景偉華　趙紅霞

【摘 要】檔案作為一種無形資產(chǎn)，是企業(yè)文化、發(fā)展、技術的客觀記錄，對企業(yè)未來的發(fā)展、技術的積累均具有重要的現(xiàn)實意義。隨著我國經(jīng)濟轉型的持續(xù)深入，轉型已成為產(chǎn)業(yè)當前發(fā)展的趨勢，這就使得企業(yè)檔案管理的體制、環(huán)境發(fā)生了巨大的變化，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理工作也開始暴露出諸多問題，已無法滿足企業(yè)改革的需求。鑒于此，本文針對企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進行了分析，并在此基礎上提出幾點應對措施，以供參考與借鑒。

【關鍵詞】檔案管理；企業(yè)；現(xiàn)狀；對策

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

為進一步加強企業(yè)檔案工作，更好地為企業(yè)服務，國家檔案局出臺了一系列關于企業(yè)檔案的管理辦法，對企業(yè)檔案管理工作提出了要求。

1、新形勢下企業(yè)檔案管理的意義

傳統(tǒng)模式的企業(yè)檔案管理，是把在企業(yè)管理和生產(chǎn)經(jīng)營工作中產(chǎn)生的原始工作記錄保存下來歸檔，以實現(xiàn)工作記錄在必要時刻的能夠查證。這種檔案管理形式的產(chǎn)生在原來的企業(yè)管理中不僅重要，而且可行。但在新形勢下，自動化的管理工具現(xiàn)在已經(jīng)普遍使用，企業(yè)對在經(jīng)營過程中信息的控制，正在向資源管理模式改變，這種改變也決定了檔案的管理模式必須有所創(chuàng)新來適應企業(yè)的需求。新形勢下檔案管理工作正從傳統(tǒng)檔案管理模式轉化為以價值為導向的檔案知識管理模式，以實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略為目標的價值管理模式。新的檔案管理模式是通過積極有效的數(shù)據(jù)清理、信息規(guī)范整理，信息流動環(huán)節(jié)的設計等各項具體工作，借助信息自動化管理平臺，規(guī)范化檔案管理，提高檔案管理工作的效率、減少檔案管理者不必要的勞動，從而降低企業(yè)管理成本。而大數(shù)據(jù)時代下，實現(xiàn)檔案管理的電子化，更加提高了工作效率，使用電子軟件可以隨時隨地對檔案進行歸檔、檢索、查閱，讓檔案管理工作達到了事半功倍的效果，降低了人力成本，降低了檔案的保管中存在的風險，同時也提高了檔案信息利用的效率，充分發(fā)揮企業(yè)檔案信息在企業(yè)經(jīng)營活動中的積極作用。

2、企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)狀

根據(jù)相關資料調查顯示，企業(yè)檔案工作發(fā)展遠遠跟不上時代的要求，多年來檔案工作仍處在被動狀態(tài)，缺乏活力，得不到重視，發(fā)展緩慢。僅以企業(yè)職工檔案為例，企業(yè)職工檔案是勞動和社會保障工作的基礎，是職工個人維護合法權益、政府部門落實政策、化解矛盾、維護社會穩(wěn)定的依據(jù)，是現(xiàn)代企業(yè)制度下職工享受各項勞動待遇、記錄參加社會保障情況的重要憑證。做好企業(yè)職工檔案的管理，乃是保證職工個人利益，從而保證企業(yè)正常發(fā)展的必要條件。只有職工個人合法權益有了保障，職工工作積極性才能提高。職工檔案的內容不僅只是側重職工政治歷史情況、工資審批晉級等，而更側重于養(yǎng)老保險、失業(yè)保險、生育保險、醫(yī)療保險、公積金、住房補貼的繳費和發(fā)放，簽訂、解除勞動合同等。由于檔案管理工作日益豐富和復雜，部分企業(yè)檔案管理工作人員的失職也可能致使檔案有錯誤，甚至隨意更改，給檔案管理工作增加了難度，如職工檔案年齡前后不一致，出現(xiàn)多個參加工作時間，個人經(jīng)歷前后記錄不完整等。由于從事企業(yè)檔案管理工作的人員缺乏專業(yè)知識，也會導致檔案管理工作效率不高。

3、企業(yè)檔案管理工作問題的應對措施

3.1提高企業(yè)檔案管理的認識

一方面，企業(yè)領導的重視是做好檔案工作的重要保證，企業(yè)領導要充分認識到檔案工作對促進企業(yè)發(fā)展的重要作用，增強做好企業(yè)檔案工作的使命感和責任感。另一方面，提高檔案管理工作人員的檔案管理意識和專業(yè)工作水平是各企業(yè)能夠做好檔案管理工作的前提。相關檔案管理人員一般所存在的問題主要有兩個方面，一個是管理意識需要加強，另一個是他們的專業(yè)工作水平還需要提高。企業(yè)要在培養(yǎng)檔案管理人才方面下功夫，讓檔案管理人才用它們的才能和品質書寫和記載企業(yè)的發(fā)展經(jīng)歷，讓企業(yè)的各項工作能從企業(yè)檔案中獲得最大化價值，更大限度地的服務于企業(yè)。

