)空間、查閱便捷及資源共享上更是有著天然的優(yōu)勢。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，多媒體、影像處理等技術(shù)應(yīng)用于高校檔案工作中，使得高校檔案工作在促進(jìn)教學(xué)、科研及行政等工作中發(fā)揮重要作用。

一、當(dāng)前高校電子檔案工作的發(fā)展現(xiàn)狀

1.高校檔案電子化管理已是大勢所趨

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)逐漸被各個(gè)高校應(yīng)用至電子檔案管理之中，對(duì)海量龐雜的電子數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化與信息化管理，搭建現(xiàn)代化檔案人才隊(duì)伍，促使高校電子檔案管理工作高效化與科學(xué)化，從根本上提升行政辦公效率。與此同時(shí)，國家層面從檔案事業(yè)十三五規(guī)劃到教育電子化工作建設(shè)，都是大力支持高校突破以往傳統(tǒng)檔案工作方式與模式，創(chuàng)新工作形式、解放思想意識(shí)。從多地具體實(shí)踐來看，電子檔案切實(shí)提升行政效率，改善用戶體驗(yàn)度與滿意度。高校檔案電子化管理已是大勢所趨。

2.電子檔案管理體系有待加強(qiáng)

大多數(shù)高校電子檔案管理制度規(guī)范化、體系化建設(shè)上有所欠缺，檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升是表現(xiàn)在內(nèi)外兩個(gè)方面的問題。在電子檔案存儲(chǔ)性、安全性上缺乏技術(shù)監(jiān)管，電子檔案的真實(shí)可靠性上缺少相關(guān)技術(shù)的保障，這些都是電子檔案管理體系需要完善的地方。電子檔案信息的泄漏與流失是當(dāng)前國內(nèi)乃至國際上普遍存在的問題，不僅是學(xué)校自身信息資源管控問題，更是上升至國家安全方面的問題。合理、科學(xué)的管理體系，是切實(shí)從根本上杜絕電子檔案信息安全問題的發(fā)生。

二、高校電子檔案管理工作中存在的問題點(diǎn)

1.缺乏檔案管理大局意識(shí)

在高校檔案工作由傳統(tǒng)方式向電子管理過渡階段，多數(shù)高校對(duì)于檔案管理工作不甚重視，對(duì)頒布執(zhí)行的各項(xiàng)檔案規(guī)章辦法未及時(shí)高效實(shí)施到位，也就造成了一時(shí)慢、步步慢的檔案管理現(xiàn)狀。學(xué)校中負(fù)責(zé)電子檔案管理的專職工作者自身更是缺乏檔案意識(shí)，對(duì)于檔案產(chǎn)生、收集分類、鑒定、利用、以及移交等都不能很好的按要求來實(shí)施管理，使本身服務(wù)學(xué)校自身發(fā)展的工具變成限制發(fā)展的包袱。由此可見，高校在電子檔案管理工作上一方面要加強(qiáng)校方在執(zhí)行各類檔案規(guī)章制度辦法時(shí)要堅(jiān)決到位、不打折扣，有大局意識(shí)、頂層設(shè)計(jì)意識(shí);另一方面要提升檔案專兼職工作人員的檔案意識(shí)，定期進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、適時(shí)考核工作，針對(duì)各自學(xué)校特色要制定行之有效的管理辦法，良性推進(jìn)工作人員的管理意識(shí)和水平。

2.檔案存儲(chǔ)安全性存有隱患

高校電子檔案是置于檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行流轉(zhuǎn)、使用及管理，電子檔案的存儲(chǔ)大多是硬盤或磁盤中，電子檔案的安全性應(yīng)考慮來自兩方面環(huán)境特征：一是檔案管理系統(tǒng)，二是存儲(chǔ)設(shè)備：硬盤、磁盤等。一般檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是由專業(yè)的外包公司進(jìn)行，后續(xù)管理工作則是學(xué)校檔案部門工作者，若是不懂相關(guān)專業(yè)技術(shù)的人員進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的管理與維護(hù)，很可能出現(xiàn)檔案系統(tǒng)內(nèi)部或外部對(duì)“有心者”進(jìn)行“攻擊”，謀求自身利益，造成學(xué)校重大損失。同樣對(duì)于存儲(chǔ)設(shè)備硬盤磁盤的維護(hù)與保養(yǎng)需要相關(guān)專業(yè)技術(shù)，并且電子檔案存儲(chǔ)環(huán)境要求甚高，稍有不甚可能會(huì)信息消失，對(duì)于硬盤磁盤的拷貝、修改也是比傳統(tǒng)紙質(zhì)更為容易，以上特點(diǎn)都必須要求管理人員須具備過硬專業(yè)技術(shù)。由此存儲(chǔ)安全性隱患推導(dǎo)出，校方適時(shí)要對(duì)管理者進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)與業(yè)務(wù)指導(dǎo)，以防御信息環(huán)境下檔案存儲(chǔ)安全性隱患問題。

