王紅娟

摘要：伴隨著計(jì)算機(jī)的普及，人事檔案的管理工作也開(kāi)始朝著信息化的方向發(fā)展，加速推進(jìn)檔案的信息管理工作，也成為時(shí)代發(fā)展的必然要求，本文從新形勢(shì)的背景出發(fā)，就如何加速推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)給出了可行性的意見(jiàn)和建議。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);人事檔案;信息化

1 引言

人事檔案是不同國(guó)家、組織和單位不可缺少的重要部分，能夠真實(shí)的反應(yīng)出個(gè)人的經(jīng)歷和表現(xiàn)，以單位為主體進(jìn)行集中保存，通過(guò)圖表、文字的形式展現(xiàn)出來(lái)，方便查閱，但是隨著經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也在不斷的創(chuàng)新，必須要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，加強(qiáng)現(xiàn)代技術(shù)管理，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理，為社會(huì)主義建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2 檔案信息化的定義

所謂的檔案信息化主要是指在檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，對(duì)檔案管理的新理論、新情況和新原則進(jìn)行重新思考，明確網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的檔案管理以及服務(wù)的方法和框架，為檔案信息的社會(huì)化服務(wù)做鋪墊。

在實(shí)現(xiàn)檔案信息化過(guò)程中，需要以實(shí)現(xiàn)檔案信息化以及加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用作為根本前提，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)壓縮等技術(shù)，將紙質(zhì)版、聲像文件等保存成電子檔案，系統(tǒng)組織成有著有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)。信息技術(shù)的應(yīng)用是檔案信息化的前提保證，需要在檔案管理過(guò)程中全方位的推廣，檔案的整理到最后的保存和銷毀等內(nèi)容都要囊括。

3 新形勢(shì)下加強(qiáng)人事檔案管理的重要性

信息化檔案管理制度是在檔案管理過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，儲(chǔ)存、管理和有效利用各類檔案信息資源。簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，就是講靜態(tài)的信息轉(zhuǎn)變成動(dòng)態(tài)的過(guò)程，這種轉(zhuǎn)化不能浮于表面，需要從根本上轉(zhuǎn)變效果，這就需要在過(guò)程中能夠有信息技術(shù)作為支撐。

3.1 人事檔案現(xiàn)代化的要求

目前的社會(huì)屬于信息社會(huì)，社會(huì)的發(fā)展需要有信息作為支持，所以在某種程度上，之前的實(shí)物性的管理已經(jīng)無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需要，開(kāi)始轉(zhuǎn)變成信息化管理，只有這樣才能滿足需求，檔案管理需要順應(yīng)改革，不斷的自我調(diào)整，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行歸檔和存儲(chǔ)，建立起完善的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，更好的搜索和使用各類數(shù)據(jù)，加強(qiáng)信息化管理，提升人事檔案的管理效率，同時(shí)這也是檔案現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。

3.2 數(shù)字化、電子化的要求

未來(lái)人事檔案的存儲(chǔ)工作必然會(huì)朝著館藏檔案數(shù)字化和電子化的方向發(fā)展。電子化指的是各類檔案資料，包括紙質(zhì)版的信息，通過(guò)計(jì)算機(jī)和電子技術(shù)等位媒介，收集、整理、篩選和加工成以數(shù)字為存儲(chǔ)方式的各類信息。數(shù)字化和電子化的存儲(chǔ)空間相對(duì)較大，實(shí)際卻很小，不占空間，簡(jiǎn)單便捷，管理費(fèi)用也相對(duì)較低。

3.3 電子文件管理要求實(shí)現(xiàn)檔案信息化

從目前的發(fā)展來(lái)看，我國(guó)檔案管理的重心已經(jīng)發(fā)生了改變，開(kāi)始朝著信息化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。在檔案工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)，讓電子化歸檔變成可能，電子檔案的優(yōu)勢(shì)是紙質(zhì)版檔案沒(méi)有辦法比擬的，存儲(chǔ)的媒介也發(fā)生了根本性的改變，是檔案管理方式的巨大創(chuàng)新。檔案信息建設(shè)過(guò)程中，電子檔案的管理不僅是檔案信息同時(shí)也是檔案資源建設(shè)的重要內(nèi)容。

