劉銳

摘 要：國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)離不開(kāi)高效的檔案工作，其對(duì)于推動(dòng)國(guó)家穩(wěn)定發(fā)展而言具有重要作用。就性質(zhì)定位而言，檔案工作可以呈現(xiàn)出不同的性質(zhì)，可以呈現(xiàn)出事務(wù)性、服務(wù)性和管理性等多種性質(zhì)，本文通過(guò)結(jié)合檔案工作動(dòng)態(tài)化的發(fā)展定位來(lái)探討如何重新認(rèn)識(shí)檔案工作概念。

關(guān)鍵詞：檔案行政管理角度;檔案工作;概念認(rèn)知

一、引言

檔案工作概念的界定需要立足于其具體任務(wù)安排和工作內(nèi)容，但由于所處的角度不同，因此在界定的過(guò)程中出現(xiàn)許多分歧。作為國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的基礎(chǔ)性管理工作之一，檔案管理工作為國(guó)家社會(huì)建設(shè)提供了必要的保障，因此在界定檔案工作的概念時(shí)需要注重從檔案行政管理角度出發(fā)，以此來(lái)提高檔案管理活動(dòng)開(kāi)展中的科學(xué)性和可行性。通過(guò)明確檔案管理活動(dòng)的具體概念，能夠更好地開(kāi)展相關(guān)管理活動(dòng)，進(jìn)而有助于推動(dòng)我國(guó)檔案管理活動(dòng)效率和質(zhì)量的提升。

二、檔案工作內(nèi)涵變化的時(shí)代歷史背景

當(dāng)前社會(huì)對(duì)檔案工作定義為對(duì)檔案相關(guān)資料的管理，如果具體到一個(gè)單位機(jī)構(gòu)，則意味著檔案管理工作與單位機(jī)構(gòu)的人事和財(cái)務(wù)等方面工作都息息相關(guān)。就性質(zhì)定位而言，檔案管理活動(dòng)可以呈現(xiàn)出不同的性質(zhì)，可以呈現(xiàn)出事務(wù)性、服務(wù)性和管理性等多種性質(zhì)。如果立足于檔案館和檔案室，由于這些機(jī)構(gòu)在檔案管理活動(dòng)方面具有一定的專業(yè)性，因此在這一環(huán)節(jié)中呈現(xiàn)出較高的業(yè)務(wù)性。但如果立足于檔案管理中的某個(gè)環(huán)節(jié)，則由于這些環(huán)節(jié)的開(kāi)展需要依托必備的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和操作要求，因此呈現(xiàn)出較高的技術(shù)性。由此可見(jiàn)，檔案工作的概念會(huì)由于其不同的工作內(nèi)容和工作對(duì)象而發(fā)生性質(zhì)轉(zhuǎn)變，這意味著其概念不可以一概而論。

在具體分析檔案管理工作時(shí)，需要立足于某一固定的社會(huì)組織單位，這樣才能更準(zhǔn)確的分析檔案管理工作的內(nèi)涵及其所呈現(xiàn)出的性質(zhì)。由于檔案工作是當(dāng)前社會(huì)組織單位日常業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)中的重要任務(wù)項(xiàng)目之一，因此，在開(kāi)展檔案管理活動(dòng)時(shí)需要組織特定單位人員來(lái)進(jìn)行相關(guān)工作。就專門從事檔案管理工作的相關(guān)工作人員而言，他們負(fù)責(zé)進(jìn)行的檔案工作可以細(xì)化為一系列具體化的工作項(xiàng)目，其中包含對(duì)檔案中相關(guān)文本信息的記錄和對(duì)資料的歸納，同時(shí)需要負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，這些工作的順利開(kāi)展都需要依托一定的技術(shù)操作。

三、檔案管理活動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過(guò)程

檔案管理活動(dòng)的順利開(kāi)展，需要明確其工作的具體業(yè)務(wù)對(duì)象和基本檔案資源，這是保障檔案管理相關(guān)職能得以充分發(fā)揮的重要條件。檔案資料對(duì)象并不是恒定的，而是具有動(dòng)態(tài)的發(fā)展變化，通常而言，檔案管理活動(dòng)的變化首先需要初始生成檔案相關(guān)資料，并在此基礎(chǔ)上向社會(huì)組織和單位檔案管理機(jī)構(gòu)傳遞這些檔案資料，最后需要構(gòu)建獨(dú)立的檔案館來(lái)具體開(kāi)展檔案工作。

