【摘要】和傳統(tǒng)檔案館一樣，數(shù)字檔案館也是也給用戶提供服務(wù)。所以，在數(shù)字檔案館信息服務(wù)的過程中，服務(wù)的模式和途徑極為關(guān)鍵。本文在對(duì)數(shù)字檔案館的相關(guān)概念進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，概括分析了數(shù)字檔案館發(fā)展過程中存在的問題，總結(jié)了如何針對(duì)數(shù)字檔案館的信息檢索服務(wù)給予改善和調(diào)整，為數(shù)字檔案館的功能完善提供相應(yīng)的建議，希望能夠讓我國的數(shù)字檔案館取得更好地發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館;問題;優(yōu)化策略

伴隨計(jì)算機(jī)運(yùn)用面的不斷拓展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也取得了較快地發(fā)展。電子檔案的數(shù)目有了大規(guī)模的增長，如何對(duì)電子檔案實(shí)施管理并讓其得到最大限度地運(yùn)用是現(xiàn)代檔案管理的核心要素。數(shù)字檔案館是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理過程中的體現(xiàn)，其針對(duì)的對(duì)象就是各種電子檔案。通過數(shù)字檔案館實(shí)施管理，不僅可以提升檔案管理的有效性，而且可以改善檔案服務(wù)的水準(zhǔn)，是我國檔案管理在將來的必然走向。當(dāng)前，很多檔案館已經(jīng)開始實(shí)施數(shù)字檔案館建設(shè)，檔案信息檢索的自動(dòng)化程度得到明顯的提升。在此背景下，檔案信息使用者是不是可以及時(shí)、有效地檢索出所需信息成了評(píng)估檔案管理水準(zhǔn)的主要指數(shù)。

1. 數(shù)字檔案館信息檢索過程中存在的問題

1.1 信息存儲(chǔ)能力有待提升

在數(shù)字檔案館中，信息檢索的本質(zhì)包含兩個(gè)部分：一是信息存儲(chǔ)，二是信息檢索。雖然所有的信息都是為了最終的檢索，但是所有的和數(shù)字檔案館有關(guān)的操作都是建立在信息存儲(chǔ)的基礎(chǔ)之上的。信息保存量大，資源豐富是數(shù)字檔案館發(fā)展的前提。所以，在構(gòu)建數(shù)字檔案館的過程中，信息存儲(chǔ)環(huán)節(jié)是非常關(guān)鍵的。但是，審視目前的數(shù)字檔案館建設(shè)過程中，對(duì)信息檢索的建設(shè)非常關(guān)注，而對(duì)如何對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)卻不夠關(guān)注，其信息存儲(chǔ)能力有待提升。關(guān)注數(shù)字檔案館的元數(shù)據(jù)收集給檔案資源的全方位整理奠定了基礎(chǔ)。拓展并優(yōu)化檔案信息資源構(gòu)成，提升檔案信息資源的有效程度。

1.2 信息檢索工具相對(duì)單一

符合檔案信息使用者需求的資料是他們檢索的目標(biāo)，而網(wǎng)站是供應(yīng)檔案資料使用的平臺(tái)。所以，針對(duì)不同的使用者，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)提供不同的檢索工具，這樣檢索人員就可以通過各自所需的工具進(jìn)行檢索。比如，檢索一般信息的人員只要輸入簡單的檢索條件就可以得到相關(guān)的檔案信息，但是這類使用人員大多需要對(duì)檢索速度比較看重的用戶;而需要配置多個(gè)檢索條件去搜集的檔案信息就需要更多的檢索條件，此種類型的檢索適用于那些對(duì)檢索精準(zhǔn)度要求較高的用戶。同時(shí)，對(duì)于一些剛開始操作檢索工具的人員而言，他們需要那些給出檢索程序的工具，有平臺(tái)逐步給予指引，檔案信息使用人員才可以通過檢索工具得到想要檢索的資料，而這樣的人員就需要檢索界面相對(duì)簡潔，方便檢索人員使用。

2. 數(shù)字檔案館信息檢索服務(wù)優(yōu)化策略

2.1 優(yōu)化檔案檢索界面的設(shè)計(jì)

檔案網(wǎng)站是進(jìn)入數(shù)字檔案館的窗口。檔案檢索人員想要檢索相關(guān)信息，首先需要進(jìn)入檔案網(wǎng)站。因此，在檔案網(wǎng)站具備有醒目的檔案查詢的模塊，進(jìn)入設(shè)計(jì)必須要突出;其次，檢索界面的設(shè)計(jì)必須保持簡單明了，彰顯檢索功能的要求。而當(dāng)前的檔案檢索網(wǎng)站進(jìn)入端口設(shè)計(jì)太過隱蔽，且界面雜亂無章，不僅不夠美觀，而且會(huì)影響使用效果。因此，必須對(duì)檢索的進(jìn)入端口進(jìn)行調(diào)整，在進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候，需要充分考察用戶的使用習(xí)慣以及關(guān)注特征。依據(jù)網(wǎng)頁設(shè)計(jì)中的“F”格局，提議把檢索進(jìn)入端口設(shè)計(jì)在網(wǎng)頁左邊之上的部位，彰顯出網(wǎng)站提供檢索的重要程度。而且，在首頁配置指導(dǎo)說明，增加部分小章程，協(xié)助使用者快速找出數(shù)字檔案館的檢索端口。