3.4 人事檔案信息資源需要實(shí)現(xiàn)信息化

人事檔案主要是為了更好的為人事工作的開(kāi)展服務(wù)。要建立起科學(xué)完善的人事檔案管理模式，高效的人事檔案管理機(jī)制能夠滿足人們對(duì)高效的檔案的需要，計(jì)算機(jī)的運(yùn)用顯得尤為重要，其轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的檔案管理體系，讓人事檔案管理工作更加的安全和快捷，而且檔案中能夠包含很多的內(nèi)容，不需要過(guò)于擔(dān)心會(huì)浪費(fèi)紙張，查找方便。

4 有效提升人事檔案信息化的重要途徑

4.1 提升人事檔案管理的整體水平

按照理論思想和要求，人事檔案信息化建設(shè)需要從整體出發(fā)，不能只關(guān)注某個(gè)部門或者是某個(gè)人的活動(dòng)，需要在每一個(gè)環(huán)節(jié)都要把握好，通過(guò)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)有效連接，將整體優(yōu)勢(shì)以及綜合能力最大限度的發(fā)揮出來(lái)。要認(rèn)識(shí)到任何一個(gè)微小的事物都有可能會(huì)對(duì)整體造成巨大的上海，所以，需要對(duì)每個(gè)部分、環(huán)節(jié)的專業(yè)、應(yīng)用以及設(shè)備水平加以重視，要盡可能的發(fā)展壯大，雖然從目前的發(fā)展來(lái)看，難度較大，但是還是需要不斷的努力，要組織優(yōu)秀的集體和個(gè)人不斷的提升專業(yè)水平，樹(shù)立榜樣，于團(tuán)隊(duì)于個(gè)人而言都是極為有利的。

4.2 構(gòu)建完善的信息網(wǎng)絡(luò)

現(xiàn)今各行各業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)愈演愈烈，網(wǎng)絡(luò)也得到了人們的普遍認(rèn)可，這主要是因?yàn)槿藗兛梢越柚W(wǎng)絡(luò)更快更好的處理各類問(wèn)題，讓各項(xiàng)工作更加的全面和有效率。另外，網(wǎng)絡(luò)還可以提供給人們?nèi)轿坏姆?wù)，比如說(shuō)，記載人事檔案，公司人員復(fù)雜，入職的時(shí)間也存在有明顯的差異，為了確保信息的完整性和正確性，可以考慮使用計(jì)算機(jī)，雖然過(guò)程較為困難，信息量大，需要輸入的信息較多，要耗費(fèi)大量的時(shí)間，但是意義卻是極為深遠(yuǎn)的，它為人事檔案管理的信息化發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

4.3 加強(qiáng)高素質(zhì)人才建設(shè)

人才是獲得成功的前提保證，要想實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化就需要有人才的支持，高素質(zhì)人才較為短缺，因此要想建設(shè)信息化檔案，就要構(gòu)建高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，做好人員培訓(xùn)，可以通過(guò)委托、崗位培訓(xùn)以及研討會(huì)的方式，加強(qiáng)員工和員工之間的交流;其次，可以借助現(xiàn)代化和信息化的培養(yǎng)方式，做好服務(wù)工作，從根本上提升人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，能夠綜合分析各類問(wèn)題，培養(yǎng)出來(lái)的人才隊(duì)伍才會(huì)更加的專業(yè)，進(jìn)而從根本上提升整個(gè)服務(wù)過(guò)程的效率，能夠?yàn)楦嗟娜朔?wù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

在各個(gè)單位的人力資源管理中，人事檔案管理是其中的重要的內(nèi)容，在提升企業(yè)用人質(zhì)量和管理水平的過(guò)程中發(fā)揮著重要作用。作為用人單位的管理層需要對(duì)此予以足夠的重視，但是傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足發(fā)展的需要，也不能適應(yīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求。因此，借助計(jì)算機(jī)系統(tǒng)加強(qiáng)人事檔案的變革顯得尤為迫切，能夠縮短整理檔案耗費(fèi)的時(shí)間，能夠提升檔案管理的質(zhì)量，并從根本上提高企業(yè)的管理水平以及日常工作的效率。

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