周楊慧 張銘 李瑋

摘 要：隨著數(shù)字檔案館、檔案服務(wù)平臺等建設(shè)的提出，高校檔案電子化管理遭遇單機服務(wù)器容量瓶頸、易出現(xiàn)系統(tǒng)不兼容等限制，本文闡述基于云存儲的虛擬化服務(wù)技術(shù)容量大、分區(qū)、隔離、封裝等優(yōu)點有效地解決數(shù)字化對檔案提出的快速、便捷、安全、穩(wěn)定的要求。

關(guān)鍵詞：云存儲;虛擬化服務(wù)器;高校檔案管理

在信息化日益發(fā)展的今天，高校檔案管理也逐步邁上信息化、數(shù)字化的舞臺，各高校逐步搭建自己的檔案管理服務(wù)器、軟件、網(wǎng)站等服務(wù)平臺，信息管理日趨快捷便利。然而隨著系統(tǒng)的不斷升級，檔案管理業(yè)務(wù)的不斷增大，數(shù)字校園、數(shù)字檔案館、檔案移動服務(wù)平臺建設(shè)的要求，新的問題也不斷涌現(xiàn)：如服務(wù)器遭到攻擊，系統(tǒng)崩潰;服務(wù)器停電，部分?jǐn)?shù)據(jù)丟失;服務(wù)器內(nèi)存不夠，系統(tǒng)運行緩慢;網(wǎng)站訪問局域限制等，解決這些難題的最好的途徑是采用基于云存儲的虛擬化服務(wù)器技術(shù)。

一、普通服務(wù)器的局限性

1.普通獨立靜態(tài)的服務(wù)器不能承載日益增多的檔案資源。高等學(xué)校檔案（ 以下簡稱高校檔案） 是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動直接形成的對學(xué)生、學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校作為一個獨立的教書育人的事業(yè)單位，不僅有教學(xué)方面的業(yè)務(wù)檔案，還有科研、基建、設(shè)備、實物、財會、人事等各方面的檔案，可謂“麻雀雖小五臟俱全”。隨著高校的不斷發(fā)展，其累積的檔案逐年遞增，電子文檔每年以幾百個G的量遞增，不僅庫房空間不夠用，傳統(tǒng)的硬件存儲也不能滿足。以湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館為例，2014年檔案館的歸檔數(shù)是4336卷，電子原文143G，2015年檔案館的歸檔數(shù)是4537卷，電子原文178G，2016年檔案館的歸檔數(shù)是5906卷，電子原文237G，1032平方米的庫房空間預(yù)計再過幾年將全部填滿，原來2T內(nèi)存的服務(wù)器早已運行不了。

2.傳統(tǒng)服務(wù)器不適用信息時代的需求。獨立服務(wù)器購置硬件成本高，還需把服務(wù)器安排在一個獨立的空間，24小時空調(diào)控溫，為了防止數(shù)據(jù)不因停電而丟失，還需配備一套儲電裝置;而服務(wù)器的使用壽命最多也不過幾年，再加上需要專門的技術(shù)人員進(jìn)行定期或不定期的管理和維護(hù);每個服務(wù)器單機運行，如果遇到系統(tǒng)升級、和擴容或是系統(tǒng)出現(xiàn)大的問題是，沒有替代的服務(wù)器，只能停機操作，中斷應(yīng)用;在系統(tǒng)兼容方面，由于計算機應(yīng)用各個操作系統(tǒng)在不斷的升級和補漏，服務(wù)器的操作系統(tǒng)一般比較穩(wěn)定，一旦對電腦的其他系統(tǒng)升級，與原來的舊系統(tǒng)就會不兼容，每次解決這些問題都需要專業(yè)技術(shù)人員來處理，耗時耗力。所以說這個單個的服務(wù)器運營成本太高，效率太低，不適用信息時代的需求。

3.數(shù)字校園建設(shè)和數(shù)字檔案館建設(shè)需要虛擬化服務(wù)器。集“校園一卡通、教務(wù)信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺、檔案管理系統(tǒng)、圖書館數(shù)字資源、學(xué)生網(wǎng)上評教系統(tǒng)”等所有學(xué)校應(yīng)用系統(tǒng)于一體的數(shù)字校園管理系統(tǒng)備受高校師生的青睞，也是教育信息化發(fā)展到新階段的產(chǎn)物。數(shù)字檔案館是數(shù)字校園重要的支撐系統(tǒng)。不管是數(shù)字檔案館的建設(shè)，還是數(shù)字校園建設(shè)都離不開服務(wù)器虛擬化技術(shù)。要想更廣泛、更深層次的實現(xiàn)校園內(nèi)各項信息資源的交互和共享，關(guān)鍵技術(shù)是需要強大的服務(wù)器兼容、運行和存儲多個應(yīng)用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)。