3.檔案人才隊(duì)伍班底建設(shè)不足

檔案事業(yè)十三五規(guī)劃中明確提及要加強(qiáng)檔案高層次人才隊(duì)伍建設(shè)，集綜合素質(zhì)于一身，打造一支有紀(jì)律、業(yè)務(wù)精、素質(zhì)強(qiáng)的高水平隊(duì)伍。當(dāng)前大多數(shù)高校在檔案電子化管理上缺乏有能力的隊(duì)伍，人才班底建設(shè)嚴(yán)重不足。據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)顯示，高校檔案部門人才結(jié)構(gòu)以40-50歲以上年紀(jì)為主，學(xué)歷以大、中專為主，這些數(shù)據(jù)都顯示出檔案人才隊(duì)伍缺乏活力，亟需輸送新鮮有活力的血液。電子檔案是依托網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)等手段進(jìn)行檔案管理的新模式、新領(lǐng)域，對(duì)電子檔案的管理需要的既有檔案學(xué)基礎(chǔ)理論、應(yīng)用理論與應(yīng)用實(shí)踐方面知識(shí)，也需要計(jì)算機(jī)相關(guān)技術(shù)支持的能力，同樣對(duì)于社會(huì)學(xué)、法學(xué)及結(jié)構(gòu)工程等方面知識(shí)也需要具備一些。由此可見，高校檔案人才建設(shè)不足問題需要一方面引進(jìn)高層次技術(shù)人才，另一方面需要校內(nèi)對(duì)現(xiàn)有專兼職檔案干部進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)，多層面、多渠道的增強(qiáng)人才隊(duì)伍綜合實(shí)力。

4.存儲(chǔ)時(shí)間與讀取效力不易把控

高校電子檔案信息數(shù)據(jù)一般存儲(chǔ)于硬盤或磁盤這樣的移動(dòng)設(shè)備之中，這類機(jī)械性設(shè)備區(qū)別于普通存儲(chǔ)物品，本身是帶有一定技術(shù)屬性的，需要定期進(jìn)行數(shù)據(jù)信息維護(hù)、保養(yǎng)等，才能確保永久讀取設(shè)備里的數(shù)據(jù)信息。隨著科學(xué)技術(shù)水平不斷發(fā)展，磁盤、硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備的維護(hù)技術(shù)也隨著更新?lián)Q代，管理工作者需要極其高的專業(yè)素養(yǎng)，時(shí)常還要對(duì)現(xiàn)有使用的硬盤、磁盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢測，保證它同計(jì)算機(jī)設(shè)備的融合、嵌在連接、傳輸正常等功能。如若磁盤、硬盤等存儲(chǔ)設(shè)備發(fā)生“消磁”等失效作用，那么存儲(chǔ)設(shè)備里的信息便會(huì)產(chǎn)生丟失或讀取失真等現(xiàn)象。由此可見，電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備時(shí)效性與讀取效力很難確保、不宜把控，這些需要專業(yè)人員提供技術(shù)支持，更需要管理者在執(zhí)行過程中嚴(yán)格按規(guī)章操作實(shí)施。

三、大數(shù)據(jù)視角下電子檔案管理工作的優(yōu)化對(duì)策

1.將“大數(shù)據(jù)理念”根植于電子檔案管理與利用服務(wù)工作中去

大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校電子檔案工作的發(fā)展必須與大數(shù)據(jù)環(huán)境相互融合，且借助大數(shù)據(jù)等技術(shù)手段，才能實(shí)現(xiàn)電子檔案管理與利用服務(wù)工作中的銳意創(chuàng)新。要整體數(shù)據(jù)分析而非部分片面的信息樣本，要整體效率的提升而非枝葉片段的改善，大數(shù)據(jù)技術(shù)與高校電子檔案工作相融合，一定要透過事物表象從而直逼發(fā)展規(guī)律，這才是與之相融合所要達(dá)到的目標(biāo)。