通過(guò)了解檔案管理工作的歷史發(fā)展階段及具體發(fā)展路徑，可以更好地明確檔案管理工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體和工作對(duì)象，進(jìn)而能夠區(qū)分不同責(zé)任主體和工作對(duì)象情況下檔案管理活動(dòng)內(nèi)容和性質(zhì)的不同特征。檔案工作的概念不可以一概而論，準(zhǔn)確定位其概念能夠更好地明確各政府部門及單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)所需要面對(duì)的工作內(nèi)容和所需要承擔(dān)的工作職責(zé)，進(jìn)而有助于檔案管理工作在開(kāi)展中實(shí)現(xiàn)政事分開(kāi)和政企分開(kāi)。由于檔案管理活動(dòng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)性的發(fā)展過(guò)程，因此在處理檔案管理工作時(shí)需要針對(duì)不同的實(shí)施對(duì)象內(nèi)容開(kāi)展針對(duì)性的檔案管理活動(dòng)，以此來(lái)提高檔案工作的科學(xué)性和可行性，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理活動(dòng)開(kāi)展效率和質(zhì)量的提高。

四、對(duì)相應(yīng)階段的檔案管理活動(dòng)的定位

1.對(duì)檔案形成階段管理活動(dòng)的定位。大多數(shù)人認(rèn)為檔案是通過(guò)對(duì)文件的歸納整理等一系列轉(zhuǎn)化而形成的，在這一轉(zhuǎn)化過(guò)程中需要按照嚴(yán)格的規(guī)范和要求開(kāi)展，因此，從這一層面上講，檔案的形成需要一定的技術(shù)操作。在歸納整理檔案的過(guò)程中，需要具備一定的操作技巧來(lái)開(kāi)展相關(guān)工作，這項(xiàng)工作通常交給文書部門和業(yè)務(wù)部門處理。在形成檔案的階段，需要整合相關(guān)的文件材料，并通過(guò)對(duì)這些材料立卷歸檔來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的整理和管理。從這一層面上理解，檔案形成階段的管理工作具有較高的技術(shù)要求，其定位更傾向于技術(shù)類工作。

2.對(duì)單位的檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。部分單位通常將這些檔案管理工作等同于檔案室工作，因此，在開(kāi)展檔案管理活動(dòng)時(shí)需要構(gòu)建獨(dú)立的機(jī)構(gòu)部門。當(dāng)前大部分單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)未建立獨(dú)立的檔案機(jī)構(gòu)，因此難以行使獨(dú)立的相關(guān)職權(quán)，這就需要檔案室按照相關(guān)要求對(duì)單位的檔案進(jìn)行管理。如果未能構(gòu)建在編的檔案室獨(dú)立機(jī)構(gòu)，那么在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)就需要依托其他的機(jī)構(gòu)辦公室來(lái)行使職責(zé)，無(wú)法獨(dú)立行使檔案管理的基本職權(quán)。單位檔案室在進(jìn)行檔案管理活動(dòng)時(shí)，需要將計(jì)劃分為兩項(xiàng)活動(dòng)，一項(xiàng)活動(dòng)是檔案室所開(kāi)展的檔案管理活動(dòng)，另一項(xiàng)活動(dòng)是機(jī)關(guān)單位就檔案資料所實(shí)施的相關(guān)管理活動(dòng)。

3.內(nèi)設(shè)檔案機(jī)構(gòu)對(duì)檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。檔案室在開(kāi)展檔案管理活動(dòng)時(shí)，首先需要對(duì)檔案信息進(jìn)行收集整理，并在此基礎(chǔ)上對(duì)相關(guān)信息鑒定和保管，以此來(lái)完成對(duì)檔案的高效管理。需要設(shè)置在編的檔案室機(jī)構(gòu)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的獨(dú)立管理，檔案室在開(kāi)展相關(guān)管理工作時(shí)，其需要面對(duì)的主要對(duì)象是單位的所有檔案資料，這些檔案資料通常按照門類進(jìn)行分類并加以管理，從這一層面上來(lái)看，其定位更傾向于業(yè)務(wù)性。檔案室在對(duì)單位檔案精心管理工作時(shí)，需要按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)展開(kāi)各環(huán)節(jié)的工作，而這些工作的展開(kāi)，同樣需要建立在一定的技術(shù)要求之上，因此又呈現(xiàn)出一定的技術(shù)性。