二、虛擬服務(wù)器適應(yīng)數(shù)字化檔案管理的發(fā)展

數(shù)字檔案館的提出給大家描繪了一個美好的藍(lán)圖，用戶查詢不再受時間、空間的限制，只要你擁有一臺終端上網(wǎng)設(shè)備，就可以自由的鏈接你所需的檔案網(wǎng)站，輸入關(guān)鍵詞，就可以檢索到相關(guān)的文件資料，然后獲取查閱權(quán)限，自主查詢或下載相關(guān)資源。要實現(xiàn)真正的數(shù)字化，還有不少工作要做，第一步就是將所有檔案材料進(jìn)行信息化處理與保存，然后上傳到檔案管理平臺，以供檢索與利用。大量的電子原文的保存與管理，需要虛擬化服務(wù)器來處理。

1.服務(wù)器虛擬化優(yōu)點。服務(wù)器虛擬化是將服務(wù)器的物理資源抽象為邏輯資源，一臺物理服務(wù)器變成幾臺甚至幾十臺相互隔離的虛擬服務(wù)器，不再受限于物理上的界限，而是讓CPU、內(nèi)存、磁盤等硬件資源聚合成可以高效利用、動態(tài)管理的“資源池”。服務(wù)器虛擬化最大的優(yōu)點體現(xiàn)在分區(qū)管理、隔離應(yīng)用和封裝上。

分區(qū)管理：在一個物理系統(tǒng)中可以支持多個操作系統(tǒng)，可以同時為用戶服務(wù)，減少了服務(wù)器的數(shù)量。高校檔案管理涉及多個門類，如學(xué)生教師人事檔案、綜合檔案、財會檔案等，每個都有自己獨特的系統(tǒng)管理，如果每個系統(tǒng)都建一個服務(wù)器不僅浪費人力、物力、財力，更不利于系統(tǒng)管理，采用虛擬服務(wù)器就可以在一個地址上建立多個分區(qū)就可以了。

隔離應(yīng)用：傳統(tǒng)的服務(wù)器都是一臺服務(wù)器對應(yīng)一個應(yīng)用模式，服務(wù)器成本大。服務(wù)器虛擬化是在幾臺物理服務(wù)器上建立的多個虛擬服務(wù)器，各虛擬機之間保持邏輯獨立性，相互隔離，互不影響，不會造成數(shù)據(jù)泄露，應(yīng)用紊亂，大大提高安全性。數(shù)字校園建設(shè)將會把全校教務(wù)教學(xué)、科研、圖書、檔案等多個系統(tǒng)集中統(tǒng)一管理，為了系統(tǒng)中相互不影響，隔離是必須的。

封裝：封裝功能體現(xiàn)在對一些陳舊的應(yīng)用，不能直接刪除，因為里面有歷史數(shù)據(jù)，又不能在新的操作系統(tǒng)運行，虛擬服務(wù)器可以將其封存在完整的虛擬機運行環(huán)境中保存。也適合于單個系統(tǒng)需要升級整體備份或遷移，操作簡單、快捷、方便，不影響整個系統(tǒng)的完整性。

虛擬化服務(wù)器不但具有以上三大特點，它強大的內(nèi)存讓開機、文件下載等待時間縮小到數(shù)秒，以及服務(wù)商提供的在災(zāi)難時提供數(shù)據(jù)恢復(fù)的服務(wù)，讓虛擬化服務(wù)器廣泛應(yīng)用在教育、醫(yī)療、圖書信息等各個領(lǐng)域。

2.虛擬服務(wù)器需要云存儲技術(shù)。要實現(xiàn)分區(qū)管理、隔離應(yīng)用和封裝，就需要一個大的運行操作空間，這就需要云存儲技術(shù)。云存儲是指通過集群應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)或分布式文件系統(tǒng)等功能，將網(wǎng)絡(luò)中大量各種不同類型的存儲設(shè)備通過應(yīng)用軟件集合起來協(xié)同工作，共同對外提供數(shù)據(jù)存儲和業(yè)務(wù)訪問功能的一個系統(tǒng)。這跟傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲方式完全不同，傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲方式是將數(shù)據(jù)通過檔案操作系統(tǒng)統(tǒng)一集成在一個既定容量的服務(wù)器上，相當(dāng)于一個大的持續(xù)工作的硬盤，這種硬件設(shè)施一般使用壽命只有幾年，為保證數(shù)據(jù)的延續(xù)性和安全性，通常需要多個設(shè)備經(jīng)常、定期或不定期備份。而在云存儲由云存儲技術(shù)的供應(yīng)商負(fù)責(zé)，云供應(yīng)商擁超大的存儲空間和最高端安全、維護(hù)技術(shù)，我們作為授權(quán)用戶，只需要簽好保密協(xié)議，通過一根接入線纜與云存儲相連接，就可以對云存儲進(jìn)行數(shù)據(jù)訪問。這種容量大、成本低、見效快、易于管理維護(hù)、按需使用、方式靈活等優(yōu)勢，得到廣大用戶的認(rèn)可和喜愛。

