馬麗

【摘? ? 要】檔案是記錄一個人學(xué)習(xí)、工作、生活的歷史記錄，是一個人在這個世界存在過的歷史痕跡，對一個個體人來說尤為重要。同時，檔案也是一個單位的重要構(gòu)成部分，是單位領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展決策的依據(jù)，對單位的發(fā)展起重要推動作用。由于在實(shí)際工作中因?yàn)榉N種因素的影響，各類企業(yè)單位在檔案管理上存在一些嚴(yán)重的漏洞和欠缺，為了更扎實(shí)地做好檔案管理相關(guān)方面的工作，就需要對所存在的問題采取專門性的改進(jìn)措施，從而推動檔案工作更上一步新臺階。

【關(guān)鍵詞】檔案管理? 企事業(yè)單位? 改進(jìn)措施

中圖分類號：G4? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2019.14.003

隨著社會的發(fā)展，檔案管理在工作中的重要性愈發(fā)突出，它是各類企事業(yè)單位在人事管理中形成的以個人單位組合起來的、以備日后查考的文件材料記錄，反映了一個人的德才及工作情況。由此可看，人事檔案是每個自然人的教育、工作、生活等社會經(jīng)歷的原始記錄，客觀反映了一個人的生活軌跡，包括其學(xué)歷層次、政治身份、工作調(diào)整、獎懲情況等。它對個人的成長經(jīng)歷和單位改革發(fā)展起著不可替代的作用。但在日常工作中，不同程度地存在對檔案管理重視程度不夠、從事人員業(yè)務(wù)能力不足、保存環(huán)境差等問題，造成了檔案保管不善，信息利用率低等問題，給個人及單位都造成了難以估計的損失。所以，文章結(jié)合這一困境，具體探析了人事檔案工作開展的具體對策。

一、檔案管理存在的問題

（一）重視程度不足

對于檔案管理一般單位都存在領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、員工不夠關(guān)心的問題。對于檔案管理的認(rèn)知基本處于傳統(tǒng)的狀態(tài)，認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的對檔案進(jìn)行保管，在需要的時候能調(diào)出所需的檔案即可，多數(shù)時間檔案管理工作都是由單位上臨近退休的老同志負(fù)責(zé)，只是機(jī)械地把各類資料收集歸攏為止，沒有進(jìn)行系統(tǒng)地分類、校驗(yàn)、裝訂成冊，導(dǎo)致收集到的資料雜亂不堪。同時，在檔案資料的收集過程中，由于不重視和設(shè)備問題，通常需要漫長的等待，往往收集到的資料在管理過程中又會發(fā)生遺失。因此，由于領(lǐng)導(dǎo)的不重視，造成檔案工作滯后情況愈發(fā)嚴(yán)重。

（二）業(yè)務(wù)人員工作能力滯后

檔案管理工作的特點(diǎn)是專業(yè)性、政治性和保密性強(qiáng)，需要專業(yè)性人才系統(tǒng)、穩(wěn)定地做好此項工作。但在不少單位中，從事檔案管理工作的人員大多數(shù)都是臨近退休的人員，受年齡和精力的影響，在做此項工作時顯得力不從心。隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)在檔案主要以電子計算機(jī)、云辦公系統(tǒng)為主，老齡同志受知識局限的影響，很難運(yùn)用計算機(jī)操作，再加上此項工作經(jīng)費(fèi)緊張、業(yè)務(wù)人員很難有機(jī)會外出學(xué)習(xí)培訓(xùn)，造成業(yè)務(wù)能力很難有長進(jìn)。同時，各業(yè)務(wù)人員還可能身兼多職、隨意流動性大，導(dǎo)致此項工作常常是流于形式。