以學(xué)校綜合發(fā)展、利用用戶群體及國家人民利益等為基本需求點(diǎn)，對(duì)本校電子檔案進(jìn)行多視角、多維度的深層次挖掘，以此達(dá)到大數(shù)據(jù)技術(shù)與電子檔案信息融合后帶來的改革創(chuàng)新效果。例如：今年全國各地高校都在進(jìn)行本科評(píng)估工作。學(xué)校部署學(xué)科發(fā)展、制定戰(zhàn)略定位，會(huì)依據(jù)好多權(quán)重因素，其中會(huì)參考學(xué)科、學(xué)科群整體建設(shè)情況。從高校電子檔案信息系統(tǒng)中對(duì)該學(xué)科、學(xué)科群的數(shù)據(jù)進(jìn)行多視角、多維護(hù)的深層融合，從而獲取關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，繼而對(duì)學(xué)科及學(xué)科群建設(shè)情況有個(gè)整體化、多視角、立體式的了解。

樹立“以用戶為中心”、“為學(xué)校發(fā)展為導(dǎo)向”的電子檔案工作核心原則，構(gòu)建以大數(shù)據(jù)技術(shù)、現(xiàn)代化手段等為依托的電子檔案管理信息化綜合服務(wù)平臺(tái)，摒棄傳統(tǒng)檔案工作中費(fèi)時(shí)不省力的工作方法，開發(fā)電子檔案管理與服務(wù)工作新模式，以此來實(shí)現(xiàn)電子檔案服務(wù)工作的現(xiàn)代化、集約化、科技化與數(shù)據(jù)化。傳統(tǒng)檔案工作更多的收集、管理、保管等工作，側(cè)重于保存檔案。檔案的利用服務(wù)工作也是待用戶“上門”，以此進(jìn)行被動(dòng)的信息服務(wù)工作。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)的電子檔案管理信息化服務(wù)平臺(tái)，則是根據(jù)用戶每次檢索需求、信息分析等特征進(jìn)行檔案信息利用服務(wù)推送。隨著互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展，智慧校園建設(shè)工程深入推進(jìn)學(xué)校中，這種基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行信息推動(dòng)的案例會(huì)越來越多，并且用戶體驗(yàn)度、滿意度也會(huì)越來越好。

2.實(shí)現(xiàn)高校電子檔案信息連通功能 增強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+”檔案的意識(shí)

大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校電子檔案要是想有大的發(fā)展與作為，必須實(shí)現(xiàn)高校電子檔案信息的連通功能，打造彼此平臺(tái)、模板的信息孤島現(xiàn)象，增強(qiáng)“互聯(lián)網(wǎng)+”思維。首先，是要將信息連通的思想植根于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)頭腦中，使校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到實(shí)現(xiàn)電子檔案信息連通功能所產(chǎn)生的連鎖效益，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的“互聯(lián)網(wǎng)+”意識(shí)。從學(xué)校頂層上進(jìn)行電子檔案工作的總體規(guī)劃，制定管理規(guī)范，明確實(shí)施細(xì)則，責(zé)任到部門、到具體人員，并將電子檔案工作建設(shè)成果劃入年終績效考核之中。其次，向?qū)W校的二級(jí)單位（學(xué)院、各黨委行政處室）傳達(dá)做好電子檔案工作的重要性，各自做好單位年度歸檔工作，定期對(duì)各單位兼職檔案人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)、技術(shù)指導(dǎo)，使其樹立責(zé)任意識(shí)，切實(shí)從根本上提升各單位檔案管理工作的辦事效率。最后，提升檔案部門在學(xué)校中的地位，增強(qiáng)檔案部門話語權(quán)、執(zhí)行權(quán)，從而保證檔案部門在推行電子檔案建設(shè)總體規(guī)劃中的進(jìn)度。在工程建設(shè)過程中，若出現(xiàn)二級(jí)單位信息數(shù)據(jù)“阻塞”、技術(shù)不兼容等情況，檔案部門可直接從后臺(tái)進(jìn)行部署操作，以此保證工程正常推進(jìn)。數(shù)據(jù)庫的管理權(quán)同樣要交予檔案部門進(jìn)行全權(quán)負(fù)責(zé)，確保后期檔案信息資源共享平臺(tái)的建設(shè)。

電子檔案數(shù)據(jù)庫的建立必須要依托《國家電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施辦法》《電子文件歸檔實(shí)施規(guī)范》等國家層面制度，以全國范圍內(nèi)高校優(yōu)秀推廣的檔案管理系統(tǒng)為參考標(biāo)準(zhǔn)，還要保證各類數(shù)據(jù)庫錄入總庫中信息的兼容性等問題。只有這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的連通，達(dá)到共享、共用、共贏。

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