劉麗華

摘要：檔案管理是每個(gè)基層單位管理工作的重點(diǎn)和難點(diǎn)。尤其是陳舊的傳統(tǒng)模式已嚴(yán)重制約了檔案管理工作的質(zhì)量和效率，亟待創(chuàng)新予以轉(zhuǎn)變。因此，新時(shí)期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路應(yīng)從理念、系統(tǒng)、人員全方位展開，方能以創(chuàng)新求發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理乃至管理工作全局的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;基層單位;檔案管理;工作創(chuàng)新

隨著“大眾創(chuàng)業(yè)、萬眾創(chuàng)新”成為新時(shí)期國家、社會(huì)發(fā)展的潮流趨勢(shì)，創(chuàng)新已經(jīng)成為各行各業(yè)實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)的必由之路。尤其是對(duì)檔案管理這類極易陷入固定套路的管理重點(diǎn)而言，創(chuàng)新不止于對(duì)檔案管理工作效率與模式有所提升和超越，更是對(duì)各類企事業(yè)單位管理工作全局的推動(dòng)和促進(jìn)，是實(shí)現(xiàn)基層單位管理工作現(xiàn)代化、科學(xué)化的重中之重。

一、新時(shí)期做好基層單位檔案管理工作創(chuàng)新的重要意義

在“雙創(chuàng)”的社會(huì)宏觀背景下，基層單位檔案管理工作創(chuàng)新最首要的意義乃是對(duì)傳統(tǒng)管理思想和模式的超越與突破。通過構(gòu)建更加現(xiàn)代、科學(xué)的檔案管理架構(gòu)，基層單位檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統(tǒng)的制約，使檔案管理不再只是對(duì)歷史資料的簡(jiǎn)單收集與保管，而是能夠切實(shí)發(fā)揮出檔案潛在的價(jià)值再創(chuàng)造能力，從而彌補(bǔ)與修正過去管理手段的缺陷和不足，進(jìn)而提高勞動(dòng)生產(chǎn)率和管理工作整體水平。其次，基層單位創(chuàng)新檔案管理工作另一重要意義在于營(yíng)造單位內(nèi)部全面創(chuàng)新的良好氛圍。創(chuàng)新檔案管理工作有助于改變過去的陳舊觀念，使每個(gè)職能崗位人員認(rèn)識(shí)到檔案管理人人有責(zé)，而不只是檔案管理員個(gè)體的工作內(nèi)容。只有建立起“全員都對(duì)檔案管理履職盡責(zé)”的環(huán)境，才更有利于管理創(chuàng)新意識(shí)滲透到所有作業(yè)環(huán)節(jié)，幫助所有工作人員從過去只關(guān)注自身工作內(nèi)容創(chuàng)新的微觀層面提高到更加全面的宏觀創(chuàng)新整體。當(dāng)創(chuàng)新的視角從局促轉(zhuǎn)向開闊，則基層單位才更有可能加快創(chuàng)新速度、提升創(chuàng)新效能。

二、基層單位檔案管理工作的常見問題

對(duì)不少基層單位來說，檔案管理長(zhǎng)期以來被簡(jiǎn)單理解為歷史資料的收集、整理和保管。由于管理思想陳舊落后，檔案管理工作形式刻板、效率低下，很難發(fā)揮出檔案作為珍稀信息應(yīng)有的價(jià)值再創(chuàng)造功能。因此，不僅高層管理者對(duì)檔案管理較少重視與關(guān)注，甚至一些檔案管理工作人員本身也比較輕視管理實(shí)踐，更無法積極主動(dòng)地創(chuàng)新管理意識(shí)和手段。因此，許多基層單位檔案管理工作幾十年如一日少有變化，不僅在查詢、瀏覽檔案過程中低質(zhì)低效，而且始終存在人為主觀的疏忽大意，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)信息錯(cuò)漏或遺失。這不僅使檔案管理工作本身無法滿足時(shí)代飛速變化的客觀要求，而且也拖累了基層單位管理工作全局水平的提升。

三、新時(shí)期做好基層單位檔案管理工作的創(chuàng)新思路

（一）管理理念創(chuàng)新

意識(shí)決定行動(dòng)。檔案管理工作創(chuàng)新需起始于管理理念的創(chuàng)新。即，要加強(qiáng)對(duì)全員的宣傳教育，幫助每個(gè)職能崗位作業(yè)人員認(rèn)識(shí)到檔案管理是所有人的分內(nèi)事，而絕非只是檔案管理員的個(gè)人責(zé)任?；鶎訂挝粦?yīng)當(dāng)在包括績(jī)效管理、職能考核等各管理環(huán)節(jié)納入檔案管理的考核細(xì)節(jié)，制定出足夠細(xì)致、準(zhǔn)確乃至可量化的檔案管理規(guī)范。要使全員認(rèn)識(shí)到每個(gè)作業(yè)動(dòng)作都會(huì)影響到最終檔案結(jié)果的品質(zhì)，因此無論生產(chǎn)還是管理作業(yè)都必須嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)指標(biāo)要求。最重要的是，應(yīng)當(dāng)確保落實(shí)管理責(zé)任制，即，每個(gè)崗位產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)與量都需要和生產(chǎn)績(jī)效間建立起關(guān)聯(lián)關(guān)系，并且要結(jié)合品質(zhì)、效率等因素予以獎(jiǎng)懲的處置。只有當(dāng)客觀的物質(zhì)利益產(chǎn)生變化，人的主觀觀念才能得以觸動(dòng)，才能使檔案管理人人有責(zé)的創(chuàng)新理念逐漸內(nèi)化、固化。在此基礎(chǔ)上，基層單位才有可能最終形成檔案管理全面創(chuàng)新的良好工作氛圍，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化。

