王天珍

摘 要：電子檔案利用先進的技術(shù)和設(shè)備，使所存儲的數(shù)據(jù)能夠長期安全保存，已成為現(xiàn)代檔案管理不可或缺的重要部分。本文主要通過對電子檔案進行概述，對電子檔案的特點及在檔案管理中應(yīng)用進行分析，指出電子檔案以其高效、便捷的特點被廣泛應(yīng)用到我們的生產(chǎn)生活中，與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比電子檔案更具優(yōu)勢，同時指出電子檔案在實踐中存在的困難，立足于這些困難提出相應(yīng)建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子檔案;管理制度

一、電子檔案管理概述

電子檔案的使用在一定程度上提高了檔案信息的質(zhì)量。所謂的電子檔案管理是將存儲的文檔轉(zhuǎn)換為信息網(wǎng)絡(luò)媒體，存儲在計算機等先進的辦公設(shè)備中。存儲內(nèi)容形式多樣，能有效地保存聲音、文件、圖像、圖形、圖表和數(shù)據(jù)。以其高效、便捷的存儲形式逐漸進入到檔案管理工作中。電子檔案管理的實際應(yīng)用是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，也是當前檔案管理工作的重要任務(wù)。

二、電子檔案管理特點

電子檔案的管理是通過電子網(wǎng)絡(luò)傳播媒介，通過建立包含不同檔案類別的公共的、獨立的檔案信息管理平臺，將電子檔案信息云儲存于檔案信息管理平臺，以實現(xiàn)檔案的長久有效保存。它規(guī)范了電子信息和數(shù)據(jù)文檔的管理，提高了檔案管理的效率。電子檔案的管理具有高效性和服務(wù)性的特點。所謂高效性是指通過在檔案信息數(shù)據(jù)庫中存儲電子檔案，根據(jù)不同的類別和屬性對檔案進行分類編碼?；跀?shù)據(jù)編碼的檔案檢索過程可以快速找到需要檢索的檔案。可以減輕檔案管理人員的整理繁雜檔案的壓力。電子檔案服務(wù)性特點是指基于電子檔案的結(jié)構(gòu)化管理模式，通過信息網(wǎng)絡(luò)載體存儲不同類別的檔案文件，使電子檔案能夠長期安全保存。在需要查閱檔案時，可以通過一鍵化的管理形式，及時提取檔案，更好的服務(wù)于檔案保管及查閱工作[1]。

三、電子檔案管理的優(yōu)勢

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理。電子檔案在檔案查詢信息查詢及檔案的提取方面節(jié)省了大量的人力物力，提高了管理檔案的效率。檔案用戶可以更快地獲取檔案中的要點和重要信息，為檔案用戶提供全方位、多角度的信息服務(wù)。同時，電子檔案管理的使用減輕了檔案歸檔、檢索和查閱的困難，檔案管理者依靠檔案管理系統(tǒng)就能實時了解檔案信息，提高了檔案管理的效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅繁瑣、復(fù)雜，而且在發(fā)生火災(zāi)等不可抗力的情況下，存在丟失檔案的風(fēng)險。電子檔案通過信息網(wǎng)絡(luò)存儲數(shù)據(jù)，通過建立高效、完整的檔案管理系統(tǒng)，使歸檔過程方便快捷，通過不同的網(wǎng)絡(luò)媒體存儲數(shù)據(jù)，有效防止數(shù)據(jù)在不可抗力的情況下丟失的情況。它保證了檔案的完整性和永久性。在查閱機密文件電子檔案時，需要提供相應(yīng)證明手續(xù)，能夠有效防止重要信息外泄，保障機密文件等一些特殊文件的安全。

四、電子檔案管理中面臨的問題

（一）網(wǎng)絡(luò)因素

電子檔案雖然已為人們所熟悉，但由于科學(xué)技術(shù)的限制和電子檔案管理系統(tǒng)的不健全，導(dǎo)致電子檔案的歸檔軟件不完善，導(dǎo)致電子檔案在存儲過程中出現(xiàn)丟失或滅失的現(xiàn)象。同時，電子檔案的產(chǎn)生、管理、存儲和存儲離不開信息技術(shù)網(wǎng)絡(luò)。電子檔案的安全在很大程度上取決于管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的有效保障。由于信息網(wǎng)絡(luò)的虛擬性和不可預(yù)測性，復(fù)雜多變的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境使得電子檔案管理存在安全風(fēng)險。建立一個、安全、穩(wěn)定的信息網(wǎng)絡(luò)平臺，確保電子檔案的安全是十分必要的。