4.機(jī)關(guān)單位對(duì)檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。機(jī)關(guān)單位除了需要其檔案室承擔(dān)具體管理業(yè)務(wù)，還需要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)承擔(dān)在檔案管理方面所需要的建章立制和指導(dǎo)的工作。機(jī)關(guān)單位在開(kāi)展檔案管理活動(dòng)時(shí)，需要對(duì)檔案資料進(jìn)行立卷歸檔，并在此基礎(chǔ)上負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)相關(guān)檔案管理部門開(kāi)展工作，在整個(gè)監(jiān)督管理環(huán)節(jié)中，需要為檔案管理工作活動(dòng)提供必要的人力和資金支持。就檔案管理活動(dòng)根本而言，這一活動(dòng)的責(zé)任主體是機(jī)關(guān)單位，從這一層面上講，檔案管理活動(dòng)定位更傾向于事務(wù)性。

5.對(duì)一定區(qū)域內(nèi)的檔案實(shí)施管理活動(dòng)的定位。檔案管理活動(dòng)的順利開(kāi)展，不僅需要檔案館和檔案局，還需要區(qū)域內(nèi)所有涉及檔案管理活動(dòng)的各個(gè)機(jī)構(gòu)和單位，通過(guò)組織協(xié)調(diào)相關(guān)單位機(jī)構(gòu)來(lái)開(kāi)展檔案管理活動(dòng)，能夠更好的實(shí)現(xiàn)對(duì)區(qū)域內(nèi)檔案管理活動(dòng)的定位。

（1）對(duì)檔案館實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位。檔案館作為與檔案管理活動(dòng)具有直接聯(lián)系的重要機(jī)構(gòu)之一，其在檔案管理活動(dòng)方面具有較高的專業(yè)性，因此可以說(shuō)檔案館是統(tǒng)一集約開(kāi)展檔案工作的專門機(jī)構(gòu)。檔案館在開(kāi)展檔案管理活動(dòng)時(shí)，責(zé)任主體是自身，工作對(duì)象是需要進(jìn)行管理的檔案資料，但這些檔案實(shí)體并不是單一的，它們涵蓋整個(gè)區(qū)域內(nèi)各個(gè)單位所產(chǎn)生的檔案資料。檔案館需要按照一定的規(guī)范要求來(lái)管理區(qū)域內(nèi)各單位的實(shí)體檔案，在具體的活動(dòng)工作中，需要按照全宗原則進(jìn)行管理，因此從這一層面上講，檔案館實(shí)施的檔案管理活動(dòng)更傾向于業(yè)務(wù)性，而檔案館在開(kāi)展檔案管理工作活動(dòng)時(shí)需要立足于相關(guān)的檔案技術(shù)，由此又能表現(xiàn)出技術(shù)性。

（2）對(duì)社會(huì)機(jī)構(gòu)為檔案管理提供服務(wù)活動(dòng)的定位。檔案室和檔案館在開(kāi)展檔案管理活動(dòng)時(shí)，區(qū)域內(nèi)相關(guān)社會(huì)機(jī)構(gòu)需要為其提供設(shè)備設(shè)施等方面的硬件支持，而且還需要相關(guān)技術(shù)咨詢和教育培訓(xùn)等的軟件支持，這是保障檔案管理活動(dòng)順利開(kāi)展的重要基礎(chǔ)之一，檔案室和檔案館在對(duì)社會(huì)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理活動(dòng)時(shí)，其責(zé)任主體為相關(guān)社會(huì)機(jī)構(gòu)，而工作對(duì)象則是這些機(jī)構(gòu)的檔案，這些檔案資料可以是有形的也可以是無(wú)形的。在具體的檔案管理活動(dòng)中，需要借助軟件和硬件支撐來(lái)為社會(huì)機(jī)構(gòu)提供檔案管理方面的服務(wù)，因此，從這一層面上講，檔案管理活動(dòng)更傾向于服務(wù)性。

