摘 要：隨著高校檔案工作地不斷深化，大數(shù)據(jù)、信息化地廣泛應(yīng)用，新時(shí)期的特殊載體檔案管理可謂機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存。如何實(shí)現(xiàn)特殊載體檔案管理現(xiàn)代化，筆者對(duì)地方普通高校目前面臨的狀況做了深入分析進(jìn)而提出相應(yīng)的改進(jìn)策略。

關(guān)鍵詞：高校檔案管理;特殊載體檔案管理;優(yōu)化管理模式

大數(shù)據(jù)、云計(jì)算應(yīng)用的深入，信息化、網(wǎng)絡(luò)化程度的提高，推動(dòng)著高校檔案的飛躍發(fā)展，尤其是隨著計(jì)算機(jī)新技術(shù)的發(fā)展催生了許多新型的記錄載體，形成檔案管理數(shù)據(jù)化，使得舊的思維模式、工作方法不得不改變。那么在信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，如何改變傳統(tǒng)檔案管理的固化模式，實(shí)現(xiàn)特殊載體檔案管理現(xiàn)代化，是擺在地方普通高校檔案部門和檔案管理者面前需要認(rèn)真研究的一個(gè)重要課題。

一、特殊載體檔案的概念、特點(diǎn)及作用

1.特殊載體檔案的概念。 特殊載體檔案，也叫新型載體檔案。特殊載體是相對(duì)于紙介質(zhì)而言，是光信號(hào)、磁信號(hào)及其他合成材料等介質(zhì)記錄檔案信息的。包括光盤、磁帶、磁盤、膠片、硬盤等載體。高校常見(jiàn)的特殊載體檔案有：影音檔案、照片檔案、字、畫檔案、印章檔案、獎(jiǎng)牌檔案、口述檔案、電子檔案等。根據(jù)特殊載體檔案的載體性質(zhì)和記錄方式，實(shí)際工作中將其分為聲像檔案、實(shí)物檔案和電子檔案。

2.特殊載體檔案的特點(diǎn)及其管理的特殊性。特殊載體檔案信息表現(xiàn)形式多樣、內(nèi)容存儲(chǔ)豐富、利用價(jià)值高。同時(shí)也具有存儲(chǔ)難度大、成本較高等問(wèn)題。

（1）記錄方式的特殊性。特殊載體檔案是通過(guò)專門設(shè)備記錄的，如膠片、光盤、硬盤等。因此容易復(fù)制且難以區(qū)別檔案的原件與復(fù)制件。

（2）載體性質(zhì)的特殊性。檔案是在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以代碼形式存貯在磁盤、閃存盤以及光盤上，保管條件如不達(dá)標(biāo)就容易損壞、變質(zhì)。 檔案的編排格式也可能會(huì)隨著新技術(shù)不斷發(fā)展而改變。因而早期形成的檔案邏輯格式必須進(jìn)行保存或及時(shí)更新，保證在未來(lái)數(shù)據(jù)還原的時(shí)候能進(jìn)行準(zhǔn)確讀取。

（3）儲(chǔ)存方式的特殊性。紙質(zhì)檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描轉(zhuǎn)換成電子格式，儲(chǔ)存方式有單一的原始檔案資料，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)轉(zhuǎn)換成虛擬檔案，形成物理與虛擬雙重空間。

（4）讀取方式的特殊性。特殊載體檔案數(shù)字化的形態(tài)決定了檔案的讀取和傳輸必須依靠電子設(shè)備和軟件。隨著新技術(shù)的發(fā)展，新型的記錄載體將不斷產(chǎn)生，因而要注意原載體檔案信息向新型載體上遷移，保證信息的完整、準(zhǔn)確、安全和可被人工識(shí)讀。

（5）保管方式成本高。因載體性質(zhì)的特殊性，相對(duì)于紙張檔案而言，特殊載體檔案的保存年限較短。因此，對(duì)特殊載體檔案的保管要求一般比紙質(zhì)檔案要求高，需要分庫(kù)、分架、分柜;保證特殊載體庫(kù)房的溫度、濕度相宜。

（6）保密性差，安全保管有難度。特殊載體檔案的保存主要是指對(duì)硬件載體的安全保管。由于其記錄方式和儲(chǔ)存方式的特殊性，具有很方便的共享性，也因此給電子檔案的安全保管帶來(lái)了很大的難度。為防止檔案泄露、丟失，必須采取科學(xué)的保密措施，及時(shí)做好備份，提高特殊載體檔案管理的保密性、安全性。

3.特殊載體檔案的作用。特殊載體檔案記錄信息相比紙質(zhì)檔案更客觀、形象，能生動(dòng)、具體地再現(xiàn)學(xué)校教學(xué)、科研等方面的工作成果，真實(shí)記錄學(xué)校各個(gè)時(shí)期的發(fā)展面貌;在校園文化傳播、校史校志展陳、國(guó)內(nèi)外交流、學(xué)生德育教育、學(xué)校信息資源產(chǎn)品開(kāi)發(fā)中發(fā)揮其重要作用;在利用上更便捷，通過(guò)計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)，根據(jù)設(shè)置的保密級(jí)別就能查詢。