（二）環(huán)境因素

目前的辦公環(huán)境一直朝著人工智能和信息網(wǎng)絡(luò)的方向發(fā)展。 信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)和生活中。 傳統(tǒng)文件管理在管理中的弊端逐漸凸顯出來。電子文件管理將逐漸滲透到文件管理的整個過程中。但是，電子檔案的發(fā)展環(huán)境并不樂觀。實踐中的突出情況是，一些檔案管理者沒有轉(zhuǎn)變一直以來的傳統(tǒng)思想，不愿意去接受新型的檔案管理方式。缺乏對電子檔案管理的正確認識，不適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案管理工作帶來的變化。電子檔案的重要性被忽略了，一些只能存儲在信息媒體中的檔案文件因為無法及時存儲而丟失。即使明白電子檔案的是當前檔案管理發(fā)展的趨勢，他們也不愿意使用電子文檔在日常工作中整理和存檔收集的數(shù)據(jù)。許多電子文檔在存儲過程中，由于沒有管理人員將其收集組織起來。缺乏專業(yè)技術(shù)和認真的態(tài)度去對待電子檔案管理流程，使得電子文檔有被篡改的可能性且很容易被黑客竊取。同時，許多檔案管理部門的負責(zé)人員雖然管理經(jīng)驗豐富，但對現(xiàn)代普遍應(yīng)用的新型檔案管理模式缺乏認識。雖然在檔案管理中心配備了先進的檔案管理設(shè)備，卻無法真正將其應(yīng)用到檔案管理過程中，現(xiàn)代管理技術(shù)無法在檔案管理中發(fā)揮全部作用。

（三）缺乏電子檔案管理制度

電子檔案應(yīng)用于檔案管理過程中的事實已不斷被社會大眾所認可。但由于相關(guān)法律文件不完善，缺乏電子檔案管理制度，沒有專業(yè)管理的電子檔案的社會組織，對于普通檔案轉(zhuǎn)換成電子檔案沒有具體明確的規(guī)定，缺乏統(tǒng)一標準，電子檔案的文檔存儲形式存在爭議;電子檔案實際應(yīng)用在檔案管理過程中的時間較短，檔案管理標準對電子檔案的規(guī)定不完善，缺乏科學(xué)有效的管理方法，沒有系統(tǒng)的去界定電子檔案與傳統(tǒng)檔案之間的聯(lián)系，不能形成統(tǒng)一的檔案管理體系;電子檔案管理不嚴謹、不規(guī)范的情況時有出現(xiàn)，迫切的需要檔案管理部門建設(shè)完善的電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的管理模式，將科學(xué)有效的檔案管理方法融入檔案管理進程中，使電子檔案管理制度能夠更加完善、具體，為電子檔案的實際應(yīng)用提供參考的標準。在利用電子檔案提高檔案管理效率，減輕檔案整理壓力的同時，逐漸提高社會文化生產(chǎn)水平。

五、電子檔案管理的對策

（一）確保電子檔案的信息網(wǎng)絡(luò)安全

為確保電子文件的安全性，避免電子檔案信息在傳輸、存儲、查閱過程中出現(xiàn)信息泄露的現(xiàn)象，涉密等重要的的電子文件應(yīng)重點進行標注并進行嚴格的審批程序[2]。在收集電子文件的過程中，應(yīng)確保傳輸電子檔案的信息網(wǎng)絡(luò)的安全性，通過相對安全的單位局域網(wǎng)進行傳輸、整理，防止一些重要文件存在泄露、滅失的風(fēng)險。同時，檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案設(shè)備維護人員，負責(zé)檔案管理系統(tǒng)及設(shè)備的日常維護工作，及時更新檔案管理系統(tǒng)、確保檔案從傳輸?shù)絻Υ嬲麄€過程的連續(xù)性、完整性。保障電子檔案安全完整儲存的同時，建立健全電子檔案管理制度。與此同時，我們需要加強信息網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)管理，建立一個集存儲、備份、和信息數(shù)據(jù)恢復(fù)功能的電子檔案管理平臺，通過云數(shù)據(jù)、云儲存的方式科學(xué)、高效實時進行檔案管理。完善電子檔案管理平臺的防火墻設(shè)置，確保電子檔案系信息網(wǎng)絡(luò)安全，防止一些不法分子利用系統(tǒng)漏洞惡意入侵檔案管理系統(tǒng)，泄露重要信息給帶來的損失。

（二）培養(yǎng)電子檔案管理技術(shù)人才

隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷滲透到檔案管理的日常管理工作中，電子檔案歸檔過程工作任務(wù)重，對電子歸檔系統(tǒng)不熟悉等現(xiàn)象制約了電子檔案管理的開展。電子檔案管理人才的缺乏已經(jīng)成為影響電子檔案管理工作進程發(fā)展的一個重要因素。檔案管理人才的匱乏導(dǎo)致了電子檔案管理止步不前，培養(yǎng)掌握先進信息技術(shù)的檔案管理人員，是電子檔案管理穩(wěn)步發(fā)展發(fā)展的關(guān)鍵。因此，檔案管理部門應(yīng)挑選符合條件的人員。對他們進行專項技術(shù)培訓(xùn)，熟系掌握電子檔案管理系統(tǒng)，熟練電子檔案操作流程。同時，轉(zhuǎn)變思想也是電子檔案管理工作正確開展的關(guān)鍵。可以通過開展有關(guān)電子檔案宣講會，幫助一些不能及時轉(zhuǎn)變管理思路的管理人員正確認識電子檔案管理的重要性。設(shè)立切實有效的電子檔案管理制度，并要求管理人員嚴格遵循，管理制度的有關(guān)規(guī)定科學(xué)合理的使用管理設(shè)備進行點在檔案的管理，同時應(yīng)加強對電子檔案管理人員的管理，對于一些故意或重大過失毀損電子檔案，致使電子檔案毀損、滅失的行為，給予相應(yīng)的處罰。逐漸規(guī)范電子檔案的管理。

參考文獻：

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