（3）對(duì)檔案局實(shí)施檔案管理活動(dòng)的定位。檔案局可以借助相關(guān)職權(quán)來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理工作，檔案局在開(kāi)展檔案管理活動(dòng)時(shí)，工作對(duì)象是區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)單位，具體的檔案管理活動(dòng)中，需要對(duì)區(qū)域內(nèi)檔案館和單位機(jī)構(gòu)等產(chǎn)生的檔案進(jìn)行依法行政管理，主要涵蓋的對(duì)象包括區(qū)域內(nèi)各機(jī)關(guān)單位，以及社會(huì)服務(wù)機(jī)構(gòu)和其他社會(huì)組織單位。由于檔案局進(jìn)行的檔案管理活動(dòng)更傾向于法制性和管理性，因此從這一層面上講，檔案管理活動(dòng)呈現(xiàn)出一定的管理性，需要對(duì)區(qū)域內(nèi)各單位機(jī)構(gòu)和組織部門的檔案進(jìn)行依法管理。

（4）對(duì)地方各級(jí)政府應(yīng)承擔(dān)的與檔案管理活動(dòng)相關(guān)工作的定位。當(dāng)前我國(guó)《檔案法》將“對(duì)檔案事業(yè)的建設(shè)”列入國(guó)家社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展計(jì)劃之一，由此可見(jiàn)，檔案管理工作對(duì)于國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)所起到的巨大作用。另一方面，檔案局在開(kāi)展檔案管理活動(dòng)時(shí)，需要負(fù)責(zé)做好區(qū)域內(nèi)檔案相關(guān)事業(yè)的組織開(kāi)展和宣傳教育等工作，這些工作同樣屬于檔案管理活動(dòng)中。

五、對(duì)檔案工作的新認(rèn)識(shí)

通過(guò)了解不同責(zé)任主體在開(kāi)展檔案管理活動(dòng)時(shí)所需承擔(dān)的具體工作內(nèi)容，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)其不同的工作內(nèi)容的定位，由此了解到檔案管理工作的概念呈現(xiàn)出較為明顯的復(fù)合性和不確定性。由于各個(gè)部門機(jī)構(gòu)在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)其承擔(dān)的責(zé)任內(nèi)容不同，因此檔案管理工作的概念不可以一概而論。通過(guò)更好地明確檔案管理工作各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體和工作對(duì)象，能夠區(qū)分不同責(zé)任主體和工作對(duì)象情況下檔案管理活動(dòng)內(nèi)容和性質(zhì)的不同特征。

檔案工作需要明確其責(zé)任主體和具體工作對(duì)象，并在此基礎(chǔ)上明確分析工作的具體內(nèi)容和性質(zhì)。通過(guò)把握這些因素來(lái)判斷檔案管理工作的概念內(nèi)容，并準(zhǔn)確把握其工作含義，能夠更好地明確各政府部門及單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)所需要面對(duì)的工作內(nèi)容和所需要承擔(dān)的工作職責(zé)，進(jìn)而有助于檔案管理工作在開(kāi)展中實(shí)現(xiàn)政事分開(kāi)和政企分開(kāi)。另一方面，通過(guò)準(zhǔn)確把握檔案管理工作的各項(xiàng)含義內(nèi)容，能夠更好的指導(dǎo)檔案管理工作，進(jìn)而有助于檔案管理活動(dòng)的順利開(kāi)展。

六、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)了解到檔案工作內(nèi)涵的變化及當(dāng)前的動(dòng)態(tài)發(fā)展，能夠更好地剖析檔案管理活動(dòng)的具體內(nèi)涵，進(jìn)而有助于立足于檔案行政管理角度來(lái)重新認(rèn)知這一概念問(wèn)題。通過(guò)明確檔案管理活動(dòng)的具體概念，能夠更好地開(kāi)展相關(guān)管理活動(dòng)，進(jìn)而有助于推動(dòng)我國(guó)檔案管理活動(dòng)效率和質(zhì)量的提升。

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