吳少嬋

[摘 要] 二維碼在物流、運輸、制造、圖書管理等行業(yè)應用廣泛，目前在檔案管理領域也獲得推廣應用。本文對二維碼的概念、類別、特點進行了闡述，并就基于二維碼技術的檔案智能檢索系統(tǒng)結構、二維碼制作、檔案檢索與借閱、二維碼技術在檔案智能檢索中的應用效果進行了分析。

[關鍵詞] 二維碼 檔案管理 智能檢索 應用

中圖分類號：G271 文獻標志碼：A

隨著大數(shù)據(jù)、云計算的發(fā)展和應用，信息檢索技術已成為人們獲取信息的重要方式。檔案是記錄人類社會生產、生活活動的真實歷史記錄，其檢索與利用方式也從純手工方式向信息化查驗與智能檢索方向發(fā)展[1]。在實現(xiàn)檔案信息化檢索過程中，實體紙質檔案仍具有數(shù)字化電子檔案不具備的諸多優(yōu)勢，例如存儲多樣性、高安全性、成套性等，所以它與數(shù)字化電子檔案仍會長期并存[2]。以往，紙質檔案資料盒與背脊上會記錄少量信息，要查看摘要、目錄等信息還需調閱卷內目錄，不僅過程煩瑣，而且直接影響到檔案的利用，以致一線設備操作與維修人員寧愿在現(xiàn)場耗費時間琢磨設備構造，也很少去檔案室查閱資料[3]。二維碼技術的應用改變了這種不利局面，通過二維碼給檔案建立“身份證”，掃一掃資料盒與背脊上的二維碼，快速獲取資料盒內的大容量信息，檔案管理清清爽爽[4]。有鑒于此，本文對二維碼技術在檔案智能檢索中的應用進行了分析。

一、二維碼技術概況

（一）二維碼概念

二維碼是指在二維空間上利用黑、白兩色（或深、淺色）小方塊記錄數(shù)據(jù)符號信息的一種編碼形式，其黑、白（或深、淺）小方塊對應計算機二進制0、1值，可以通過圖像輸入設備（如二維碼掃描器、智能手機等）讀取編碼信息，并可轉譯為信息系統(tǒng)或人能夠識別的數(shù)據(jù)、符號、文字、圖像等信息。

（二）二維碼類別

二維碼分為堆疊式二維碼和矩陣式二維碼兩大類，如圖1所示。堆疊式二維碼是指基于一維條碼堆積成二行或多行的編碼形式，圖1（a）為PDF417碼，該類編碼還有Code 16K、Code 49等其他形式。矩陣式二維碼是指利用黑、白兩色（或深、淺色）像素在矩形空間排布的編碼形式，圖1（b）為QR Code，此類編碼還有Code One、Data Matrix、MaxiCode等其他形式[5]。

（三）二維碼特點

一是編碼容量大，二維碼內可容納2710個數(shù)字，或容納1850個大寫字母，也可以容納1108個字節(jié)或500余個漢字。二是編碼范圍廣，文字、圖片、聲音等數(shù)字化信息皆可運用二維碼技術進行編碼。三是容錯能力強，即使損毀50%仍能正確識讀。四是解碼可靠性高，誤碼率小于1/（n×107）（1≤n<10）。五是容易制作，成本低廉，可在線或通過二維碼制作軟件快速生成二維碼。

不過，二維碼技術也有不足，保密性不太高，不僅普通掃描設備能識別，即便加密也容易破譯，但這也可能是其優(yōu)點，因為這表示它易于推廣和普及[6]。

二、二維碼技術在檔案智能檢索中的應用

（一）檔案智能檢索系統(tǒng)結構（如圖2）

基于二維碼技術的檔案智能檢索系統(tǒng)結構如圖2所示。系統(tǒng)由二維碼制作系統(tǒng)和檔案檢索借閱系統(tǒng)兩部分組成。二維碼制作系統(tǒng)分為紙質檔案和電子檔案兩種情況，紙質檔案生成的二維碼標簽貼在檔案資料盒上，而電子檔案生成的二維碼則以水印形式嵌在文件內。附加二維碼的檔案資料經檢驗合格，即可入庫保存，紙質檔案進入檔案柜，電子檔案進入數(shù)據(jù)庫。檢索借閱檔案時，憑借個人二維碼名片并經過身份驗證后登錄檔案館網站，然后通過檔案智能檢索系統(tǒng)查詢有無需要的檔案，有則辦理借閱手續(xù)。