二、目前地方普通高校特殊載體檔案管理面臨的問(wèn)題

因?yàn)檩d體會(huì)隨著現(xiàn)代化技術(shù)的發(fā)展不斷更新，檔案對(duì)新技術(shù)的要求更加迫切。而地方普通高校因受地域環(huán)境、資金條件等因素影響對(duì)檔案人力、財(cái)力投入少， 檔案管理者又不能自覺(jué)改變固有的管理模式，因而暴露出以下所述幾方面問(wèn)題。

1.科學(xué)管理意識(shí)缺乏。一直以來(lái)， 檔案工作大多是師傅帶徒弟的方式，這種傳統(tǒng)做法導(dǎo)致了檔案管理者普遍缺少求異求新思維，僅重視紙質(zhì)檔案的管理工作，沒(méi)有意識(shí)到新型載體對(duì)檔案工作的推動(dòng)作用。因而不能及時(shí)、完整地收集特殊載體檔案，進(jìn)行科學(xué)、規(guī)范地管理。像一些紀(jì)念品、印章、獎(jiǎng)杯、字、畫等實(shí)物檔案長(zhǎng)期留在各部門或個(gè)人手中，沒(méi)有及時(shí)歸檔;照片檔案收交后信息錄入不完整，老照片的管理和補(bǔ)救更無(wú)從談起。

2.基礎(chǔ)設(shè)施落后。由于地方部分普通高校經(jīng)費(fèi)不足，掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)及庫(kù)房等硬件設(shè)備數(shù)量有限或者老化，導(dǎo)致實(shí)物檔案沒(méi)有分類保管，也無(wú)法轉(zhuǎn)換成電子格式;電子檔案缺少存放光盤、磁盤等存儲(chǔ)工具的消磁柜，安全沒(méi)有保障;檔案數(shù)字化工作推進(jìn)緩慢。足以可見(jiàn)落后的設(shè)施嚴(yán)重阻礙了特殊載體檔案管理科學(xué)規(guī)范地發(fā)展。

3.管理隊(duì)伍水平低。地方普通高校檔案管理者大多數(shù)是從學(xué)校其他管理或者教輔崗位調(diào)整的，年齡偏大、學(xué)歷偏低，缺乏系統(tǒng)的檔案管理知識(shí)和特殊載體檔案管理中所必須具備的計(jì)算機(jī)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)、信息技術(shù)處理能力，導(dǎo)致部分特殊載體檔案僅歸檔了內(nèi)容本身，而沒(méi)有對(duì)相關(guān)信息的元數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，歸檔時(shí)可讀性、完整性、病毒等方面無(wú)法專業(yè)地完成檢測(cè);不能結(jié)合學(xué)校發(fā)展開(kāi)展編研工作等問(wèn)題，因此難以適應(yīng)信息化背景下檔案工作的需要。

4.規(guī)范、科學(xué)、高效的管理模式?jīng)]有形成。特殊載體檔案自身發(fā)展的特點(diǎn)及檔案數(shù)字化的普及，對(duì)檔案管理的精細(xì)化要求越來(lái)越高，雖然出臺(tái)了相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，如《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002） 、《磁性載體檔案管理與保護(hù)規(guī)范》 （DA/T 15-95） 、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》 （GB/T 17678.1-1999）等。但是部分地方普通高校檔案管理者沒(méi)有認(rèn)真研究，沒(méi)能制定出適合學(xué)校情況的行之有效的管理辦法。對(duì)管理者沒(méi)有明確的責(zé)任劃分、缺少技能培訓(xùn)。在歸檔、管理 、利用上缺少監(jiān)管。加之在崗管理者對(duì)特殊載體檔案管理認(rèn)識(shí)不深也不愿多探究，存在“不想管”、“不會(huì)管”、“不敢管”的消極思想，造成許多電子文件、歸檔光盤等管理失控等問(wèn)題。

三、優(yōu)化地方普通高校特殊載體檔案管理工作的對(duì)策

特殊載體檔案的發(fā)展， 是以現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備為依托，以專業(yè)人才為保障。據(jù)筆者調(diào)研分析，目前地方普通高校檔案管理水平與重點(diǎn)院校的差距也主要反映在這幾方面。因此要提高特殊載體檔案的管理工作必須結(jié)合學(xué)校情況因地制宜、穩(wěn)扎穩(wěn)打，形成長(zhǎng)效機(jī)制。