（三）硬件設(shè)施不完善

先進(jìn)完善的硬件設(shè)施對于檔案保管至關(guān)重要。目前在許多單位，由于受辦公場所、資金、理念等諸多因素的限制，在裝放檔案時隨意找個倉庫堆放，未嚴(yán)加保管，造成檔案受溫度、濕度以及蛇蟲鼠蟻損壞較大，以致許多檔案出現(xiàn)字跡模糊、紙面破損等情況，給個人及單位造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。許多檔案在分類歸檔時基本采用人工編號，在查找時只能人工從堆積如山的檔案里一頁頁翻閱，宛如大海撈針，不僅費(fèi)時費(fèi)力，而且極易散失檔案資料。絕大多數(shù)單位在檔案保存這塊距離數(shù)字化、自動化、遠(yuǎn)程化、網(wǎng)絡(luò)化的目標(biāo)差距還很大，甚至有的單位還沒有配備信息化管理軟件，檔案信息缺乏相關(guān)數(shù)據(jù)庫的支撐，電子檔案建立工作更是進(jìn)展緩慢。

二、解決檔案管理工作中的對策

（一）提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

在檔案管理工作中，需要領(lǐng)導(dǎo)高度重視，將檔案管理納入年初規(guī)劃和議事日程，建立相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)小組，由主要領(lǐng)導(dǎo)任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，落實(shí)專人專項制度完成此項工作。同時，成立相關(guān)督導(dǎo)小組對此項工作的落實(shí)情況進(jìn)行督導(dǎo)檢查，對在檔案管理工作過程中存在的問題及時進(jìn)行解決。另外，建立相關(guān)的檔案管理達(dá)標(biāo)考核機(jī)制，對人事檔案管理工作進(jìn)行考核，從而進(jìn)一步推動人事檔案工作的規(guī)范化發(fā)展。

（二）加強(qiáng)檔案管理優(yōu)秀隊伍的培育

做好檔案管理隊伍建設(shè)是此項工作的重中之重。在實(shí)際工作中，檔案管理人員的個人素質(zhì)和綜合能力常常發(fā)揮著巨大的作用，是做好此項工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在檔案的分類、裝訂、保管、管理等各項細(xì)節(jié)工作發(fā)揮著不可替代的作用。因此，打造一支作風(fēng)過硬、工作精益求精的隊伍尤為重要。首先在選擇人員上，應(yīng)該選擇政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)較強(qiáng)的人員，具體體現(xiàn)在責(zé)任心強(qiáng)、堅持原則，嚴(yán)格遵守制度、保守秘密，工作業(yè)務(wù)精通，熟悉計算機(jī)操作等。其次加強(qiáng)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案管理人員的工作能力，在培訓(xùn)過程中，可采取“走出去、請進(jìn)來”的方法，對在職的員工進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，開展各種形式的檔案管理研討和開發(fā)工作，加強(qiáng)交流，提高認(rèn)識，強(qiáng)化管理水平和業(yè)務(wù)水平。同時，設(shè)置一些激勵的手段，獎勵優(yōu)秀的管理人員，激發(fā)他們的工作熱情，提高日常的工作效率。

（三）加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)建設(shè)

目前各類企事業(yè)單位的檔案放置環(huán)境較差，為徹底扭轉(zhuǎn)這一困境，需要適當(dāng)加大對于檔案管理的工作投入，要設(shè)立專門的檔案室，配置好防潮、防腐、防火、防盜設(shè)備，整個檔案室要干凈通風(fēng)、寬敞明亮。要引入新興的技術(shù)和設(shè)備，加快信息化建設(shè)。各類檔案可采用電腦記錄、影像記錄、聲音記錄等方法，對檔案進(jìn)行綜合管理，并在管理過程中去發(fā)現(xiàn)、改造和創(chuàng)新現(xiàn)有的方法，使檔案管理工作能有更高的效率。同時，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)線下檔案信息資源共享，通過多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、海量存儲技術(shù)、數(shù)字通訊技術(shù)、智能檢索技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。

三、結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會的不斷提升之下，檔案管理的工作愈發(fā)重要，這就需要相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)更加重視，提高認(rèn)識，加強(qiáng)管理，制定和完善相關(guān)的檔案管理制度。選好用好相關(guān)的檔案管理工作人員，加強(qiáng)對其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能的培訓(xùn)，增加對檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)投入，新建或維修好檔案庫存條件，運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，增強(qiáng)對檔案的利用效率，切實(shí)可行地做好檔案管理相關(guān)工作。

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