至于界面背景的設(shè)計(jì)，首先要確定它的顏色。通常情況下，界面的顏色不要超過三種，要盡可能采用單一的顏色，搭配一些虛化的圖表。這樣一來，界面就會(huì)顯得十分清爽，使用者可以依據(jù)自己的愛好，進(jìn)行重新設(shè)計(jì)，彰顯城市的文化底蘊(yùn)。至于其欄目設(shè)計(jì)，需要配置獨(dú)立的檢索框，將其擺放在界面的最醒目的部位，并對(duì)檢索內(nèi)容給予分類，刪除其中一些冗余的內(nèi)容，不可設(shè)置太多圖片或者視頻，避免影響頁面的打開速度;在進(jìn)行網(wǎng)頁代碼開發(fā)的時(shí)候，要盡量精簡設(shè)計(jì)，多配置靜態(tài)界面，將之設(shè)計(jì)為層疊式，保持其在各種瀏覽器中的通用，確保檢索界面呈現(xiàn)相同的內(nèi)容。

2.2 添加二次、高級(jí)檢索

作為數(shù)字檔案館，必須要給可以多設(shè)計(jì)一些檢索方式，讓使用者可以自由組合，引導(dǎo)他們?cè)谧疃痰臅r(shí)間內(nèi)找出需要的資料。而當(dāng)前檔案館所給出的檢索方式相對(duì)簡單，一旦使用者有比較繁瑣的需要的時(shí)候，無法實(shí)現(xiàn)快速檢索。所以，數(shù)字檔案館必須在檢索方式上做出調(diào)整：

首先，以關(guān)鍵詞檢索為依托，加入題名、檔案號(hào)、責(zé)任人、時(shí)間等多個(gè)檢索要素，將它們和關(guān)鍵詞匹配，以檢索出最為全面的資料。其次，要添加高級(jí)檢索，協(xié)助使用者在具有多個(gè)檢索要素的情況下，展開組合檢索，將各種要素搭配中檢索，以便得到更為精確的信息。三是要展開二次檢索。讓使用者在得到一部分檢索結(jié)果的基礎(chǔ)上展開二次檢索，對(duì)所檢索結(jié)果展開降噪處置，得到更為精準(zhǔn)的資料。以此為前提，展開三次甚至是更多次的檢索，讓所得的資料更加契合使用者的需求。四是依托常用的關(guān)鍵詞，展開分類檢索，依據(jù)檔案負(fù)責(zé)人、時(shí)間段等要素將之歸為不同的類別，可和關(guān)鍵詞搭配在一起，聯(lián)合運(yùn)用。

2.3 引入全文和跨庫檢索技術(shù)

首先，全文檢索。當(dāng)前環(huán)境下，有一部分?jǐn)?shù)字檔案館可以進(jìn)行全文檢索，查閱檔案原文，然而它檢索的模式依舊是依據(jù)常見的題名、負(fù)責(zé)人等。并不能進(jìn)行全文內(nèi)容檢索。此處所謂的全文檢索，指的是將文檔內(nèi)的所有內(nèi)容為檢索對(duì)象的一種技術(shù)，它的重點(diǎn)在于文檔索引。在不遠(yuǎn)的將來，對(duì)檔案資料的精準(zhǔn)度會(huì)提出更高的要求，全文檢索是大勢所趨。

其次，跨庫檢索技術(shù)。有不少地區(qū)構(gòu)建的數(shù)字檔案館均屬于地域性檔案館，在這些檔案館中，必然要用到跨庫檢索技術(shù)。這一技術(shù)又被稱作聯(lián)邦檢索，是在多個(gè)分布式異構(gòu)數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上構(gòu)建而成的檢索體系，能夠給使用者設(shè)計(jì)一個(gè)統(tǒng)一的檢索端口，把使用者的檢索詞轉(zhuǎn)變?yōu)榉细髯孕枨蟮臋z索表現(xiàn)模式，提煉出對(duì)應(yīng)數(shù)據(jù)庫之內(nèi)的檢索結(jié)果，并對(duì)之進(jìn)行歸納和整合，對(duì)資料做出處理之后，通過統(tǒng)一的模式呈現(xiàn)給使用者。利用跨庫檢索技術(shù)能夠化解由于不同檔案數(shù)據(jù)庫之間的結(jié)構(gòu)差異而引發(fā)的各種矛盾，協(xié)助使用者在更多的數(shù)據(jù)庫之內(nèi)檢索資料，得到更為全面的信息。

2.4 對(duì)檢索結(jié)果做出調(diào)整

通過簡單的檢索，能夠得到一些大致相關(guān)的信息。但是這些信息大多量比較大，且排列雜亂，沒有一定的次序，無形之中增加了使用者的工作量，讓他們無法逐個(gè)查看，很多資料就埋沒于大量的資料之中，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。為了改變這一現(xiàn)狀，必須對(duì)檢索結(jié)果做一進(jìn)步的處理，對(duì)它們進(jìn)行挑選和排序，讓使用者能夠在最短的時(shí)間內(nèi)找出所需的檔案。設(shè)計(jì)文檔排序，可以依據(jù)多種要素，比如，時(shí)間、負(fù)責(zé)人、下載熱度等。大多檔案館都是默認(rèn)依據(jù)下載熱度等進(jìn)行排列，而使用者可以根據(jù)自己的需求，自行調(diào)整排列順序。

3. 總結(jié)

綜上所述，在數(shù)字檔案館的信息檢索方面引入多種優(yōu)化技術(shù)，能夠一定程度上提升它的檢索速度和精準(zhǔn)度，讓使用者得到更契合其需求的文檔，給使用者提供更到位的服務(wù)。

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作者簡介：吳謀碩（1978.8-），男，漢族，湖南湘鄉(xiāng)人，碩士，副教授，研究方向：大數(shù)據(jù)，信息檢索，數(shù)字媒體。