1.轉(zhuǎn)變思想觀念，樹立現(xiàn)代檔案管理意識(shí)。要改變傳統(tǒng)的思維模式，建立科學(xué)的發(fā)展觀，首先要認(rèn)識(shí)到隨著信息與計(jì)算機(jī)科學(xué)的快速發(fā)展，檔案載體多元化、更新快的特點(diǎn)，已經(jīng)使特殊載體檔案成為檔案工作發(fā)展的主流，成為檔案工作的主要對(duì)象。因而只有學(xué)習(xí)新理論、掌握新技能，才能適應(yīng)特殊載體檔案管理工作;其次檔案管理者要摒棄手工作坊式的單一思維，建立檔案信息管理和綜合思維的意識(shí)。第三不斷學(xué)習(xí)新技術(shù)，樹立終身學(xué)習(xí)的意識(shí)。

2.改善基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)硬件建設(shè)

加快特殊載體檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，及時(shí)更新打印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝錄機(jī)、錄音筆、計(jì)算機(jī)等硬件設(shè)備，增加不同載體的專用保管柜，完善檔案載體需求。加大信息化建設(shè)投入力度，積極引進(jìn)先進(jìn)的電子信息技術(shù)和開(kāi)發(fā)先進(jìn)的檔案信息化管理軟件，為特殊載體檔案數(shù)字化管理提供必要的硬件支撐和軟件保障。

3.優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高專業(yè)水平。人才缺失扼制了地方普通高校檔案的發(fā)展。要提高地方普通高校檔案管理者的專業(yè)水平。首先，把檔案人才的引進(jìn)納入到學(xué)校人才建設(shè)的計(jì)劃中。引進(jìn)一批既懂檔案學(xué)又懂計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的復(fù)合型人才;其次，以“請(qǐng)進(jìn)來(lái)，走出去”的方式培訓(xùn)現(xiàn)有的檔案管理者。如以專題學(xué)習(xí)、外出調(diào)研、經(jīng)驗(yàn)分享等形式激發(fā)工作主動(dòng)性和創(chuàng)新意識(shí);請(qǐng)專家進(jìn)行信息收集和數(shù)字化處理、管理軟件操作、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等專業(yè)技能培訓(xùn)，提高檔案管理者業(yè)務(wù)能力。第三，提高檔案管理者的合理待遇。檔案部門在高校屬于非主流單位，改變檔案管理者長(zhǎng)期被邊沿化，職稱晉升緩慢等現(xiàn)象、激發(fā)其潛在的工作熱情及創(chuàng)新意識(shí)?？傊鶕?jù)檔案隊(duì)伍的實(shí)際情況，采取方法不拘一格，切實(shí)提高檔案隊(duì)伍的整體水平。

4.建立完善的管理機(jī)制，形成科學(xué)的管理模式。傳統(tǒng)的管理模式，嚴(yán)重地限制了特殊載體檔案的管理，要建立完善的管理機(jī)制，做到科學(xué)的管理。首先制定科學(xué)、規(guī)范的管理辦法。根據(jù)特殊載體檔案的特點(diǎn)結(jié)合地方普通高校的實(shí)際情況，分別從檔案“歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、保密” 五個(gè)方面，制定出《特殊載體檔案管理辦法》等管理制度，保障特殊載體檔案工作規(guī)范開(kāi)展。其次要落實(shí)管理責(zé)任制。根據(jù)每人的業(yè)務(wù)特長(zhǎng)從實(shí)物檔案、聲像檔案、電子檔案等方面做到專人專項(xiàng)、責(zé)任劃分明確;第三，完善考評(píng)機(jī)制。將每個(gè)人的工作業(yè)績(jī)與績(jī)效工資掛鉤，年度量化考核，評(píng)優(yōu)獎(jiǎng)先、有錯(cuò)必究;第四、強(qiáng)化法制培訓(xùn)。將法制教育與日常工作相結(jié)合，做到規(guī)范操作，并能保護(hù)檔案信息主體的合法權(quán)益;第五、建立學(xué)習(xí)機(jī)制。只有常學(xué)才能常新。通過(guò)開(kāi)啟定期培訓(xùn)、外出調(diào)研、同行交流等學(xué)習(xí)模式，了解檔案發(fā)展的新動(dòng)態(tài)、學(xué)習(xí)新的技能。激發(fā)檔案管理者不斷求索的創(chuàng)新精神。

四、結(jié)論

綜上所述，地方普通高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)只有從思想上深刻認(rèn)識(shí)到特殊載體檔案管理工作的重要性，才能設(shè)法加大投資力度，加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，確保特殊載體檔案工作的高效開(kāi)展;檔案管理工作者只有解放思想、提高專業(yè)水平，才能在檔案工作中做到精細(xì)化管理;檔案管理工作只有形成規(guī)范化、科學(xué)化的管理模式，組成有創(chuàng)新能力、有敬業(yè)精神的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，才能實(shí)現(xiàn)特殊載體檔案的現(xiàn)代化管理。滿足時(shí)代發(fā)展的需求，更好地為檔案的開(kāi)發(fā)利用服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：繆文桂（1969-），女，漢族，陜西理工大學(xué)檔案館，館員。