（二）二維碼的制作

1.紙質檔案二維碼的制作

在制作紙質檔案二維碼前，提取檔案索引信息，包括檔案的分類號、宗號、柜號、檔號、題名、主題詞、作者、形成時間、文號、圖號、接收人、移交人、歸檔份數(shù)、密級、附注等，這些信息要控制在1108個字節(jié)或500個漢字以內。生成二維碼的簡單方法是利用線上程序或下載二維碼生成軟件，但用這種方法不便于整合到檔案智能檢索系統(tǒng)中，合理的做法是利用二維碼編碼技術開發(fā)相應的模塊。以QR Code為例，其編碼流程為：模式選擇→數(shù)據(jù)編碼→糾錯編碼→構造信息→布置模塊→掩模處理→格式版本信息，可采用C++等軟件編程。二維碼打印可采用不干膠標簽紙，通過專用打印機打印出來，再貼到檔案資料盒背脊上。

2.電子檔案二維碼的制作

電子檔案除文本資源（.do c或.do cx文件、.xls文件、.pdf文件等），還有聲音、圖像、視頻等多媒體資源，提取檔案索引信息內容與紙質檔案類似，另外還包括文檔類型、電子文件編號、載體、縮略圖等。以QR Co de為例，由索引信息生成QR Co de T（載體），原文檔經SHA-1運算產生160位散列值，再經私鑰加密形成密文，由密文生成QR Co de S（水印信息），兩者結合生成QR Co de水印，最后將水印嵌入電子檔案中。

（三）檔案檢索與借閱

用戶個人信息（姓名、身份證號、供職單位、職務、職稱、指紋、簽名等）可生成二維碼，可存入檔案智能檢索系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。當用戶有查閱檔案需求時，可憑借個人二維碼名片，通過智能手機、平板電腦、筆記本電腦、臺式電腦等設備登錄檔案管理系統(tǒng)。身份驗證成功后可登錄系統(tǒng)，在檢索頁面通過題名、關鍵詞、類別、專題、時間等方式進行快速搜索，在檢索結果中根據(jù)檔案的二維碼了解資料細節(jié)，就能知道檔案資料是否符合需要。對于紙質檔案來說，通過二維碼獲取資料室號、柜號、宗號等信息，即可快速找到存放的檔案，再掃描資料盒上的二維碼確認所需檔案。而對電子檔案來說更為方便，找到所需檔案后，可在客戶端設備上直接打開或下載觀看資料。

（四）二維碼技術在檔案智能檢索中的應用效果

某±500kV直流輸電工程X標段建鐵塔147基，應用二維碼技術管理檔案資料，實現(xiàn)了檔案資料的動態(tài)管理，通過卷內資料的實時更新，確保檔案資料的準確性，工作人員只要掃一掃資料盒上的二維碼，即可獲取檔案中有價值的信息，提高了工作效率，工程也達標投產，并獲評電網公司優(yōu)質工程。

三、結語

二維碼是信息技術發(fā)展的產物，不但改變了人們的生產、生活方式，同時也促進了社會效率的提高。在檔案管理工作中應用二維碼技術，能加快檔案信息檢索速度，并完善檔案服務方式，因此應當加強二維碼技術的研究和應用，以推動檔案管理水平的不斷攀升。

參考文獻：

[1]陳晨.檔案信息檢索系統(tǒng)的常見問題與開發(fā)利用[J]. 科技文獻信息管理，2017（4）：46- 48.

[2]王政.嵌入式QR碼識別技術及其在檔案館實時盤庫中應用的研究[D].南京：南京師范大學，2017：1，6- 10.

[3]杜志宏.二維碼技術在企業(yè)科技檔案管理中的應用[J].檔案天地，2014（S1）：51- 53.

[4]穆星宇.掃一掃“二維碼”檔案管理清清爽[J].廣西電業(yè)，2015（3）：17.

[5]張雯.基于物聯(lián)網應用的二維碼標簽智能化管理系統(tǒng)[D]. 山東大學，2018：4- 5，8- 9.

[6] 郭玉娟，李秀華，姜磊磊，等. 二維碼技術在高校檔案管理中的應用[J].重慶第二師范學院學報，2018，31（1）：15- 20.