（二）管理系統(tǒng)創(chuàng)新

改變傳統(tǒng)管理模式僅僅依靠人工操作的陳舊落后狀態(tài)，要建立起基于網(wǎng)絡(luò)與信息技術(shù)的檔案管理平臺(tái)系統(tǒng)。即，要充分借助技術(shù)的先進(jìn)性規(guī)避人工作業(yè)無法避免的不足之處，利用機(jī)器操作提高檔案管理工作效率和質(zhì)量。創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)的前提之一是實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化操作，也就是建立起統(tǒng)一、精確、可量化的管理體制。其次，先從各職能部門內(nèi)部開始建立起電子化、自動(dòng)化、智能化的檔案數(shù)據(jù)采集、整理、存儲(chǔ)系統(tǒng)，再實(shí)現(xiàn)各職能部門之間的彼此聯(lián)通，形成內(nèi)部局域網(wǎng)化的檔案管理信息化平臺(tái)。最后，視管理工作的實(shí)際需要打通與外網(wǎng)的連接。重點(diǎn)在于，既要實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)化操作的優(yōu)質(zhì)與高效，又在同時(shí)提高網(wǎng)絡(luò)化管理的安全性與可靠性。要實(shí)現(xiàn)這樣的管理目標(biāo)，一方面需要建立起足夠頻率和體量的安全管理考核制度，另一方面則要利用包括分級(jí)授權(quán)在內(nèi)的各類信息化管理手段。隨著技術(shù)的進(jìn)步，還要積極采納諸如大數(shù)據(jù)、云計(jì)算和人工智能等更加前沿的理論和技術(shù)。

（三）推動(dòng)信息化共享平臺(tái)建設(shè)

檔案資源本質(zhì)上就是信息的集合體，這就決定了檔案資源具有可共享性。社會(huì)上各個(gè)單位性質(zhì)的不同，決定了單位承擔(dān)的社會(huì)職能有所不同。但是總體而言，職能類似的單位之間在工作上都會(huì)具有較為頻繁的聯(lián)系，例如衛(wèi)生和計(jì)劃生育主管部門和市直各個(gè)醫(yī)療單位之間的關(guān)系等。

（四）推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)

紙質(zhì)檔案管理耗費(fèi)資源較重，不利于節(jié)省單位各項(xiàng)開支。因此，單位要有區(qū)分的對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化錄入，推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)。數(shù)字檔案建設(shè)能夠突破檔案利用限制，實(shí)現(xiàn)資源利用的規(guī)模化[3]。一方面，除去一些具有歷史價(jià)值和收藏價(jià)值的檔案之外，應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為相應(yīng)的電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案在計(jì)算機(jī)上的統(tǒng)一管理，減輕工作人員負(fù)擔(dān)，實(shí)現(xiàn)單位檔案一體化管理和一體化利用。同時(shí)，檔案被數(shù)字化之后，單位其他工作部門在檢索和借閱檔案時(shí)也會(huì)較為便利，只需要在檔案管理系統(tǒng)上進(jìn)行相應(yīng)的操作，就能實(shí)現(xiàn)檔案檢索和檔案查詢。另一方面，數(shù)字檔案還能夠與其他新型技術(shù)手段相聯(lián)系。例如，可以通過開發(fā)微信公眾號(hào)的形式，將公眾號(hào)與檔案管理系統(tǒng)相連，拓寬檔案服務(wù)范圍，實(shí)現(xiàn)公眾號(hào)查詢檔案服務(wù)，提高檔案信息化水平。

基層單位的檔案管理工作歷來是不容忽視的重要組成，卻也是最容易被忽視和滿足于循規(guī)蹈矩的薄弱環(huán)節(jié)。眾多基層單位的檔案管理工作長(zhǎng)期以來刻板機(jī)械，不僅難以滿足各職能崗位的客觀需求，而且越來越制約著基層單位管理工作品質(zhì)和效率的提高，更是與新時(shí)期全面創(chuàng)新的大勢(shì)所趨相悖。因此，基層單位檔案管理工作需要首先從轉(zhuǎn)變觀念著手，基于理念、體系乃至人員隊(duì)伍全方位展開創(chuàng)新和突破。這不僅有助于基層單位檔案管理實(shí)現(xiàn)潛在信息價(jià)值的再創(chuàng)造，而且有利于各單位從管理層到一線崗位各成員超越舊思想束縛，以更加立體的創(chuàng)新思路實(shí)現(xiàn)本單位管理模式的結(jié)構(gòu)性調(diào)整，進(jìn)而助力基層單位管理和運(yùn)營(yíng)工作的可持續(xù)發(fā)展。