3.2提高檔案管理信息化水平

隨著信息網(wǎng)絡時代的來臨，給企業(yè)檔案管理工作的有效開展創(chuàng)造了有利條件，為了有效提高檔案管理水平和質量，需要加強檔案管理信息化建設，重點做到以下幾點：第一，加強硬件投入。對于檔案信息化建設而言，必須要有高標準的設備作為支撐，例如計算機、掃描儀等，這都是信息化檔案管理工作須具備的，為檔案管理效率提升提供重要物質基礎。第二，軟件方面投入。除了硬件投入外，還需要加強信息化檔案管理軟件投入，例如完善資源檢索系統(tǒng)，這可以快速有效進行檔案信息庫查詢，給檔案管理效率提升創(chuàng)造條件。第三，信息化檔案管理雖然在一定程度上實現(xiàn)了智能化和自動化，但還不能脫離人員參與，為了達到提高檔案管理信息化建設的最終目的，需要重點培養(yǎng)檔案管理人員的信息化技能和素養(yǎng)，以確保檔案管理信息化建設的有序實施，最終促進我國企業(yè)的進一步發(fā)展。

3.3提高檔案管理資金的投入力度

現(xiàn)階段，我國企業(yè)過分注重經(jīng)營和生產(chǎn)，在這兩方面投入過多，而對于檔案管理工作的資金投入較低，導致檔案管理無法發(fā)揮實質性效果。因此，企業(yè)相關負責人需要加強對檔案管理工作的重視力度，提高資金投入，引進先進的技術、人才和設施，為檔案管理工作高效開展創(chuàng)造條件。企業(yè)相關部門還需要通過協(xié)調，制定有效的管理方案，對檔案管理體系進行優(yōu)化，目的是降低檔案管理工作勞動力投入，同時發(fā)揮出實質性作用。

3.4健全企業(yè)檔案管理制度

建立健全的檔案管理制度，詳細包括以下幾點：第一，制度的建立并不是盲目的，需要經(jīng)過實際的分析和總結，特別是檔案管理工作而言，其性質不同于其它工作，所以在建立管理制度前，需要對以往的檔案管理問題進行分析和總結，找出其中出現(xiàn)漏洞的原因，這對于檔案管理制度的建立有著重要的指導作用，可以使管理制度發(fā)揮最大效用。第二，檔案管理制度的建立需要注重細節(jié)，切不可疏忽其中任意一個方面，這樣才能確保檔案管理工作有序開展，最終推動企業(yè)進一步發(fā)展。第三，在完成檔案管理制度的建立后，需要開展試推行工作，目的是對制度中存在的不足之處進行優(yōu)化，確保檔案管理制度可以真正起到制約管理工作的目的。

3.5重視人才的培訓及引進工作

知識經(jīng)濟時代，人力資源直接決定著企業(yè)的競爭力，檔案管理同樣需要大量的檔案管理人才作為支撐。檔案管理信息化建設是一項動態(tài)的工程，只有檔案管理人員的專業(yè)知識保持與時俱進，才能有效滿足上述要求。這就需要企業(yè)高度重視人才的培訓及引進工作，通過以下兩個方面的途徑全面提升檔案管理隊伍的綜合素質：一方面，綜合參考企業(yè)檔案管理的實際情況，加強現(xiàn)有檔案管理人員的培訓教育工作，培訓教育的內容需要全面涵蓋檔案管理專業(yè)知識、信息化專業(yè)知識，綜合利用在職培訓、委培、進修等途徑，提升現(xiàn)有檔案管理人才隊伍的綜合能力。另一方面，全面引入綜合型檔案管理人才，通過制定科學合理的薪酬福利體系，引進人才、留住人才，以此來充實檔案管理隊伍，發(fā)揮人才的帶動作用，實現(xiàn)檔案管理隊伍素質的全面提升。

結束語

綜上所述，企業(yè)的轉型發(fā)展，信息化技術的迅猛發(fā)展，檔案管理工作改革創(chuàng)新就成為企業(yè)改革的重點。因為企業(yè)本身的特殊性，信息資料更需要保持嚴謹性、及時性，這就需要企業(yè)針對現(xiàn)有檔案管理工作存在的問題進行深入分析，針對問題制定針對性的解決策略，通過基礎建設、制度完善、技術引入以及人才培養(yǎng)，保障檔案管理工作的有序推進，為企業(yè)的發(fā)展奠定扎實的基礎。

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（作者單位：國網(wǎng)新疆電力公司電力科學研究院）