黃桂芬

[摘 要] 檔案管理工作是醫(yī)院工作中的一環(huán)。文章介紹了檔案管理模式改革的意義，并在這個(gè)基礎(chǔ)上探討了檔案管理工作中存在的問題，針對(duì)這些問題提出了解決策略。

[關(guān)鍵詞] 檔案管理 醫(yī)院檔案管理 改革

中圖分類號(hào)：R197.323 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，我國檔案管理方式出現(xiàn)了很大的變化，由紙質(zhì)記載變成了現(xiàn)在的電腦存儲(chǔ)。在信息化時(shí)代，醫(yī)院也對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革，利用信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理工作的開展。筆者將簡(jiǎn)單介紹檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用。

一、醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

檔案管理工作是行政單位工作的重要組成部分。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理工作必須進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，只有這樣才能滿足行政單位的需要。醫(yī)院工作人員在工作過程中，必須重視檔案管理工作，這是工作能夠順利進(jìn)行的重要保障。但是目前，檔案管理工作在醫(yī)院中的實(shí)施效果并不是特別好。首先，醫(yī)院會(huì)存儲(chǔ)大量醫(yī)療科技成果以及病人的病例，并在這個(gè)基礎(chǔ)上開展工作；隨著醫(yī)院的發(fā)展，需要存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)會(huì)變得越來越多，那么為了保障檔案數(shù)據(jù)的安全，必須要在工作中建立一套行之有效的管理系統(tǒng)，以保障檔案工作不會(huì)出現(xiàn)漏洞、偏差。從最近幾次的醫(yī)改上，我們也能夠看出社會(huì)對(duì)檔案管理工作的關(guān)注度越來越高[1]。

很多醫(yī)護(hù)人員甚至是高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作沒有一個(gè)清晰的認(rèn)知，這容易使其他的工作人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知出現(xiàn)偏差，嚴(yán)重影響其作用的發(fā)揮。醫(yī)院在運(yùn)轉(zhuǎn)中會(huì)產(chǎn)生很多信息，所以檔案管理工作是非常必要的，但是如果相關(guān)工作人員對(duì)其工作的重要性沒有一個(gè)準(zhǔn)確的判斷，那么就容易因?yàn)檎J(rèn)識(shí)不清晰導(dǎo)致日常檔案工作處理不到位，例如：工作人員在收集資料的時(shí)候，不能將數(shù)據(jù)收集完整，這就是對(duì)檔案收集工作不重視導(dǎo)致的；在整理檔案的過程中，遺忘一些資料，使相關(guān)數(shù)據(jù)缺失，從而對(duì)后期工作造成不利影響。

檔案管理工作涉及的范圍比較廣，很多部門都需要進(jìn)行檔案管理工作，所以需要儲(chǔ)存的數(shù)據(jù)量非常大。在工作過程中，工作人員一定要細(xì)致，防止在收集和整理檔案的時(shí)候發(fā)生遺漏。在整理檔案的工作過程中，要形成一定的操作流程，嚴(yán)格按照流程工作，這樣才不會(huì)使檔案整理工作出現(xiàn)紕漏。另外，在管理檔案的時(shí)候，需要執(zhí)行借閱管理制度，這是保障檔案內(nèi)容不會(huì)發(fā)生丟失的重要手段。筆者通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，醫(yī)護(hù)人員借閱資料后，常常有忘記歸還檔案資料的行為。如果檔案管理人員沒有做好管理工作，很可能會(huì)使資料出現(xiàn)缺失，這樣就會(huì)影響后期工作的開展，所以在工作中需要重視這一方面。工作人員可以借助現(xiàn)代信息技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立電子平臺(tái)，并在其中設(shè)置好歸檔流程，這樣能方便借閱人員以及管理人員進(jìn)行檔案管理工作[2]。

很多時(shí)候，醫(yī)院的高層管理者對(duì)檔案管理工作不夠重視。其實(shí)，檔案管理需要有專業(yè)的工作體系才能確保其在醫(yī)院的運(yùn)行中發(fā)揮重要作用。鑒于此，醫(yī)院需要建立一個(gè)完整的規(guī)章制度，這樣才能保證檔案管理工作能夠在醫(yī)院中順利進(jìn)行。但是要想維持好檔案管理工作，同時(shí)必須對(duì)相關(guān)工作人員提出一定的要求。在目前的醫(yī)院管理中，相關(guān)人員缺乏管理檔案的專業(yè)能力，所以會(huì)嚴(yán)重影響檔案管理工作的質(zhì)量。很多醫(yī)院中負(fù)責(zé)這方面工作的人員不是本單位的員工，而是外聘的兼職人員，他們不僅缺乏相關(guān)的知識(shí)、技術(shù)，而且工作態(tài)度散漫，影響了檔案管理工作，使工作效率變低。