三、采用虛擬化服務(wù)器的檔案管理安全措施

數(shù)字化給我們帶便捷的同時，其安全問題不容忽視，畢竟高校的檔案涉及到單位或個人的一些機密性信息，虛擬化服務(wù)器也有可能會有黑客攻擊、惡意軟件的篡改或是感染病毒等，是挑戰(zhàn)也是發(fā)展的新機遇，我們要引進(jìn)新技術(shù)，抓住機遇，早日實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。

1.對電子文檔的密級管理。很多高校檔案管理缺乏嚴(yán)密的檔案定密法規(guī)，電子文檔的管理促進(jìn)高校這一項工作的開展。根據(jù)《文獻(xiàn)保密等級代碼與標(biāo)識》的規(guī)定，檔案的密級分為：公開、限制（“內(nèi)部”）、秘密、機密、絕密五個級別?！肮_級”的檔案可以面向社會開放利用，可直接上傳、查閱、下載;“限制級”的檔案一般限于檔案形成者或相關(guān)人員內(nèi)部使用，利用者查閱須提供組織介紹信或有關(guān)證明才能查閱;“秘密”、“機密”、“絕密”屬保密檔案，秘密和機密檔案可采用指紋、臉部識別等生物識別技術(shù)作為密匙保證文檔不被隨意查看，絕密檔案建議使用紙質(zhì)的、原始的、鎖柜式實物保存模式，遠(yuǎn)離網(wǎng)絡(luò)“以拙制巧”。電子文檔的密級應(yīng)和紙質(zhì)檔案密級保持一致，紙質(zhì)文檔揭秘后，電子文檔也要做相應(yīng)的調(diào)整。

2.不同用戶權(quán)限管理。對于不同的用戶和管理員分配不同的權(quán)限，大致可以分為兩個層次的權(quán)限：服務(wù)管理權(quán)限和查閱利用、合作共享權(quán)限。服務(wù)管理權(quán)限由各高校內(nèi)部歸檔部門和檔案管理部門形成小范圍內(nèi)的管理，對所有檔案進(jìn)行整理、錄入、編目、修改等不同權(quán)限的管理。查閱利用、合作共享權(quán)限，對密級為可公開的檔案可鏈接進(jìn)入教育網(wǎng)乃至互聯(lián)網(wǎng)，便于各高校之間資源共享，進(jìn)行全國或國際間業(yè)務(wù)合作;高校中很多是關(guān)于學(xué)生的學(xué)籍信息的，屬限制級的檔案，為便于學(xué)生升學(xué)、求職、出國等需要，須履行相關(guān)的身份審核手續(xù)后方可查閱下載相關(guān)信息。

3.分區(qū)管理。首先，操作系統(tǒng)和存儲系統(tǒng)分區(qū)，避免因操作系統(tǒng)升級引起的數(shù)據(jù)丟失等問題;其次，文檔的分區(qū)保存，根據(jù)文檔的密級對電子文檔在服務(wù)器上的存儲上采用分區(qū)管理，防止重要的、保密的檔案不被隨意查看、修改、刪除等。

4.虛擬化服務(wù)器管理上盡量加入學(xué)校集中的數(shù)字化一站式管理系統(tǒng)，統(tǒng)一監(jiān)測、維護(hù)、報警和處理，可以有效的降低管理的技術(shù)難度和人力、物力資源投入。

5.牢固樹立安全意識，慎重選擇云存儲運營商。因為檔案部門“輸不起”，一出事，就可能出大事，所有檔案材料都存儲在運營商的云盤中，相當(dāng)于鑰匙掌握在他們手中，對運營商的技術(shù)水平和信譽度要求要高，必須與之簽訂相關(guān)的保密協(xié)議，且要求不斷用最先進(jìn)的技術(shù)手段改進(jìn)、升級現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施，不斷提高安全防護(hù)等級。

四、結(jié)語

云存儲的虛擬化服務(wù)器技術(shù)在檔案方面的應(yīng)用可以有效的解決傳統(tǒng)服務(wù)器容量小、運行慢、不兼容、維護(hù)成本高等不足，還兼?zhèn)涓踩?、自動備份等?yōu)勢，有效的提高了檔案的利用效率和服務(wù)水平，是數(shù)字化發(fā)展的必由之路。

參考文獻(xiàn)：

[1]教育部辦公廳.《高等學(xué)校檔案管理辦法》解讀[M].北京：高等教育出版社， 2008.

基金項目：課題名稱：2019年度湖南省檔案科技項目“基于英漢平行語料庫的機器學(xué)習(xí)輔助翻譯模式的學(xué)籍檔案翻譯研究”，課題編號：2019-H-04

作者簡介：周楊慧（1982-），女，湖南郴州人，湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館館員，主要從事教學(xué)檔案管理和檔案信息管理工作;張銘，湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館館長，副研究館員;李瑋，湖南農(nóng)業(yè)大學(xué)檔案館館員。