二、醫(yī)院檔案管理模式改革策略

在醫(yī)院運(yùn)行過程中，檔案管理是非常重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，能夠影響醫(yī)院其他工作的開展。醫(yī)院檔案管理人員必須深入研究自己在工作中存在的問題并加以改進(jìn)，這樣才能使檔案管理工作為醫(yī)院的發(fā)展起到一定的促進(jìn)作用。為了達(dá)到這一目標(biāo)，醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)改的過程中需要了解方案中的重點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合實(shí)際情況對(duì)工作進(jìn)行調(diào)整。從上文中不難看出，在進(jìn)行醫(yī)改的過程中，醫(yī)院工作人員對(duì)檔案管理工作存在認(rèn)識(shí)方面的問題，嚴(yán)重影響了檔案管理工作在現(xiàn)代環(huán)境下的發(fā)展[3]。

隨著現(xiàn)代管理理念的提出，人們?cè)诠ぷ髦虚_始重視管理手段，希望能夠借助科學(xué)的觀念處理檔案管理工作；為了提高工作效率，開始在工作中改變傳統(tǒng)的工作理念，使用現(xiàn)代管理方法處理工作。另外，在管理工作中，還需要重視管理制度的更新。很多醫(yī)院在推進(jìn)醫(yī)改工作的時(shí)候發(fā)現(xiàn)過去的管理制度已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展了，如果管理制度不隨著社會(huì)的變化進(jìn)行調(diào)整，那么將不利于醫(yī)院檔案管理工作的開展。醫(yī)院應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的研究。推進(jìn)醫(yī)院檔案模式改革是醫(yī)院未來發(fā)展需要重視的工作內(nèi)容。首先應(yīng)該科學(xué)地規(guī)劃管理模式，使工作能夠有序進(jìn)行，同時(shí)還應(yīng)該落實(shí)責(zé)任追究制度，這樣能夠避免以往工作中出現(xiàn)的責(zé)任推諉問題，科學(xué)、合理的管理流程能在極大程度上保障工作正常進(jìn)行，能夠有效提高工作效率。

三、檔案管理模式改革在醫(yī)院中的應(yīng)用

在醫(yī)院檔案管理工作中，醫(yī)院需要使用科學(xué)的現(xiàn)代管理方式，保證工作順利進(jìn)行。為了提高工作效率，醫(yī)院一定要重視醫(yī)院內(nèi)部建設(shè)方面的工作，使檔案管理工作在科學(xué)的體制內(nèi)運(yùn)行，這樣能在很大程度上降低工作中出錯(cuò)的概率。在檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)設(shè)備對(duì)工作效率有非常大的影響。經(jīng)過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，很多醫(yī)院在處理檔案工作時(shí)，會(huì)因?yàn)橛布惻f影響檔案管理工作，出現(xiàn)這種情況主要是因?yàn)樵悍經(jīng)]有劃撥足夠的資金購置電子設(shè)備。醫(yī)院同時(shí)還應(yīng)該建立一個(gè)信息化系統(tǒng)，減少檔案數(shù)據(jù)丟失、遺漏現(xiàn)象的發(fā)生[4]。

檔案管理工作順利進(jìn)行的重要條件是硬件、軟件這兩方面條件同時(shí)具備，因?yàn)楝F(xiàn)在檔案管理工作基本都是電腦錄入數(shù)據(jù)，整合、調(diào)取等環(huán)節(jié)也是通過電腦運(yùn)作，所以要想使檔案管理工作高效率、高質(zhì)量地完成，醫(yī)院必須拿出足夠的資金搭建好網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)。

醫(yī)院在構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)時(shí)，需要分析當(dāng)前形勢(shì)，這樣才能有效提升工作效率。為了能夠有效提高檔案管理工作的效率，很多醫(yī)院開始著手將紙質(zhì)檔案向電子檔案過渡，這種發(fā)展趨勢(shì)非常明顯。我們從這里不難看出電子檔案已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理改革工作的主要發(fā)展方向，使檔案管理工作向電子方向發(fā)展，不僅需要構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，還需要考慮當(dāng)前信息環(huán)境，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全工作，建設(shè)醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)，同時(shí)還需要繼續(xù)提高醫(yī)院外網(wǎng)的安全系數(shù)，使醫(yī)院檔案管理工作能夠可靠、穩(wěn)定運(yùn)行。

四、結(jié)語

醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理改革時(shí)，一定要重視檔案管理工作中存在的問題，落實(shí)解決對(duì)策，這樣才有利于改革的推進(jìn)。醫(yī)院管理層需要重視檔案管理工作，這是保證檔案管理制度能夠順利落實(shí)到日常工作中的重要前提。除此之外，還需要針對(duì)工作中存在的問題，調(diào)整檔案管理制度，加強(qiáng)檔案管理制度的執(zhí)行力度，這樣才能保證改革之后的檔案管理制度可以促進(jìn)醫(yī)院日常工作的有序開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊麗萍.檔案管理模式改革在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（9）：118- 119.

[2]劉海柱，胡麗，王銀.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：97.

[3]孫曉英，曹成.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代醫(yī)院綜合檔案管理特點(diǎn)與內(nèi)容研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（20）：144.

[4]陳容韶.信息時(shí)代基層醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)代化建設(shè)探究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（13）：57.